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Saiba como administrar seu pequeno negócio em 10 passos

Atualizado em 26/02/24 - Escrito por Beatriz Goulart na(s) categoria(s): Liderança / Processos e Organização

Administrar um pequeno negócio vai muito além de selecionar um nicho e se aventurar em um segmento de mercado, qualquer que seja ele.

Para guiar seu negócio ao sucesso, o gestor precisa estudar a fundo cada uma das características do seu nicho e do seu público-alvo, assim como se desenvolver profissional e pessoalmente, adquirindo novas habilidades, conhecimentos e competências.

Conforme será visto neste artigo, o gestor, dono de um pequeno negócio, precisa estar atento a cada aspecto difundido nele, desde seus fornecedores, passando por todo o processo interno, até chegar ao cliente… Porém, essa jornada ainda se estende ao relacionamento pós-venda.

Continue lendo para entender melhor cada um dos principais passos da administração de um pequeno negócio!

Saiba como administrar seu pequeno negócio

10 passos para levar seu pequeno negócio ao sucesso

Como foi dito anteriormente, é necessário que o gestor entenda e esteja ciente dos mínimos detalhes referentes ao seu negócio e esteja em constante desenvolvimento de novas competências e habilidades.

A gestão de um pequeno negócio envolve diversos fatores e setores, que, não sendo bem administrados, geram grandes prejuízos à ela, por isso é essencial que haja a estruturação de um planejamento estratégico global para guiar a empresa.

Veja os 10 principais passos para ter uma boa administração que levará seu pequeno negócio ao sucesso:

1. Conheça o segmento de mercado do seu negócio

Para saber como administrar um negócio, é preciso saber, por exemplo, quais os mecanismos, matérias-primas, mão-de-obra, infraestrutura e investimento financeiro são necessários para mantê-lo funcionando e crescendo, caso contrário, o negócio estará fadado a acabar bem cedo.

Além disso, deve-se buscar conhecer o comportamento do mercado dentro do seu segmento, entendendo como a concorrência e os consumidores agem, quais os preços praticados, qual o perfil e habilidades ideais de funcionário, como e em que o seu pequeno negócio se destaca diante dos outros etc.

O acompanhamento da concorrência é muito importante, não apenas para que a empresa se mantenha competitiva, estando a par das táticas e estratégias colocadas em prática pelos concorrentes – descontos, campanhas, redes sociais utilizadas, como também para ter inspirações e desenvolver ideias criativas.

A frase “Mantenha os amigos sempre perto de você e os inimigos mais perto ainda”, dita pelo filósofo Lao Zi, se aplica muito bem a essa situação de concorrência de mercado.

Afinal, para se manter na corrida, é preciso saber e entender quais táticas estão sendo usadas, e dentre essas quais dão certo com o público e quais não, sempre se mantendo ética e moralmente correto.

Entretanto essa pesquisa de concorrentes possui alguns pontos que você deve se atentar:

Não perca a originalidade do seu negócio: cuidado para não acabar se tornando uma cópia dos seus concorrentes. É importante manter a originalidade e a essência da sua empresa;
Não se acomode: caso sua empresa esteja melhor que seus concorrentes, cuidado para não acabar se acomodando. É importante seguir melhorando cada vez mais, independente se você já for o melhor do mercado;
Não se desmotive: pode ser que em determinados pontos os seus concorrentes estejam muito melhores que você. E isso está tudo bem. Compare o resultado da sua empresa com ela mesma e busque ir melhorando, período a período.

Com esses dados, entre outros, o gestor poderá formular a base para o sucesso do seu pequeno negócio: o planejamento estratégico.

2. Saiba quem é seu público-alvo

Para ter um planejamento coerente e inclinado a bons resultados, é preciso saber a quem os produtos ou serviços do negócio se destinam. Afinal, boa parte do planejamento precisa ser feita em cima dos interesses e hábitos do consumidor, principalmente as ligadas aos times de marketing e vendas das empresas.

Entender suas dores e necessidades é uma peça-chave para projetar e/ou melhorar seus produtos de forma a supri-las e satisfazê-las da melhor maneira possível, ou seja, o comportamento dos consumidores – seja de compra ou nas redes sociais – é um indicador que jamais deve ser ignorado.

Existem ferramentas, como Canvas e análise SWOT, desenvolvidas para medir essas dores e necessidades, assim como oportunidades e ameaças presentes no mercado.

Para estar sempre em contato com os clientes, a criação e a manutenção de canais de comunicação entre empresa e cliente é imprescindível. Uma ferramenta importante para a identificação e avaliação de oportunidades de melhoria, tanto do atendimento e do suporte quanto dos produtos em si, são as pesquisas de satisfação.

Destes formulários podem ser extraídos dados muito valiosos para o negócio e às tomadas de decisão do gestor, já que passam a visão do cliente sobre toda sua jornada de compra.

Veja também: Funil de vendas: o que é, etapas e como implementar na sua empresa

3. Estruture um planejamento estratégico

É preciso ter os pés no chão ao montar um planejamento estratégico e ter a noção de onde seu negócio se encontra e onde é possível que chegue no momento atual.

Não adianta impor metas absurdas para a equipe, se não forem condizentes com a realidade do pequeno negócio. Apenas causará desestímulo e estresse ao próprio gestor e à equipe.

Um planejamento estratégico precisa relatar:

Metas de curto, médio e longo prazo;
Divisão de tarefas entre setores;
Obstáculos a serem enfrentados;
Oportunidades a serem aproveitadas;
Estratégias;
Planos de ação.

O “caminho traçado” pelo planejamento facilitará a visualização e acompanhamento das metas determinadas e dos resultados esperados, em contraposição aos resultados reais obtidos. Além disso, a organização dos objetivos e metas aumentará a motivação e o engajamento da equipe.

Caso os resultados não estejam seguindo o fluxo esperado, o planejamento deve passar por uma revisão para que a equipe possa avaliar quais estratégias não estão sendo bem recebidas pelo público-alvo e as substituam, ou as remodelem.

4. Monte uma equipe compatível com os valores do negócio

Outro ponto que precisa ser pensado no planejamento estratégico da empresa é a definição da missão, visão e valores. Eles irão guiar o negócio em diferentes aspectos, dentre eles a contratação de pessoal.

Nas entrevistas de recrutamento e seleção, além do currículo, referências e habilidades, deve ser avaliado se os candidatos apresentam compatibilidade, principalmente, com os valores da empresa, assim como com sua missão e sua visão.

Isso se faz porque, no caso desta compatibilidade ser muito baixa, ou mesmo não existir, e a pessoa ser contratada mesmo assim, com o tempo sua produtividade irá cair, já que não há identificação com os ideais e ambiente de trabalho.

Portanto, é algo a ser evitado, pois processos de contratação tomam tempo, já que há ainda o treinamento do novo funcionário e o período de adaptação. Então, despender um tempo com um funcionário que tem alto risco de ser desligado ou de sair da empresa, é um prejuízo muito grande.

5. Treine sua equipe e delegue tarefas

Um dos principais investimentos a serem feitos em um pequeno negócio é sobre sua própria equipe. Esse investimento vai desde proporcionar um ambiente de trabalho saudável e de qualidade, implementando programas de bonificação e também confraternizações entre a equipe, por exemplo, até a capacitação e desenvolvimento de cada colaborador.

Essas ações contribuem para uma atuação mais participativa e engajada dentro da empresa, assim como para o aumento da produtividade de todos.

Outro fator ligado à produtividade, é a delegação de tarefas do gestor para com os colaboradores, com ela cada um poderá gerir seu tempo focado em atingir as metas. A partir dessa divisão, inclusive, será mais fácil para ele enxergar quais habilidades devem ser mais desenvolvidas em cada colaborador, em determinado momento.

A capacitação dos colaboradores é fundamental para obter bons resultados e para a manutenção de um bom relacionamento com os clientes.

Em relação aos resultados, quanto mais capacitados e familiarizados com as ferramentas usadas em suas funções, mais facilidade os colaboradores terão em bater as metas, ou mesmo ultrapassá-las, rendendo mais lucro ao negócio.

Já na questão do relacionamento com os clientes, é preciso haver um treinamento da equipe para que entendam o seu perfil e desenvolvam estratégias para lidar com eles. O setor de atendimento é diretamente ligado aos clientes, portanto é necessário que o atendimento seja de qualidade para conquistar os clientes, abrindo portas para que se tornem promotores da marca.

Para encerrar esse tópico, outra ação importante, para aprimorar a atuação da equipe, é realizar avaliações de desempenho, dando feedbacks sobre sua participação, destacando pontos fortes e pontos a serem melhorados.

6. Organize sua gestão financeira

A saúde financeira de um pequeno negócio exige muita atenção.

É preciso haver o controle do fluxo de caixa – geralmente feito em planilhas, registrando todas as saídas e entradas de capital, como também uma parte do orçamento deve ser resguardada para situações de crise ou baixa nas vendas, assegurando o pagamento de funcionários, de contas e de serviços terceirizados, sem que a renda da empresa entre em colapso.

A dica de ouro para este passo é substituir as planilhas por um sistema de gestão integrada, já que as planilhas são muito suscetíveis a erros, porém isso será retomado mais à frente.

7. Faça o controle do estoque

O ideal para as empresas é realizar um controle de estoque que torne possível um alto giro dos produtos, de modo que sempre haja produtos disponíveis para a venda, sem que estes precisem ficar parados por longos períodos.

Isso porque o armazenamento em estoque gera custos de manutenção, que podem ser poupados com uma boa organização que vai desde a produção até a entrega.

Para isso, o inventário de produtos deve ser atualizado constantemente, de acordo com as vendas. Aqui, também se faz essencial o uso de um sistema de gestão.

8. Invista no marketing do negócio

No início do artigo, foi ressaltada a importância de ter consciência do diferencial do pequeno negócio diante do mercado. Essa consciência é fundamental, principalmente, para os setores de marketing e de vendas, pois devem explorar a positividade desse diferencial para atrair novos clientes.

O time de marketing deve pensar estratégias que sigam as tendências das redes e do mercado e que, ao mesmo tempo, se enquadrem no perfil do público-alvo da empresa.

Existem diversas iniciativas de marketing que podem ajudar um pequeno negócio, como:

Ter um site: É importante marcar seu espaço na internet, explicando seu produto e como ele pode suprir as dores e necessidades do público-alvo, sempre com informações atualizadas sobre preços, pacotes, disponibilidade etc.;
Anunciar produtos ou serviços online: Existem várias ferramentas de tráfego pago que impulsionam a divulgação dos seus produtos online, atraindo mais possíveis clientes, como o Google Ads, Facebook Ads, entre outros;
Estar presente nas redes sociais: Atualmente as pessoas estão sempre ligadas nas redes sociais, utilizando as mesmas como referência para produtos e notícias. É essencial que as empresas e marcas estejam presentes na vida do seu público-alvo, sempre tentando se conectar com o mesmo;
Criar conteúdos ricos: A criação de um blog, divulgação de webinars e palestras, compartilhamento de eBooks, são boas estratégias para mostrar ao público que a empresa que atingir, que são entendidos nos assuntos que dizem respeito ao seu segmento de mercado e que, por mais que as pessoas não sejam clientes ainda, a empresa está disposta a ajudar de alguma forma;
Faça e-mail marketing: Envie e-mails – respeitando as regras da LGPD – para os lead e clientes novos conteúdos ricos, promoções, campanhas, descontos, mensagens em datas comemorativas, para manter o contato nutrido, aumentando as chances de torná-los clientes, no caso dos leads, ou de fidelizar os que já são clientes. É recomendado ter um verificador ou validador do endereço do e-mail que permite verificar a existência de uma conta de e-mail sem enviar um e-mail;
Ter mais de um canal de comunicação: As redes sociais são muito importantes, porém é preciso que a empresa disponibilize mais canais de comunicação, como WhatsApp, telefone, chat e/ou tickets de atendimento no site, endereço de e-mail etc., a fim de mostrar para o cliente, ou lead, que a empresa está disponível para ele;
Investir no marketing offline: O marketing online está em maior destaque atualmente, porém o marketing offline não deve ser esquecido pois ainda traz muitas oportunidades de venda às empresas. Invista em anúncios de jornais ou revistas, cartazes, panfletos etc.

Veja também: 6 tendências de ERP importantes para os próximos anos

9. Seja parceiro de seus fornecedores

Manter um bom relacionamento com os fornecedores é tão importante quanto com os clientes.

Ter os fornecedores como parceiros possibilita uma negociação amigável de preços e prazos, favorecendo o pequeno negócio e seus objetivos. Porém, mesmo tendo uma relação amigável com os fornecedores, é importante que as partes assinem um contrato, evitando prejuízos, principalmente para a saúde do pequeno negócio.

10. Contrate um sistema ERP

Investir em um sistema ERP permitirá a organização de todas as informações da empresa (de atingimento de metas, de estoque, financeiras, de clientes etc.) em um mesmo banco de dados, comum a todos os setores.

Com ele, há a otimização de processos, identificação de gargalos na produção, acompanhamento – em tempo real – dos resultados e metas, além do aumento da confiabilidade de informações, já que há a redução significativa de erros e de duplicidade de dados – como é muito comum em planilhas, entre vários outros benefícios à administração do pequeno negócio.

Um exemplo de sistema ERP é o Nomus ERP Industrial, focado em atender indústrias. Para visualizar melhor como um sistema desse tipo pode ajudar seu pequeno negócio, veja algumas funções do Nomus ERP Industrial:

Controle total do processo de vendas e faturamento;
Gestão financeira completa e eficaz;
Controle total do processo de compras
Controle total da produção com facilidade
Controle total do estoque
Entre outras funcionalidades: veja como funciona o sistema

Gostou de saber como administrar seu pequeno negócio em 10 passos? Agora você pode construir, ou reestruturar, seu plano de negócios em torno desse passo a passo e levar seu pequeno negócio ao sucesso!

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