Atualizado em 28/11/24 - Escrito por Beatriz Goulart na(s) categoria(s): Liderança / Processos e Organização
Administrar um pequeno negócio vai muito além de selecionar um nicho e se aventurar em um segmento de mercado, qualquer que seja ele.
Para guiar seu negócio ao sucesso, o gestor precisa estudar a fundo cada uma das características do seu nicho e do seu público-alvo, assim como se desenvolver profissional e pessoalmente, adquirindo novas habilidades, conhecimentos e competências.
Conforme será visto neste artigo, o gestor, dono de um pequeno negócio, precisa estar atento a cada aspecto difundido nele, desde seus fornecedores, passando por todo o processo interno, até chegar ao cliente… Porém, essa jornada ainda se estende ao relacionamento pós-venda.
Continue lendo para entender melhor cada um dos principais passos da administração de um pequeno negócio!
Como foi dito anteriormente, é necessário que o gestor entenda e esteja ciente dos mínimos detalhes referentes ao seu negócio e esteja em constante desenvolvimento de novas competências e habilidades.
A gestão de um pequeno negócio envolve diversos fatores e setores, que, não sendo bem administrados, geram grandes prejuízos à ela, por isso é essencial que haja a estruturação de um planejamento estratégico global para guiar a empresa.
Veja os 10 principais passos para ter uma boa administração que levará seu pequeno negócio ao sucesso:
Para saber como administrar um negócio, é preciso saber, por exemplo, quais os mecanismos, matérias-primas, mão-de-obra, infraestrutura e investimento financeiro são necessários para mantê-lo funcionando e crescendo, caso contrário, o negócio estará fadado a acabar bem cedo.
Além disso, deve-se buscar conhecer o comportamento do mercado dentro do seu segmento, entendendo como a concorrência e os consumidores agem, quais os preços praticados, qual o perfil e habilidades ideais de funcionário, como e em que o seu pequeno negócio se destaca diante dos outros etc.
O acompanhamento da concorrência é muito importante, não apenas para que a empresa se mantenha competitiva, estando a par das táticas e estratégias colocadas em prática pelos concorrentes – descontos, campanhas, redes sociais utilizadas, como também para ter inspirações e desenvolver ideias criativas.
A frase “Mantenha os amigos sempre perto de você e os inimigos mais perto ainda”, dita pelo filósofo Lao Zi, se aplica muito bem a essa situação de concorrência de mercado.
Afinal, para se manter na corrida, é preciso saber e entender quais táticas estão sendo usadas, e dentre essas quais dão certo com o público e quais não, sempre se mantendo ética e moralmente correto.
Entretanto essa pesquisa de concorrentes possui alguns pontos que você deve se atentar:
Com esses dados, entre outros, o gestor poderá formular a base para o sucesso do seu pequeno negócio: o planejamento estratégico.
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Para ter um planejamento coerente e inclinado a bons resultados, é preciso saber a quem os produtos ou serviços do negócio se destinam. Afinal, boa parte do planejamento precisa ser feita em cima dos interesses e hábitos do consumidor, principalmente as ligadas aos times de marketing e vendas das empresas.
Entender suas dores e necessidades é uma peça-chave para projetar e/ou melhorar seus produtos de forma a supri-las e satisfazê-las da melhor maneira possível, ou seja, o comportamento dos consumidores – seja de compra ou nas redes sociais – é um indicador que jamais deve ser ignorado.
Existem ferramentas, como Canvas e análise SWOT, desenvolvidas para medir essas dores e necessidades, assim como oportunidades e ameaças presentes no mercado.
Para estar sempre em contato com os clientes, a criação e a manutenção de canais de comunicação entre empresa e cliente é imprescindível. Uma ferramenta importante para a identificação e avaliação de oportunidades de melhoria, tanto do atendimento e do suporte quanto dos produtos em si, são as pesquisas de satisfação.
Destes formulários podem ser extraídos dados muito valiosos para o negócio e às tomadas de decisão do gestor, já que passam a visão do cliente sobre toda sua jornada de compra.
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É preciso ter os pés no chão ao montar um planejamento estratégico e ter a noção de onde seu negócio se encontra e onde é possível que chegue no momento atual.
Não adianta impor metas absurdas para a equipe, se não forem condizentes com a realidade do pequeno negócio. Apenas causará desestímulo e estresse ao próprio gestor e à equipe.
Um planejamento estratégico precisa relatar:
O “caminho traçado” pelo planejamento facilitará a visualização e acompanhamento das metas determinadas e dos resultados esperados, em contraposição aos resultados reais obtidos. Além disso, a organização dos objetivos e metas aumentará a motivação e o engajamento da equipe.
Caso os resultados não estejam seguindo o fluxo esperado, o planejamento deve passar por uma revisão para que a equipe possa avaliar quais estratégias não estão sendo bem recebidas pelo público-alvo e as substituam, ou as remodelem.
Outro ponto que precisa ser pensado no planejamento estratégico da empresa é a definição da missão, visão e valores. Eles irão guiar o negócio em diferentes aspectos, dentre eles a contratação de pessoal.
Nas entrevistas de recrutamento e seleção, além do currículo, referências e habilidades, deve ser avaliado se os candidatos apresentam compatibilidade, principalmente, com os valores da empresa, assim como com sua missão e sua visão.
Isso se faz porque, no caso desta compatibilidade ser muito baixa, ou mesmo não existir, e a pessoa ser contratada mesmo assim, com o tempo sua produtividade irá cair, já que não há identificação com os ideais e ambiente de trabalho.
Portanto, é algo a ser evitado, pois processos de contratação tomam tempo, já que há ainda o treinamento do novo funcionário e o período de adaptação. Então, despender um tempo com um funcionário que tem alto risco de ser desligado ou de sair da empresa, é um prejuízo muito grande.
Um dos principais investimentos a serem feitos em um pequeno negócio é sobre sua própria equipe. Esse investimento vai desde proporcionar um ambiente de trabalho saudável e de qualidade, implementando programas de bonificação e também confraternizações entre a equipe, por exemplo, até a capacitação e desenvolvimento de cada colaborador.
Essas ações contribuem para uma atuação mais participativa e engajada dentro da empresa, assim como para o aumento da produtividade de todos.
Outro fator ligado à produtividade, é a delegação de tarefas do gestor para com os colaboradores, com ela cada um poderá gerir seu tempo focado em atingir as metas. A partir dessa divisão, inclusive, será mais fácil para ele enxergar quais habilidades devem ser mais desenvolvidas em cada colaborador, em determinado momento.
A capacitação dos colaboradores é fundamental para obter bons resultados e para a manutenção de um bom relacionamento com os clientes.
Em relação aos resultados, quanto mais capacitados e familiarizados com as ferramentas usadas em suas funções, mais facilidade os colaboradores terão em bater as metas, ou mesmo ultrapassá-las, rendendo mais lucro ao negócio.
Já na questão do relacionamento com os clientes, é preciso haver um treinamento da equipe para que entendam o seu perfil e desenvolvam estratégias para lidar com eles. O setor de atendimento é diretamente ligado aos clientes, portanto é necessário que o atendimento seja de qualidade para conquistar os clientes, abrindo portas para que se tornem promotores da marca.
Para encerrar esse tópico, outra ação importante, para aprimorar a atuação da equipe, é realizar avaliações de desempenho, dando feedbacks sobre sua participação, destacando pontos fortes e pontos a serem melhorados.
A saúde financeira de um pequeno negócio exige muita atenção.
É preciso haver o controle do fluxo de caixa – geralmente feito em planilhas, registrando todas as saídas e entradas de capital, como também uma parte do orçamento deve ser resguardada para situações de crise ou baixa nas vendas, assegurando o pagamento de funcionários, de contas e de serviços terceirizados, sem que a renda da empresa entre em colapso.
A dica de ouro para este passo é substituir as planilhas por um sistema de gestão integrada, já que as planilhas são muito suscetíveis a erros, porém isso será retomado mais à frente.
O ideal para as empresas é realizar um controle de estoque que torne possível um alto giro dos produtos, de modo que sempre haja produtos disponíveis para a venda, sem que estes precisem ficar parados por longos períodos.
Isso porque o armazenamento em estoque gera custos de manutenção, que podem ser poupados com uma boa organização que vai desde a produção até a entrega.
Para isso, o inventário de produtos deve ser atualizado constantemente, de acordo com as vendas. Aqui, também se faz essencial o uso de um sistema de gestão.
No início do artigo, foi ressaltada a importância de ter consciência do diferencial do pequeno negócio diante do mercado. Essa consciência é fundamental, principalmente, para os setores de marketing e de vendas, pois devem explorar a positividade desse diferencial para atrair novos clientes.
O time de marketing deve pensar estratégias que sigam as tendências das redes e do mercado e que, ao mesmo tempo, se enquadrem no perfil do público-alvo da empresa.
Existem diversas iniciativas de marketing que podem ajudar um pequeno negócio, como:
Veja também: 6 tendências de ERP importantes para os próximos anos
Manter um bom relacionamento com os fornecedores é tão importante quanto com os clientes.
Ter os fornecedores como parceiros possibilita uma negociação amigável de preços e prazos, favorecendo o pequeno negócio e seus objetivos. Porém, mesmo tendo uma relação amigável com os fornecedores, é importante que as partes assinem um contrato, evitando prejuízos, principalmente para a saúde do pequeno negócio.
Investir em um sistema ERP permitirá a organização de todas as informações da empresa (de atingimento de metas, de estoque, financeiras, de clientes etc.) em um mesmo banco de dados, comum a todos os setores.
Com ele, há a otimização de processos, identificação de gargalos na produção, acompanhamento – em tempo real – dos resultados e metas, além do aumento da confiabilidade de informações, já que há a redução significativa de erros e de duplicidade de dados – como é muito comum em planilhas, entre vários outros benefícios à administração do pequeno negócio.
Um exemplo de sistema ERP é o Nomus ERP Industrial, focado em atender indústrias. Para visualizar melhor como um sistema desse tipo pode ajudar seu pequeno negócio, veja algumas funções do Nomus ERP Industrial:
Gostou de saber como administrar seu pequeno negócio em 10 passos? Agora você pode construir, ou reestruturar, seu plano de negócios em torno desse passo a passo e levar seu pequeno negócio ao sucesso!
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