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6 Dicas para aumentar a Produtividade no seu dia a dia

Atualizado em 3/05/22 - Escrito por Adriana Mariano na(s) categoria(s): Processos e Organização

A produtividade é o ato de fazer mais com o mínimo de recursos possíveis ao longo de um determinado período. Diante disso, é interessante notar que a produtividade não está associada ao trabalho em excesso, mas é a solução para o mesmo. Sendo assim, o bom gestor deve sempre procurar dicas para aumentar a produtividade da sua equipe.

Na correria do dia a dia somos bombardeados com inúmeras informações e tarefas tais como responder e-mails, redigir contratos, realizar ligações ou até mesmo aquela reunião importante, não é mesmo?

E, às vezes, quando chega no final do dia parece que o trabalho não rendeu quase nada e a lista de atividades não para de crescer. De qualquer forma, devemos ter em mente que as tarefas nunca irão terminar, porém podemos ter o controle sobre elas.

Pensando nisso, separamos algumas dicas que o ajudarão a aumentar sua produtividade no ambiente de trabalho. E aí, podemos começar?

Dicas para aumentar a produtividade

Confira a lista das dicas para aumentar a produtividade e consiga alcançar mais resultados com o mesmo esforço.

1. Faça um planejamento semanal e diário

O planejamento é fundamental para conquistar qualquer objetivo, afinal a organização e o planejamento das atividades precedem a produtividade.

Dessa forma, não é necessário realizar um mega planejamento detalhando cada minuto da sua agenda. Pelo contrário, você deve ser objetivo e estratégico ao planejar sua semana.

O primeiro passo é definir o dia e o horário para realizar o planejamento semanal, de modo que ao iniciar a jornada de trabalho, você não perca tempo pensando no que deve ser feito ou pior, só viver apagando incêndios.

O ideal seria planejar a semana no final da tarde de sexta ou no domingo à noite para ter clareza de quais atividades serão mais importantes naquela semana. Lembre-se que o importante é ser objetivo durante o planejamento, então separe de 15 a 30 minutos para planejar sua semana.

Em relação ao planejamento diário, no final do expediente escolha 5 atividades da lista de tarefas daquela semana para serem realizadas no dia seguinte. Dessa maneira, você não perde tempo decidindo o que terá que fazer de manhã quando chegar no trabalho.

2. Priorize suas atividades

Ao realizar o planejamento semanal, o primeiro passo é listar todas as atividades que você precisa realizar ao longo daquela semana. Para isso, você só precisa de um pedaço de papel e uma caneta, mas você também pode utilizar um caderno, agenda ou até mesmo um Planner.

Em seguida, priorize as tarefas que são mais essenciais e que devem ser feitas o mais rápido possível. Dessa forma, podemos identificar as atividades que agregam mais valor a fim de alavancar os resultados.

Para te ajudar nesta etapa, uma boa opção é a matriz de Eisenhower que ajuda a priorizar as atividades de acordo com o nível de importância e urgência, facilitando assim a tomada de decisão e aumentando a produtividade.

3. Agrupe suas atividades em blocos

Muitas vezes não planejamos nosso dia e vivemos apagando incêndios ou quebramos nosso dia com tarefas muito distintas que acabam roubando bastante tempo.

Suponha que um analista comece o dia com alguma tarefa administrativa como responder e-mails de clientes, mas ele tem que parar para participar de uma reunião interna. Quando ele finalmente volta para terminar aquela tarefa, já está na hora de visitar um cliente, e novamente a caixa de e-mails dele é deixada de lado e assim a bola de neve só vai aumentando.

Se ele tivesse separado um ou dois dias da semana para realizar reuniões externas ou um período na parte da manhã para se concentrar em realizar aquela tarefa, não seria necessário parar diversas vezes de responder aos e-mails.

Para evitar isso, é necessário agrupar suas atividades em blocos a fim de maximizar seu tempo. Com a lista de atividades em mãos, o próximo passo é agrupar atividades em blocos. Ou seja, classifique suas tarefas similares de acordo com sua rotina.

Em seguida, defina blocos de horários que você irá realizar aquele grupo de tarefas como mostra o exemplo a seguir.

Após definir os blocos, é só alocar as atividades do planejamento semanal dentro de acordo com seu respectivo bloco de tarefas.

4. Comece pelas tarefas mais difíceis

Na maioria das vezes, temos a tendência de deixar as tarefas mais complicadas para depois. Esse tipo procrastinação prejudica bastante nossa produtividade, uma vez que se deixarmos as tarefas mais difíceis para o final do dia, estamos mais cansados e teremos que adiar aquela tarefa para outro dia, perpetuando assim o ciclo da procrastinação.

Por isso, é essencial iniciar o dia com as tarefas mais difíceis, pois nossa mente está mais limpa para desenvolver aquela atividade que exige maior esforço. Assim, você se livra dessa atividade e o dia fica mais fluido.

5. Faça pausas durante a jornada de trabalho

Para ter uma boa produtividade, é essencial manter o equilíbrio entre trabalho e momentos de descanso. De acordo com Emídio Brasileiro, o equilíbrio entre o trabalho e o descanso é o segredo da boa saúde física, psíquica e emocional.

Logo, o descanso é tão importante quanto o trabalho em si. Por isso, faça pausas durante o dia. Para te ajudar nesta etapa, uma boa opção é utilizar a técnica Pomodoro que foi criada na década de 80 pelo italiano Francesco Cirillo.

A técnica Pomodoro consiste em se concentrar em uma atividade por 25 minutos sem interrupções e pausar 5 minutos.

Ou seja, você fica totalmente focado em uma determinada tarefa por 25 minutos e depois tira 5 minutos para descansar. Em seguida , repita o mesmo processo pelo menos 4 vezes e faça uma pausa um pouco maior.

Para executar essa técnica, você precisa apenas de um cronômetro que pode ser do próprio celular. Caso prefira, existem alguns aplicativos que também ajudam a colocar essa técnica em prática, como o Forrest e o Pomodoro Timer Lite.

Assim, você consegue se concentrar no que precisa ser feito sem interrupções e, consequentemente, aumenta sua produtividade.

6. Automatize e Delegue Tarefas

Determinadas tarefas consomem um tempo considerável da nossa semana. No entanto, existem tarefas operacionais que costumam ser repetitivas e que podem ser automatizadas ou até mesmo delegadas para outro membro de equipe ou área.

Com isso, verifique quais tarefas podem ser executadas por outra pessoa e quais processos podem ser automatizados. Ao automatizar essas atividades repetitivas, você terá mais tempo para se concentrar nas atividades mais estratégicas e que agregam mais valor à sua empresa.

Por fim, não se esqueça de avaliar seu desempenho da semana anterior na hora de planejar sua nova semana. E caso seja necessário faça alguns ajustes, mas tenha sempre em mente que a produtividade é um processo que requer melhoria contínua.

Agora que você já sabe como aumentar sua produtividade no dia a dia, coloque em prática essas dicas que você irá realizar muito mais!