Kaizen: o que é e como aplicar na prática
Atualizado em 28/06/23 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Estratégia / Processos e Organização / Produção
O que é Kaizen? Kaizen é uma palavra em japonês que significa “mudança para melhor” e hoje em dia é usada como filosofia de melhoria contínua em geral. Seja pessoal, social ou profissional.
De acordo com o kaizen, sempre é possível melhorar, você deve implantar melhorias diariamente, sejam elas na gestão da empresa ou nos colaboradores e gestores. Vale ressaltar que as melhorias devem idealmente ser graduais e nunca bruscas, visando não perturbar o equilíbrio da empresa.
Neste artigo vou introduzir o tema focado no último aspecto, o profissional, e mais especificamente para a gestão industrial, já que é o tema principal deste Blog.
Já posso adiantar que a filosofia Kaizen é extremamente valiosa para a gestão industrial, já que entre seus benefícios, estão: reduzir custos e aumentar a produtividade.
Então se você quer saber o que é Kaizen, como essa metodologia funciona e como colocá-la em prática, leia o artigo até o final.
(Ah, se você considerar esse material valioso e que ajudou de alguma forma, não esqueça de compartilhar com sua rede de contatos)
O que é Kaizen em PDF
Para baixar o manual do Kaizen em PDF basta clicar abaixo:
Como surgiu a filosofia Kaizen de melhoria contínua
A filosofia Kaizen de melhoria contínua surgiu no meio industrial do Japão, logo após a segunda guerra mundial, na década de 50.
A economia do Japão estava com sérias dificuldades devido aos custos e perdas da guerra. Com isso as condições de trabalho dos operários japoneses eram precárias, ainda mais com leis trabalhistas impostas durante a ocupação americana do país.
Os sindicatos lutavam por melhores condições de trabalho e quando a ocupação americana chegou ao fim, o governo do japão iniciou uma série de estudos e ações para reestruturar a economia e as empresas do país.
A partir daí surgiu a metodologia Kaizen de melhoria contínua que conhecemos hoje.
Juntou-se metodologias de autores como William Edwards Deming e Jules Henri Fayol com a filosofia Kaizen que já fazia parte da cultura japonesa e foi criado esse sistema de melhoria contínua que visa o melhoramento da empresa e seus processos mas também principalmente do colaborador que trabalha nela.
Diversas indústrias japonesas aplicaram a filosofia para se tornarem cada vez mais competitivas e se tornaram referências mundiais, o que acabou globalizando o Kaizen.
A Toyota é um ótimo exemplo de indústria que usa o conceito Kaizen e se tornou objeto de estudo de gestores de todo mundo.
O principal responsável pelo surgimento da filosofia foi o professor Masaaki Imai, que é considerado hoje o “pai do Kaizen”. Masaaki é fundador do Kaizen Institute e lançou o livro “Kaizen – The secret to Japan’s competitive success” que é um dos mais importantes do assunto.
Quais são os mandamentos da metodologia Kaizen
Para entender melhor a filosofia, vou listar alguns dos principais “mandamentos” do Kaizen, confira:
- Aprenda na prática
- Elimine todo desperdício
- Engaje todos os colaboradores no processo de melhoria
- Aumente a produtividade se baseando em projetos que não exijam grandes investimentos financeiros
- Aplique em todos os setores da fábrica
- Divulgue as melhorias obtidas para motivar sua equipe e manter a comunicação transparente
- Foque suas ações no local de maior necessidade
- Priorize a melhoria das pessoas que trabalham na sua fábrica.
Veja, abaixo, o infográfico com os mandamento Kaizen:
Benefícios do Kaizen
Como falei anteriormente, a ideia principal do Kaizen é a melhoria contínua. Ou seja, há sempre espaço para melhoria e você deve melhorar um pouco mais a cada dia.
Como o Kaizen é mais uma filosofia do que uma técnica específica, ele pode ser aplicado em todas as áreas da empresa. Desde o chão de fábrica ao setor administrativo.
Todos os colaboradores da fábrica são responsáveis por identificar gargalos e ineficiências, em todos os níveis da empresa, e poderão sugerir melhorias para os problemas identificados.
O Kaizen visa melhorias em produtividade, eficácia, segurança e redução de desperdícios. Quem segue a filosofia ainda encontra mais benefícios, como:
- Menos desperdício – seus recursos são melhores utilizados assim como as habilidades de seus colaboradores.
- Colaboradores mais satisfeitos – eles têm um impacto direto em como as coisas são feitas na sua fábrica.
- Melhoria no compromisso – colaboradores recebem mais importância em seus trabalhos e ficam mais inclinados a fazerem um bom trabalho.
- Melhoria na retenção de talentos – colaboradores satisfeitos e engajados têm mais chances de continuar trabalhando na sua fábrica
- Melhoria na competitividade – o aumento da eficiência contribui com reduções de custos e maior qualidade dos seus produtos, o que faz com que sua fábrica seja mais competitiva.
- Melhoria na satisfação dos clientes – com produtos de maior qualidade e menos falhas, seus clientes ficarão mais satisfeitos e fiéis a sua fábrica.
- Resolver problemas mais rápido – olhar processos com uma perspectiva de quem busca soluções permite que seus colaboradores resolvam problemas continuamente sem depender sempre dos gestores.
- Melhores equipes – trabalhar em equipe para resolver problemas ajuda a criar e fortalecer equipes na sua fábrica.
O objetivo do Kaizen é reduzir desperdícios ao eliminar produção além do necessário, melhoria da qualidade, melhoria da eficiência, redução de tempo ocioso e redução de atividades desnecessárias.
Tudo isso significa economizar dinheiro e transformar perdas em lucros.
A filosofia do Kaizen foi feita para melhorar processos de manufatura no chão de fábrica japonês, e foi um dos elementos que levou ao sucesso das indústrias japonesas com alta qualidade e baixos custos. Entretanto, é possível aplicar o Kaizen e colher seus frutos em toda a indústria, basta pensar nos processos e adaptar a sua realidade.
Exemplos de kaizen nas empresas
Agora vou listar algumas empresas reais que utilizam a filosofia Kaizen para alcançar a melhoria contínua dos seus processos. Confira:
TOYOTA
É praticamente impossível falar de Kaizen sem citar o caso da Toyota, já que a filosofia de melhoria contínua está totalmente implantada na empresa. O engajamento dos funcionários é tanto que a empresa tem uma doutrina própria intitulada de “Toyota Way” que possui diversos elementos alinhados ao Kaizen.
O Kaizen é uma parte essencial da Toyota e do Sistema Toyota de Produção, já que o próprio Kaizen significa que nenhum processo é perfeito e entende que sempre há espaços para melhorias, um pensamento que a Toyota aplica a todos os níveis de operação.
Os membros da Toyota estão cientes de seus papéis seguindo as premissas do Kaizen e a responsabilidade de cada um em descobrir novas maneiras de melhorar a performance da operação.
A atitude positiva requerida pelos princípios do Kaizen ajuda com que os colaboradores da empresa foque em o que deveria ser feito ao invés de apenas o que pode ser feito.
Os colaboradores da Toyota recebem incentivos para encontrarem práticas ineficientes e criarem formas de melhorá-las e a aplicação efetiva do PDCA ajuda a tomar decisões mais rapidamente.
Leia também: Variações do PDCA: conheça o PDSA, PDCL e SDSA
FORD
A Toyota é a mais famosa quando o assunto é o Kaizen, mas o que talvez você não saiba é que a Ford também usa a filosofia.
Em 2006, Alan Mulally, que era vice presidente da Boeing e estava familiarizado com o Kaizen, se tornou o CEO da Ford e ajudou a empresa a se focar na eficiência de seus processos, e isso recuperou a empresa da crise do final da primeira década dos anos 2000.
NESTLE
A produção enxuta é primordial para a Nestle, já que eles possuem uma missão de reduzir desperdícios de todas as maneiras, então o Kaizen sem dúvidas é um dos fundamentos para cumprir essa meta.
A Nestle também usa o conceito do Kaizen que a melhoria do processo é responsabilidade de todos os envolvidos.
Kaizen exemplo prático
Vamos imaginar que a “Indústria sucesso” fabrica pratos congelados para empresas de varejo.
Como os negócios vão bem, a Indústria tem um grande volume de pedidos na produção, mas isso acaba gerando alguns problemas.
1ª etapa: identificar problemas
- A produção não está sendo rápida o suficiente
- Redução na qualidade do produto
- Aumento de perdas no processo produtivo
2º etapa: análise dos problemas
- O estoque dos insumos e matéria prima é desorganizado
- O layout do chão de fábrica é problemático, com máquinas em locais ruins e colaboradores que precisam se deslocar a todo momento
3ª etapa: aplicação de melhorias
- Melhoria na gestão do estoque de insumos e matéria prima para agilizar a requisição de materiais e reduzir perdas
- Reorganização do layout do chão de fábrica para melhorar a posição das máquinas e a rotina dos colaboradores
- Aplicação de uma rotina de manutenção para evitar paradas de máquinas e da produção
4ª etapa: análise dos resultados
- Agora a produção consegue requisitar os materiais com mais assertividade e menos perdas
- Com o layout melhorado é possível fabricar mais, mantendo a qualidade e mais rapidamente
- Os funcionários podem focar em seus trabalhos ao invés de ter que se deslocar constantemente, aumentando a produtividade
- Com a maior organização é reduzida as perdas no processo produtivo
Kaizen na prática: como aplicar na sua indústria
Agora vamos a parte prática da aplicação do Kaizen em uma indústria brasileira. Para começar, posso definir que há pelo menos duas formas de aplicação Kaizen.
A primeira é uma mudança de longo prazo cultural e de valores da empresa. Ou seja, a indústria deve adotar as ideias do Kaizen como sendo guias e transmitir isso para todos os colaboradores.
A segunda é o evento Kaizen, que é a formação de times de melhoria contínua Kaizen para executar projetos específicos de melhoria prática, com objetivos, métricas e prazos definidos.
Etapa 1: transformar o Kaizen em um valor da sua indústria
Então vou começar com a primeira etapa da implementação da cultura do Kaizen de melhoria contínua, que seria adotar a filosofia para os valores da sua indústria:
- Tenha um local para anotar todas as ideias de processos que parecem ineficientes ou que você gostaria de melhorar. Geralmente é mais fácil observar essas oportunidades quando você está envolvido no processo e não quando está simplesmente pensando em tudo em uma avaliação geral.
- Uma vez por mês dedique um período para identificar áreas onde há desperdício na maneira em que você ou o seu time está trabalhando. Para cada desperdício identificado, anote perguntas e se possível respostas como: “como esse desperdício poderia ser eliminado? Como esse processo poderia ser melhorado?”.
- Planeje quando você irá fazer essas melhorias. Você tem que alcançar um balanço entre o que precisa ser mudado o quanto antes para não gerar problemas e evitar um excesso de mudanças que iria sobrecarregar a sua equipe.
- Aprenda, junto com o seu time, mais sobre a filosofia Kaizen e sua prática, isso irá ajudá-los a absorver as ideias e desenvolver um time mais participativo
- Crie um processo de sugestões onde você possa juntar ideias de seus colaboradores e avaliá-las com sua equipe.
- Recompense boas ideias, quanto mais ideias mais o Kaizen estará trabalhando no dia a dia dos seus colaboradores.
- Estabeleça um método de aplicação das mudanças. Ao invés de ter pessoas implementando mudanças a qualquer momento, crie um sistema claro para seguir (é aí que entra a parte 2)
É bem importante levar em conta o impacto ou confusão que as mudanças que você propor vão causar em outros colaboradores. Especialmente porque caso eles fiquem confusos ou não concordem com suas ideias, poderão acabar não aplicando as mudanças ou pelo menos não da forma ideal.
Então se as mudanças afetam outras pessoas, consulte as pessoas afetadas, converse sobre as mudanças e escute seus comentários.
Etapa 2: evento Kaizen
Agora vamos a segunda parte, a prática de aplicação de uma melhoria usando o evento Kaizen. Essa segunda etapa pode ser entendida como um passo a passo, que será detalhado a seguir:
- Passo 1 – identificar onde aplicar as melhorias Kaizen
- Passo 2 – montar o time do evento Kaizen
- Passo 3 – executar o evento Kaizen
Passo 1: identificar onde aplicar as melhorias Kaizen
O primeiro passo é identificar onde começar a aplicar suas melhorias. Como vimos acima, é possível aplicar o Kaizen a basicamente qualquer processo, tanto profissional como pessoal. Sendo assim, é preciso saber escolher o que priorizar.
A recomendação geral é começar nos locais onde haverá maior retorno financeiro para fábrica, como por exemplo:
- Processos que precisam de soluções urgentes, com alta insatisfação de clientes ou que aconteceram mudanças bruscas de mercado que requerem uma adaptação rápida da fábrica.
- Processos que podem levar a geração de mais lucro para empresa, como a qualidade do produto, redução de custos ou no processo produtivo.
- Processos que não podem ocorrer perdas como paradas de máquinas, materiais, produtos etc.
Passo 2: montar o time do evento Kaizen para aplicar as melhorias
O segundo passo é montar um time para colocar o projeto em prática. O ideal é uma equipe multidisciplinar e com autoridade para aplicar as mudanças propostas no projeto.
Algumas empresas acabam fazendo o chamado “Kaizen Blitz” que é a formação de uma equipe temporária para resolver um problema urgente e então é dissolvida. O problema é que assim não absorvem a cultura da melhoria contínua e só se juntam para “apagar incêndios”.
Defina os seguintes integrantes:
- Patrocinador do time: este é o maior nível no projeto e o seu papel é de consultor de gestão para a equipe. O patrocinador deve proteger e auxiliar o projeto, garantindo que será executado sem interrupções e com os recursos necessários.
- Líder do time: este irá determinar os objetos e processos a serem seguidos.
- Participantes do time: a equipe é formada por um usuário chave que registra resultados, ações e decisões tomadas durante o projeto. Os demais integrantes deve ser pessoas capazes de fornecer novas ideias para a indústria durante esse projeto específico.
Passo 3: executar seu evento Kaizen de melhoria contínua
Agora que seu time está formado, chegou a hora de aplicar seu evento Kaizen:
Antes de executar, faça o planejamento do evento Kaizen
Os líderes e demais responsáveis pelo projeto preparam um escopo do projeto e uma apresentação do que será feito.
O escopo deve ser bem objetivo e direto ao ponto. Deve conter informações importantes como por exemplo:
- Metas de melhorias
- Prazos
- Equipe envolvida
- Limites do setor
- Indicadores de desempenho para futuras comparações
A apresentação deverá informar as etapas do projeto na prática. Por isso é recomendado utilizar um cronograma e uma apresentação das ferramentas de gestão e qualidade que a equipe precisará utilizar.
Após planejar, execute o evento Kaizen
Chegou a hora de começar a colocar em prática. Depois da apresentação com todas as metas de melhoria e o escopo do projeto os integrantes do grupo vai ao gemba. (ou local de trabalho)
Neste ambiente é mais fácil de detectar problemas e compreender a causa real destas falhas. Neste ponto você poderá envolver também pessoas que acabaram ficando fora do projeto e escutar seus relatos.
Ao retornar ao ambiente de reuniões a equipe do projeto poderá expor os problemas encontrados.
Com a lista de problemas em mãos, sua equipe precisará focar em:
- Gerar ideias para eliminar ou reduzir estes problemas
- Ponderar e priorizar estas ideias para colocá-las em prática
- Tomar ações de melhoria
Depois que chegarem a um consenso das melhores soluções a serem implantadas, sua equipe deverá elaborar um plano de ação.
As mudanças simples poderão ser executadas no mesmo momento. As mudanças de longo ou médio prazo deverão receber um cronograma para implantação.
Após a execução do evento Kaizen, elabore um plano de ação
Neste ponto o evento do Kaizen terminou, entretanto, as pendências ainda não concluídas. Por isso, os líderes do projeto deverão acompanhar o andamento e cobrar atualizações dos responsáveis de cada tarefa.
Somente depois que todas as ações planejadas foram implementadas que o evento Kaizen é finalizado.
Neste ponto sua equipe deverá avaliar todos os ganhos e as melhorias desenvolvidas e calcular como isso irá se refletir como ganhos financeiros.
Mas o trabalho ainda não acabou.
Agora sua equipe estará pronta para a próxima rodada de melhoria, e a próxima, e a próxima, e a próxima…. em um ciclo contínuo de melhorias.
Ferramentas para apoiar o Kaizen
Existem alguns sistemas que você pode utilizar para auxiliar a aplicação do Kaizen e assim melhorar a produtividade da sua indústria.
O just in time é uma filosofia que busca estoque menores, custos mais baixos e melhor qualidade dos produtos. Segundo esta filosofia, as partes são produzidas em tempo de atender a produção e não mais para caso seja necessária.
Um líder que consiga organizar e motivar a equipe para executar os passos do Kaizen é um dos grandes pilares para o sucesso da ferramenta.
É preciso envolver a equipe e garantir que todos saibam o seu papel para alcançar os resultados desejados.
Melhoria na prática
Para estudar ainda mais dicas sobre melhoria de gestão e processos, recomendo baixar o ebook gratuito Gestão do Chão de fábrica na prática.
Recomendo também assistir uma entrevista que fiz com a equipe da SH indústria e como eles fizeram para melhorar a gestão e reduzir perdas no processo produtivo.
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