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Sistema de controle de estoque: tipos, preços e melhores opções para sua empresa

Atualizado em 9/01/24 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Logística

Um sistema de controle de estoque é um programa capaz de gerenciar os itens guardados no estoque de uma empresa. Idealmente ele é integrado às demais áreas da empresa, gerando entradas e baixas automaticamente a medida que os itens são comprados ou requisitados pela produção/expedição.

Uma empresa sem um sistema de controle de estoque está fadada a ter perdas de produtos e materiais, atrasos na produção, falta de segurança para definir prazos, insatisfação de clientes e fornecedores, entre outros problemas graves.

Por isso é fundamental que toda empresa que trabalhe com estoque possua algum tipo de ferramenta para auxiliar a gestão e o controle dos seus materiais e produtos armazenados.

É importante lembrar que no final do dia, o estoque é dinheiro parado, e em muitos casos, estamos falando de bastante dinheiro.

Então preparamos esse artigo para auxiliar a sua empresa a:

• Entender melhor o que é um sistema de controle de estoque;
• Importância e benefícios de um sistema assim;
• Quais são os principais tipos de sistema de controle de estoque;
• Qual é a média de preço desses sistemas;
• Como escolher o melhor sistema de controle de estoque para sua empresa.

Então para saber essas dicas e fazer a melhor escolha para seu negócio, vamos ao artigo:

O que é um sistema de controle de estoque

Como falamos anteriormente, um sistema de controle de estoque é um software para controlar e monitorar todo o estoque da empresa, tanto de materiais, quanto de produtos acabados.

Idealmente ele deve ser integrado ao setor de Compras, Produção e Vendas, para assim gerar entradas, movimentações e saídas registradas automaticamente.

O objetivo desse tipo de ferramenta é dar ao gestor mais controle sobre o que acontece no estoque da empresa, além de facilitar a tomada de decisão futura.

Tipos de controle de estoque

Existem diferentes formas de administrar o estoque de uma empresa. Isso porque depende muito do setor de atuação do negócio e também dos produtos fabricados, da rotatividade dos materiais etc.

Sendo assim, não podemos afirmar que existe uma forma ideal para todos os negócios. Afinal, estocar potes de sorvete requer uma estratégia bem diferente de estocar blocos de concreto, por exemplo.

Entretanto, podemos listar os principais tipos de controle de estoque normalmente utilizados. Aqui estão:

• FIFO / PEPS – Primeiro a entrar, primeiro a sair. Esse formato funciona como uma fila, onde o primeiro item a entrar no estoque será o primeiro a ser utilizado.
• LIFO / UEPS – Último a entrar, primeiro a sair. Esse formato funciona como uma pilha, onde o item de cima, ou seja, o último a entrar no estoque, é o primeiro a ser utilizado.
• FEFO / PVPS – Primeiro a vencer, primeiro a sair. Esse formato prioriza o uso dos itens que tiverem a sua data de validade mais próxima.
• Just in Time – Nesse formato a empresa trabalha com o estoque mínimo para reduzir custos e aumentar a eficácia da sua produção.

Independente do formato utilizado na sua empresa, o ideal é que utilizem um sistema de gestão de estoque completo, já que assim evitam os problemas mais comuns da falta de uma ferramenta dessas.

Importância e benefícios de um sistema de controle de estoque

Entre os benefícios diretos de utilizar um bom sistema de controle de estoque, podemos listar:

• Evitar atrasos na entrega e falhas na venda por não saber o verdadeiro saldo em estoque dos produtos da empresa;
• Evitar problemas na compra e atrasos na produção por não ter certeza sobre o saldo em estoque das matérias primas necessárias para a produção;
• Evitar perdas e desvios identificando, com precisão, qual é a origem de todas as movimentações do estoque;
• Ganhar rastreabilidade de todos os produtos e materiais comprados e fabricados na sua empresa através dos controles de lote e série;
• Manter os estoques em níveis ideais através da projeção de estoque diária e sugestões de compra e produção baseadas nas entradas e saídas futuras.

Tipos de sistemas de controle de estoque

É importante também levantar quais são os tipos de sistemas de controle de estoque disponíveis no mercado hoje em dia. Entre os digitais mais comuns, estão:

Planilhas

O método mais simples de montar um sistema de controle de estoque é utilizar uma planilha para realizar o controle de estoque. Essas planilhas podem ser montadas pela própria equipe da empresa, baixadas gratuitamente em blogs ou até mesmo compradas em sites especializados.

Essa é uma forma rápida e prática de digitalizar o estoque de uma empresa e pelo menos possuir algum tipo de controle do que entra e sai do almoxarifado. Caso a sua empresa não possua nenhum tipo de controle de estoque, essa pode ser uma forma rápida de começar.

Entretanto, é importante deixar claro que é preciso muito cuidado. Isso porque planilhas não possuem integrações e estão vulneráveis tanto a erros de digitação quanto a erros nas fórmulas.

Essa falta de integração à equipe, aliada à vulnerabilidade de erros, faz com que as planilhas para controle de estoque sejam verdadeiras bombas-relógio a medida que a empresa cresce. As chances de inconsistências, perdas, excesso/falta de materiais são muito altas.

Por isso o recomendado é buscar por um sistema especializado o quanto antes.

• Veja também: Planilha gratuita para Ressuprimento de estoque

Sistemas desktop sem integração

Avançando das planilhas vem os programas de controle de estoque desktop. Daqueles que você precisa instalar em cada máquina e assim realizar o controle do estoque por aquele computador.

Esse tipo de sistema já é mais robusto que as planilhas, já que ele possui validações melhores que previnem erros de digitação e também possui fórmulas confiáveis e que não podem ser editadas pela a equipe.

Os pontos fracos desse tipo de sistema são:

• Não são integrados aos demais setores da sua empresa, ou seja, ele não conversa com compras e expedição;
• Também possuem nenhum ou difícil acesso remoto, ou seja, você precisa estar na empresa para conferir a situação do estoque;
• Há também o risco de perda de dados caso o computador apresente defeito;
• Por fim, para atualizar o sistema é preciso instalar a nova versão em cada computador que o utiliza, o que complica o processo.

Veja também: 27 dicas para pequenas indústrias melhorarem a gestão e seus resultados

ERP em nuvem integrado

Por último está o mais avançado tipo de sistema de controle de estoque, o ERP em nuvem. Esse tipo de sistema normalmente é acessado pelo navegador e/ou pelo smartphone e está integrado a todas as áreas da empresa.

Esse tipo de sistema conta com validações e fórmulas confiáveis e seguras que impedem o preenchimento errado e também a edição das fórmulas pela equipe da empresa.

Mas onde esse tipo de sistema realmente se destaca é na integração com as demais áreas da empresa e a segurança de dados.

Para começar, sobre integração, um ERP em nuvem com estoque integrado é capaz de adicionar os itens automaticamente em seu estoque a medida que são recebidos ou produzidos pela empresa, através da leitura de código de barras. Além disso, quando a produção requisita materiais, o sistema identifica essa requisição e dá baixa do item no estoque automaticamente. Estes são apenas alguns exemplos de integrações entre o estoque e o restante da empresa.

Por possuir tecnologia web, os ERPs em nuvem não precisam atualizar todos os computadores quando uma nova versão é lançada. Basta atualizar o servidor em nuvem e todos os computadores e celulares que estiverem utilizando o sistema já estarão na última versão.

Por fim, todos os dados são salvos nos servidores principais e não nos computadores dos usuários. Sendo assim, ainda que haja um problema com as máquinas da sua empresa, os dados não serão perdidos.

• Veja também: 10 Melhores sistemas de gestão empresarial para indústrias

Base de preço de um sistema de controle de estoque

Existe uma grande variação nos preços dos sistemas de controle de estoque disponíveis no mercado. Por exemplo, você pode baixar uma planilha gratuita para controlar o almoxarifado ou contratar um sistema de uma multinacional de centenas de milhares de dólares.

Como o foco aqui do Blog Industrial da Nomus é ajudar pequenas e médias indústrias, irei focar no quesito custo x benefício para esse tipo de negócio.

Planilhas

Em uma rápida pesquisa no site Luz.vc conseguimos encontrar planilhas de controle de estoque mais robustas a partir de R$100. Mas como falamos anteriormente, esse tipo de sistema não é bem o ideal para uma fábrica, principalmente quando ela vai crescendo.

ERP em nuvem

Então partindo para a opção ideal, o ERP em nuvem, é possível acessar a página preços do Nomus ERP Industrial. No momento em que escrevo esse artigo, a ferramenta parte de R$449 mensais para empresas do simples nacional.

Como escolher o melhor sistema de controle de estoque

Na hora de escolher o melhor sistema de controle de estoque para sua empresa, você deve considerar qual é o seu tipo de negócio e qual a sua metodologia de gestão de estoque.

Caso a sua empresa fabrique ou transforme algum produto, é fundamental que possua um sistema integrado às demais áreas da empresa, como o Nomus ERP Industrial. Caso contrário, a sua equipe terá uma grande dor de cabeça para alinhar todos os diferentes sistemas.

Abaixo listo algumas das funcionalidades principais em um sistema de gestão de estoque para que assim facilite a sua busca pela ferramenta ideal. Confira:

Compras e recebimento integrados ao estoque

É fundamental que o sistema que esteja considerando comprar ou assinar para sua empresa possua compras e recebimentos integrados ao estoque. O ideal é que seja possível também importar a NF-e dos seus fornecedores para que assim o processo seja agilizado.

Produção integrada ao estoque

Outro ponto que precisa ser integrado ao estoque caso a sua empresa seja uma fábrica, é a produção. O objetivo aqui é poder registrar o consumo dos materiais utilizados na produção e a entrada dos produtos fabricados acabados e semiacabados.

Vendas e faturamento integrados ao estoque

Com vendas e faturamento integrados ao seu sistema de gestão de estoque, é possível gerar NF-es de saída para seus clientes enquanto dá baixa do produto no estoque de forma facilitada.

Controle de estoque de terceiros em seu poder e seu estoque em poder de terceiros

Outra funcionalidade interessante em um sistema de gestão de estoque é conseguir gerenciar estoques de terceiros que estejam em poder da sua empresa e também seus estoques que estejam em poder de terceiros. Essa funcionalidade é fundamental para alguns tipos de negócios.

Requisição de material

É importante que sua fábrica possa controlar a requisição de materiais para consumo, tanto administrativo quanto operacional, dividido por centro de custos.

Outras funcionalidades importantes que devem estar presentes no software que escolher:

Outras funcionalidades importantes e que valem ser consideradas na hora de contratar um sistema de controle de estoque são:

• Geração de inventário de estoque;
• Geração e controle por lote e série;
• Controle de transferência de setores de estoque;
• Conversão de diferentes unidades de medida;
• Analisar o estoque projetado.

Vale a pena observar também:

Para fechar, assim como falamos no artigo de como escolher o ERP ideal para sua indústria, é importante ficar atento à alguns pontos que podem acabar passando despercebidos, sendo eles:

• Veja se a usabilidade do sistema é fácil e intuitiva. Ou seja, é fácil de usar mesmo para quem não tem facilidade com tecnologia?
• Entenda como é feita a implantação e os treinamentos da ferramenta. A sua equipe consegue acompanhar o plano proposto pela empresa?
• Avalie o suporte da empresa. Quais canais está disponível? Horário? Há um custo extra?
• Assista uma demonstração da ferramenta e veja funcionando antes de assinar contrato.

Conheça o sistema Nomus ERP Industrial e controle o estoque da sua empresa com facilidade

Agora que você já sabe mais sobre sistema de controle de estoque, recomendo que assista uma demonstração do Nomus ERP Industrial para ver na prática como o sistema da Nomus pode ajudar a sua fábrica a ter um controle total dos materiais e produtos fabricados.

O sistema da Nomus é projetado por engenheiros de produção justamente para atender todas as demandas de gestão das indústrias brasileiras. Além disso, a ferramenta possui planos acessíveis para pequenas indústrias.

Você pode também falar com um especialista e agendar uma reunião sem compromisso onde iremos entender melhor o seu negócio e propor uma solução ideal para alcançar suas metas de gestão.

Além disso fique a vontade para entrar em contato caso precise de alguma ajuda ou tenha dúvidas. Até a próxima!

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