19 tarefas que definem a função do analista de PCP em uma indústria

Atualizado em 5/07/18 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Avaliação de desempenho / Produção / Recursos Humanos / Seleção de pessoas

Glossario

Com as exigências cada vez maiores do mercado e o grande crescimento da concorrência na área industrial, é primordial planejar, programar e controlar o que se produz para que uma indústria tenha sucesso. Diante deste contexto, um profissional que se destaca é o analista de PCP, que para superar seus desafios está sempre se capacitando por meio de cursos complementares.

Para contribuir com a gestão, as indústrias precisam de um sistema de PCP, que objetiva aumentar a eficiência e o rendimento da empresa por meio da administração da produção. Além disso, uma boa gestão é essencial para o crescimento e reconhecimento de uma empresa.

Sendo assim, preparei este artigo para explicar de forma clara e fácil quais são as atribuições de um analista de PCP e como o mesmo pode ajudar a sua fábrica. Claro que nem todas as indústrias executam ou precisam executar todas as funções, mas tenho certeza que uma boa parte delas está presente em qualquer indústria.

Confira a lista logo abaixo do vídeo e deixe um comentário no final caso eu não tenha incluído uma tarefa que você considera importante.

1. Analisar previsões de venda

O Analista de PCP deve sempre analisar a previsão de vendas para planejar a produção, a fim de atender tanto as demandas da previsão quanto os pedidos firmes de produtos acabados.

Caso a sua empresa não faça previsão de vendas, veja os 6 beneficios de se realizar a previsão de vendas e analise a importância desse fator na sua indústria.

Vale lembrar que a análise das previsões deve ser feita junto aos setores de vendas, comercial ou marketing com o intuito de levar em consideração as tendências e sazonalidades do mercado.

2. Planejar e elaborar o plano de produção.

Basicamente, o analista de PCP deve pensar em responder as seguintes perguntas:

  • O que a demanda vai solicitar ou já solicitou?,
  • Quando precisamos entregar?
  • Qual é a quantidade pedida?

Repare que aqui estamos tratando de previsões e pedidos firmados. Ou seja, o analista de PCP precisa analisar as previsões de vendas e os pedidos firmes para elaborar o Plano. As principais entradas e saídas para essa etapa são:

  • Entradas: Carteira de pedidos, previsão de vendas e registros de estoque.
  • Saída: Plano-mestre de produção.

De maneira simples, o plano de produção inclui ordens de produção planejadas para a fabricação de produtos acabados. A partir do plano de produção é gerado o MRP.

3. Rodar o MRP e gerar necessidades de compras e produção.

Após gerar o plano de produção para produtos acabados, o analista de PCP deve rodar o MRP para saber o que deverá ser comprado e produzido para que o plano de produção seja cumprido. O foco aqui é o estoque e as perguntas a serem respondidas vão além do que comprar e produzir:

  • O que comprar;
  • O que produzir;
  • Quando comprar;
  • Quando produzir;
  • Quanto comprar;
  • Quanto produzir;

Analistas de PCP avançados podem ir além se tiverem as ferramentas apropriadas e responder também onde produzir, de quem comprar, por quanto comprar etc.

Se o plano de produção gera as ordens de produção dos produtos acabados, o MRP gera as ordens de produção de semiacabados e solicitações de compra de materiais.

4. Analisar carga e capacidade no CRP.

Com o plano de produção e o MPR, se o analista de PCP tiver uma ferramenta de MRP II, ele poderá executar o CRP (capacity requirements planning, ou planejamento dos requisitos de capacidade) e analisar a famosa carga de máquina.

O CRP nada mais é do que uma análise que compara quantas horas uma máquina tem disponível em um período com quantas horas ela será utilizada nesse mesmo período. Se o horizonte de planejamento é de 30 dias, a máquina tem 360 horas disponíveis nesse período e 500 horas de demanda, o analista de PCP já pode acender o alerta de que não será possível produzir tudo o que foi planejado a menos que algumas decisões para o aumento de capacidade sejam tomadas.

Apesar de não ter um algoritmo sofisticado como um APS para programação avançada com capacidade finita, a partir da análise do CRP já é possível ter uma noção de quais máquinas ou centros de trabalho estarão mais sobrecarregados e quais estarão ociosos.

5. Confirmar as necessidades de matérias-primas, embalagens e materiais de consumo.

Conforme mencionei no item 3 acima, o analista de PCP ao rodar o MRP gera as necessidades de compras e de produção.

Além de gerar essas informações com o apoio de um ERP apropriado, o profissional precisa ser capaz de avaliar e confirmar as necessidades de matéria-prima, embalagens e outros insumos necessários para executar o plano de produção. Ou seja, fazer o MRP – Material Requeriment Planning.

Leia mais: Como saber o que, quando e quanto comprar na sua indústria com PCP e MRP.

Geralmente, os sistemas ERP com PCP trabalham com o conceito de empenho de materiais.

Empenho de materiais é utilizado para contabilizar a necessidade do produto no processo produtivo. Quando um material é empenho numa ordem de produção, quer dizer que para fabricar o produto da ordem é necessário requisitar esse material no estoque.

Geralmente os materiais são empenhados manualmente ou automaticamente.

Quando não previstos na lista de materiais, o empenho é manual, quando previsto, é automático.

Com as ordens criadas, o sistema pode gerar o relatório com todas as necessidades da produção, assim podemos analisar:

  • O produto da ordem
  • O produto empenhado
  • A quantidade necessária
  • A data da necessidade

Assim é possivel tomar ações como:

  • Prever compras
  • Projetar o estoque futuro de cada produto
  • Otimizar a quantidade de produto em estoque (just in time)

6. Emitir solicitações de compra e acompanhar o processo

Logo após confirmar os materiais que precisarão ser comprados, o analista de PCP deve emitir solicitações de compras para o setor responsável. Ao receber as solicitações de compras, o comprador deverá seguir o processo estabelecido na sua indústria que pode incluir uma pesquisa de fornecedores, cotações e por fim a colocação do pedido de compra.

Realizar follow-up ou acompanhamento dos processos de compras com os respectivos fornecedores internos (compras e importação) é de suma importância para garantir o abastecimento do estoque e os prazos na fabricação.

Logo, é preciso haver uma sinergia muito grande entre os setores de compras e PCP.

Leia mais: 6 dicas práticas para melhorar o setor de compras da sua indústria

7. Confirmar ordens de produção de semiacabados.

De acordo com o que falei anteriormente, o analista de PCP gera as ordens de produção de semiacabados usando o MRP. Se você não sabe o que é um semiacabado, vou citar alguns exemplos: bolo simples sem recheio ou cobertura, bobina de embalagens plásticas, eixo de um equipamento mecânico, flange, gola de uma blusa etc.

Os semiacabados são também conhecidos como produtos intermediários, ou produtos em processo e se caracterizam por serem itens fabricados, que podem ser estocados (mesmo que por um pequeno espaço de tempo) e que fazem parte da lista de materiais de um produto acabado.

Essas ordens geradas pelo MRP são chamadas de ordens de produção planejadas. Peço desculpas pela redundância aqui, mas o analista de PCP precisa analisar essas ordens planejadas e efetuar sua confirmação. Caso surja algum imprevisto e o profissional perceba que não deverá produzir aquilo que foi planejado, ao invés de confirmar, ele poderá cancelar uma ordem planejada.

8. Conferir e liberar as ordens de produção.

Depois de planejar e confirmar as ordens de produção, uma outra tarefa do analista de PCP é conferir e liberar as ordens para a produção. Dependendo do ambiente de produção, as ordens já podem nascer liberadas para produção.

Antes de criar as ordens de produção já liberadas ou de liberar as ordens confirmadas, o profissional precisará conferir se toda a documentação necessária para a produção está disonível, além de  dimensionar lotes produtivos. Estando tudo conforme para o início da produção, ele deverá distribuir os documentos essenciais para fabricação na “pasta” da produção, como por exemplo:

  • Desenhos e Croquis para fabricação
  • Roteiro de Produção
  • Delineamento do processo
  • Programa CNC
  • Ficha técnica / Bill of material
  • Lista de empenhos
  • Fichas de inspeção

Obviamente nem todos esses documentos são necessários para todos os tipos de produção. Se a sua produção tiver algum documento de apoio que eu não citei aqui, por favor, escreva nos comentários abaixo. Além disso, veja como ter uma boa gestão de documentos na sua rotina.

9. Elaborar a programação da produção com o ERP Industrial ou um APS

A programação da produção é algo que toda indústria precisa executar de forma precisa para amenizar os riscos envolvidos em atrasos e falta de planejamento. Nesse sentido, o analista de PCP deve usar essa ferramenta para melhor otimização possível dos recursos e cumprimento dos planos  de produção. São tantas informações que sem uma ferramenta adequada não é viável programar a produção com qualidade.

O ideal para fazer a programação é utilizar o ERP Industrial com programação fina ou um sistema APS, sigla para advanced planning and scheduling, ou planejamento e agendamento avançados em uma tradução ao pé da letra. Em português o APS normalmente é traduzido por programação fina, programação finita, programação detalhada ou programação avançada, mas eu acho que a tradução ao pé da letra é a que melhor explica o que o sistema deve fazer.

A programação da produção utiliza recursos computacionais pesados para literalmente planejar e agendar o que cada máquina vai fazer, considerando critérios de priorização e a sequência das operações de todas as ordens de produção em carteira. Depois da programação ser executada, cada máquina tem uma agenda com seus compromissos com data e hora de início e fim marcados. Esses compromissos são as operações, fases ou etapas das ordens de produção.

Já listei 5 benefícios da programação fina que melhoram o desempenho da sua indústria e, com isso, o analista de PCP deve ser capaz de elaborar, acompanhar e gerenciar a programação da produção.

Glossario

10. Apoiar o comercial na promessa de prazos de entrega.

Sobretudo na produção sob encomenda, o analista de PCP precisa usar a programação fina da produção para ajudar o setor comercial a prometer prazos de entrega viáveis. Conforme mencionei acima, a programação fina deve preencher a agenda de todas as máquinas com as operações das ordens de produção em carteira.

Para explicar de uma maneira bem didática como a promessa de prazos deve ser feita, o sistema vai encaixar nos “horários livres” da agenda da máquina as operações das encomendas que estão sendo negociadas. Eventualmente para conseguir atender um prazo exigido por um cliente, a encomenda irá furar a fila da programação realizada previamente em uma ou mais máquinas. O mais importante aqui é que essa promessa de prazo para encomendas em negociação não comprometa os prazos prometidos para as encomendas em carteira.

11. Acompanhar as etapas da produção

Essa é uma tarefa básica para o analista de PCP ter o controle da produção, ou seja, visa fazer o acompanhamento para garantir de forma eficiente a utilização dos recursos de transformação, máquinas e mão de obra. Assim, é possivel agir de imediato para tratar qualquer desvio. As principais atividades para acompanhamento são:

  • Paradas não planejadas
    • Falta de demanda
    • Manutenção corretiva
    • Queda de luz
  • Paradas planejadas
    • Troca de turno
    • Manutenção preventiva
  • Atividades Planejadas
    • Produção
    • Setup

12. Fazer o controle da produção.

Como mencionado acima, o acompanhamento da produção é um requisito para o controle da produção, mas ele por si só não representa o conceito de controle da produção. Para controlar a produção, o analista de PCP precisa confrontar o planejado com o realizado e aí sim fazer os ajustes de rota.

Para ficar mais claro aqui, vou citar uma frase que sempre ouço em cursos de gerenciamento de projetos e também muito falada por profissionais de planejamento mais experientes: a única certeza que você pode ter quando planeja algo é que o plano não vai ser cumprido a risca.

Isso não significa que você não deva planejar, pois quem não planeja não sabe onde quer chegar e não chega nunca. O sentido disso é você ter a consciência da importância de estar sempre comparando o planejado com o realizado para fazer os ajustes necessários para estar sempre próximo do que você planejou.

O controle da produção deve portanto comparar entre outras medidas as seguintes:

  • quantidade de material consumida X quantidade de material planejada;
  • tempo de execução de uma operação X tempo planejado para essa operação;
  • data e hora de início de uma operação X data hora planejada para início dessa operação;
  • data de entrega X data de entrega planejada ou prometida para o cliente

13. Ajudar a produção a cumprir prazos prometidos.

Se o analista de PCP ajuda o comercial a prometer os prazos de entrega viáveis, deve ajudar a produção a cumprir esses prazos, justamente acompanhando e controlando a produção. A cada imprevisto, seja ele um adiantamento ou um atraso de uma etapa, a próxima programação deve prever que um prazo não será cumprido e que outro será antecipadamente, por exemplo.

A partir dessas análises, o profissional deverá tomar ações para que os prazos prometidos sejam cumpridos. Algumas dessas ações incluem:

  • alterar prioridades das ordens de produção (ou furar fila na linguagem popular);
  • não permitir que as alterações de prioridade gerem outros atrasos;
  • sugerir contratação de horas extras;
  • terceirizar etapas da produção;
  • sugerir alterações na política de compras

Você conhece alguma outra ação que o analista de PCP deve tomar para ajudar a produção a cumprir prazos prometidos? Escreva um comentário e compartilhe com nossos outros leitores e leitoras.

14. Acompanhar clientes no diligenciamento da produção sob encomenda.

Dependendo do ambiente de produção, o analista de PCP deverá acompanhar clientes no diligenciamento da produção sob encomenda. Isso significa que seus clientes fazem visitas periódicas para avaliar se as suas encomendas estão sendo produzidas e se estão com as etapas dentro dos prazos para não gerar um atraso na data de entrega final.

Se o cliente exige que o fornecedor abra suas portas para receber um diligenciador, alguém precisará acompanhar esse profissional do cliente em suas visitas e a pessoa mais indicada para isso é o analista de PCP, que deve conhecer todas as etapas e requisitos a serem cumpridos para uma entrega de sucesso, o que já foi feito e o que falta ser feito.

15. Gerenciar os indicadores de PCP

O analista deve elaborar relatórios e fechamentos periódicos com base nos dados históricos de fabricação, sempre recomendando e implementando ações corretivas e de melhoria contínua dos resultados da produção.

É importante fazer a análise de causa-raiz para cada desvio ocorrido com relação às metas de PCP, como também para qualquer impacto no processo produtivo causado por qualquer desvio como falta de materiais e não-conformidades.

16. Apurar o custo da produção.

Apurar o custo da ordem de produção para coibir qualquer desvio no custo previsto é função do analista de PCP, no nosso blog você vai encontrar o artigo que fala 5 Passos para apurar o custo da ordem de produção para te ajudar nessa tarefa.

17. Alinhar com o planejamento da manutenção.

A gestão da manutenção é uma das áreas mais importantes de qualquer indústria. Uma máquina parada pode significar atrasos e prejuízos, principalmente se a parada não for planejada e se a máquina for o gargalo.

Por isso, o analista de PCP precisa alinhar o planejamento da manutenção com o planejamento da produção, seja utilizando a manutenção preventiva, a manutenção corretiva planejada com o apoio da manutenção preditiva ou mesmo na manutenção corretiva não planejada.

18. Sugerir aumento ou redução de capacidade.

A gestão da capacidade também é importantíssima dentro de uma indústria e o analista de PCP deve apoiar aqui sugerindo aumento ou redução de capacidade. Para isso ele deve considerar diferentes horizontes de planejamento:

Curtíssimo prazo

  • contratação de horas extras
  • redução de horas extras
  • terceirização de etapas do processo de produção

Curto prazo

  • contratação de funcionários
  • demissão de funcionários

Médio prazo

  • ativação de novos turnos de produção
  • desativação de novos turnos de produção
  • compra de máquinas
  • venda de máquinas

Longo prazo

  • aumento da planta industrial
  • redução da planta industrial

Por favor, escreva nos comentários abaixo caso conheça outras sugestões de aumento ou redução de capacidade.

19. Ter compromisso com a qualidade.

Compromisso com a qualidade e conformidade dos produtos deve ser o alicerce de qualquer empresa. Logo, o analista de PCP deve contribuir na análise de RNC (Registro de Não Conformidade) relacionadas ao PCP (como atraso na entrega, falta de demanda, falta de material), bem como na prevenção das mesmas.

Além disso, o profissional deve prezar para que todas as tarefas citadas anteriormente possam ter interfaces com profissionais dos setores de garantia e controle da qualidade. Seja na contratação de funcionários ou fornecedores para terceirização com as qualificações exigidas pela qualidade no caso de aumento de capacidade, seja na liberação para a manutenção reparar uma máquina que está gerando itens não conformes acima do tolerável, seja em qualquer outra tarefa.

Percebendo os resultados do analista de PCP na prática

Após conhecer as tarefas do analista de PCP, é o momento de você parar e refletir os benefícios que o PCP pode trazer para as necessidades de sua fábrica. No Blog Industrial Nomus temos diversos artigos sobre o assunto:

Quer saber como um Software de PCP pode ajudá-lo a alavancar sua produção e o seu lucro na prática? Conheça o Nomus ERP Industrial, que é o software desenvolvido pela Nomus a fim de atender os desafios em gestão das indústrias brasileiras. Assista uma demonstração agora mesmo e confira.

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Engenheiro Mecânico Industrial formado na UERJ e especialista em implantação de sistemas de gestão Industrial na Nomus. Thiago já atuou em fábricas de diversos setores, como: Embarcações, perfuração submarina, metal-mecânica, materiais de escritório, alimentício, cosméticos e tubulação.



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