14 dicas para uma reunião produtiva para a implantação de um PPCP
Atualizado em 16/02/23 - Escrito por João Pimenta na(s) categoria(s): Gerenciamento da rotina / Gestão de projetos / Produção
A reunião é uma ferramenta de gestão muito eficiente que possui inúmeras aplicações. Essa característica genérica das reuniões, se não for utilizada de modo adequado, pode transformá-las em um problema.
Ao longo dos meus muitos projetos de implantação de sistemas de gestão informatizados, com ênfase no PPCP, percebi que um dos principais motivos de problemas é a forma com que as reuniões são conduzidas. Um projeto desta natureza conta com pessoas da indústria cliente e um ou mais consultores da empresa que está fornecendo o software de gestão.
Reuniões mal conduzidas, com as pessoas erradas, distraídas ou no momento errado diminuem muito a produtividade da própria reunião e do projeto como um todo. Uma reunião improdutiva, na prática, é igual a perder dinheiro, não só o dinheiro investido na consultoria, mas o tempo investido de toda equipe interna da indústria.
Por isso listei 14 dicas para uma reunião mais produtiva com base em experiências positivas e negativas com reuniões de implantação, tendo sido em algumas situações líder da reunião e em outras um participante.
1. Defina um moderador:
Ou líder, alguém que deve gerenciar a reunião e se preocupar continuamente com o andamento da reunião em si.
O líder deve estar presente em todas as reuniões e entender, mesmo que genericamente, de tudo que é conversado durante a reunião.
Essa pessoa vai conseguir ter uma visão geral do projeto, saber se o cronograma está sendo seguido, quais são os próximos passos e quais as principais pendências.
2. Defina a pauta da reunião e seus integrantes:
Para que uma reunião seja produtiva, cada integrante da reunião deve saber exatamente o motivo de estar lá, sem surpresas.
Defina os integrantes da reunião de acordo com a pauta definida, procure quem é indispensável para reunião, não desperdice o tempo de ninguém.
Por exemplo, uma reunião de 2 horas com 3 pessoas que não deveriam estar presentes além de tirar o foco, representa na prática o desperdício de 6 horas de trabalho.
3. Controle o tempo de reunião
Esse é um dos maiores desafios na condução de uma reunião. Para minimizá-lo, estime os tempos para tratar de cada assunto e a duração total da reunião.
Caso um assunto se mostre mais longo do que o previsto, você pode ter certeza de que nem todas as questões serão resolvidas na reunião. É importante que o moderador tenha autoridade para cortar este assunto, passar para o próximo e delegar deveres de casa.
Deixe claro para todo o grupo o tempo esperado da reunião para que todos se preocupem com este importante fator.
4. Defina o local ideal
Procure um ambiente agradável, confortável, com pouco ruído, próximo de banheiros e com acesso a água e biscoitos. De preferência, o local da reunião deve ser diferente do local de trabalho do dia a dia.
Se alguém for até a sua mesa te procurar e você estiver em reunião ali, as chances de a reunião ser interrompida são muito maiores do que se você estiver em uma sala reservada. Uma reunião com interrupções pode levar mais que o dobro do tempo para ser concluída, além de levar a perda do raciocínio dos participantes – o famoso “onde é que a gente estava antes da interrupção?” – e as chances de todos os participantes voltarem a um ponto diferente ou até mesmo se esquecerem do que estava sendo tratado é enorme.
5. Reserve sua agenda para evitar interrupções
Adiante suas rotinas ou delegue suas funções a outras pessoas. Pode parecer difícil, mas se você tiver planejado reservar o tempo da reunião somente para esta finalidade, irá aumentar muito a produtividade.
Se possível, deixe seu celular com uma secretária para ela anotar todos os recados. Avise que situações ela poderá interromper a reunião e quais ela não deve. Com isso, é possível evitar atender telefones durante a reunião. Mantenha o foco.
6. Busque a democracia, mas não perca o foco
Motive os integrantes a interagir para facilitar a comunicação e propiciar a tomada de decisão em grupo. Uma decisão consensual é sempre melhor aceita e mais fácil de ser implementada.
Entretanto, caso você perceba que os participantes têm posições muito divergentes e firmes, não perca o foco. Avalie se é possível fazer uma votação ou se a opinião de determinada pessoa deve ter maior peso e siga em frente.
7. Prepare-se e faça o dever de casa antes da reunião
Revise os assuntos da pauta antes da reunião. Caso tenha tido tarefas atribuídas a você na reunião anterior, certifique-se que elas foram realizadas ou leve para a reunião uma lista com a situação em que cada tarefa está.
Pense nos problemas relacionados na pauta antes da reunião e reflita sobre suas possíveis soluções. Com isso, você irá se preparar para a reunião e mostrar domínio dos temas, facilitando seu bom andamento.
8. Tenha bom senso nos comentários
Você já ouviu o ditado “era melhor ter ficado calado do que falar isso”? Comentários colocados fora de hora ou que não dizem respeito à pauta são dispensáveis caso você queira reuniões produtivas.
Busque contribuir em uma reunião com bom senso, tenha critérios antes de se colocar e faça comentários pertinentes aos assuntos tratados. É importante saber ficar em silêncio e deixar assuntos individuas para depois.
9. Não deixe de discordar
Manifeste-se com o que não concordar, mas saiba escutar boas ideias. Você não pode perder a oportunidade de colocar sua opinião quando perceber que algo está errado.
Não sinta insegurança de opinar diferente de outras pessoas, pois um ponto de vista diferente muitas vezes pode representar a solução de um problema.
10. Evite conversas paralelas
Em uma reunião com mais de 3 pessoas, uma das piores experiências é uma conversa paralela entre alguns dos participantes. Quem estiver de fora da conversa fica com a sensação de que algo está sendo escondido. Caso queira comentar um assunto em particular com um ou mais participantes, anote sua ideia em um caderno e faça isso em outro momento após o término da reunião.
Preste atenção no que os outros falam, evite conversas paralelas. Se tiver uma sugestão ou quiser a palavra, levante a mão, aguarde a sua vez e fale para todos.
11. Evite divagações
Apesar de muitas vezes falar sobre assuntos não pertinentes seja importante para quebrar o gelo no início da reunião, eu recomendo que você deva evitar este comportamento. Busque objetividade e foque no assunto tratado.
Para não correr o risco de ser cansativo, seja breve nos comentários.
12. Documente a reunião
Defina um responsável por anotar e documentar os assuntos tratados, decisões tomadas, datas definidas para resolução, responsáveis etc. Encaminhe esse documento para todos os participantes e peça confirmação do recebimento e o aceite da ata documentada.
Uma reunião sem documentação pode representar trabalho jogado fora, pois os assuntos podem cair no esquecimento e o trabalho não ter sequencia. Fazendo novamente a conta do tempo de reunião multiplicado pelo número de participantes, em um exemplo de uma reunião de 3 horas com 4 pessoas representa 12 horas de dedicação. Se você não documentá-la, poderá ter jogado no lixo 12 horas de trabalho.
13. Defina quando será a próxima reunião
Definidas as pendências, os responsáveis por resolvê-las e as datas para resolução, agende uma reunião para apresentação dos resultados. Idealmente você deve dar um intervalo suficiente para que sejam realizados todos os deveres de casa entre uma reunião e outra.
Não é produtivo sua indústria durante um projeto de implantação de um software de gestão com PPCP marcar reuniões em um intervalo menor do que o tempo necessário para a realização das tarefas. Por exemplo, após uma reunião é definido que o time de engenharia precisará fazer os cadastros das listas de materiais. Caso esta tarefa somada às demais atividades do dia a dia precise de duas semanas para ser concluída, você não deve agendar a próxima reunião para um período menor do que 14 dias.
14. Planeje a reunião em detalhes
Cada reunião representa uma grande oportunidade de impulsionar o projeto. Para propiciar uma reunião agradável, é importante que você dedique certo tempo para o planejamento da pauta e não se atrase.
Muitas vezes os participantes do projeto consideram somente o tempo de reunião como tempo do projeto, mas se esquecem de que o tempo dedicado ao planejamento do projeto aumenta muito a qualidade das reuniões e o avanço do projeto na direção certa. Pensando nisso, para facilitar o planejamento da reunião, recomendo uma estrutura enxuta para a reunião.
Estrutura simplificada de uma reunião:
- Abertura – alinhamento de objetivos e pauta da reunião
- Revisão da última reunião – resultados e pendências não resolvidas
- Assuntos em pauta – o fluxo abaixo deve se repetir para cada um dos itens da pauta
- Discussão do assunto
- Responsável pela resolução
- Prazo para resolução
- Documentação da reunião
- Data para próxima reunião
Sua indústria está preparada para atingir a excelência na gestão da produção?
Apresentei até aqui algumas sugestões para otimizar as reuniões e criar casos de sucesso na implantação de um sistema de gestão com PPCP. Caso você esteja considerando implantar um software para apoiar a sua indústria a atingir a excelência na gestão da produção, recomendo que leia este post antes de cada reunião do projeto de implantação e que antes de escolher o software para a sua indústria, assista a esta demonstração do Nomus PCP.
Tenho certeza que escolhendo o fornecedor mais adequado para atender à demandas da sua indústria e seguindo as dicas para uma reunião mais produtiva, seu projeto terá muito mais chances de ser um sucesso.
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