14 dicas para uma reunião produtiva para a implantação de um PPCP

Atualizado em 12/12/19 - Escrito por João Pimenta na(s) categoria(s): Gerenciamento da rotina / Gestão de projetos / Produção

Gestão de processos

A reunião é uma ferramenta de gestão muito eficiente que possui inúmeras aplicações. Essa característica genérica das reuniões, se não for utilizada de modo adequado, pode transformá-las em um problema.

Ao longo dos meus muitos projetos de implantação de sistemas de gestão informatizados, com ênfase no PPCP, percebi que um dos principais motivos de problemas é a forma com que as reuniões são conduzidas. Um projeto desta natureza conta com pessoas da indústria cliente e um ou mais consultores da empresa que está fornecendo o software de gestão.

Reuniões mal conduzidas, com as pessoas erradas, distraídas ou no momento errado diminuem muito a produtividade da própria reunião e do projeto como um todo. Uma reunião improdutiva, na prática, é igual a perder dinheiro, não só o dinheiro investido na consultoria, mas o tempo investido de toda equipe interna da indústria.

Por isso listei 14 dicas para uma reunião mais produtiva com base em experiências positivas e negativas com reuniões de implantação, tendo sido em algumas situações líder da reunião e em outras um participante.

1. Defina um moderador:

Ou líder, alguém que deve gerenciar a reunião e se preocupar continuamente com o andamento da reunião em si.

O líder deve estar presente em todas as reuniões e entender, mesmo que genericamente, de tudo que é conversado durante a reunião.

Essa pessoa vai conseguir ter uma visão geral do projeto, saber se o cronograma está sendo seguido, quais são os próximos passos e quais as principais pendências.

2. Defina a pauta da reunião e seus integrantes:

Para que uma reunião seja produtiva, cada integrante da reunião deve saber exatamente o motivo de estar lá, sem surpresas.

Defina os integrantes da reunião de acordo com a pauta definida, procure quem é indispensável para reunião, não desperdice o tempo de ninguém.

Por exemplo, uma reunião de 2 horas com 3 pessoas que não deveriam estar presentes além de tirar o foco, representa na prática o desperdício de 6 horas de trabalho.

3. Controle o tempo de reunião

Esse é um dos maiores desafios na condução de uma reunião. Para minimizá-lo, estime os tempos para tratar de cada assunto e a duração total da reunião.

Caso um assunto se mostre mais longo do que o previsto, você pode ter certeza de que nem todas as questões serão resolvidas na reunião. É importante que o moderador tenha autoridade para cortar este assunto, passar para o próximo e delegar deveres de casa.

Deixe claro para todo o grupo o tempo esperado da reunião para que todos se preocupem com este importante fator.

4. Defina o local ideal

Procure um ambiente agradável, confortável, com pouco ruído, próximo de banheiros e com acesso a água e biscoitos. De preferência, o local da reunião deve ser diferente do local de trabalho do dia a dia.

Se alguém for até a sua mesa te procurar e você estiver em reunião ali, as chances de a reunião ser interrompida são muito maiores do que se você estiver em uma sala reservada. Uma reunião com interrupções pode levar mais que o dobro do tempo para ser concluída, além de levar a perda do raciocínio dos participantes – o famoso “onde é que a gente estava antes da interrupção?” – e as chances de todos os participantes voltarem a um ponto diferente ou até mesmo se esquecerem do que estava sendo tratado é enorme.

5. Reserve sua agenda para evitar interrupções

Adiante suas rotinas ou delegue suas funções a outras pessoas. Pode parecer difícil, mas se você tiver planejado reservar o tempo da reunião somente para esta finalidade, irá aumentar muito a produtividade.

Se possível, deixe seu celular com uma secretária para ela anotar todos os recados. Avise que situações ela poderá interromper a reunião e quais ela não deve. Com isso, é possível evitar atender telefones durante a reunião. Mantenha o foco.

6. Busque a democracia, mas não perca o foco

Motive os integrantes a interagir para facilitar a comunicação e propiciar a tomada de decisão em grupo. Uma decisão consensual é sempre melhor aceita e mais fácil de ser implementada.

Entretanto, caso você perceba que os participantes têm posições muito divergentes e firmes, não perca o foco. Avalie se é possível fazer uma votação ou se a opinião de determinada pessoa deve ter maior peso e siga em frente.

7. Prepare-se e faça o dever de casa antes da reunião

Revise os assuntos da pauta antes da reunião. Caso tenha tido tarefas atribuídas a você na reunião anterior, certifique-se que elas foram realizadas ou leve para a reunião uma lista com a situação em que cada tarefa está.

Pense nos problemas relacionados na pauta antes da reunião e reflita sobre suas possíveis soluções. Com isso, você irá se preparar para a reunião e mostrar domínio dos temas, facilitando seu bom andamento.

8. Tenha bom senso nos comentários

Você já ouviu o ditado “era melhor ter ficado calado do que falar isso”? Comentários colocados fora de hora ou que não dizem respeito à pauta são dispensáveis caso você queira reuniões produtivas.

Busque contribuir em uma reunião com bom senso, tenha critérios antes de se colocar e faça comentários pertinentes aos assuntos tratados.  É importante saber ficar em silêncio e deixar assuntos individuas para depois.

9. Não deixe de discordar

Manifeste-se com o que não concordar, mas saiba escutar boas ideias. Você não pode perder a oportunidade de colocar sua opinião quando perceber que algo está errado.

Não sinta insegurança de opinar diferente de outras pessoas, pois um ponto de vista diferente muitas vezes pode representar a solução de um problema.

10. Evite conversas paralelas

Em uma reunião com mais de 3 pessoas, uma das piores experiências é uma conversa paralela entre alguns dos participantes. Quem estiver de fora da conversa fica com a sensação de que algo está sendo escondido. Caso queira comentar um assunto em particular com um ou mais participantes, anote sua ideia em um caderno e faça isso em outro momento após o término da reunião.

Preste atenção no que os outros falam, evite conversas paralelas. Se tiver uma sugestão ou quiser a palavra, levante a mão, aguarde a sua vez e fale para todos.

11. Evite divagações

Apesar de muitas vezes falar sobre assuntos não pertinentes seja importante para quebrar o gelo no início da reunião, eu recomendo que você deva evitar este comportamento. Busque objetividade e foque no assunto tratado.

Para não correr o risco de ser cansativo, seja breve nos comentários.

12. Documente a reunião

Defina um responsável por anotar e documentar os assuntos tratados, decisões tomadas, datas definidas para resolução, responsáveis etc. Encaminhe esse documento para todos os participantes e peça confirmação do recebimento e o aceite da ata documentada.

Uma reunião sem documentação pode representar trabalho jogado fora, pois os assuntos podem cair no esquecimento e o trabalho não ter sequencia. Fazendo novamente a conta do tempo de reunião multiplicado pelo número de participantes, em um exemplo de uma reunião de 3 horas com 4 pessoas representa 12 horas de dedicação. Se você não documentá-la, poderá ter jogado no lixo 12 horas de trabalho.

13. Defina quando será a próxima reunião

Definidas as pendências, os responsáveis por resolvê-las e as datas para resolução, agende uma reunião para apresentação dos resultados. Idealmente você deve dar um intervalo suficiente para que sejam realizados todos os deveres de casa entre uma reunião e outra.

Não é produtivo sua indústria durante um projeto de implantação de um software de gestão com PPCP marcar reuniões em um intervalo menor do que o tempo necessário para a realização das tarefas. Por exemplo, após uma reunião é definido que o time de engenharia precisará fazer os cadastros das listas de materiais. Caso esta tarefa somada às demais atividades do dia a dia precise de duas semanas para ser concluída, você não deve agendar a próxima reunião para um período menor do que 14 dias.

14. Planeje a reunião em detalhes

Cada reunião representa uma grande oportunidade de impulsionar o projeto.  Para propiciar uma reunião agradável, é importante que você dedique certo tempo para o planejamento da pauta e não se atrase.

Muitas vezes os participantes do projeto consideram somente o tempo de reunião como tempo do projeto, mas se esquecem de que o tempo dedicado ao planejamento do projeto aumenta muito a qualidade das reuniões e o avanço do projeto na direção certa. Pensando nisso, para facilitar o planejamento da reunião, recomendo uma estrutura enxuta para a reunião.

Estrutura simplificada de uma reunião:

  1. Abertura – alinhamento de objetivos e pauta da reunião
  2. Revisão da última reunião – resultados e pendências não resolvidas
  3. Assuntos em pauta – o fluxo abaixo deve se repetir para cada um dos itens da pauta
    1. Discussão do assunto
    2. Responsável pela resolução
    3. Prazo para resolução
  4. Documentação da reunião
  5. Data para próxima reunião

Sua indústria está preparada para atingir a excelência na gestão da produção?

Apresentei até aqui algumas sugestões para otimizar as reuniões e criar casos de sucesso na implantação de um sistema de gestão com PPCP. Caso você esteja considerando implantar um software para apoiar a sua indústria a atingir a excelência na gestão da produção, recomendo que leia este post antes de cada reunião do projeto de implantação e que antes de escolher o software para a sua indústria, assista a esta demonstração do Nomus PCP.

Tenho certeza que escolhendo o fornecedor mais adequado para atender à demandas da sua indústria e seguindo as dicas para uma reunião mais produtiva, seu projeto terá muito mais chances de ser um sucesso.

Nomus ERP Industrial

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Engenheiro de Produção pela UERJ, trabalhou em diversos projetos de consultoria com a Coppe da UFRJ e participa de projetos de implantação do Nomus PCP desde 2011.


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