Gestão online: como funciona, quais as vantagens e como colocar em prática

Atualizado em 29/04/20 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização

Software ERP Para controle da producao

A gestão online de uma empresa é quando os gestores conseguem acompanhar o andamento dos processos e podem tomar decisões pela internet, da onde estiverem.

Os sistemas de gestão online estão ficando cada vez mais presentes na realidade das indústrias brasileiras.

Isso porque o acesso a rede tem ficado cada vez melhor no território nacional e o avanço tecnológico diminuiu o preço de computadores, celulares e servidores.

No momento em que escrevo esse artigo, estamos passando pela quarentena do Coronavírus Covid-19 e isso obrigou muitas empresas a adotarem o sistema de home office (dicas para home office).

As indústrias que já possuem um sistema de gestão online com certeza saíram na frente, como foi o caso da Engematex.

Com isso a importância do conhecimento sobre gestão online está ainda mais em evidência. Nesse artigo vamos listar como funciona um sistema desse tipo, quais são suas vantagens e como colocar em prática na sua empresa.

Vamos lá:

Como funciona

Como falei anteriormente, a gestão online funciona de forma conectada na internet e os gestores podem acompanhar o progresso da empresa a qualquer momento.

Primeiro é necessário um servidor principal, onde ficarão salvos os dados da empresa e manterá o sistema funcionando nos horários que a empresa desejar (normalmente 24hrs).

Depois os colaboradores que precisam estar presentes na indústria, irão reportar suas atividades no sistema de gestão online conforme vão realizando as tarefas.

Já os gestores podem acessar esse sistema diretamente na fábrica ou em qualquer outro local que possua um acesso a internet, como um celular 4G ou um notebook/tablet com acesso wifi.

A partir daí os gestores podem acompanhar o andamento do trabalho, adicionar ou remover pedidos, além de tomar decisões como aprovar orçamentos, assinar documentos e etc.

Algumas dicas de gestão online

Mais na frente do artigo iremos ver como implantar um sistema desses na sua indústria, mas já gostaria de deixar algumas dicas para você não acabar caindo em uma furada:

  • Utilize um sistema confiável, com profissionais por trás dele e bons fornecedores. Isso porque todos os dados da sua empresa estarão nesse sistema e você não quer que esses dados sejam perdidos ou roubados;
  • Existem sistemas de gestão online que continuam funcionando na fábrica mesmo que a conexão caia;
  • Para ter mais segurança que a internet funcionará de forma ininterrupta na sua empresa, considere contratar dois pontos de internet de empresas diferentes. Assim se um cair, haverá o link backup

Benefícios da gestão online

Como você deve imaginar, a gestão online trás diversos benefícios para as empresas que adotam esse modelo.

Na verdade, esse provavelmente será o modelo único no futuro, já que o mundo está cada vez mais conectado e a tecnologia avança sem parar.

Então para ter uma ideia mais prática dos benefícios diretos proporcionados por um sistema de gestão online, irei listar os principais, confira:

Dados na nuvem com mais proteção

Uma das vantagens do sistema de gestão online é que os seus dados ficam salvos em um servidor na nuvem que possui backup em diversas máquinas diferentes.

Dessa forma, é praticamente impossível que os seus dados sejam perdidos devido a uma falha técnica de um computador ou por algum desastre no local de arquivamento, como um incêndio ou coisa similar.

Se você fizer a gestão em planilhas ou em folhas de papel, existe um risco enorme do computador que está salvando esses documentos pifar ou dos papeis serem perdidos.

Interface mais fácil e compatível com diversos dispositivos

Os sistemas de gestão online normalmente possuem uma interface muito amigável e de fácil utilização.

Isso é importante para acelerar o treinamento da sua equipe e assim garantir que todos os colaboradores estarão utilizando a ferramenta o quanto antes.

Além disso, essa interface é dinâmica e se adapta a qualquer aparelho que você estiver usando, como celular, tablet e notebook.

Caso você faça a gestão offline em planilhas, isso não seria possível e a sua equipe precisaria acessar um computador específico para trabalhar.

Agilidade nos processos e tomada de decisão

Com o gestores da sua empresa conectados ao sistema online, é possível acompanhar o progresso da produção em tempo real e assim acelerar a tomada de decisão.

Isso porque não é necessário esperar um diretor voltar de viagem ou um gestor chegar na empresa para assinar um documento ou autorizar uma compra.

Tudo é feito pela internet e em tempo real, conectado a uma base de dados única que unifica todos os setores da empresa no sistema ERP.

Controle financeiro em tempo real

Com o sistema de gestão online a sua empresa pode montar relatórios completos do fluxo financeiro da fábrica. Isso permite que os gestores acompanhem diversos pontos desse setor, como entradas e saídas.

É possível também controlar o comissionamento dos vendedores da sua equipe, identificar os clientes inadimplentes e assim realizar a cobrança online caso necessário.

Acompanhamento de metas

Através da gestão online, é possível acompanhar o progresso e o desempenho de cada colaborador e equipamento da empresa.

Dessa forma, é fácil determinar metas, premiações, ranks e assim colocar em prática a meritocracia.

O objetivo é criar uma competição saudável entre a equipe para motivá-los a entregarem o melhor resultado que conseguirem. É claro que serão recompensados por isso.

No Nomus ERP Industrial por exemplo, é possível acompanhar todos esses dados em painéis visuais e customizáveis no Dashboard.

Permite o home office caso haja necessidade

Como vimos durante a epidemia do Coronavírus, algumas vezes as empresas precisam designar pelo menos parte da equipe para o trabalho de forma remota.

Com um sistema de gestão online isso é possível, já que o mesmo sistema acessado dentro da fábrica pode ser acessado em outros dispositivos em qualquer lugar do mundo com acesso a internet.

Isso é importante por exemplo para permitir que diretores mais idosos possam trabalhar de home office enquanto aprovam pedidos e tomam decisões sem deixar que a empresa pare.

Outros benefícios

É claro que a lista não acaba por aqui e poderíamos nos esticar bastante. Meu objetivo foi apenas mostrar alguns dos principais benefícios, se não o artigo ficaria muito grande.

Existem ainda diversos outros benefícios mais práticos e específicos como:

  • Facilidade para gerar NF-es
  • Facilidade para gerar boletos
  • Agilidade para montar databooks
  • Acompanhamento do chão de fábrica a distância
  • Geração de pedidos de venda e compra
  • Entre outros

O importante é que a sua empresa está se mantendo atualizada e pode acompanhar a velocidade do mundo digital que está cobrando uma produtividade cada vez mais alta.

Como colocar a gestão online em prática

Agora chegou a hora de colocar em prática o sistema de gestão online na sua fábrica. Para isso você precisará seguir alguns passos:

  • 1- Escolher a ferramenta
  • 2- Se empenhar ao máximo na implantação

Para você entender melhor, irei detalhar cada passo:

1. Escolher a ferramenta de gestão online

O primeiro passo é escolher qual ferramenta de gestão online você irá implementar na sua empresa.

Existem diversas opções no mercado, mas essa não é uma decisão simples, como escolher um item em um supermercado.

É preciso determinar primeiro o que sua empresa precisa e então questionar os possíveis fornecedores se eles atendem essas necessidades.

Para ajudar, recomendo que leia esses artigos:

2. Se empenhar ao máximo na implantação

Depois de escolher o seu fornecedor, é preciso tirar a ideia do papel e aplicar de fato na sua empresa.

É justamente nessa etapa que alguns gestores acabam pecando e por isso seus investimentos acabam sendo desperdiçados.

Isso porque se você relaxar e esperar que a empresa fornecedora do sistema resolva tudo e coloque todo o seu pessoal para usar o sistema, as chances de dar errado são muito altas.

Ao invés disso, você precisa tomar a frente e participar ativamente da implantação do sistema de gestão online.

Ou seja, você precisa ser um líder e treinar a equipe para que a ferramenta se torne parte do dia a dia de todos.

Para isso, recomendo que leia:

Conte com a ajuda da Nomus

Para fechar, gostaria de deixar as portas abertas para ajudá-lo caso precise.

Aqui na Nomus já trabalhamos com o nosso sistema de gestão online desde 2005, quando esse assunto ainda era tabu em boa parte do mercado.

Além disso, nosso sistema Nomus ERP Industrial, foi projetado por engenheiros de produção com o objetivo de atender as demandas da indústria brasileira.

Para ver como a ferramenta funciona, assista uma demonstração e gere uma proposta em nossa página de preços.

Nomus ERP Industrial

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Engenheiro Mecânico Industrial formado na UERJ e especialista em implantação de sistemas de gestão Industrial na Nomus. Thiago já atuou em fábricas de diversos setores, como: Embarcações, perfuração submarina, metal-mecânica, materiais de escritório, alimentício, cosméticos e tubulação.