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Databook: o que é, para que serve e como montar o seu

Atualizado em 5/02/24 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização

O assunto de hoje é o Databook. Vamos responder as perguntas mais comuns do tema. Confira:

O que é Databook?

Databook é um livro composto por diversos documentos que mostram o histórico de execução de um serviço, de uma obra ou da fabricação de um produto. Esses documentos podem seguir diversas normas diferentes e devem ser gerados durante a execução do trabalho.

No setor industrial, exemplos comuns do uso do databook são:

• Relatórios de inspeção
• Relatórios de ensaios destrutivos e não destrutivos (ED e END)
• Certificados de materiais e de capacidade de profissionais
• Cálculos estruturais

Para que serve um Databook?

O Databook reúne em um só lugar todos os documentos, em suas versões finais, do serviço prestado.

Muitas empresas, normalmente de grande porte, exigem um Databook do serviço, produto ou obra realizada para fechar negócio.

Então para que sua indústria possa atender esses clientes, é necessário criar o Databook de forma física ou digital, dependendo da exigência dos seus clientes.

Como montar um Databook?

De forma básica, sua equipe deve reunir todos os documentos do projeto, em suas versões finais, em um dossiê completo.

De forma técnica, não há uma resposta definitiva, já que cada empresa pode exigir formatos diferentes para a entrega e organização do Databook.

Não há uma norma oficial ou regulamentação do Databook, os textos sobre o assunto também são escassos e isso gera bastante dificuldade para os profissionais que acabam recebendo essa tarefa.

O ideal é entender com o seu cliente exatamente o que é necessário no dossiê e quais são os detalhes da montagem do Databook.

Além disso, é muito importante utilizar uma ferramenta para auxiliar a montagem do Databook. Por exemplo, o Nomus ERP Industrial possui um módulo inteiro dedicado a montagem de Databooks de forma segura e personalizável.

Veja também quais são os módulos de um ERP.

Cuidados para você tomar ao montar seu Databook

Escrevi um artigo com 11 problemas comuns ao criar um Databook e vou listar aqui essas principais dificuldades que você pode encontrar, confira:

• Ausência de informações sobre requisitos de documentação do Databook
  • Ao fechar negócios que envolvam o desenvolvimento de databooks, um dos passos mais importantes é definir todas as informações e exigências de documentação. Para isso, crie procedimentos capazes de coibir a falta de informações sobre os requisitos do projeto.
• Dificuldades de priorização e cumprimento de prazos
  • Para ter um instrumento capaz de solucionar imprevistos que possam atrasar a data da venda e criar uma má impressão com os clientes, o ideal é preparar o Databook com antecedência.
• Falta de assinatura do inspetor
  • Você já se deparou com um documento de inspeção sem assinatura? Nossos amigos que trabalham com inspeção por ensaios não destrutivos (ENDs) sabem que um documento sem a assinatura de um inspetor qualificado não tem nenhuma serventia. E isso, por incrível que pareça, é bem comum de acontecer. Por isso, mais do que saber o que é um Databook é preciso qualificá-lo.
• Inexistência de conhecimento e metodologia de trabalho adequados para gestão de Databooks
  • Investindo no conhecimento desta área, como cursos, e utilizando novas tecnologias para melhorar o processo de confecção do Databook, este documento pode se tornar o cartão de visita da companhia para o fechamento de novos negócios de sucesso.
• Não armazenamento de seus Databooks com segurança
  • Muitas empresas exigem um tempo mínimo para que o Databook seja mantido no arquivo morto. Se, atualmente, você não tem um armazenamento físico e/ou digital, é uma boa hora de investir nesse assunto, pois imprevistos acontecem e sempre é melhor estar resguardado.
• Falta de conferência das imagens com os documentos do Databook
  • A digitalização é imprescindível no processo de entendimento sobre o que é um Databook, como mostrei junto ao armazenamento do documento físico. No entanto, uma falha comum às empresas que o adotam é a falha na conferência das imagens quando o documento é passado para a versão digital.
• Não digitalização de todos os documentos recebidos para o Databook
  • Todos os documentos importantes e que tenham, de alguma forma, ligações com os projetos devem ser digitalizados. Sim, um erro primário por não entender o que é um Databook é justamente a ação de só registrar aquilo que você considera importante ao criá-lo. Lembre-se: toda a equipe fará uso do registro em seus processos, então ele precisa ser o mais completo possível.
• Ausência de um Databook facilmente acessível
  • Um Databook deve ser projetado para a utilização por vários profissionais, desde os analistas até os gerentes de negócio, por exemplo. Ou seja: ele precisa ser de fácil acesso, para que todos possam realizar as consultas das quais necessitam.
• Formatação inadequada para uma navegação prática no Databook
  • É essencial contar com um software único, pois ele permitirá uma navegação rápida. Além disso, o usuário é alertado sobre alterações no banco de dados e pode ajustar os projetos de maneira automática, o que reflete nos desenvolvimentos dentro do banco de dados. A conexão com a internet basta para fazer as alterações necessárias.
• Carência de um formato flexível para diferentes tipos de dispositivos
  • Um problema comum a alguns Databooks é que eles não apresentam um formato flexível para os diferentes dispositivos móveis que temos na atualidade. Essa inconformidade atrasa o trabalho e pode, até mesmo, prejudicar sua qualidade.
• Inexistência de um software para auxiliar na organização e na montagem do Databook
  • Ao criar um Databook, um erro básico de sua criação é não adotar um software especializado, algo fundamental nos dias de hoje, não é mesmo? A elaboração do documento já é uma atividade complexa e um requisito em diversos tipos de contratos do mercado.

Exemplo de Databook

Abaixo você pode ver uma imagem de um exemplo de Databook montado:

Benefícios de um software de Databook

Como falei anteriormente, o Nomus ERP Industrial possui um módulo completo para a elaboração de Databooks. Abaixo vou listar as principais vantagens em utilizar a ferramenta, confira:

• Aumente a satisfação de seus clientes garantindo a entrega de todos os documentos exigidos no databook.
• Evite atrasos na elaboração do databook que podem comprometer o faturamento e prejudicar seu fluxo de caixa.
• Evite falhas no preenchimento de documentos do databook.
• Agilize a elaboração de databooks e aumente a produtividade da sua equipe de Controle da Qualidade.
• Acabe com o extravio de documentos.
• Reduza custos e burocracia com a impressão de documentos utilizando assinatura digital.

Definição de requisitos de documentação do databook

Defina os templates de databook, especificando as seções do databook, requisitos de documentação de cada seção e layouts de capa e seções.

Geração de databooks em formato eletrônico

Crie databooks no sistema para todos os seus pedidos de venda.

Integração com documentos gerados em formato eletrônico

Gere documentos como relatórios de ensaios não destrutivos, relatórios de inspeção, relatórios de partícula magnética, entre outros, preenchendo formulários personalizados dentro do próprio software e com assinatura digital.

Digitalize documentos recebidos de terceiros

Digitalize documentos recebidos de terceiros como certificados de matérias primas e anexe no sistema.

Integração com ordens de produção

Vincule ao databook todos os documentos das ordens de produção com muita facilidade e agilidade.

Gere o relatório pdf completo de seus databooks

Gere o databook diretamente pelo software com um único clique. Ao gerar o databook, o software junta todos os documentos exigidos pelo contrato e gera um único arquivo pdf, que contém toda documentação do pedido de venda organizada de acordo com as exigências do cliente.

Veja também: Software para qualidade: como escolher o melhor para sua empresa

Entenda como funciona um software para databook na prática

Convido você a assistir uma demonstração do Nomus ERP Industrial e assim ver na prática como funciona a ferramenta para gestão industrial capaz de gerar Databooks para sua fábrica.

Fique a vontade para entrar em contato caso tenha alguma dúvida ou sugestão.