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Gestão de processos: o que é, como funciona e como aplicar

Atualizado em 15/06/23 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização

A gestão de processos é uma prática de gerenciamento na qual a empresa organiza seu fluxo de trabalho em processos ponta a ponta, garantindo uma operação padronizada e de alto desempenho.

Vivemos em um mundo cada vez mais competitivo e, para se destacar, as empresas precisam melhorar cada vez mais enquanto garantem um bom padrão de qualidade.

Se a empresa não tiver processos a operação fica comprometida, já que não há um padrão de qualidade e pouca perspectiva de melhoria. Não é possível esperar um padrão de qualidade se cada profissional da sua empresa fizer as coisas da maneira que preferir.

Por isso, cada vez mais as empresas tem procurado aplicar a gestão de processos para padronizar e melhorar suas operações. No artigo de hoje vamos entender como isso funciona e como aplicar esse método da sua empresa. Confira:

O que é a gestão de processos

Como falei anteriormente, a gestão de processos é uma forma de gerenciamento onde a empresa controla a sua operação através de processos. Com isso é possível obter uma visão mais objetiva do funcionamento do negócio, o que facilita a implementação de projetos de melhoria e a tomada de decisão.

Essa forma de gestão serve para padronizar os processos da empresa, identificar pontos de melhoria e fazer com que as diferentes áreas da empresa funcionem em sinergia para alcançar as metas gerais do negócio.

Benefícios da gestão de processos

Ao aplicar uma boa gestão de processos a empresa pode alcançar diversos benefícios diretos e indiretos, como por exemplo:

Diretos:

Fornece uma visão muito mais detalhada do funcionamento da empresa;
Define padrões de processos para todas as áreas;
Facilita o treinamento de novos funcionários que podem seguir padrões bem estabelecidos;
Facilita a automatização de processos;
Identifica gargalos e oportunidades de melhoria;
Reduz a chance de perdas de materiais e produtos;
Reduz a chance de acidentes de trabalho;
Facilita a medição de desempenho.

Indiretos:

Redução de custos;
Aumento da satisfação dos clientes;
Aumento da qualidade;
Aumento geral da produtividade.

Como pode ver, a gestão de processos é algo muito vantajoso para as empresas e por isso é uma tendência cada vez mais adotada por gestores.

Como funciona a gestão de processos

Agora vamos ver mais na prática como a gestão de processos funciona e quais são seus principais pilares de funcionamento.

A ideia geral

Cada processo deve ser gerenciado de maneira específica, observando as suas particularidades. A ideia é gerenciar desde a sua entrada na empresa até a sua saída.

A lógica do processo é similar ao SIPOC, como observado na imagem:

Então a gestão de processos vai além das operações isoladas e abrange a empresa como um todo, controlando várias áreas diferentes afim de alcançar os objetivos. Essa prática é conhecida como o controle pronta a ponta, sendo um dos principais conceitos da gestão de processos.

Pilar – Modelar e transformar

A modelagem serve como uma representação gráfica para planejar e aplicar uma transformação em um processo.

Para implementar a gestão de processos, a empresa precisa estar aberta a remodelar os fluxos de trabalho e processos da operação.

É preciso uma cultura flexível para que as mudanças sejam aplicadas de forma rápida e sem resistência dos colaboradores.

Existem alguns tipos diferentes de transformação de processos:

Melhorias (BPI): pequenas mudanças que melhoram um processo pronto, visando agregar mais valor a empresa e ao cliente;
Redesenho (BPO): nesta transformação há uma mudança na visão do processo, sendo assim é preciso olhá-lo ponta a ponta para redesenhá-lo considerando a interação entre as áreas da empresa;
Reengenharia (BPR): aqui a alteração é completa, sendo necessário um novo mapeamento dos processos.

Pilar – Mapear e documentar os processos

Os processos precisam ser mapeados e documentados em uma sequência lógica de atividades.

Esse mapeamento serve para identificar quais são as etapas que de fato entregam valor e quais podem ser reduzidas ou eliminadas.

Por fim a documentação garante que esse conhecimento não seja perdido com a saída de um funcionário e facilita a aplicação dos demais colaboradores da empresa.

Pilar – Padronizar

Com os processos mapeados é preciso padronizar a operação para assim garantir que os processos serão seguidos da forma planejada.

Essa padronização é fundamental para garantir a previsibilidade dos resultados e garantir a qualidade dos produtos da empresa.

Se cada pessoa realizar a atividade da forma que achar melhor, a empresa perde seus padrões e compromete a qualidade.

É possível aplicar essa padronização utilizando um checklist de atividades por exemplo, onde o operador deve seguir uma lista de tarefas para realizar o processo.

Como aplicar a gestão de processos na sua fábrica

Existem diversas formas de aplicar a gestão de processos em uma indústria. Para deixar o nosso artigo mais prático, irei sugerir uma estrutura de passos para sua equipe seguir:

1. Estudo e Planejamento

Para começar bem, é preciso conhecer a empresa e planejar.

O primeiro passo é conhecer a sua empresa. Identifique qual nível de maturidade da sua empresa na gestão de projetos e quais são as práticas que estão em vigor na empresa atualmente.

Mesmo empresas que possuem alguns processos estruturados podem encontrar pontos de melhoria. A ideia é fazer um diagnóstico rápido da operação.

Depois disso é preciso planejar como será o novo processo e qual sua relação com a estratégia da empresa. Ou seja, quais seus objetivos, atividades e como gera valor.

2. Modelagem e transformação

Neste ponto a sua equipe deve modelar os novos processos ou remodelar os processos já existentes. Aqui é possível usar técnicas como o AS-IS para visualizar o processo atualmente e a TO-BE para visualizar o processo no futuro.

Sua equipe deve fazer o desenho dos fluxos de trabalho e então realizar uma simulação para testar as novas rotinas. Dessa forma é possível validar se o planejado de fato funciona na prática e também é possível identificar como os colaboradores se adaptam as novas atividades.

Com os testes feitos e possíveis ajustes realizados, é possível realizar a execução dos novos processos.

Veja também: Como fazer o mapeamento de processos na sua indústria?

3. Monitoramento e melhorias

Agora sua equipe precisa monitorar os novos processos e assim identificar se ele de fato está atingindo os resultados esperado. Se o desempenho estiver baixo, é interessante que a empresa consiga identificar os problemas o quanto antes. É recomendado que a sua empresa utilize indicadores de desempenho para medir o resultado.

Por fim, com problemas e oportunidades de melhoria identificados, a sua equipe pode trabalhar em ciclos de melhoria contínua para garantir que os processos continuem melhorando cada vez mais.

Sistema para a gestão de processos

Na hora de padronizar e organizar os processos da sua empresa, é preciso utilizar um sistema de gestão ERP que integre as diferentes áreas da empresa.

Utilizando um sistema como o Nomus ERP Industrial é possível padronizar processos, integrar áreas e ainda acompanhar o desempenho de cada máquina e colaborador em indicadores de desempenho gráficos.

Para ver como funciona, assista uma demonstração do ERP Industrial e entenda como a ferramenta pode ajudar a sua fábrica a conquistar resultados ainda melhores.

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Agora que você já sabe como a gestão de processos funciona, recomendo que acompanhe a Nomus para ficar por dentro das melhores práticas do mundo da gestão industrial. Confira: