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Controle de documentos: o que é, como funciona e como aplicar na sua empresa

Atualizado em 11/08/22 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização

Controle de documentos é um conjunto de ações e processos para gerenciar toda a documentação de uma empresa, garantindo acessibilidade, integridade e segurança.

Um bom controle de documentos é capaz de ajudar desde a adequação a normas, como a ISO 9001, até aumentar a segurança, confiabilidade e a gestão de qualidade da empresa.

Pensando nisso montamos este artigo explicando um pouco mais sobre:

O que é o controle de documentos;
quais os principais benefícios;
como controlar os documentos na sua empresa de forma eficaz.

Então leia o texto até o final para transformar positivamente o controle de documentos na sua empresa e assim usufruir de todos os benefícios proporcionados por essa prática. Confira:

O que é o controle de documentos

Como falei anteriormente, o controle de documentos é o conjunto de atividades que uma empresa realiza para criar, armazenar e acessar os documentos do negócio.

Essa é uma prática fundamental em basicamente qualquer tipo de empresa, já que os documentos são comuns em todas elas. Entretanto, nas indústrias esse é um controle ainda mais essencial, já que os documentos podem ser extremamente importantes.

Quando uma fábrica não possui um bom controle de documentos, é comum ocorrer problemas como:

documentos preenchidos de forma errada;
documentos perdidos ou danificados;
falta de segurança para documentos sigilosos;
falta de padronização para classificar e armazenar documentos;
dificuldade para encontrar documentos;
falta de confiabilidade nos documentos.

Principais objetivos e benefícios do controle de documentos

Desta forma fica mais fácil explicar os principais objetivos do controle de documentos:

Gerar documentos corretos e confiáveis

O primeiro passo do bom controle de documentos é justamente a sua geração/criação.

Quando a empresa possui um sistema para controlar a documentação é possível começar certo desde o início, ou seja, gerando documentos de forma confiável e validada.

O próprio programa onde o documento é gerado bloqueia informações erradas, evitando falhas humanas, e garante que o documento é confiável.

Armazenar de forma segura

Com o documento criado é preciso armazená-lo de forma segura e fácil de acessar. Esse documento deve estar disponível sempre que a equipe precisar.

Utilizando um bom controle é possível armazenar os documentos de forma digital, onde ficarão livres de danos e desgastes. Além disso podem ser acessados quase instantaneamente pela sua equipe a qualquer momento.

Falando em acesso, é possível definir níveis de permissões para garantir que documentos sigilosos sejam acessados apenas por pessoas que tenham permissão para tal.

Padronização da documentação

Quando a empresa aplica as práticas do bom controle de documentos é possível estabelecer padrões para a documentação. Desta forma toda a equipe utiliza o mesmo padrão de documentos e assim conseguem poupar tempo na elaboração e leitura dos mesmos.

Atender normas e demandas de clientes

Outro objetivo importante do controle de documentos é tornar possível implantar normas de qualidade, como a ISO 9001, e também para atender pedidos de clientes, como Databooks.

O controle da documentação é fundamental para o controle da qualidade em uma empresa, além disso, para montar Databooks sem uma boa organização dos documentos a sua equipe perderá muito tempo e ainda estará bem suscetível a erros.

Consequências positivas do bom controle de documentos

Os objetivos acima trazem diversas consequências positivas para a empresa que implementa o bom controle de documentos. Para ter uma ideia mais prática, irei listar alguns dos principais benefícios, confira:

Economia de tempo para encontrar e acessar documentos;
economia de espaço físico e custos para manter os documentos armazenados;
economia para para movimentar e enviar documentos;
eliminação de perdas e extravios de documentos;
aumento da produtividade na hora de elaborar documentos.

Como aplicar o controle de documentos

Para controlar os documentos da sua fábrica de forma eficaz é preciso tomar alguns passos importantes. Pensando nisso irei listar quais são as etapas que você deve seguir para colocar o método em prática. Confira:

Determine uma padronização

Para começar, a sua empresa precisa de uma padronização na documentação, desde a criação até a organização.

Uma sugestão é separar os documentos por prioridade, sendo elas:

Documentos mais importantes: contratos, termos e outros documentos que contenham assinaturas devem ser armazenados de forma física e digital.
Documentos grandes e menos importantes: relatórios, pesquisas, estudos de mercado, cadastros em geral. Normalmente podem ser armazenados apenas digitalmente.
Documentos menos importantes: nesta categoria ficam os documentos menos importantes, que não precisam ser armazenados.

Como pode ver, apesar do avanço tecnológico, praticamente qualquer empresa ainda precisará armazenar documentos físicos. Sendo assim, garanta que isso será feito de forma organizada, segura e padronizada.

Adote um sistema para o controle de documentos

Nos dias atuais é fundamental que a sua empresa esteja digitalizada e que seja capaz de criar, armazenar e acessar documentos de forma ágil.

Além disso, caso a sua empresa precise administrar a documentação da qualidade dos produtos fabricados, é preciso contar com a ajuda de um sistema capaz de organizar esse processo.

Um sistema de controle de documentos é capaz de ajudar a sua empresa a:

Registrar e criar documentos no computador, tablets e celulares: documentos como relatórios de inspeção podem ser criados de forma digital e segura;
Assinar documentos de forma digital: sua equipe pode analisar e assinar documentos de forma digital, sem precisar estar na empresa ou deslocar documentos;
Determinar requisitos: o sistema pode exigir documentos por produto e/ou operação do roteiro e assim a sua equipe sabe exatamente quais são os documentos necessários para realizar o trabalho da forma correta;
Geração de PDF: o sistema pode gerar PDFs personalizados para atender os seus padrões e também para envio a clientes;
Manter backups: com um sistema também é possível criar backups da base de dados e assim garantir que os documentos não serão perdidos, mesmo em um eventual problema com a base.

Para aumentar a produtividade e a confiabilidade dos dados, o ideal é que o sistema para controlar os documentos faça parte ou seja integrado ao seu ERP. Dessa forma será possível puxar os dados automaticamente e ainda integrar os documentos com o resto da operação da empresa.

O Nomus ERP Industrial por exemplo é capaz de controlar toda a documentação da sua fábrica de forma totalmente integrada as demais áreas da empresa, como a produção, chão de fábrica, qualidade, Databook e expedição.

Portanto, se você ainda não tem um sistema para controlar a documentação ou não está satisfeito com o desempenho da sua solução atual, recomendo que assista uma demonstração da ferramenta e veja como funciona.