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BPO: o que é, como funciona, benefícios e dicas para aplicar

Atualizado em 4/05/23 - Escrito por Equipe Nomus na(s) categoria(s): Processos e Organização

O BPO – Business Process Outsourcing, ou Terceirização de Processos de Negócios, é o nome dado à prática de contratar uma empresa terceirizada para a prestação de serviços especializados em determinada área.

Com os impactos gerados pela transformação digital no cotidiano das empresas, os desafios existentes vão muito além da oferta de produtos e serviços.

Administrar a rotina das organizações é a grande missão das equipes gestoras. Quais as melhores tecnologias? Quais os melhores processos? Essas são apenas algumas das perguntas que deixam profissionais e líderes inquietos. Ainda bem que a tecnologia traz uma série de novas soluções facilitadoras

Nesse artigo, você irá entender por que o modelo BPO vem chamando a atenção das empresas e de que forma ele pode ajudar o seu negócio a se destacar e alcançar um novo patamar de produtividade.

O que é o BPO?

Primeiramente, é importante que você entenda o que é a prática do BPO e de que forma ele pode ser adequado a qualquer tipo de empresa, independente do ramo de atuação.

Como falei anteriormente, BPO é uma estratégia de gestão similar a terceirização onde a empresa contrata outra para cuidar de determinado setor do negócio, como RH, contabilidade, atendimento, infraestrutura etc.

As áreas transformadas pelo BPO geralmente são aquelas que compõem os serviços fundamentais para o fluxo de trabalho, porém, não são as mais importantes e não fazem parte do conhecido Core Business.

Ao contar com a expertise de uma empresa contratada, a organização passa a direcionar o foco em resolver aquilo que realmente é mais importante para o seu negócio, visando aprimorar os resultados e a satisfação do cliente.

O Business Process Outsourcing pode operar de forma local, com uma equipe dentro da organização para a prestação de serviços, inclusive com uma infraestrutura própria, ou então totalmente à distância, com tecnologias digitais.

Os serviços contratados estão geralmente relacionados a duas frentes de negócio, o Workflow, que possui foco na automação e otimização de processos e também o Business Process Management, para mensurar e monitorar os negócios.

Onde o BPO pode ser aplicado?

O BPO é geralmente mais utilizado em algumas áreas específicas. Listamos abaixo quais são elas e os respectivos padrões de aplicabilidade:

Recrutamento e treinamento: times de RH responsáveis pelo recrutamento de colaboradores e seus respectivos treinamentos;
Contabilidade: responsáveis pela auditoria dos processo e contas da organização;
Atendimento ao cliente: relacionamento com o cliente via atendimento de call center;
Apoio administrativo: gerenciamento de documentos e contratos que envolvam a organização;
Infraestrutura e softwares: um dos mais comuns, é claro, o apoio técnico com a infraestrutura de T.I;
Publicidade e marketing: divulgação dos produtos da empresa e conquista de novos clientes.

BPO: quais seus benefícios?

Na prática, são várias as vantagens de utilização do BPO observadas por todas as indústrias que usufruem do serviço. Veja algumas das principais:

Aumentar a produtividade

Com parceiros de excelência, o nível de produtividade tende a aumentar de forma rápida. Com foco na excelência dos serviços e o suporte de um parceiro, a produtividade passa a ser o primeiro dos benefícios.

Reduzir custos

A utilização do BPO impacta positivamente na redução de custos da empresa. Isso porque com o custo único pela prestação do serviço, o quadro operacional se torna mais enxuto e o foco totalmente direcionado ao verdadeiro objetivo.

Ter uma boa relação custo x benefício

Complementando o tópico anterior, o custo-benefício da prática do Business Process Management é notável. Afinal, o custeio da infraestrutura é reduzido, já que a equipe prestadora do serviço possui as próprias ferramentas.

Obter serviços de excelência

Uma das principais vantagens do BPO é a de contar com um time especializado para a realização das tarefas. São empresas renomadas por atuarem na especialidade requerida, o que traz excelência à nova rotina.

Focar no resultado

Com um quadro enxuto, o time interno pode focar no que realmente é mais importante para trazer a satisfação do cliente, enquanto o time de BPO estará se encarregando de administrar as tarefas paralelas.

BPO: pontos de atenção para contratar

Antes de contratar um serviço de BPO, é importante que o gestor tenha em mente alguns pontos que merecem uma atenção especial.

Treinamento: embora as empresas de BPO sejam grandes especialistas naquilo que fazem, elas ainda não conhecem o seu negócio de perto. Logo, um período de treinamento e adaptação se faz imprescindível.

Confiança: dados sigilosos podem passar pelas mãos dos contratados, então é fundamental atuar com equipes responsáveis e compromissadas com os resultados. Políticas de segurança da informação são bem-vindas sempre, inclusive nessa etapa.

Custos extras: atentar-se aos pontos contratuais é fundamental, pois custos extras podem surgir ao depender da atividade requisitada. Portanto, é importante ler todas as cláusulas para se preparar para os eventos previstos.

BPO x Terceirização

É muito comum pensar que o BPO e a terceirização são sinônimos. De fato, eles até possuem características em comum. O BPO, inclusive, herda elementos da terceirização, já comumente conhecida.

Mas existem elementos que os distinguem e eles são baseados em tecnologia operacional.

Enquanto a terceirização é destinada a processos rotineiros mais simples, o BPO aborda questões complexas que impactam os processos internos.

Embora não componham o core das indústrias, as tecnologias adotadas pelo BPO terão um reflexo no fluxo de tarefas da companhia, podendo ser as responsáveis diretas pela otimização das rotinas e até dos resultados.

É por isso que a cada dia mais empresas aderem a essa nova prática, formando parcerias sólidas e confiando na tecnologia para que possam alcançar novos patamares de resultados.

Mantenha-se atualizado com a inovação

É importante ressaltar que cada empresa possui as suas particularidades. Então, todas as demonstrações apresentadas não compõem um conjunto de regras, mas sim um escopo padrão de operação do BPO nas empresas.

A sua empresa possui uma realidade própria. Portanto, cabe a você encontrar quais são as áreas que mais podem ser beneficiadas com esse processo. O BPO pode, sim, ser um grande divisor de águas em sua empresa no caminho rumo ao sucesso.

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