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Como organizar os processos na sua indústria

Atualizado em 31/10/22 - Escrito por Adriana Mariano na(s) categoria(s): Processos e Organização

Toda empresa é composta por diversos processos, sejam eles produtivos, administrativos, jurídicos, financeiros, etc. Além disso, cada processo é único e possui objetivos, características e complexidades que devem ser observadas.

De qualquer maneira, para uma empresa alcançar todo seu potencial, é essencial não somente ter clareza sobre tais processos, mas também ordená-los da melhor forma possível a fim de agregar valor aos seus stakeholders.

Diante disso, o grande desafio da maioria das empresas é saber organizar todos os processos de maneira simples, rápida e eficaz. Por isso, separamos algumas dicas que podem te ajudar a organizar os processos da sua indústria.

Confira!

Qual é a importância de organizar os processos?

Em primeiro lugar, a organização de processos é essencial para o bom funcionamento do seu negócio, já que um ambiente organizado aumenta a sensação de bem estar, e consequentemente a produtividade dos colaboradores.

Suponha que um cliente solicite um grande pedido para sua fábrica por e-mail. No entanto, além da empresa demorar duas semanas para dar um retorno, o contrato é enviado com o valor errado.

Ao perceber o erro, o cliente entra em contato com a empresa novamente e solicita o ajuste do contrato. E mais uma vez, há um atraso no envio do contrato, que faz com que o cliente fique insatisfeito e acabe desistindo da compra.

Esse problema poderia ser evitado, se a empresa tivesse organizado seus processos de forma mais simples e com foco no cliente. Por isso, é muito importante que todos os processos da empresa sejam bem definidos a fim de evitar erros e retrabalhos desnecessários.

Além disso, é importante frisar que para ter processos organizados, não é preciso burocratizar ou mesmo engessar a rotina. Pelo contrário, quanto mais simples e objetivos forem os processos, será muito mais fácil e ágil executá-los.

Quais benefícios da organização de processos?

Dessa forma, ao organizar os processos da sua indústria é possível obter diversos benefícios, dos quais podemos citar:

Agilidade e facilidade de execução de tarefas;
Identificação e eliminação de gargalos no fluxo produtivo;
Aumento da produtividade;
Reduz erros e retrabalhos;
Aumento da satisfação do cliente;
Assertividade na tomada de decisão;
Aumento dos lucros.

Como organizar os processos?

Tenha clareza sobre todos os processos

O primeiro passo para você se organizar, é conhecer todos os processos que fazem parte do seu negócio. Para isso, faça um mapeamento de processos para ter um panorama geral da empresa.

Dessa forma, será possível tanto definir o objetivo de cada processo quanto identificar e eliminar gargalos. Assim, deve-se estabelecer a sequência das atividades de forma a otimizar o tempo de execução do mesmo.

Caso a empresa tenha muitos processos, comece por aqueles que agreguem mais valor a empresa e seus clientes, mas não esqueça de prosseguir com os outros processos. Afinal, eles também são importantes e devem ser organizados.

Padronize e priorize as atividades

Após realizar o mapeamento atual, o próximo passo é analisar quais atividades são essenciais para aquele processo. Para isso, busque identificar as tarefas que podem ser automatizadas ou até mesmo eliminadas para tornar o fluxo de atividades o mais fluido possível.

Além disso, procure padronizar os processos para ganhar mais rapidez e eficiência no dia a dia. Assim, com a remodelagem dos processos é possível aumentar a produtividade do seu time.

Melhore a comunicação interna

A comunicação entre as partes envolvidas no processo é fundamental para o sucesso de uma empresa. Por isso, ao organizar os processos procure facilitar tanto a comunicação interna quanto a externa.

Para que isso ocorra, é necessário que a equipe esteja alinhada e familiarizada com os processos. Então, busque envolver a equipe durante todo processo de modelagem, peça sugestões e seja transparente quanto aos objetivos desse projeto. Assim, com o apoio da equipe será muito mais fácil organizar os processos da empresa.

Veja também: As ferramentas de produção mais importantes para a gestão de uma indústria

Use um sistema de gestão para organizar os processos

Com os processos definidos e a equipe alinhada, o último passo é ter um ambiente onde as informações possam ser compartilhadas de forma rápida e eficiente. Para isso, use um sistema de gestão que ajude não somente a ter todas as informações em um só lugar, mas também minimize perdas e erros.

Por fim, é importante ressaltar que as ferramentas de gestão utilizadas não precisam ser complexas, mas é imprescindível que sejam funcionais.

Agora que você já sabe que a organização de processos é fundamental para atender melhor os clientes e alavancar seu negócio, junte sua equipe e comece a colocar em prática as dicas deste artigo.

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