Tipos de cobrança: conheça os 6 principais para evitar a inadimplência dos seus clientes
Atualizado em 16/05/23 - Escrito por Beatriz Goulart na(s) categoria(s): Custos e Finanças
A inadimplência sempre foi o pesadelo de todo negócio, porque, além de comprometer a sua saúde financeira, ela desativa o cliente – que pode ser tanto uma empresa quanto uma pessoa física, reduzindo, portanto, a lucratividade da empresa.
O momento da cobrança é bastante delicado e pode se tornar o calcanhar de aquiles da corporação se o método não encontrar ressonância no cliente, o que trará risco de um resultado diferente do programado e, dependendo do índice da inadimplência, poderá afetar a eficácia, e, até, a continuidade do negócio.
Logo, implementar, investir ou atualizar os meios e estratégias de cobrança para utilizar a abordagem correta do cliente, é algo que de nenhuma forma se deve dispensar.
Atualmente a tecnologia tem sido a grande parceira nesta hora.
As ferramentas disponíveis aumentam as opções de contato e aproximação com o cliente, humanizando a relação, o que facilitará a negociação do débito e a reativação do cliente, deixando de fora deste processo as vias legais – o que também significa redução de custos.
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Este artigo vai te mostrar os 6 principais tipos de cobrança a serem efetuados de forma cuidadosa, oferecendo as melhores alternativas para a quitação, sem violar os direitos pessoais do cliente.
Critérios de cobrança importam
As diversas variáveis mundiais afetam significativamente o setor econômico e, principalmente em tempos de crise, exigem das empresas maior poder de adaptação e de planejamento para que consigam se desviar das dificuldades.
O mais recente levantamento do SERASA aponta que até junho/2021, a média de inadimplência era de 400 mil novos casos por mês, resultando o percentual de 66,8% milhões de brasileiros em situação de restrição de crédito.
Mas é importante observar que, nesse grupo de pessoas, há os inadimplentes por esquecimento, por exemplo, que podem ser alvo de medidas administrativas amenas e preventivas, como lembretes e avisos.
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5 dicas para obter melhor resultado de cobrança
Antes de falarmos dos tipos de cobrança, vamos te dar 5 dicas de ações que trarão melhor resultado na hora do contato de cobrança.
1. Aviso da proximidade do vencimento
Pode ser realizado automaticamente, por SMS, e-mail ou carta, num período antecedente ao do vencimento, preparando o cliente para o pagamento.
Mas, atenção: a comunicação deve ser feita na forma de lembrete e não com tom de cobrança ou notificação.
É bem básico, mas funciona.
2. Assertividade e Respeito
Empatia, respeito e bom senso são os melhores orientadores da comunicação com o cliente inadimplente. A empresa deve se aliar ao cliente para que se dê a extinção do débito que, muitas vezes, tem origem no desemprego.
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- A importância da boa comunicação em projetos
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A dívida deve ser cobrada de forma amigável, evitando o constrangimento do cliente, que pode até retomar o relacionamento com a empresa, após a liquidação do débito.
3. Garanta alternativas para o cliente
A empresa deve buscar alternativas que se adequem à necessidade da empresa e à possibilidade do cliente, para solucionar o problema como propostas de parcelamento mais longo, diversidade dos modos de pagamento, redução da quantia para pagamento à vista, entre outros.
4. Mantenha controle do tempo decorrido
A dívida deve ser gerenciada tão logo seja constituída, isto é, os primeiros contatos para a negociação e recebimento dos valores devidos, devem ter início após breve espaço de tempo do inadimplemento.
As negociações têm mais resultado quando as dívidas são mais recentes.
5. Procedimentos de cobrança eficazes exigem preparo
Os procedimentos de atendimento e de cobrança devem estar alinhados com a legislação e devem ser objeto de treinamento da equipe.
É preciso que os funcionários do setor responsável estejam cientes dos limites e prontos para manter contato equilibrado, claro, educado e respeitoso com o cliente, aprendendo, durante o treinamento, a corrigir, por exemplo, o tom de voz e as expressões utilizadas ao longo da comunicação, especialmente, a telefônica.
Veja também: Atendimento de qualidade: o que é e como oferecer? [GUIA]
O que evitar
À toda venda corresponde um pagamento e, quando isso não acontece, resulta em prejuízo financeiro para a empresa.
Idealmente é melhor que a cobrança seja realizada de forma amigável.
Por isso, não ultrapassar os limites do razoável na hora do contato com a empresa, ou pessoa física, inadimplente pode ser fundamental para o recebimento do débito e a manutenção desse cliente.
Nesse contato a equipe deve evitar práticas como:
- Excesso de ligações diárias;
- Ligações fora do horário comercial;
- Recados e divulgação da dívida para terceiros;
- Discussões com o cliente;
- Correspondência com identificação externa;
- Ameaçar ou constranger o cliente.
É bom ficar atento, pois estas condutas muitas vezes causam mais prejuízo do que a própria inadimplência!
Entenda os 6 tipos de cobrança
A cobrança é o procedimento legal acessível a todos que negociem o seu produto e não recebam o devido pagamento por isso.
O grau de preparação e de planejamento da empresa vai determinar, proporcionalmente, o tamanho do resultado positivo de suas ações.
Mas é preciso que conheça os recursos disponíveis, a fim de decidir – com base no perfil da empresa e do devedor (seja uma pessoa jurídica ou física), qual deles será utilizado para a restauração do crédito a ser recebido.
A seguir, vamos conhecer os 6 tipos de cobrança que a sua empresa pode adotar para reverter os níveis de inadimplência.
1. Cobrança preventiva (SMS, e-mail, WhatsApp)
Alguns dias antes do vencimento do título, a empresa pode enviar um comunicado ao cliente, por SMS, e-mail ou mesmo WhatsApp, com o objetivo de lembrar a ele que a data de vencimento do pagamento está próxima ou, também, para informar que a conta está em aberto.
Neste caso, a comunicação se assemelha a um suporte ao cliente, que pode evitar o atraso e consequente pagamento de juros e multa ou a cobrança judicial, se o tempo decorrido for significativo.
2. Ligações telefônicas
Embora atualmente haja quem as entenda como inconvenientes, tradicionalmente as ligações telefônicas se mostram eficazes, principalmente porque, se a abordagem for realizada adequadamente, o contato pessoal resultará na aproximação entre o cliente e a empresa.
Mas é preciso ficar atento às regras locais como horário comercial, dias feriados etc., e, principalmente, ao tipo de abordagem a ser utilizada.
3. Correspondências / Correspondência com boleto
O envio de cartas é a melhor alternativa para pequenas e médias empresas, em razão do custo zero com assessorias e cartórios.
Nesta modalidade é possível enviar, juntamente com o informativo, um boleto para pagamento espontâneo, e eliminar a dívida de maneira bem simples.
Vale lembrar que deve haver a descrição completa da dívida, mas na parte externa da carta não deve ter nenhuma indicação do assunto ali tratado.
Porém, pensando em uma alternativa mais rotineira e de mais fácil envio ainda, a correspondência com o boleto de pagamento pode ser enviada por e-mail, assim como é o caso da cobrança preventiva. Muitas empresas hoje em dia fazem uso dessa modalidade de cobrança, inclusive a Nomus.
4. Terceirização
Muitas empresas preferem entregar as cobranças para uma empresa especializada, que se encarrega de efetuar os contatos e assegurar os acordos de pagamento. O recurso agiliza as entradas financeiras, mas impede a individualização do atendimento, que deve ser levado em consideração.
5. Protesto de títulos
Caso nenhuma das modalidades anteriores tenham surtido efeito, é hora de recorrer a uma forma mais contundente de conseguir um acordo com o cliente.
Neste tipo, a dívida é registrada em cartório e a cobrança é realizada pelo mesmo.
O cliente terá o prazo de 3 dias para efetuar o pagamento ou contestá-lo e, caso não o faça, terá o seu nome inserido no Livro de Registros até que promova a quitação integral do débito.
6. Cobrança Judicial
Esta é a medida mais extrema, e cara, do processo de recuperação de crédito.
Este ponto demonstra que todos os recursos disponíveis foram utilizados, sem que se houvesse obtido sucesso, o que servirá como prova para a avaliação judicial.
Por se tratar de investimento alto com despesas judiciais, advogados, etc., esta é uma modalidade de cobrança utilizada para reaver quantias significativas
Por fim, é importante ressaltar que a ação terá êxito apenas se a empresa houver atendido a todas as exigências legais contidas no Código de Defesa do Consumidor.
Melhore a gestão de cobranças na sua empresa com um ERP
A forma mais confiável e produtiva de fazer a cobrança dos seus clientes é utilizando um sistema de gestão capaz de informar a sua equipe quais são as contas a receber, quem são os clientes inadimplentes e também que seja capaz de automatizar parte desse processo.
Ter um sistema de cobrança automatizado otimiza o tempo do setor para investir em outros casos que poderão ser tratados com mais atenção e detalhe, refletindo diretamente no fluxo de caixa da organização.
Com um sistema como o Nomus ERP Industrial é possível:
- Acompanhar as contas a receber de forma integrada com vendas e faturamento e assim fazer a cobrança de seus clientes para reduzir atrasos e inadimplência;
- Emitir boletos bancários com registro para seus clientes facilitando o processo de cobrança bancária;
- Acompanhar seu fluxo de caixa e programar as atividades de vendas, cobrança de clientes, compras, para manter o fluxo de caixa saudável na sua empresa.
Conheça o sistema de gestão ideal para sua empresa
Agora que você já sabe os tipos de cobrança para executar, recomendo que assista uma demonstração do Nomus ERP Industrial para conhecer o sistema de gestão que promoverá uma organização e otimização dos processos da sua empresa.
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