Atualizado em 3/12/24 - Escrito por Beatriz Goulart na(s) categoria(s): Custos e Finanças
A inadimplência sempre foi o pesadelo de todo negócio, porque, além de comprometer a sua saúde financeira, ela desativa o cliente – que pode ser tanto uma empresa quanto uma pessoa física, reduzindo, portanto, a lucratividade da empresa.
O momento da cobrança é bastante delicado e pode se tornar o calcanhar de aquiles da corporação se o método não encontrar ressonância no cliente, o que trará risco de um resultado diferente do programado e, dependendo do índice da inadimplência, poderá afetar a eficácia, e, até, a continuidade do negócio.
Logo, implementar, investir ou atualizar os meios e estratégias de cobrança para utilizar a abordagem correta do cliente, é algo que de nenhuma forma se deve dispensar.
Atualmente a tecnologia tem sido a grande parceira nesta hora.
As ferramentas disponíveis aumentam as opções de contato e aproximação com o cliente, humanizando a relação, o que facilitará a negociação do débito e a reativação do cliente, deixando de fora deste processo as vias legais – o que também significa redução de custos.
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Este artigo vai te mostrar os 6 principais tipos de cobrança a serem efetuados de forma cuidadosa, oferecendo as melhores alternativas para a quitação, sem violar os direitos pessoais do cliente.
As diversas variáveis mundiais afetam significativamente o setor econômico e, principalmente em tempos de crise, exigem das empresas maior poder de adaptação e de planejamento para que consigam se desviar das dificuldades.
O mais recente levantamento do SERASA aponta que até junho/2021, a média de inadimplência era de 400 mil novos casos por mês, resultando o percentual de 66,8% milhões de brasileiros em situação de restrição de crédito.
Mas é importante observar que, nesse grupo de pessoas, há os inadimplentes por esquecimento, por exemplo, que podem ser alvo de medidas administrativas amenas e preventivas, como lembretes e avisos.
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Antes de falarmos dos tipos de cobrança, vamos te dar 5 dicas de ações que trarão melhor resultado na hora do contato de cobrança.
Pode ser realizado automaticamente, por SMS, e-mail ou carta, num período antecedente ao do vencimento, preparando o cliente para o pagamento.
Mas, atenção: a comunicação deve ser feita na forma de lembrete e não com tom de cobrança ou notificação.
É bem básico, mas funciona.
Empatia, respeito e bom senso são os melhores orientadores da comunicação com o cliente inadimplente. A empresa deve se aliar ao cliente para que se dê a extinção do débito que, muitas vezes, tem origem no desemprego.
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A dívida deve ser cobrada de forma amigável, evitando o constrangimento do cliente, que pode até retomar o relacionamento com a empresa, após a liquidação do débito.
A empresa deve buscar alternativas que se adequem à necessidade da empresa e à possibilidade do cliente, para solucionar o problema como propostas de parcelamento mais longo, diversidade dos modos de pagamento, redução da quantia para pagamento à vista, entre outros.
A dívida deve ser gerenciada tão logo seja constituída, isto é, os primeiros contatos para a negociação e recebimento dos valores devidos, devem ter início após breve espaço de tempo do inadimplemento.
As negociações têm mais resultado quando as dívidas são mais recentes.
Os procedimentos de atendimento e de cobrança devem estar alinhados com a legislação e devem ser objeto de treinamento da equipe.
É preciso que os funcionários do setor responsável estejam cientes dos limites e prontos para manter contato equilibrado, claro, educado e respeitoso com o cliente, aprendendo, durante o treinamento, a corrigir, por exemplo, o tom de voz e as expressões utilizadas ao longo da comunicação, especialmente, a telefônica.
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À toda venda corresponde um pagamento e, quando isso não acontece, resulta em prejuízo financeiro para a empresa.
Idealmente é melhor que a cobrança seja realizada de forma amigável.
Por isso, não ultrapassar os limites do razoável na hora do contato com a empresa, ou pessoa física, inadimplente pode ser fundamental para o recebimento do débito e a manutenção desse cliente.
Nesse contato a equipe deve evitar práticas como:
É bom ficar atento, pois estas condutas muitas vezes causam mais prejuízo do que a própria inadimplência!
A cobrança é o procedimento legal acessível a todos que negociem o seu produto e não recebam o devido pagamento por isso.
O grau de preparação e de planejamento da empresa vai determinar, proporcionalmente, o tamanho do resultado positivo de suas ações.
Mas é preciso que conheça os recursos disponíveis, a fim de decidir – com base no perfil da empresa e do devedor (seja uma pessoa jurídica ou física), qual deles será utilizado para a restauração do crédito a ser recebido.
A seguir, vamos conhecer os 6 tipos de cobrança que a sua empresa pode adotar para reverter os níveis de inadimplência.
Alguns dias antes do vencimento do título, a empresa pode enviar um comunicado ao cliente, por SMS, e-mail ou mesmo WhatsApp, com o objetivo de lembrar a ele que a data de vencimento do pagamento está próxima ou, também, para informar que a conta está em aberto.
Neste caso, a comunicação se assemelha a um suporte ao cliente, que pode evitar o atraso e consequente pagamento de juros e multa ou a cobrança judicial, se o tempo decorrido for significativo.
Embora atualmente haja quem as entenda como inconvenientes, tradicionalmente as ligações telefônicas se mostram eficazes, principalmente porque, se a abordagem for realizada adequadamente, o contato pessoal resultará na aproximação entre o cliente e a empresa.
Mas é preciso ficar atento às regras locais como horário comercial, dias feriados etc., e, principalmente, ao tipo de abordagem a ser utilizada.
O envio de cartas é a melhor alternativa para pequenas e médias empresas, em razão do custo zero com assessorias e cartórios.
Nesta modalidade é possível enviar, juntamente com o informativo, um boleto para pagamento espontâneo, e eliminar a dívida de maneira bem simples.
Vale lembrar que deve haver a descrição completa da dívida, mas na parte externa da carta não deve ter nenhuma indicação do assunto ali tratado.
Porém, pensando em uma alternativa mais rotineira e de mais fácil envio ainda, a correspondência com o boleto de pagamento pode ser enviada por e-mail, assim como é o caso da cobrança preventiva. Muitas empresas hoje em dia fazem uso dessa modalidade de cobrança, inclusive a Nomus.
Muitas empresas preferem entregar as cobranças para uma empresa especializada, que se encarrega de efetuar os contatos e assegurar os acordos de pagamento. O recurso agiliza as entradas financeiras, mas impede a individualização do atendimento, que deve ser levado em consideração.
Caso nenhuma das modalidades anteriores tenham surtido efeito, é hora de recorrer a uma forma mais contundente de conseguir um acordo com o cliente.
Neste tipo, a dívida é registrada em cartório e a cobrança é realizada pelo mesmo.
O cliente terá o prazo de 3 dias para efetuar o pagamento ou contestá-lo e, caso não o faça, terá o seu nome inserido no Livro de Registros até que promova a quitação integral do débito.
Esta é a medida mais extrema, e cara, do processo de recuperação de crédito.
Este ponto demonstra que todos os recursos disponíveis foram utilizados, sem que se houvesse obtido sucesso, o que servirá como prova para a avaliação judicial.
Por se tratar de investimento alto com despesas judiciais, advogados, etc., esta é uma modalidade de cobrança utilizada para reaver quantias significativas
Por fim, é importante ressaltar que a ação terá êxito apenas se a empresa houver atendido a todas as exigências legais contidas no Código de Defesa do Consumidor.
A forma mais confiável e produtiva de fazer a cobrança dos seus clientes é utilizando um sistema de gestão capaz de informar a sua equipe quais são as contas a receber, quem são os clientes inadimplentes e também que seja capaz de automatizar parte desse processo.
Ter um sistema de cobrança automatizado otimiza o tempo do setor para investir em outros casos que poderão ser tratados com mais atenção e detalhe, refletindo diretamente no fluxo de caixa da organização.
Com um sistema como o Nomus ERP Industrial é possível:
Agora que você já sabe os tipos de cobrança para executar, recomendo que assista uma demonstração do Nomus ERP Industrial para conhecer o sistema de gestão que promoverá uma organização e otimização dos processos da sua empresa.
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