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9 dicas para aprimorar a comunicação na gestão de projetos

Atualizado em 10/02/21 - Escrito por Jhonatan Cunha na(s) categoria(s): Processos e Organização / Reestruturação de processos

Glossario da gestão industrial - engenharia de produção

Para que a gestão do projeto seja realmente eficiente as pessoas devem “falar a mesma língua” e trocar informações em concordância umas com as outras, então ter uma boa comunicação na gestão de projetos nem sempre é uma tarefa simples e exige que todas as partes envolvidas estejam comprometidas com o mesmo objetivo.

Abaixo iremos ver algumas dicas que podem auxiliar um gestor de projetos em termos de comunicação.

1. UTILIZE UM SOFTWARE DE GESTÃO DE PROJETOS

Um software de gestão de projetos pode fazer toda a diferença quando se fala em gerenciamento e comunicação do projeto, pois ele permite que você centralize tudo isso em um só lugar, possibilitando que todos os envolvidos no projeto utilizem a mesma ferramenta, forma de comunicação e acompanhamento do projeto.

Como todos os projetos estarão em um único banco de dados, fica notável a facilidade na gestão além do acompanhamento com os prazos, qualidade e custos do projeto.

O Nomus ERP Industrial por exemplo possui um módulo completo para a gestão de projetos.

A vantagem é que fica integrado com as demais áreas da sua indústria, como a produção, compras e expedição.

Veja também quais são os módulos de um ERP.

2. REALIZE MUDANÇAS NA COMUNICAÇÃO NA GESTÃO DE PROJETOS

O gerenciamento de mudanças abre um leque de possibilidades e melhorias na comunicação visando melhorar os procedimentos já utilizados.

É necessário pensar fora da caixa em relação a isso, pois não é porque a empresa sempre fez dessa forma que significa que essa é a maneira mais eficiente.

É preciso analisar e pensar em várias formas de melhoria, então a gestão de mudanças é uma ótima aposta para alinhar estrategicamente todos os colaboradores com o objetivo do projeto.

Uma dessas mudanças pode ser, por exemplo, adquirir um software de gestão de projetos para gerenciar de maneira mais eficaz o projeto.

3. ENVOLVA OS COLABORADORES

Para que o projeto dê certo não é necessário apenas que os líderes estejam 100% envolvidos com o mesmo, muito pelo contrário, todos os colaboradores do projeto devem estar ao máximo envolvido para que o sucesso do projeto ocorra e para que não haja falhas de comunicação.

Isso também vale para os gestores, todo gestor de projetos deve dar voz a seus colaboradores.

Não adianta apenas o gestor falar e não deixar que os colaboradores também expressem suas opiniões, afinal qualquer dica pode ser crucial para o sucesso do projeto.

Além do que, mostrar atenção a opiniões dos colaboradores pode aumentar a motivação dos mesmos, pois eles vão se sentir livres para expressar opiniões e ideias que podem ser essenciais.

4. FAÇA REUNIÕES DE FEEDBACK E AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

Esse é um dos pontos essenciais para o sucesso da gestão do projeto.

Nada melhor que dar um feedback para os colaboradores para que os mesmos saibam se estão agindo de forma correta ou não. Além de saberem o que podem melhorar, receber orientações de maneira adequada.

O objetivo principal do feedback é valorizar o trabalho dos funcionários e pontuar de forma educada os erros e acertos, afim de que possam elaborar um plano de ação para melhoria e a tomada de decisão importante, para que juntos achem soluções para conseguir atingir os objetivos propostos.

5. AGENDE REUNIÕES PERIODICAMENTE COM TODAS AS EQUIPES DO PROJETO

Além do feedback com cada colaborador, todo projeto deve conter uma agenda de reuniões futuras para que os gestores do projeto possam se comunicar com todos os colaborares em um único momento.

Essa dica é importante para que se possa ter um acompanhamento geral do projeto, revisar o plano de ação, verificar pontos de melhoria, fazer correções no plano e compartilhar opiniões de todos os envolvidos.

Outro ponto importante dessas reuniões é uma reciclagem ou melhor, realinhamento do objetivo do projeto, pois em algum momento do projeto podem ter pessoas que acabam saindo um pouco daquele foco e indo para um rumo não muito interessante, que pode prejudicar a qualidade ou até mesmo o prazo de entrega do projeto de alguma maneira.

Então essas reuniões são cruciais para acompanhamento e rastreabilidade de todos os pontos do projeto.

6. OUÇA PESSOAS EXTERNAS E NÃO APENAS PESSOAS INTERNAS

Muitos gestores pensam que para o sucesso do projeto o importante é apenas a comunicação interna, porém isso não é verdade, todo gestor deve ouvir também seus clientes, fornecedores ou qualquer público de interesse no projeto a ser feito.

Em função disso, é importante a empresa oferecer canais de comunicação onde todos os envolvidos externos possam compartilhar ideias e dicas que podem ser fundamentais para o projeto que está sendo realizado na empresa.

Existem muitos projetos que se iniciam por uma demanda externa, por exemplo um projeto para atender uma demanda especifica de um cliente, se a comunicação não estiver sendo feita corretamente e o alinhamento do objetivo do projeto não estiver bem definido pode haver uma falha no projeto e até mesmo uma insatisfação do cliente.

Veja como manter uma boa relação com seus fornecedores.

7. PLANEJE A COMUNICAÇÃO

Talvez você nunca tenha ouvido falar nesse termo “Planejar a comunicação”. Apesar de soar estranho, para um projeto esse planejamento pode ser muito importante para tomar decisões.

Esse planejamento envolve os seguintes aspectos:

Quem são os envolvidos? (Gestores, colaboradores, cliente e qualquer outra entidade envolvida no projeto)
Qual o meio de comunicação utilizar? (Software de gestão de projetos, reuniões de feedback e reuniões periódicas com todos os envolvidos, troca de e-mails e etc)
Qual a frequência da comunicação? (Definir periodicidades de reuniões de feedback e reuniões gerais de todas as equipes envolvida e até mesmo público externo como os clientes)

Após realizar o levantamento desses aspectos planeje junto com todo os envolvidos, como irão se comunicar e quais a frequência das reuniões.

8. PRATIQUE O RESPEITO E COMPREENSÃO

Todas as opiniões em qualquer fase do projeto devem ser ouvidas com respeito.

Obviamente algumas vezes, apesar de opiniões adversas, o que vai prevalecer é a decisão final do gestor do projeto, porém é importante que o gestor do projeto faça isso com cuidado para que todos os colaboradores envolvidos se sintam motivados independentemente da posição hierárquica em que estejam.

O motivo de ouvir e compartilhar ideias é justamente para troca de informação e definição de plano de ação, então é importante que todos saibam que nem todas as opiniões serão acatadas como algo bom para aquele projeto especifico, daí é fundamental o respeito e compreensão de todos.

9. SEJA CLARO E OBJETIVO

Todos os participantes e principalmente o gestor de projetos devem tomar cuidado com a quantidade de informação a ser passada, para isso é importante definir quais informações devem ser passadas e buscar ser o mais objetivo em todas elas.

É importante antes de passar alguma informação pensar em:

Qual objetivo dessa comunicação?
Que resultado espero passando essa informação?

Basicamente respondendo essas duas perguntas você consegue simplificar a comunicação e evitar possíveis erros de interpretação e compreensão, afinal o gestor do projeto precisa entender que nem todas as pessoas envolvidas no projeto tem o mesmo conhecimento e capacidade técnica.

CONCLUSÃO

Como pode ver, a comunicação na gestão de projetos apesar de parecer algo simples é bem complexa quando se fala em termos de transmissão correta, e muitas vezes pode haver distorções e dificuldades.

Nem sempre o que passamos para outra pessoa é entendido da mesma maneira com a qual pensamos e isso pode distorcer muito o foco das pessoas com a estratégia da empresa e objetivo do projeto.

O papel do gestor do projeto é justamente evitar ao máximo essas falhas para que toda fase do projeto ocorra de forma mais tranquila, e que no final se resulte no esperado em termos de qualidade, prazo, segurança e custos.