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Contas a receber: o que é, como controlar e cobrar

Atualizado em 5/03/24 - Escrito por Rafael Netto na(s) categoria(s): Controle financeiro / Custos e Finanças

Contas a receber são os valores que a empresa tem a receber de seus clientes. Nela estão os benefícios futuros que a empresa concordou com seus clientes.

No artigo de hoje vamos ver como cobrar as contas a receber, quais modelos de email utilizar e assim reduzir a inadimplência de seus clientes.

Atrasos no pagamento e inadimplência são problemas comuns nas empresas, e se não forem bem tratados, podem gerar prejuízos financeiros e desgaste no relacionamento com os clientes.

A cobrança de contas a receber tem como objetivo principal reduzir atrasos no pagamento e inadimplência, com o mínimo de desgaste possível no relacionamento com os clientes.

Para cumprir esse objetivo o setor de cobrança das empresas geralmente executa diversas tarefas como:

• Envio de emails ou SMS com lembretes de contas com vencimento próximo
• Envio de emails ou SMS para cobrança de contas a receber em atraso
• Ligações telefônicas de cobrança
• Envio de cartas administrativas de cobrança para clientes inadimplentes
• Visitas presenciais para cobrança de clientes inadimplentes
• Protesto de contas vencidas em cartório
• Negativação do cliente junto à serviços de proteção ao crédito como SERASA e SPC
• Cobrança judicial de clientes inadimplentes

Para obter bons resultados e manter o controle financeiro, é importante que a sua empresa crie uma régua de cobrança para planejar todas as tarefas que devem ser executadas a partir do momento em que são criadas as contas a receber do cliente.

Importância de saber quais são as contas a receber

Os valores que ainda estão por entrar no caixa da empresa podem ser considerados no planejamento financeiro da empresa. Inclusive, esse é um dos principais dados dos fluxos de caixa projetados.

Com esses recursos por entrar, é possível pensar em investimentos de expansão, recrutamento, publicidade, entre outros. No entanto, cuidado!

Contas a receber significam dinheiro que provavelmente vai entrar, mas não existe nada certo. Sempre há a possibilidade de algum problema atrapalhar a chegada do recurso. 

Entre eles estão a inadimplência dos clientes, instabilidade no sistema do banco, entre outros, a depender da natureza da conta. Seja cauteloso ao contabilizar valores que ainda serão recebidos.  É uma boa prática fazer também a análise de crédito dos clientes.

Régua de cobrança

Para entender o que é uma régua de cobrança, nada melhor do que um exemplo, então apresentamos abaixo um exemplo de régua de cobrança com 10 passos:

No sistema Nomus é possível cadastrar réguas de cobrança e personalizar os passos da régua de acordo com a necessidade da sua empresa.

A seguir apresentamos um exemplo de régua de cobrança configurada no sistema Nomus.

Envio de emails de cobrança

Em cada passo da régua é possível configurar o sistema Nomus para enviar emails de forma automática para seus clientes, com:

• Lembretes de vencimento
• Cobrança após vencimento
• Confirmação de recebimento

Além de enviar emails, é possível enviar SMS para seus clientes, mas para isso sua empresa precisa contratar um pacote de envio de SMS com a Nomus.

A seguir apresentamos uma imagem com um exemplo de email de cobrança enviado pelo sistema Nomus.

Gestão da cobrança integrada ao CRM

Além de enviar emails e SMS de forma automática para cliente, o sistema Nomus cria e gerencia os processos de cobrança no CRM, facilitando a gestão integrada de todas as demais tarefas de cobrança como:

• Ligações telefônicas de cobrança
• Envio de cartas administrativas de cobrança para clientes inadimplentes
• Visitas presenciais para cobrança de clientes inadimplentes
• Protesto de contas vencidas em cartório
• Negativação do cliente junto à serviços de proteção ao crédito como SERASA e SPC
• Cobrança judicial de clientes inadimplentes

Em breve pretendemos viabilizar a criação automática de todas as tarefas de cobrança dentro dos processos de cobrança no CRM.

A seguir apresentamos uma imagem da tela de Painel de processos exibindo os processos de cobrança de uma empresa.

Veja também: benefícios de um sistema de gestão integrada

Modelos de email para cobrança de contas a receber

Modelo 1) Lembrete antes do vencimento

Título do email

Lembrete de vencimento da sua fatura Nomus – @nomePessoaProcesso

Mensagem do email

Olá @contatoPessoaProcesso, tudo bem?

Estamos passando para lembrar que o título abaixo vencerá daqui a X dias:

@contasAReceber

Se tiver qualquer dúvida sobre como seguir com o pagamento nos colocamos à sua disposição para conversar e lhe orientar como realizá-lo.

Se você tiver qualquer outra dúvida, por favor, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco quando quiser.

Obrigado,

Obs: No email acima substitua o X pelo número de dias antes do vencimento do passo da cobrança.

Modelo 2) Lembrete no dia do vencimento

Título do email

Vence hoje sua fatura Nomus – @nomePessoaProcesso

Mensagem do email

Olá @contatoPessoaProcesso, tudo bem?

Estamos passando para lembrar que o título abaixo vence hoje:

@contasAReceber

Se tiver qualquer dúvida sobre como seguir com o pagamento nos colocamos à sua disposição para conversar e lhe orientar como realizá-lo.

Se você tiver qualquer outra dúvida, por favor, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco quando quiser.

Obrigado,

Modelo 3) Cobrança após o vencimento

Título do email

Não identificamos o pagamento da sua fatura Nomus – @nomePessoaProcesso

Mensagem do email

Olá @contatoPessoaProcesso, tudo bem?

Não identificamos o pagamento dos títulos abaixo que venceram há X dias:

@contasAReceber

Por favor, você poderia avaliar o status desses pagamentos?

Se esses pagamentos já foram realizados, pedimos desculpas e solicitamos que responda esse email para reavaliarmos nossa conciliação.

Se esses pagamentos não foram realizados, nos colocamos à sua disposição para conversar e lhe orientar como realizá-los.

Lembrando que é possível realizar o pagamento utilizando o boleto bancário vencido.

Se você tiver qualquer dúvida, por favor, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco quando quiser.

Obrigado,

Obs: No email acima substitua o X pelo número de dias após o vencimento do passo da cobrança.

Modelo 4) Confirmação de recebimento

Título do email

Pagamento confirmado da sua fatura Nomus – @nomePessoaProcesso

Mensagem do email

Olá @contatoPessoaProcesso, tudo bem?

O pagamento do título abaixo está confirmado:

@contasAReceber

Se você tiver qualquer dúvida, por favor, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco quando quiser.

Obrigado,

E as contas a pagar?

Assim como as contas a receber, as contas a pagar são muito importantes para a saúde financeira de uma empresa. Pensando nisso, montamos um artigo completo sobre o tema onde você vai aprender:

• O que são contas a pagar
• Qual a importância de organizar as contas a pagar
• Rotina e responsabilidades do contas a pagar
• Como melhorar a gestão das contas a pagar na sua empresa

Acesse o artigo de contas a pagar aqui.

Coloque em prática a cobrança de contas a receber na sua empresa

Para colocar em prática o que você aprendeu neste artigo, recomendo que conheça o Nomus ERP Industrial.

O sistema oferece uma gestão completa da sua empresa, integrando todos os setores e ainda é capaz de realizar cobrança de contas a receber de forma eficaz.

Você pode assistir uma demonstração da ferramenta e ver na prática como funciona.

Além disso, fique a vontade para entrar em contato conosco caso tenha alguma dúvida ou sugestão.

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