Atualizado em 4/08/21 - Escrito por Arthur Leão na(s) categoria(s): Logística
O processo de compra e recebimento de materiais varia de acordo com o segmento da empresa, mas todos eles seguem um padrão de compra, no recebimento de materiais e nas contas a pagar.
Ele é uma das mais importantes etapas da gestão de materiais, já que é um dos pilares dessa área.
Confira os 5 principais passos do processo de compra e recebimento de materiais:
Uma Solicitação de Compra é utilizada como uma notificação formal ao departamento de compras para encomendar produtos ou serviços.
A solicitação de compra serve para três finalidades:
Normalmente, as solicitações de compra são preparadas pelas áreas de Almoxarifado e Produção, quando os níveis de estoque dos materiais estão abaixo ou perto do nível mínimo de estoque.
As Solicitações de Compra também podem ser requisitadas por gestores de departamentos que exigem equipamentos especiais ou materiais não armazenados como itens comuns.
Depois que a solicitação é recebida e devidamente aprovada, o departamento de compras faz um pedido de compra a um fornecedor, especificando os materiais e suas quantidades, negociando os preços e prazos.
Para compras de rotina, o pedido é feito através do fornecedor estabelecido. Em outros casos, o departamento de compras pode solicitar ofertas ou enviar solicitações de cotação antes de fazer o pedido.
O objetivo é garantir materiais da mais alta qualidade com o menor preço e a devida consideração aos termos e prazos de entrega. O pedido de compra é um contrato formal para o fornecimento de materiais.
O pedido deve indicar claramente os materiais necessários e o preço e fornecer informações, como o período de entrega e o departamento para quem os materiais são comprados.
Normalmente, o fornecedor retorna um aviso de aceitação de pedido. Este fornecedor pode informar sobre quaisquer alterações na ordem sobre as quais ambas as partes devem concordar. As cópias do pedido de compra são enviadas aos departamentos envolvidos e ao remetente da solicitação de compra, informando-os a esperar os materiais conforme especificado e para onde enviá-los após o recebimento.
Cópias, da solicitação de compra e do pedido de compra são enviadas para a área de financeiro, para serem usadas na verificação do fornecedor e registrar as contas a pagar de acordo com as condições de pagamento negociada.
O departamento de recebimento pode realizar uma inspeção de recebimento (contagem de materiais recebidos, a inspeção física de mercadorias recebidas, a comparação de mercadorias recebidas com a descrição no pedido de compras, entre outras), registrar mercadorias recebidas, notificar o departamento de compras de discrepâncias descobertas e danos em trânsito.
A qualidade dos materiais pode precisar de verificação e, para materiais ou peças com alto grau de precisão e desempenho, uma inspeção formal pode ser necessária. Isso exigirá um relatório de inspeção que às vezes é incorporado ao relatório de recebimento, indicando os itens aceitos e rejeitados.
Duas funções são executadas pelo relatório de recebimento:
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A aprovação da nota fiscal é uma etapa importante. Pois, se as mercadorias ou equipamentos recebidos não estiverem conforme a nota fiscal, o pedido de compra, ou danificados, o departamento de compras emitirá uma nota de devolução indicando que as mercadorias devem ser devolvidas ao fornecedor.
Normalmente, as notas fiscais emitidas para a empresa, são enviadas para a contabilidade.
Depois que as condições de pagamento foram definidas, o processo de pagamento será iniciado e assim conclui o ciclo do processo de compras e recebimento de materiais.
Todo esse processo de compras pode ser gerido por uma ferramenta ERP como o Nomus ERP Industrial.
As vantagens em utilizar um sistema de gestão para controlar seus processos são inumeras, como redução de erros, aumento de produtividade e segurança dos dados.
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Muito esclarecedor a forma de explicação sobre o papel exercido pelo setor de Rm