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As 5 principais etapas no processo de compra e recebimento de materiais

Atualizado em 20/03/24 - Escrito por Arthur Leão na(s) categoria(s): Logística

O processo de compra e recebimento de materiais varia de acordo com o segmento da empresa, mas todos eles seguem um padrão de compra, no recebimento de materiais e nas contas a pagar.

Ele é uma das mais importantes etapas da gestão de materiais, já que é um dos pilares dessa área.

Confira os 5 principais passos do processo de compra e recebimento de materiais:

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1- Solicitação de Compra:

Uma Solicitação de Compra é utilizada como uma notificação formal ao departamento de compras para encomendar produtos ou serviços.

A solicitação de compra serve para três finalidades:

• A. Ajuda na especificação técnica do material para o departamento de compra, pois fica documentado as solicitações feitas por outras áreas.
• B. Pode ser usado para referência futura.
• C. Inicia, automaticamente, o processo de compra e informa o departamento a necessidade de compra de materiais.

Normalmente, as solicitações de compra são preparadas pelas áreas de Almoxarifado e Produção, quando os níveis de estoque dos materiais estão abaixo ou perto do nível mínimo de estoque.

As Solicitações de Compra também podem ser requisitadas por gestores de departamentos que exigem equipamentos especiais ou materiais não armazenados como itens comuns.

2 – Pedido de Compra:

Depois que a solicitação é recebida e devidamente aprovada, o departamento de compras faz um pedido de compra a um fornecedor, especificando os materiais e suas quantidades, negociando os preços e prazos.

Para compras de rotina, o pedido é feito através do fornecedor estabelecido. Em outros casos, o departamento de compras pode solicitar ofertas ou enviar solicitações de cotação antes de fazer o pedido.

O objetivo é garantir materiais da mais alta qualidade com o menor preço e a devida consideração aos termos e prazos de entrega. O pedido de compra é um contrato formal para o fornecimento de materiais.

O pedido deve indicar claramente os materiais necessários e o preço e fornecer informações, como o período de entrega e o departamento para quem os materiais são comprados.

Normalmente, o fornecedor retorna um aviso de aceitação de pedido. Este fornecedor pode informar sobre quaisquer alterações na ordem sobre as quais ambas as partes devem concordar. As cópias do pedido de compra são enviadas aos departamentos envolvidos e ao remetente da solicitação de compra, informando-os a esperar os materiais conforme especificado e para onde enviá-los após o recebimento.

Cópias, da solicitação de compra e do pedido de compra são enviadas para a área de financeiro, para serem usadas na verificação do fornecedor e registrar as contas a pagar de acordo com as condições de pagamento negociada.

3 – Materiais de Recebimento:

O departamento de recebimento pode realizar uma inspeção de recebimento (contagem de materiais recebidos, a inspeção física de mercadorias recebidas, a comparação de mercadorias recebidas com a descrição no pedido de compras, entre outras), registrar mercadorias recebidas, notificar o departamento de compras de discrepâncias descobertas e danos em trânsito.

A qualidade dos materiais pode precisar de verificação e, para materiais ou peças com alto grau de precisão e desempenho, uma inspeção formal pode ser necessária. Isso exigirá um relatório de inspeção que às vezes é incorporado ao relatório de recebimento, indicando os itens aceitos e rejeitados. 

Duas funções são executadas pelo relatório de recebimento:

• A. Notifica o financeiro que os materiais foram recebidos e que as contas que estavam previstas devem ser confirmadas para pagamento.
• B. Ele registra os dados do recebimento, como: data, informações sobre os itens, transportadora, entre outros.

4 – Aprovação da nota fiscal:

A aprovação da nota fiscal é uma etapa importante. Pois, se as mercadorias ou equipamentos recebidos não estiverem conforme a nota fiscal, o pedido de compra, ou danificados, o departamento de compras emitirá uma nota de devolução indicando que as mercadorias devem ser devolvidas ao fornecedor.

Normalmente, as notas fiscais emitidas para a empresa, são enviadas para a contabilidade.

5 – Efetuar o pagamento:

Depois que as condições de pagamento foram definidas, o processo de pagamento será iniciado e assim conclui o ciclo do processo de compras e recebimento de materiais.

Antes do processo de compra, confira seu estoque

O processo de compra e recebimento de materiais tem 5 passos, mas existe também um passo 0. Algo que deve ser verificado antes de tirar qualquer centavo do bolso: a quantidade de itens no estoque e quanto é realmente necessário comprar.

Para isso, sugiro você aprender a fazer, apropriadamente, uma previsão de vendas do período, o inventário de estoque e a contagem de estoque. Sem esses cálculos, é possível que você acabe comprando insumos a mais ou a menos. A nivelação de estoque (heijunka) é altamente importante para não desperdiçar recursos e manter sua produção no Just In Time.

Agora, como não se perder com todos esses números enquanto ainda faz a gestão do resto da empresa? Uma boa dica é usar um sistema de controle de estoque, otimizará e até automatizará várias dessas tarefas.

Utilize uma ferramenta para controlar seus processos

Todo esse processo de compras pode ser gerido por uma ferramenta ERP como o Nomus ERP Industrial.

As vantagens em utilizar um sistema de gestão para controlar seus processos são inumeras, como redução de erros, aumento de produtividade e segurança dos dados.

Recomendo que assista uma demonstração do sistema para ver como funciona.

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