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O que é inventário de estoque, para que serve e como fazer

Atualizado em 29/12/23 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Logística

Inventário de estoque é uma listagem completa de todos os produtos armazenados no estoque de uma empresa. Esse inventário identifica, classifica e determina o valor de cada produto. Serve tanto para insumos quanto mercadorias, sejam seus ou de terceiros.

Armazenar seus produtos com cuidado e organização é importante para não criar gargalos, perder volumes ou fazer compras e vendas incompatíveis com a quantidade estocada. O inventário, então, precisa ser bem feito – não dá para se restringir a uma folha de papel e uma caneta.

Para descobrir o que é e como fazer seu inventário de estoque, basta prosseguir com o texto abaixo. Nele, explicarei passo a passo para que você jamais se perca no armazenamento. Ainda: inserimos dicas fornecidas pelo Engenheiro de Produção Celso Monteiro.

Confira os tópicos:

• O que é inventário de estoque, para que serve e como fazer
• O que é inventário de estoque?
• Para que serve o inventário de estoque?
• Qual a importância do inventário de estoque?
• Passo a passo para fazer o inventário de estoque sem erros
• Controle o seu estoque com um software de gestão
• [eBook Grátis] Expanda seu conhecimento sobre gestão e inventário de estoque
• Continue estudando Gestão Industrial

O que é inventário de estoque?

Como falei anteriormente, inventário de estoque é a relação de todos os itens que estão sendo armazenados pela sua empresa. Isso inclui matéria-prima, produtos prontos para a venda, estoque de terceiros e até material de escritório. 

Essa lista pode ser feita a base de papel e caneta, planilhas eletrônicas tipo Excel, softwares desenvolvidos exclusivamente para controle de estoque… ou um ERP. No caso, ERPs são sistemas de gestão integrada – plataformas que conectam toda a gestão da sua empresa, inclusive compra, vendas, estoque, financeiro e outras áreas correlacionadas.

Para que serve o inventário de estoque?

O inventário de estoque serve para certificar que o seu controle de estoque está de fato correto. Ou seja, se a sua empresa realmente possui o estoque que acredita possuir.

Dessa forma, caso sua indústria tenha comprado produtos e materiais em excesso ou caso tenham ocorrido extravios e perdas do estoque, o inventário verifica as informações e permite que sua equipe haja de forma eficaz para solucionar o problema.

Também é importante para fazer giro de estoque. Ou seja, descobrir quantas saídas médias existem de um certo item para que a compra dele ocorra na mesma proporção. Isso permite ter uma previsibilidade financeira e de produção muito melhor. Não é só isso: há diversas outras vantagens nessa operação.

Por fim, um benefício em especial é que demonstra organização para seus clientes e parceiros de negócios. Imagina fazer uma venda de um produto que nem sabe se realmente existe em estoque?

Ou se um terceiro deixa a matéria-prima com você, para processamento, e seus colaboradores não sabem onde a colocaram?

Veja também: 4 tipos de estoque operacionais na indústria (e suas causas)

Qual a importância do inventário de estoque?

O inventário de estoque traz diversos benefícios para a empresa, como por exemplo:

• Melhoria na gestão de estoque
• Melhoria no atendimento ao cliente
• Melhoria na organização do estoque
• Redução de perdas
• Redução de desperdícios
• Redução de custos
• Auxílio para atender requisitos da legislação

Com o estoque inventariado regularmente, sua indústria consegue atender melhor os pedidos de seus clientes, evitando atrasos e problemas com o estoque.

Além disso, seu estoque fica mais organizado, o que reduz perdas e desperdícios. Assim, há uma redução geral dos custos deste setor tão importante em uma indústria.

Para fechar, o inventário de estoque auxilia a sua indústria a entregar informações fiscais para o governo, evitando diferenças entre os dados.

Como fazer o inventário de estoque?

Para fazer um bom inventário de estoque sua empresa precisa seguir alguns passos para evitar erros. Listamos abaixo os mais importantes, confira:

Passo 1: classificação de produtos

Para começar, sua indústria precisa definir classificações e então classificar todos os produtos e materiais no estoque. O ideal é usar grupos e conjuntos para otimizar a classificação do seu estoque.

Para entender melhor sobre esse assunto, indico que leia o artigo escrito pelo Engenheiro de Produção e sócio da Nomus, Celso Monteiro: Veja a importância de classificar o cadastro de produtos em grupos e famílias.

Nessa etapa também é importante lembrar que o ideal é sua indústria possuir um sistema de código de barras para facilitar a identificação e listagem dos itens do estoque.

Vale também a leitura das dicas práticas para a gestão de materiais.

Passo 2: identificação da rotatividade do estoque

O próximo passo é definir qual a rotatividade do seu estoque ou o seu giro de estoque. Ou seja, é preciso saber quando um estoque é utilizado e precisa ser reposto em um período determinado.

Estipule um intervalo em que o seu estoque precisa ser reposto e assim sua equipe consegue trabalhar de forma muito mais assertiva. Desde a etapa de compras, produção e até as vendas.

Passo 3: definição da periodicidade do inventário de estoque

Agora que a rotatividade do seu estoque está identificada e estipulada, é preciso fazer o mesmo para o seu inventário de estoque.

Ou seja, é preciso determinar de quanto em quanto tempo sua indústria irá fazer a contagem de produtos no estoque.

O objetivo é melhorar a confiabilidade das informações, aumentar a segurança do seu estoque e evitar declarações com erros para o fisco.

Isso porque caso algum produto desapareça do seu estoque, você só precisará investigar até o período do último inventário. Além disso, sua indústria precisa enviar informações para o governo e um inventário confiável pode ajudar enormemente sua empresa.

Os três formatos mais comuns para essa periodicidade são: inventário de estoque rotativo, inventário de estoque periódico e inventário de estoque permanente.

Como funciona o inventário de estoque rotativo:

Nessa modalidade o estoque tem seus itens contados em intervalos de períodos pré-definidos, como por exemplo: diário, semanal, mensal, bimestral etc.

Cada empresa determina qual o melhor intervalo para sua realidade e aplica o inventário de estoque no período.

Como funciona o inventário de estoque periódico:

Nessa modalidade de inventário de estoque, a empresa determina um período final para o inventário.

O objetivo é atualizar o controle de estoque, corrigindo falhas e problemas, para assim gerar demonstrativos financeiros mais confiáveis e detalhados.

Como funciona o inventário de estoque permanente:

Existe também o chamado inventário de estoque permanente, onde a empresa faz o controle de forma automatizada.

Cada movimentação de entrada ou saída do estoque gera uma atualização no status do produto.

Esse tipo de inventário de estoque não requer um período determinado, já que ocorre continuamente.

Passo 4: definição detalhada de dias para o inventário de estoque

Além de determinar a periodicidade do inventário de estoque, é importante definir quais serão os dias e até horários em que o inventário será feito.

O objetivo é garantir que o inventário seja feito mesmo que haja excesso de demanda ou outros problemas, como feriados e troca de equipe.

Escolha dias e horários com pouco movimento e que tenham mais segurança para realizar o inventário de estoque com segurança.

Passo 5: checagem com confirmação

O ideal é conferir cada contagem com pelo menos dois colaboradores. Dessa forma se ambos chegarem ao mesmo número quer dizer que a contagem foi feita com sucesso.

Isso é importante para eliminar qualquer possibilidade de falha humana no processo do inventário.

Passo 6: verificação de dados com sistema de controle de estoque

Depois que concluir o seu inventário de estoque e possuir em mãos os dados dos seus produtos e materiais, cruze as informações com o seu sistema de controle de estoque.

Dessa forma você poderá identificar falhas no controle e manterá as informações de estoque atualizadas para sua equipe se planejar com segurança

Baixe o infográfico com este passo a passo:

Gestão de Estoque PDF

Controle o seu estoque com um software de gestão

O Celso Monteiro também explicou a importância de utilizar um software para fazer um inventário industrial. Confira um exemplo escrito pelo Engenheiro:

Após realizada a contagem de todos os produtos pelo inventário, essas informações precisam ser registradas em algum sistema informatizado.

Essa atividade irá atualizar o saldo em estoque de todos os produtos inventariados conforme a contagem realizada.

O sistema informatizado precisa ter a inteligência de gerar movimentações de entrada ou saída, dependendo da diferença entre a quantidade atual e a inventariada em estoque. Vamos a um exemplo:

• Produto: MP001
  • Saldo no setor “Almoxarifado” atual = 100Kg
  • Saldo no setor “Almoxarifado” no inventário  = 200Kg
  • O sistema precisa realizar uma movimentação que transforme o saldo atual em estoque de 100Kg para os 200Kg que foram contados no inventário.  Para isso, a movimentação será:
    • Quantidade da movimentação = Quantidade inventariada – Quantidade atual em estoque
• Quantidade da movimentação =200 Kg – 100Kg = +100Kg

Nesse exemplo, o sistema realizaria uma movimentação de entrada por inventário, no setor Almoxarifado, de 100Kg do Produto MP001. Porém, vamos a uma outra situação:

• Produto: MP001
  • Saldo no setor “Almoxarifado” atual = 300Kg
  • Saldo no setor “Almoxarifado” no inventário  = 200Kg
• Quantidade da movimentação = Quantidade inventariada – Quantidade atual em estoque
• Quantidade  da movimentação =200 Kg – 300Kg = -100Kg

Já nesse caso o sistema realizaria uma movimentação de saída por inventário, no setor Almoxarifado, de 100Kg do Produto MP001.

No passo 4 eu comentei que, caso a empresa tenha dificuldades em paralisar sua produção, é preciso ter um pouco mais de atenção. Para entender na prática, veja esse exemplo:

• Imagine que às 8h foi realizada a contagem no almoxarifado e o saldo em estoque da MP001(chapa metal 01) eram 200 Kg (considerando já os 50Kg que a produção iria consumir no dia).
• Agora, considere que uma movimentação de requisição pela produção tenha sido realizada às 8h30min e tenha transferido para o setor de Produção os 50Kg que a produção demandará no dia.
• Para finalizar, o inventário foi feito às 09h e com a quantidade de 200Kg do MP001 no setor de almoxarifado. Nesse momento, o sistema irá atualizar o estoque desse produto no setor de almoxarifado para 200Kg, porém, como a requisição pela produção de 50Kg foi feita antes do inventário, o saldo em estoque do MP001 ficará diferente do correto.

Nesse exemplo, a sequência de lançamentos seria:

• Realizar contagem
• Registrar inventário
• Realizar requisição pela produção

Se essa sequência for seguida, no exemplo dado, o saldo em estoque do MP001 ficaria em 200Kgapós o inventário e, após a requisição, ficaria com 150Kg, que seria o saldo em estoque correto.

Conheça a ferramenta utilizada por Engenheiros de Produção

A ferramenta que mais utilizo para atender a demanda de gestão dos clientes da Nomus é software Nomus ERP Industrial.

É um software capaz de atender as demandas da indústria brasileira, já que foi projetado por Engenheiros de Produção especialmente para indústrias.

Convido que assista uma demonstração do software e entenda como você poderá controlar seu estoque com essa ferramenta fundamental.

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