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Compro o produto por uma unidade de medida e consumo por outra. O que fazer ?

Atualizado em 18/02/20 - Escrito por Celso Monteiro na(s) categoria(s): Produção

Comprar matéria prima na unidade medida X e consumir o mesmo produto na unidade de medida Y. Acreditem, essa dificuldade é vivida pela maioria das indústrias e levam à loucura vários gestores.

Como padrão, um produto possui uma única referência para medir o seu saldo em estoque, logo, todas as suas movimentações respeitam essa unidade de medida e atualizam o saldo do produto de acordo com ela.

Porém, alguns produtos podem ter outras referências de acordo com o fornecedor e, por consequência, o setor de compras da empresa necessita “traduzir” a solicitação de compra passada pela produção para uma outra unidade de medida, atendendo assim as referências de venda do fornecedor.

Exemplo prático de unidade de medidas diferentes para o mesmo produto

Para exemplificar o que eu estou falando, vamos imaginar uma matéria prima de código “MP 001 – Barra de aço” que possui como unidade de medida padrão “KG”.

Todo o controle de estoque deste produto é feito por KG, tanto as movimentações de consumo na produção, transferências internas, quantidade necessária nas listas de materiais, tudo é feito tendo como base a unidade “KG”.

Mas, como a gestão de uma indústria não é simples, essa barra de aço não é comprada por “KG”, mas sim por “Unidade”. Ou seja, para o fornecedor do “MP001”, o estoque em seu poder deste item não é representado por “KG”, pois para ele o seu custeio e controle de estoque e produção respeitam a medida por “Unidade”. Por este motivo, a sua venda também respeita “Unidade” como referência quantitativa.

Temos aqui um exemplo clássico do momento em que o departamento de vendas da empresa começa a criar cabelos brancos, pois chega da produção que será necessário comprar “X” Quilogramas do MP 001, porém, o fornecedor envia a sua tabela de preços em Unidade.

Se acalme meu amigo, eis aqui algumas dicas para evitar que essa situação não lhe tire mais o sono:

Recomendo também que conheça dicas práticas para uma boa gestão de materiais.

Buscar uma conversão padrão junto ao fornecedor

O primeiro passo nessa situação é buscar contato com o fornecedor para entender como converter o produto em diferentes unidades de medida.

Seguindo o mesmo exemplo da barra de ferro, assim como podemos controlar o estoque desse produto por KG, também o podemos fazer por UND, Metro, Milímetro, etc. Logo, de acordo com a sua escolha, será necessário entender em quais parâmetros o fornecedor lhe entrega e assim realizar o cálculo para conversão entre unidades de medida.

Continuando com a barra de ferro, considere que o Fornecedor do “MP 001” venda este produto por unidade e que os parâmetros desse produto sejam:

Valor R$/und = R$80
Comprimento da barra = 6 metros
Peso da barra = 8,69 KG

Caso a sua empresa controle essa barra por KG, os fatores de conversão seriam:

1 und = 8,69Kg de barra

Caso a unidade de medida desejada seja Metro, teríamos os seguintes valores para conversão:

1 und = 6 metros de barra

Se a unidade de medida for em milímetros, essa seria a sua conversão

1und = 6 x 1.000 mm
1und = 6.000 mm de barra

Configurar os valores para conversão em um sistema informatizado

Após compreender o comportamento deste produto junto ao fornecedor, o próximo passo é registrar esse fator de conversão padrão em um sistema informatizado, o qual irá lhe proporcionar mais facilidade em gerir os pedidos de compra deste item.

Vamos seguir no exemplo do “MP 001” e cadastrar esse produto com unidade de medida padrão “KG” e a unidade secundária “Unidade”.

Sabendo desta conversão padrão, agora todos os pedidos de compra do “MP 001” podem trabalhar com duas unidades de medida (KG e UND).

Registrar pedido de compra exatamente igual ao recebido pela produção

Com o fator de conversão já configurado, fica fácil para o setor de compras registrar um pedido junto ao fornecedor.

Vamos considerar uma solicitação de compra de 200Kg, passada pelo setor de produção. O seu sistema informatizado realizaria o seguinte cálculo:

Note que na conversão padrão de 1und por 8,69Kg, não achamos um número inteiro, portanto, cabe ao comercial ajustar a quantidade final, solicitada junto ao fornecedor, para que a compra em unidades não traga casas decimais. Portanto, o comercial definirá se serão compradas 23 barras (com 199,87Kg no total) ou se serão compradas 24 barras (com 208,56kg no total).

Registrar Entrada no estoque conforme recebido pela NFe do fornecedor

O último passo no processo de compras do “MP 001” é dar entrada na NFe do fornecedor e assim alimentar o estoque deste produto, bem como o seu custo médio.

Porém, aqui reside mais uma dificuldade para o setor de compra e também de logística. (Veja quais são os mais importantes indicadores de desempenho na logística) Como dar entrada em uma NFe onde a unidade de medida indicada nela é uma e a entrada no estoque da empresa deve ser realizada em outra?

É nesse ponto em que vemos muitos problemas, já que a barra de ferro faturada pelo fornecedor foi reportada em Unidades, bem como o seu preço unitário, porém, a sua empresa precisa que o estoque deste item seja controlado por KG, bem como o seu custo médio.

Ao trabalhar com um sistema informatizado, você não precisará se importar com a unidade de medida informada na NFe, já que através do fator de conversão padrão será fácil o sistema calcular a quantidade recebida em outra unidade de medida. Vejamos o exemplo:

Com essa entrada, 208,56 KG de “MP 001 – Barra de aço” serão acrescidos ao estoque, com um valor total de R$1.920,00 . Dessa forma, o custo de reposição será calculado em :

Custo de reposição = R$1.920,00 / 208,56 = R$9,206/KG

E o custo médio em estoque deste produto será calculado levando em consideração o saldo e o valor total em estoque, no momento da entrada. Caso a empresa estivesse com 20Kg de “MP 001” e um valor total em estoque deste item de R$210,89, o custo médio do “MP 001” após a sua entrada no estoque seria de :