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Processo de compra: como melhorar a gestão de compras da sua empresa

Atualizado em 5/02/24 - Escrito por Arthur Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização

O processo de compra necessita de um equilíbrio, entre: a qualidade, a quantidade e o custo. É fundamental que as necessidades da sua empresa sejam efetivamente atendidas dentro de um orçamento planejado.

Antes de planejar uma reformulação do processo de compras de sua empresa, é fundamental entender, claramente, os diferentes estágios do processo de compra.

Primeiramente, é importante:

• identificar a necessidade de adquirir algo;
• decidir sobre o produto / serviço;
• montar uma equipe de compras dedicada;
• planejar a quantidade e a especificação dos requisitos da qualidade;
• orçar;
• selecionar fornecedores;
• planejar a logística
  (Veja quais são os mais importantes indicadores de desempenho na logística) ;
• avaliar desempenho;
• implementar o contrato.

Quais são as etapas do processo de compras de uma indústria

Um processo de compras precisa ser planejado e organizado. Sendo assim, as etapas no processo de compras, são:

• Identificar uma demanda ou requisito;
• Gerar uma requisição que inclua especificações da demanda;
• Registrar uma Solicitação de Cotação;
• Rever resposta de uma Solicitação de Cotação;
• Selecionar a melhor oferta, com base em critérios especificados, como: preço, disponibilidade e qualidade;
• Criar um Pedido de Compra, que, uma vez aceita pelo fornecedor, torna-se um acordo contratual, podendo incluir termos e condições cruciais;
• Realizar uma Inspeção de Recebimento, para garantir que está completa e atende aos requisitos especificados pelo comprador;
• Após o recebimento, é registado e confirmado as contas a pagar da compra realizada;
• O pagamento é feito ao fornecedor;

Os principais benefícios de um processo de compras otimizado

O principal questionamento, sobre compras, que as empresas desejam a resposta, é: Quais são os benefícios do sistema de compras em relação à receita?

Embora a compra, normalmente, é ligada a área de mercadorias para atender aos requisitos de produção, seu impacto, nos resultados de negócios, podem ser substancial e se estender, facilmente, além do departamento de compras.

Abaixo, vamos ver alguns campos em que esse processo pode afetar outras áreas do negócio:

Eficiência operacional

Um sistema otimizado de pedidos pode economizar tempo, dinheiro e maximizar o fluxo de caixa.

O acesso fácil e rápido a um pedido de compra, conhecido também como ordem de compra, a capacidade de aplicar orçamentos e garantir a responsabilidade em toda a sua empresa é a chave para um processo de compra melhor e, por sua vez, economia.

No módulo erp de “Compras” do sistema Nomus, conseguimos ter essa relação de controle de Pedidos e Agendamentos financeiro.

Redução de Fraude

A fraude é um grande desafio para qualquer negócio. A frequência de fraudes interna são altas na ausência de um processo de compra organizado.

No entanto, se uma empresa investe na construção de um processo de compras organizado, é assegurada uma trilha de auditoria para cada transação, que pode ser usada para identificar exatamente quem está tentando fraudar a empresa e impedir que outras pessoas se envolvam em comportamento fraudulento.

No sistema da Nomus, ao fazer algum tipo de registro, gravamos o nome do usuário, data e hora da movimentação.

Veja também: Kraljic Matrix: conceito, aplicação e como montar uma matriz

Acesso fácil a informações cruciais

isso não apenas leva a uma maior eficiência e responsabilidade, mas também permite aos negócios maior visibilidade em áreas de melhoria.

Por exemplo, uma empresa que tenha acesso a registros de compras durante um período de tempo poderá registrar as tendências de compra, o comportamento do fornecedor e usar essas informações para planejar e negociar orçamentos para pedidos futuros.

Nesse caso, sugerimos montar relatórios personalizados para o controle de compras na sua empresa.

O sistema Nomus, tem uma ferramenta que consegue criar esses relatórios personalizados. E mantem o histórico dos seus pedidos.

Melhor Controle Orçamental

Este, mais uma vez, é um desafio para as empresas. Antes de fazer uma compra, é vital saber se há fundos suficientes para pagar por isso.

Um processo de compras organizado melhora o planejamento e o gerenciamento financeiro, o que leva a melhores preços, melhor planejamento e, é claro, melhor controle sobre o fluxo de caixa.

O sistema Nomus integra a área de compras com o financeiro através do Tipo de movimentação, onde você pode configurar cada tipo de movimentação com a classificação financeira que desejar, por exemplo.

eBook – Guia de compras para indústria: como melhorar processos e lucrar mais

Preparamos um ebook completo sobre a gestão de compras para indústrias e como melhorar seus processos para lucrar mais. Baixe clicando na imagem ou botão a seguir:

Como organizar seu processo de compra

Um processo de compra organizado fornece à empresa uma estrutura clara e detalhada na qual ela pode resultar na descisão correta, com as necessidades comerciais exatas. Segue abaixo, algumas sugestões que podemo melhorar a sua área de compras:

Faça uso da tecnologia

Ao automatizar seu processo de compra, você pode economizar tempo, diminuir os riscos do negócio, simplificar os processos e reduzir os custos administrativos.

Por exemplo, ao adotar o Sistema da Nomus, as empresas podem se beneficiar de um processamento mais rápido, melhor visibilidade em relação ao rastreamento de pedidos de compra e uma redução no investimento intensivo em mão-de-obra.

Capacite o departamento de compras

treine o departamento com as informações necessárias de especificações de produtos / serviços e solicite os requisitos de maneira oportuna.

informações como a lista de preços, ou uma lista de fornecedores aprovados ou até mesmo informações detalhadas sobre o produto / serviço, como e quando necessário, devem ser facilmente acessíveis para evitar atrasos desnecessários.

No sistema Nomus, a tela de “Solicitações de compras”, serve para a empresa colocar as suas necessidades de insumos.

Melhorar as relações com fornecedores

A maioria dos fornecedores não se importam em reconsiderar os termos do contrato, se eles acreditarem que obterá mais negócios com você no futuro.

Além disso, a gestão de risco, no que diz respeito a mercadorias danificadas ou entregas atrasadas, é uma área que se torna mais fácil de navegar se ambas as partes desfrutam de um relacionamento saudável em vez de estar em condições contraditórias.

Com um fornecedor confiável e colaborativo a bordo, a necessidade de reavaliar fornecedores e termos e contratos é reduzida, há margem para negociações de preço e seu departamento de compras não terá que se apressar em pedidos de última hora.

Estabelecer um modelo operacional

concentre-se em delegar responsabilidade com base nos pontos fortes dos membros da equipe de compras para as tarefas comerciais e técnicas.

Certifique-se de que existe um cartão de pontuação de desempenho e um objetivo, visão e estratégias de aquisição documentados que são periodicamente revisados ​​pela alta administração.

Faça com que a sua equipe de compras participe de reuniões cruciais relacionadas a vendas e satisfação do cliente, para que elas estejam relacionadas com o funcionamento e as entregas das diferentes seções do departamento.

Você pode baixar o infográfico a seguir, “4 passos para organizar seu processo de compra”, que reúne esse passo a passo:

Qual o papel do departamento de compras no processo de compra

O departamento de compras de uma empresa tem várias responsabilidades. Ter uma equipe qualificada para atender a essas responsabilidades é fundamental para o sucesso do negócio.

A seguir, algumas das principais responsabilidades do departamento de compras de uma empresa:

• Coordenar as necessidades de compras com os departamentos que registraram as necessidades;
• pesquisar e conduzir estudos de mercado para compras;
• identificar fornecedores;
• analisar propostas.

Antes de delegar responsabilidades ao departamento de compras, é importante delinear uma política de compras para o seu negócio.

Ele pode servir como um guia dentro do departamento de compras e também ser usado como uma ferramenta de conhecimento para novos membros da equipe.

O escopo de uma política de compras, é claro, é específico para cada negócio.

Em uma pequena empresa, a política é relativamente simples e mais fácil de criar e manter. Obviamente, ele precisará ser mais detalhado e extenso em um grande negócio.

Aqui está um guia simples sobre o que uma política de compras deve conter:

• Quem será a pessoa principal para a compra de insumos para o negócio?
• quais insumos essa pessoa pode comprar?
• quais são as limitações de gastos / orçamento autorizado?
• quais são os requisitos da empresa para a concorrência de fornecedores?
• em que critérios os fornecedores em potencial serão selecionados?
• que tipos de contratos o departamento de compras pode fechar?
• qual é a posição da empresa em caso de conflito de interesses?
• qual é a posição da empresa sobre a aceitação de presentes?
• que tipo de informação será tratada como confidencial pela empresa?
• qual é o procedimento para lidar com qualquer tipo de questões legais?

Como mencionado acima, essa é uma política de compras simples que se encaixará bem em uma empresa pequena ou média. Grandes empresas tratam da criação de uma política de compras de maneira mais abrangente.

Como avaliar fornecedores no processo de compras

A avaliação dos fornecedores acontece antes de fazer um pedido.

No entanto, o papel de uma equipe de compras não se limita a simplesmente identificar o melhor fornecedor, mas também para garantir que, durante um período de tempo, o valor que eles estão obtendo corresponda aos custos.

Uma das melhores maneiras de garantir isso é avaliando periodicamente o desempenho do fornecedor.

Os pontos a seguir podem ser usados ​​como referência ao avaliar o desempenho de um fornecedor:

• Cronogramas de entrega;
• Qualidade de itens enviados;
• Completitude de pedidos enviados;
• Preços;
• Qualidade de atendimento ao cliente;
• Força financeira;
• Desempenho anterior com pedidos semelhantes;
• Capacidade de atender às especificações de pedidos / produtos / serviços;
• Expertise de representantes de vendas e equipe técnica;

Ordem de compra: o que é e como emitir um pedido

O processo de compra começa com um documento comercial para oficializar o pedido da operação chamado ordem de compra. Ele possui todos os itens a serem adquiridos, as empresas que fornecem, os valores, entre outros. 

Gerir esse pedido é importante para garantir que seu giro de estoque esteja coerente com as demandas da empresa, que você não fique de estoque vazio ou super lotado, que não haja gastos com aquisição de material com caráter acima do necessário ou de urgência para suprir uma venda.

Como gerar e emitir um pedido de compra

A geração e emissão de pedido de compra pode ser feita de várias formas. Isso é, dá para fazer até de próprio punho. O mais indicado, no entanto, é utilizar alguma ferramenta digital. Ele pode ser uma planilha, um formulário ou um ERP Industrial. 

Confira como emitir um pedido de compra e acompanhar os processos através do Nomus ERP Industrial e várias informações sobre o documento:

Coloque em prática e melhore o processo de compra da sua indústria

Agora que você aprendeu os passos iniciais para uma boa gestão do processo de compra, sugiro seguir os passos abaixo:

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Depois recomendo que assista uma demonstração do Nomus ERP Industrial para entender na prática como a ferramenta funciona.

Fique a vontade para entrar em contato caso tenha alguma dúvida.