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KPI: o que é, como funciona e como definir os seus [GUIA]

Atualizado em 13/11/23 - Escrito por João Pedro na(s) categoria(s): Estratégia

KPI é a sigla para “Indicador Chave de Desempenho” (Key Performance Indicator) e se trata de uma ferramenta de metrificação, mapeamento e análise de desempenho de uma empresa. Você usa esse instrumento em qualquer objetivo alcançável que puder ser mensurado.

Tanto a empresa como um todo quanto suas repartições devem agir para alcançar os KPIs principais que apontam para suas metas. Ao mesmo tempo, cada setor e equipe pode ter seu próprio KPI que corrobora com o indicador principal da empresa.

Preparei este guia completo para você entender de uma vez por todas o que é KPI, quais são as categorias e tipos, diferença para métricas, como funciona tudo isso e o melhor: como monitorar os números.

Faça uma boa leitura!

Confira os tópicos:

O que é KPI, para que serve e como funciona?
Diferença entre métricas e KPI
Escolha seus principais indicadores de desempenho
Como escolher ou criar um KPI
Categorias de KPI
Tipos de KPI
Principais KPIs usados por empresas e exemplos
Emitindo relatórios de KPI com ferramentas
KPI x OKR
KPIs importantes para indústria
Desenvolvendo suas KPIs

KPI: o que é, como funciona e como definir as suas [GUIA]

O que é KPI, para que serve e como funciona?

KPIs são indicadores chaves de desempenho ou performance (as duas traduções servem) e se trata de uma forma de medir, analisar e controlar as metas, objetivos e ações da empresa. Você define onde quer chegar com a sua gestão, estabelece um KPI, descobre seu valor atual, acompanha sua evolução em um período de tempo e elabora estratégias para melhorar seus resultados.

KPIs em uma indústria, por exemplo, como funciona? Um bom exemplo é o Lead Time, que é o tempo usado para rodar todo o ciclo de produção da fábrica, desde o pedido do cliente até a entrega da mercadoria. Então uma fábrica poderia determinar que o Lead time é um dos seus KPIs e assim monitorar esse número de perto..

Ou seja, o KPI oferece uma visão quantificada da empresa e como ela está em sua corrida para alcançar suas metas. Assim, você terá um poder de avaliação objetivo, pois com números as decisões ficam mais objetivas e menos sujeitas a interpretações.

Diferença entre métricas e KPI

Métricas são os números crus, brutos, que se usa para medir e analisar os resultados da empresa. São os valores apresentados de forma simples e objetiva, podendo ser utilizadas para criar os indicadores de desempenho, sejam eles chave ou não.

Por exemplo, vamos pensar em uma empresa de trefilação que crie canos de metal. Podemos dizer que a metragem das peças é uma métrica assim como quantos canos são produzidos por hora. Logo, temos duas métricas.

Já os indicadores chave de desempenho são como dizem o nome: métricas que indicam o desempenho da sua indústria em um critério chave. Se for importante acompanhar a produtividade da sua empresa, podemos usar métricas que mostrem o ritmo e eficiência.

No exemplo da empresa trefiladora que demos acima, a produção de canos por hora pode ser um indicador-chave de desempenho.

Confira o que é e como funciona a metrologia.

Escolha seus principais indicadores de desempenho

Há muitos indicadores de desempenho que uma empresa pode usar, mas usar todos leva os gestores a dificuldades de análise e tomadas de decisão. Um exagero leva a uma grande demora de levantamento e monitoramento, chegando a um ponto que não consigam acompanhar mais.

Da mesma forma, um grande número de KPIs faz perder o sentido da palavra “chave”. Se você tentar tomar decisões que deem grandes resultados em tudo, em todo lugar e ao mesmo tempo, pode ficar estagnado.

O processo de escolha dos KPIs corretos você confere a seguir:

Como escolher ou criar um KPI

Existem várias listas disponíveis na internet com KPIs para você escolher e usar. No entanto, é muito melhor entender o processo de criação e lógica por trás de um indicador chave de desempenho do que só escolher entre as que forem encontradas.

Isso permitirá você ir além de apenas optar por um interessante, mas criar o seu, mesmo que seja a partir das possibilidades prontas.

A criação de um KPI envolve 4 princípios simples e metódicos, que são:

Meça apenas o que pode ser medido

Você só conseguirá metrificar o desempenho de um KPI se ele puder ser quantificado. Isso significa que avaliações subjetivas não podem ser KPIs – exceto se você conseguir convertê-las para números. Por exemplo, felicidade do cliente ou colaborador.

É possível medir quão feliz uma pessoa é com algum tipo de termômetro? Bom, essa é uma questão filosófica. Em vez disso, você pode usar conceitos como o NPS, quantidade de feedbacks positivos, churns, etc.

Considere a relevância do indicador

É preciso ser sincero consigo mesmo e com sua indústria na hora de estabelecer um KPI para alcançar. Definir objetivos depende de entender quais são os realmente importantes, que fazem diferença na sua empresa.

Evite números que não sejam tão centrais na estratégia. Na verdade, é comum empreendedores caírem em armadilhas como métricas de vaidade. Esse é o nome de valores como likes e seguidores em suas redes sociais, que não necessariamente representam o desempenho da sua empresa.

Avalie quais metas mensais e trimestrais fazem são realmente importantes para o crescimento da sua empresa e defina como KPIs apenas os indicadores que tenham relevância o suficiente para ocupar grande parte da sua atenção e recursos.

Escolha KPIs que facilitem as decisões estratégicas

Os KPIs precisam demonstrar de forma acertada onde sua empresa está em referência às suas metas, explicitando progresso, receita e outros valores que você decida ser importante para sua indústria.

Ao mesmo tempo, se você optar por indicadores muito complexos, os cálculos e as tomadas de decisão podem demorar muito mais, além da chance maior de cometer erros na quantificação das métricas. Faça uma seleção inteligente que permita pensar em estratégias aplicáveis para rastrear e melhorar seus resultados.

Veja se a periodicidade de análise do KPI bate com suas avaliações

Você provavelmente faz análises de desempenho da indústria com uma certa periodicidade e alguns números são verificados semanalmente, outros mensalmente, trimestralmente… enfim.

Os KPIs que você escolher devem ser capazes de acompanhar as metas da empresa, alinhando os resultados de forma correta com sua necessidade de avaliação. Ao mesmo tempo, você deve ter rigor e disciplina na periodicidade dessa análise.

Categorias de KPI

Os indicadores de desempenho podem até ser super únicos da sua empresa, mas todos eles vão se enquadrar em alguma das categorias gerais e que traremos abaixo.

A classificação é um pouco subjetiva e pode ser que algum KPI pertença a mais de uma delas conforme você entender os conceitos envolvidos, mas é uma boa forma de olhar para esses indicadores de forma objetiva:

KPI de Estratégia – É o tipo usado para dados que mostram como a sua empresa está em comparação a metas definidas em períodos passados, servindo de entendimento sobre a evolução dos resultados;

KPI de Qualidade – Se refere aos indicadores de desempenho que analisam a qualidade da produção, operação ou algum aspecto da empresa, inclusive ajudando a entender se houve imprevistos ou erros durante os processos;

KPI de Produtividade – Fornece informações contínuas sobre o rendimento e a eficiência dos processos na sua empresa, criando relatórios que mostram a quantidade de recursos usados, produtos fabricados, demandas atendidas etc, sendo essencial para calcular o takt time;

KPI de Capacidade – Auxiliam na avaliação da capacidade de resposta de um processo ao calcular as saídas de produção em relação à unidade de tempo desempenhada, estando aliado o KPIs de qualidade e produtividade. Veja mais sobre produtividade de máquinas.

Tipos de KPI

Os indicadores chave de desempenho (KPI) são agrupados, também, por tipos. São 3 e se classificam conforme grau de prioridade, detalhamento e frequência de medição/análise.

Confira os tipos de KPIs:

KPI Primário – é o tipo de KPI usado na análise verdadeira da empresa e indica o quão bem ela está alcançando os objetivos,como taxa de retenção de clientes, retorno sobre o investimento (ROI) e outros similares, sendo os valores mais importantes de serem alcançados e de maior prioridade;

KPI Secundário – se trata do grupo de indicadores que compõem o KPI Primário, sendo valores mais detalhados, como giro de estoque, satisfação de clientes, OEE, etc;
KPI Prático – por fim, o KPI Prático serve para medir, de forma prática, o desempenho da sua empresa, tratando de métricas mais objetivas e materiais, e compõe as KPIs Secundárias, o que inclui taxas de cliques em campanhas de marketing digital e tempo investido em pesquisa e desenvolvimento de produtos.

Principais KPIs usados por empresas e exemplos

Como já dissemos, é importante que você crie e escolha KPIs adequadas às necessidades e estratégias específicas da sua empresa. Sendo assim, pode ser que muitas vezes até utilize indicadores super personalizados.

Isso não significa ignorar os que já são padrão no mercado, apenas olhar para esses KPIs pensando nas suas próprias necessidades. Confira alguns tipos de KPI conforme o setor:

KPIs de PCP:
- Cumprimento do prazo de entrega;
- Eficiência da produção;
- Estoques médios;
- Lead time de produção;
- OEE (Overall Equipment Effectiveness);
- Taxa de ocupação da mão de obra;
- Taxa de retrabalho;
- Taxa de utilização da capacidade de produção;
- Tempo médio de setup de máquina.
KPIs de Marketing:
- Custo de aquisição por cliente (CAC);
- Custo por clique (CPC);
- Downloads de material rico
- Duração da visita ao site;
- Geração de MQLs;
- Número de seguidores dos canais de mídias sociais;
- Origem do tráfego;
- Taxa de abertura de e-mails
- Taxa de clique (CTR);
- Taxa de rejeição ao site;
- Tempo de visualização do Ad.
KPIs de Logística:
- Custos de armazenagem;
- Custos de transporte;
- Giro de estoque;
- Nível de serviço ao cliente;
- Perfect order rate;
- Taxa de entrega no prazo;
- Taxa de retorno de produtos;
- Taxas de erros, avarias e extravios;
- Tempo de ciclo de pedido;
- Índice de ocupação de armazém.
KPIs de Vendas:
- Churns;
- Clientes perdidos;
- Clientes por categoria de produto;
- Custo de Aquisição por Cliente (CAC);
- Número de oportunidades abertas;
- Número de oportunidades concluídas;
- Retenção de clientes;
- Ticket médio.

Emitindo relatórios de KPI com ferramentas

Rastrear o desempenho da sua empresa com KPIs é o básico para alcançar suas metas. Você pode fazer esse acompanhamento de várias formas, mas as que menos demandam tempo e mais trazem otimização na gestão como um todo são as digitais.

Elas armazenam melhor os dados, automatizam os cálculos, são mais fáceis de compartilhar entre os colaboradores e as informações ficam mais seguras.

Confira duas ferramentas de monitoramento de KPIs e geração de relatórios:

Planilha Eletrônica (Excel)

As planilhas eletrônicas tipo Excel são ferramentas de grande utilidade para medir um KPI. Você pode configurá-las à vontade para calcular o indicador que você quiser com a lógica mais importante para sua empresa.

Há vários modelos prontos espalhados pela internet e baixá-los já trará bastante economia de tempo. Além disso, é possível contratar profissionais especializados em planilhas eletrônicas para elaborar as suas.

Porém, se a criatividade não é limite no Excel, a praticidade na hora de configurá-lo é. Você ficará dependendo de contratar profissionais a toda hora para modificar isto aqui e ali, poderá deixar recursos de fora e sem contar que as planilhas são suscetíveis a erros, ou seja, pode ter uma fórmula errada e isso acabar prejudicando toda a sua tomada de decisão..

ERP

ERPs são sistemas de gestão integrada que conectam toda a administração da sua empresa. Você pode alimentar com dados de todos os setores e gerar relatórios para todos os KPIs e métricas que desejar. Claro, há limitações conforme o fornecedor, por isso investigar as opções de ERP é extremamente crucial antes de fazer uma compra.
O que pode ajudar nessa procura é entender as diferenças entre ERPs generalistas e especialistas. Muitos são desenvolvidos para atender a todo mundo – e acabam não atendendo ninguém. Outros são criados para atender a segmentos específicos, como restaurantes, agências de marketing e indústrias.

Exemplos de painel de indicadores de desempenho no sistema Nomus ERP Industrial:

KPI x OKR

O OKR, também conhecido como Objetivo e Resultado Chave (do inglês Objectives and Key Results), é um conceito parecido com métricas e KPIs, mas com diferenças pequenas e fundamentais.

Se trata de um objetivo específico que uma empresa, uma equipe ou até um profissional individualmente assume. Ele deve ter resultados chave específicos.

Por exemplo, você pode ter como OKR se tornar uma autoridade máxima no seu segmento. Esse é o objetivo. Com isso, ser chamado para palestras trimestrais em todo o Brasil pode ser o resultado chave.

KPIs importantes para indústria

Todo segmento possui KPIs mais relevantes. Se estivermos falando do setor industrial, existem 19 que mais chamam a atenção, sendo indispensáveis para fábricas que querem atingir o sucesso.

Alguns deles são:

Lead Time;
Market Share;
OEE – Overall Equipment Effectiveness;
ROI;
e Índice de Inadimplência.

Confira a lista completa dos 19 KPIs mais importantes para a indústria.

Desenvolvendo suas KPIs

A melhor forma de desenvolver as suas KPIs é através do estudo e da aplicação do conhecimento. Muitos gestores e profissionais subestimam a informação como ferramenta para alcançar novos patamares.

Nas jornadas profissional, acadêmica e empresarial, toda vez que você encontrar uma parede, o conhecimento cria uma porta. Dito isso, há várias maçanetas que abrirão de portinholas a portões automáticos com esteiras que levam você muito mais longe.

Ofereço a você uma das mais interessantes e práticas. Estou falando deste blog, que traz a todo momento diversas lições, conhecimentos amplos ou específicos, assim como aulas sobre gestão em uma indústria. Inscreva-se agora e comece a melhorar suas KPIs.

Também, convido você a receber pílulas de conhecimento em nossas redes sociais. É com elas que você chegará um passo mais longe todos os dias, mesmo que sejam pequenos. Um pequeno insight pode trazer uma grande revolução.

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