Como encontrar o sistema ERP certo para sua indústria
Atualizado em 16/08/22 - Escrito por João Pimenta na(s) categoria(s): ERP / Gerenciamento da rotina / Gestão de projetos / Processos e Organização
Cada vez mais as micro e pequenas empresas (MPEs) têm recebido atenção, devido à tamanha relevância das mesmas para o desenvolvimento do país e para a estabilidade social e política da sociedade. Porém, o ambiente competitivo em que nos encontramos força cada vez mais essas organizações a entregarem melhores produtos, diminuindo seus preços (e consequentemente seus custos, evitando desperdícios), entregando mais rapidamente por meio de mudanças significativas em seus procedimentos administrativos e estratégicos.
Apesar dos fatores positivos, a taxa de mortalidade das MPEs é muito alta e alguns especialistas colocam como alguns principais motivos para isso: falta de recursos, técnicas apropriadas de administração, falta de mão de obra qualificada e pouco incentivo socioeconômico.
O avanço da tecnologia tem disponibilizado cada vez mais cenários propícios para implantação de um sistema ERP em MPEs, mesmo com as dificuldades. Porém, a falta de recurso normalmente coloca as MPEs em um caminho de tentativa de implantação com praticamente nenhum envolvimento da consultoria externa nesse processo, o que acaba diminuindo muito as chances de sucesso de implantação.
Nesse artigo, serão mostradas algumas dicas para facilitar a identificação de sistemas de gestão que realmente auxiliem a sua empresa e alinhem os principais objetivos e barreiras em um processo de implantação.
Termos técnicos utilizados no processo de implantação de ERPs
Para facilitar o entendimento de todos os aspectos relacionados ao ERP, é importante especificar rapidamente alguns termos técnicos da área. Os termos normalmente utilizados são: funcionalidade, módulo, parametrização, customização, localização e atualização.
- Funcionalidade: são as características e funções que o sistema possui. Podem ser utilizadas de diversas maneiras, com foco em auxiliar o processo da organização.
- Módulo: muitas vezes correspondem aos setores departamentais das empresas e representam pacotes de funcionalidades que podem ser implantados e comprados separadamente. Normalmente os módulos são integrados e organizados de acordo com o negócio da organização, possibilitando suporte ao processo.
- Parametrização: cada módulo pode ser configurado internamente para atender determinada peculiaridade da empresa (sem alteração do código do sistema). São essas configurações que regem como cada módulo e como o sistema como um todo vai funcionar.
- Customizações: são as alterações da estrutura do sistema para atender uma demanda específica que não pode ser atendida por meio das parametrizações. Quanto maior for a quantidade de customizações, maior é a distância do pacote comercial do sistema vendido, e possivelmente, maiores os custos de manutenção e suporte. Isso ocorre devido ao aumento da complexidade para adaptação de novas atualizações.
- Localização: consiste na adaptação de características da localização em que o sistema é utilizado (leis, impostos, taxas, etc.).
- Atualização: processo que consiste na disponibilização pelo fornecedor de melhorias e correções em pacotes já instalados pela empresa. Também são utilizados os jargões: upgrading e “troca de versão”.
A seguir vamos entender quais são as principais características de sistemas ERPs. Essas definições se unem ao processo que o sistema para indústria propicia, gerando aspectos diferenciados que auxiliam a gestão da empresa de formas tangíveis e intangíveis.
Veja também: 64 siglas de gestão industrial que todo gestor precisa saber
Características de sistemas de gestão integradas (ERP)
Em resumo, podemos entender um sistema ERP como um software que une todas as informações da empresa em um único banco de dados, possibilitando a gestão integrada das áreas e disponibilizando informações essenciais para gestão do negócio. Integrando processos essenciais e propiciando uma visão geral da empresa.
As principais características de um sistema ERP são:
Atendimento a todas as áreas da empresa
O sistema ERP é constituído de diversos “módulos” e estes devem direcionar as tarefas e responsabilidades de diferentes áreas da empresa. Dessa forma é possível operar com um único sistema.
Muitas vezes em pequenas empresas vemos a terceirização de algumas áreas. O exemplo clássico é a contabilidade externa. Sem dúvidas um ERP de pequeno porte deve gerar informações contábeis e fiscais que alimentem o software do seu fornecedor, mas não se torna essencial possuir um módulo de contabilidade.
Veja também: Como escolher um ERP adequado para sua empresa (10 dicas práticas)
Base de dados única e centralizada
Cada módulo se comunica com os outros módulos. Isso é facilitado já que normalmente todas as informações são gerenciadas em um único banco de dados. Essa comunicação garante uma interface facilitada para análise de informações.
Além de se comunicarem é possível estabelecer fluxo de informações, gerar uma sinergia natural e maior comunicação entre todas as áreas da empresa.
Integração das áreas da empresa
A unificação das informações garante comunicação entre as áreas. Naturalmente suprindo a empresa com informações essenciais para gestão e propiciando melhorias contínuas para o processo administrativo e produtivo.
A integração das áreas garante que a empresa se prepare melhor para tomada de decisão de longo prazo, antecipe possíveis períodos de dificuldade financeira e trilhe um caminho de sucesso.
Orientação a processos
As funcionalidades disponíveis no ERP podem ser citadas como um conjunto de processos de negócio pré-estabelecidos e essenciais para a boa gestão do empreendimento. Esses processos possuem dependência e são essenciais para atingir determinado resultado.
Essas principais características formam um potencial enorme para aumentar a produtividade de todos os processos da empresa. A possibilidade de integrar processos, padronizar tarefas e unir informações de diversas áreas da indústria traz benefícios enormes para a organização. Esse aspecto encontrado nos ERPs proporciona a eliminação de problemas, transtornos e custos que acontecem naturalmente com a falta de integração.
Como vimos anteriormente, o ERP possui o objetivo de agregar os processos, garantindo benefícios naturais à organização. Porém, existem pontos positivos e negativos coexistindo: os ERPs trazem “melhores práticas” e apoio à tomada de decisão, mas os processos estabelecidos no software devem ser analisados e, se necessário, customizados para aderirem ao modelo vigente de gestão.
Veja também: Sistema ERP industrial: o que é, para que serve e quais seus benefícios
Principais desafios para implantar um sistema ERP
A forma de condução do processo de implantação é um dos principais desafios dessa fase. Já observamos anteriormente que é preciso estudo e paciência para conseguir escolher o sistema ideal para sua indústria.
Depois de escolher o sistema mais próximo das suas expectativas, vem o real desafio: o projeto de implantação é a etapa mais difícil que a empresa precisa passar antes de obter resultados reais da utilização do sistema. Por isso, separamos as principais dificuldades encontradas na implantação de um sistema ERP:
1. Entendimento do processo de implantação como uma mudança organizacional, e não como um projeto puramente de TI
O processo de implantação de um sistema ERP não deve ser visto como uma simples troca de sistemas (softwares). A implantação é um processo que envolve muitas ou todas as áreas da empresa, modifica rotinas, altera responsabilidades e facilita o processo de controle e planejamento de atividades.
Reparem que o foco está sempre nas pessoas. Não considerar que existiram fortes mudanças organizacionais no processo de implantação gera discrepâncias na forma de conduzir a implantação, e as resistências dos próprios usuários serão bem maiores.
2. Análise dos processos antes do início da implantação
O ERP é direcionado aos processos da empresa e, se os processos não forem mapeados e comparados com o sistema, será muito mais moroso e complicado entender quais as responsabilidades e os principais envolvidos.
3. Falta de planejamento
Antes de iniciar o projeto de implantação, nem sempre vemos que as empresas tomam providências internas de preparação para esse processo. A implantação de um sistema ERP não é uma solução milagrosa que vai excluir todos os problemas da indústria, mas sim uma ferramenta que precisa ser avaliada, entendida e bem utilizada.
Sem a estruturação do planejamento, normalmente os custos, prazos e o operacional do projeto não atingem as expectativas dos investidores no projeto, causando desânimo, atrito e representando forte risco para o sucesso do projeto como um todo.
4. Envolvimento da alta administração
Nem sempre a alta administração acompanha de perto o projeto de implantação. Sem essa aproximação, a garantia de resultados alinhados com a expectativa dos dirigentes da organização é dificultada. O sucesso do projeto depende do alinhamento das expectativas da empresa com o que o sistema pode oferecer.
5. Falta de envolvimento dos futuros usuários do sistema no processo;
O gerenciamento dos recursos humanos exerce importância crítica para o sucesso da implantação. Quando os usuários são envolvidos nas etapas de planejamento e execução do processo de implantação, os riscos são minimizados e o investimento em consultoria e retrabalhos diminuído.
6. Diminuição da flexibilidade dos processos.
O aumento da padronização dos processos de forma excessiva pode causar uma reação negativa. Naturalmente, as mudanças do mercado forçam a empresa a se readaptar constantemente. Engessar os processos pode gerar um retardamento ou até inviabilizar essas adaptações.
Por isso:
- É essencial que esse fator seja refletido durante o processo de implantação. O quanto meu sistema (processos e software) é flexível sem dúvidas é uma questão importante no processo de implantação;
- A natureza estática dos pacotes comerciais pode ser um grande empecilho ao projeto, encarecendo e, em alguns casos, forçando a empresa a adotar um processo diferente, que pode ou não trazer benefícios;
- Outro fator que acaba inviabilizando a mudança são os custos decorrentes da alteração do sistema, fator que deve ser considerado na seleção do sistema como colocado anteriormente.
Veja também: [eBook] Guia para implantar um software ERP em uma indústria de forma eficaz
Aspectos relevantes para o sucesso da sua implantação
O processo de implantação de sistemas ERPs não é simples, já que demanda uma grande dedicação de muitas áreas da empresa, planejamento e paciência para executar e aprender diversas tarefas e rotinas diferenciadas.
Buscamos a opinião de especialistas e a nossa própria experiência para listar os aspectos mais relevantes para o sucesso da sua implantação:
Planejamento da implantação do ERP
A indústria deve se preparar para a implantação definindo todos os principais responsáveis pelo projeto, estabelecendo metas factíveis e fragmentadas, antecipando os recursos humanos que serão necessários durante o projeto e definindo prazos justos considerando todo o escopo do projeto.
O projeto deve ser considerado uma mudança organizacional e não simplesmente uma alteração de sistemas já que afeta, principalmente, os usuários do sistema e ações, de maneira geral, ajudando o processo de mudança a ser mais fluído e contribuindo fortemente para o projeto de implantação.
Analisar os impactos na rotina e gerenciar as mudanças se torna imprescindível para garantir que o projeto de implantação do ERP seja um sucesso.
A consultoria escolhida deve ser aproveitada no processo de implantação do sistema com foco em auxiliar o direcionamento de todas as etapas e alinhamento das possibilidades do ERP. Também é importante utilizar a experiência com insucessos da consultoria para evitar repetição de erros antigos.
Comprometimento da alta direção;
De maneira geral, vemos que em praticamente todos os projetos de implantação um dos principais diferenciais para o sucesso está na participação ativa dos dirigentes da empresa no processo, como já citado anteriormente. O apoio da alta direção garante a aprovação de todos os colaboradores envolvidos. A comunicação do líder influencia diretamente o foco do colaborador.
A expectativa do projeto do ERP de uma maneira geral vem da direção da empresa. Sem isso, os objetivos podem se perder. A motivação deve ser contínua, já que nem sempre o projeto apresenta resultados imediatos.
A grande complexidade dos projetos ERP obriga a alta administração a gerenciar de perto o projeto de implantação e as falhas no gerenciamento do projeto são os principais responsáveis pelo insucesso do projeto.
Envolvimento do usuário
A participação do usuário é normalmente encorajada, principalmente por estar ligada a maioria dos aspectos citados anteriormente: diminuir resistências, facilitar a análise dos processos da empresa, melhorar a comunicação do projeto.
Os futuros usuários do sistema devem ter um ambiente propicio para treinamento. O ambiente do treinamento deve ser calmo e adequado ao aprendizado. Os usuários devem possuir tempo disponível para serem treinados e estarem sempre motivados pela gerência e pelos líderes da empresa.
Utilização de técnicas de reduzem o tempo de implantação
Algumas das etapas anteriores, principalmente o planejamento e o mapeamento dos processos, devem ser facilitadores e reduzir o tempo de implantação de uma maneira geral.
Além disso, é importante que profissionais com conhecimento técnico do negócio participem das principais etapas de planejamento e treinamento para evitar retrabalhos e para que seja prezado o caminho ideal para a empresa.
Os consultores do software que será implantado ou do projeto de implantação devem interagir com a empresa. A experiência desses profissionais deve ser utilizada ao máximo para tornar o processo mais suave e assertivo. Deve haver troca constante de conhecimentos entre o consultor do projeto e os usuários.
Utilização de técnicas que permitem a integração de sistemas paralelos com o sistema ERP que será implantado
O projeto deve possuir foco em tonar os procedimentos da empresa os mais suaves possíveis. Por isso devem ser contempladas formas de interligar os diversos sistemas paralelos com o ERP e, se possível, trazer todos os processos para uma única base.
Esses fatores devem ser considerados em qualquer tipo de projeto de implantação de software, já que evidenciam a natureza humana e sua interação com a organização, sendo muito mais amplos e profundos na sua essência.
Veja também: 14 dicas para uma reunião produtiva para a implantação de um PPCP
Principais resultados esperados após a implantação de um ERP
Sem um foco definido nenhum projeto faz sentido. Ter o objetivo do projeto bem definido antes de iniciá-lo é importante para seu sucesso. Por isso e finalmente reunimos alguns benefícios que são normalmente esperados na adoção de um ERP:
Disponibilizar informação útil para tomada de decisão gerencial de curto, médio e longo prazo (no âmbito operacional, tático e estratégico)
Um dos objetivos mais importantes e clássicos da adoção de um software ERP é permitir a gestão dos recursos da melhor forma possível. A base da gestão é o controle apurado dos processos.
Um bom sistema ERP deve permitir que os controles sejam feitos de forma prática e todos esses dados devem ser transformados em indicadores de gestão pelo próprio sistema e com flexibilidade.
Fornecer integração entre as diversas áreas do negócio por uma base de dados única, ou seja, sem redundância e retrabalhos
Normalmente, os sistemas ERP encontrados no mercado auxiliam no gerenciamento de diversas áreas da empresa de forma integrada e em um único banco de dados. Essa integração garante uma facilidade enorme na manipulação dos dados e grande agilidade e flexibilidade na geração de informações úteis e em tempo real.
Essas facilidades e agilidades são garantidas devido a evolução tecnológica que vem junto com esse tipo de sistema. Utilizar ferramentas com elevado patamar tecnológico garante à empresa a possibilidade de explorar melhorar a sua capacidade produtiva.
A integração gera uma diminuição de retrabalho operacional em integrar informações de diversas áreas. Diminuindo naturalmente o trabalho repetitivo que gera pouco valor para a empresa. Deixando, assim, os recursos humanos na possibilidade de aproveitar melhor essa capacidade para fins criativos que devem por natureza elevar o nível da indústria.
Orientar os processos da empresa, definindo responsabilidades claras e aumentando a transparência
A modelagem feita no sistema para atender e replicar os processos da empresa geram uma documentação natural. Outro ganho interessante está associado a modelagem do software do fornecedor da solução, que, em teoria, deve trazer todos os benefícios das experiências vividas na implantação de sistemas em outras empresas.
Unificar todas as áreas em um ERP gera sinergia entre elas. O fluxo de processos pode ser interdependente e cria-se um senso comum de que se uma atividade não for realizada corretamente, as próximas áreas do fluxo não conseguirão dar prosseguimento ao processo, o que possibilita maior fluidez e entendimento da importância do papel de cada um na organização.
Melhorar o desempenho da organização nas suas atividades fins e secundárias
Todos os pontos anteriores, combinados ou não, culminam na diminuição de retrabalhos e aumento da produtividade administrativa e produtiva.
Após a implantação do sistema ERP, é possível observar que os benefícios são atingidos continuamente. Isso é possível porque após a finalização da implantação e colocação do sistema ERP oficialmente na prática, as reais potencialidades do sistema são descobertas pela empresa.
Esse processo de aprendizado é contínuo e culmina na geração de círculos virtuosos de melhorias do processo. Ou seja, mesmo depois de finalizada a implantação, o sistema e os processos da empresa continuam evoluindo continuamente.
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O ERP ideal para sua indústria
Cada empresa tem suas peculiaridades, por isso precisa selecionar o sistema ideal e se preparar para a implantação do mesmo, considerando sua realidade atual. Sendo assim, é importante possuir uma parceria para que todo o processo seja assistido e auxiliado.
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