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Como escolher um ERP adequado para sua empresa (11 dicas práticas)

Atualizado em 19/10/23 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): ERP / Processos e Organização

Saber como escolher um ERP adequado para sua empresa é fundamental para que o seu negócio tenha uma gestão eficaz. Afinal, com um ERP adequado, a sua empresa poderá planejar, controlar e analisar todos os aspectos do negócio.

Só que fazer essa escolha não é um processo tão simples quanto pegar um item em um supermercado. É preciso analisar alguns pontos importantes para garantir que você está escolhendo o ERP mais adequado.

Pensando nisso, montamos uma lista com dicas práticas de como escolher um ERP adequado para sua empresa e assim você pode aplicá-las para fazer a escolha certa. Confira:

1. Defina por que escolher um ERP

O primeiro passo para encontrar um ERP adequado para sua empresa é entender por que está procurando um.

É preciso definir de forma clara quais foram as razões que levaram a sua empresa a trocar de sistema ou a largar as planilhas e implantar o primeiro ERP.

Normalmente isso acontece por três razões:

A empresa cresceu e já não é mais possível fazer a gestão sem um sistema adequado;
O sistema atual não atende as particularidades da gestão da sua empresa e assim a sua equipe precisa de um sistema mais completo (isso acontece muito com indústrias);
Para atender as demandas do governo ou de clientes que podem exigir documentos e/ou outras informações. (Exemplo: Bloco K, Databook etc)

2. Defina os objetivos que pretende alcançar com a mudança do ERP

Agora você pode definir metas de melhorias que pretende alcançar com o novo sistema ERP de forma mais objetiva.

É interessante analisar também o retorno financeiro dessas metas para assim entender qual é o retorno no investimento do sistema.

Você pode definir metas como por exemplo:

Reduzir o lead time;
Reduzir custos;
Aumentar a produtividade;
Facilitar a tomada de decisão;
Reduzir estoques;
Melhorar a gestão de materiais;
Entre outros.

Veja também: Problemas de não ter um ERP na sua fábrica

3. Defina o orçamento disponível

Agora que você já sabe por que a sua indústria está em busca de um ERP adequado e quais são seus objetivos, é preciso definir quanto você pode investir nele.

É importante considerar possíveis gastos adicionais que o sistema pode trazer, como investimento em servidores, computadores para a equipe etc.

4. Mapeie o processo da troca de ERP

Para encontrar o sistema ERP mais adequado para sua empresa, primeiro precisamos entender como a sua empresa funciona, certo?

Então nesta etapa é fundamental que mapeie todos os processos relevantes para o sistema e que deseja que sejam abraçados pelo ERP.

É importante se atentar a processos que envolvam áreas diferentes da empresa para entender se o fornecedor de ERP é capaz de integrá-las ou não.

Por fim, se você está buscando um sistema melhor, as chances são que os seus processos não estão funcionando de forma ideal.

Sendo assim, é recomendado que entenda como são os processos sugeridos pelo novo fornecedor de ERP e então passe a adotá-los no seu negócio. Isso garante uma implantação mais rápida e maiores chances de sucesso.

Veja também: ERP para pequenas indústrias

5. Reduza seu raio de busca

É necessário fazer uma pesquisa bastante detalhada para a escolha do ERP ideal para a sua empresa, porém o melhor a ser feito – antes mesmo de começar a análise de cada uma das opções encontradas – é fazer uma pré-seleção apenas com ERPs que atendam ao seu nicho de mercado.

Assim, a equipe responsável por coletar informações dos ERPs, a fim de identificar o melhor para compor a rotina da empresa, não despende mais tempo do que o necessário nessa tarefa.

6. Encontre os fornecedores

Na hora de buscar os fornecedores, o próprio gestor pode realizar a consulta por conta própria, pesquisando no Google, sites especializados e em eventos.

Também é possível delegar essa tarefa para o setor de TI da empresa, que poderá avaliar de forma mais aprofundada os fornecedores disponíveis.

Por fim, existe também a opção de contratar um consultor independente para encontrar e listar os fornecedores de ERP.

7. Faça um comparativo entre os fornecedores

Agora chegou a hora de avaliar as características de cada sistema ERP para assim entender qual é a solução com o melhor custo x benefício para sua empresa.

Alguns pontos interessantes para avaliar, são:

Busque um ERP capaz de atender uma indústria. Existem muitos ERPs no mercado, porém, poucos conseguem atender a demanda de gestão de uma indústria. Portanto, é fundamental que verifique os módulos do ERP para saber se o fornecedor é capaz de atender a sua produção.
Verifique a tecnologia e a usabilidade. É muito importante que o seu novo sistema seja moderno e fácil de usar. Isso porque um ERP é quase um casamento e você não deve fechar negócio com um sistema que utilize uma tecnologia ultrapassada, já que ela ficará cada vez mais antiga. Além disso, ele precisa ser fácil de usar para reduzir a resistência à mudança que a sua equipe pode apresentar.
Avalie o sistema de implantação do ERP. A implantação é uma das etapas mais importantes na hora de contratar um ERP adequado para sua empresa. Sendo assim, é fundamental que avalie qual é o método de implantação oferecido pelo fornecedor de ERP e se ele é adequado para sua empresa.
Avalie o suporte da empresa. Quando você encontrar problemas ou tiver dúvidas, é muito importante que eles sejam sanados de forma rápida e prática. Por isso, não espere assinar o contrato para testar o atendimento de suporte do fornecedor ERP.
Verifique se o sistema é atualizado com frequência. A tecnologia evolui rapidamente e o governo muda as regras do jogo frequentemente. Sendo assim, é vital que o fornecedor de ERP mantenha o sistema atualizado para garantir que esteja operando com tecnologia de ponta e atendendo as normas do governo.
Teste ou assista uma demonstração da ferramenta. Não feche negócio sem ver a ferramenta funcionando na prática, seja em um teste prático ou em uma demonstração. A Nomus por exemplo oferece vídeos de demonstração do Nomus ERP Industrial onde o gestor pode ver a ferramenta funcionando na prática.

Veja mais em: Como escolher um ERP ideal para sua indústria

8. Valide se o ERP é aderente e adequado

Para analisar a aderência e verificar se o ERP é adequado para sua empresa você deve comparar o mapeamento dos processos que realizou com os processos inclusos no sistema.

Você pode fazer essa comparação por conta própria, conversando com o analista responsável pelo sistema ou ainda enviando um RFP para o fornecedor da ferramenta.

Além disso, analise se será necessário algum tipo de personalização do sistema para atender as demandas da sua empresa. Caso positivo, é importante verificar qual o valor e prazo para essas personalizações serem feitas.

9. Verifique se o servidor é em nuvem ou local

Tanto o ERP de servidor online quanto o de servidor local são bons, porém saber qual será o melhor depende da avaliação do seu propósito para o sistema.

Podemos, entretanto, afirmar que o custo-benefício do ERP em nuvem é melhor que o local e também, por ser online, apresenta uma flexibilidade maior, porque os dados armazenados no sistema podem ser acessados de qualquer lugar.

No período de pandemia os ERPs em nuvem foram muito mais valorizados por possibilitarem o acesso remoto, já que esse período foi acompanhado de uma onda de jornadas home office.

Por outro lado, o ERP local, apesar de necessitar de um suporte elaborado de TI da própria empresa – acarretando em mais custos, oferece mais segurança ao armazenamento de dados, já que não está hospedado na internet e configura um servidor interno à empresa.

Existe ainda o tipo “híbrido”, que é um sistema ERP tanto em nuvem quanto local, como o Nomus ERP Industrial.

10. Converse com um cliente do fornecedor de ERP

Se você quiser tirar a prova final, peça ao fornecedor do ERP alguns contatos de clientes com empresas similares a sua. Dessa forma você pode ligar ou visitar essas empresas para ver como o sistema funciona e qual o nível de satisfação desses profissionais.

Avalie quanto os pontos positivos e negativos apontados pelos outros gestores são relevantes para o seu negócio e questione o fornecedor do ERP caso necessário.

11. Avalie e compare propostas

Por fim, com todas as informações levantadas, chegou a hora de comparar as propostas para tomar a sua decisão final.

Aqui é importante avaliar a proposta de valor de forma completa dos fornecedores que está avaliando e não apenas o preço.

Como falei anteriormente, a escolha de um ERP é quase um casamento. Uma vez que você escolher uma ferramenta, será um processo muito doloroso substituí-lo.

Sendo assim, o ideal é você analisar bem para garantir que fará a escolha certa e assim seguir com o ERP mais adequado para sua empresa.

Veja também: Quanto custa um sistema de gestão ERP para pequenas e médias indústrias?

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