Sistema de gestão de compras: o que é e como escolher o melhor
Atualizado em 1/07/25 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): ERP
Um sistema de gestão de compras é uma plataforma digital que simplifica, centraliza e ajuda a organizar processos, emissão de relatórios e outras atividades realizadas pelo setor de compras da sua empresa. Sua extensão de funcionalidades depende do fornecedor.
A ferramenta pode ser usada de forma avulsa, integrada a outros sistemas ou como parte de uma plataforma maior. Por exemplo, é comum a quase todos os ERP terem um módulo de compras, independente se é limitado ou avançado. Inclusive é como a maior parte das empresas médias e grandes usam um sistema de gestão de compras.
Várias dos fornecedores oferecem apenas o básico. No entanto, há aquelas que não entregam nem isso e outras que vão além. Por isso, o artigo abaixo ajudará você a conhecer melhor esse tipo de sistema e escolher a que mais faz sentido para os seus objetivos.
Faça uma boa leitura!
Índice do artigo
- O que é um sistema de gestão de compras? Para que serve?
- Funcionalidades de um sistema de gestão de compras
- [Grátis] Modelo de Pedido de Compras
- Como escolher um sistema de gestão de compras:
- Melhor programa para controle de compras
- ERP Industrial com gestão de compras
- Sistema de gestão integrado: compras, vendas, produção e mais
O que é um sistema de gestão de compras? Para que serve?
Sistema de gestão de compras é uma ferramenta ou módulo de outra ferramenta desenvolvida para auxiliar nos processos e gestão de compras de uma empresa. Normalmente, apresenta funcionalidades que envolvem emissão de pedido de compra, integração com a gestão de estoque e cadastro de fornecedores.
Alguns fornecedores podem oferecer funcionalidades mais completas e avançadas. Por exemplo, o Nomus ERP Industrial, que é uma plataforma de gestão integrada, oferece um portal de cotação como parte do módulo de compras. Esse portal permite você informar suas necessidades e fornecedores poderão fazer suas propostas.
Funcionalidades de um sistema de gestão de compras
Os diferentes sistemas de gestão de compras disponíveis no mercado oferecem suas próprias funcionalidades. No entanto, há uma lista mínima do que o fornecedor deve entregar. Trouxe ela abaixo e sugiro não contratar nenhum sistema que tenha só isso:
- Gerar solicitações de compras;
- Sistemas de gestão de compras permitem que você identifique itens em falta ou que estão chegando em quantidades mínimas para, então, emitir solicitações e pedidos de compras. Essa identificação pode ser manual (em checklists), semi-automática (listas pré-salvas) ou totalmente automatizadas (monitorando o giro de estoque e o consumo dos itens).
- Gestão de fornecedores;
- Administrar fornecedores através de um sistema é mais do que ter uma lista de contatos. É possível salvar históricos de negociações, automatizar o envio de e-mails para cotação, otimizar rastreios, entre outras funcionalidades parecidas.
- Comparação de preços estabelecidos;
- Um bom sistema de gestão de compras será capaz de guardar o histórico de preços pagos pela aquisição de certos itens. Essa informação pode ser catalogada por data, fornecedor, produto, quantidade e comparada em paineis para seu controle de custo padrão, previsão de compras e outras tomadas de decisão.
- Monitoramento de prazos de entrega;
- Monitorar prazos de entrega através de um sistema de gestão de compras é mais do que comparar a data prometida à atual. Você pode inserir os códigos de rastreio e, quando o fornecedor colaborar, rastrear os veículos de transporte em tempo real para saber exatamente quando os produtos chegarão.
- Monitoramento de gestão dos pagamentos;
- Qual a melhor forma de pagar pelas compras? Crédito, usar fundos, boleto com data de vencimento para daqui a x dias? O sistema de gestão de compras bem desenvolvido permite tomar nota dessas informações e controlar suas contas de forma estrita.
- Histórico de compras;
- Comparar as compras anteriores permite reavaliar a sua relação com fornecedores, ter previsibilidade para suas compras e processos relacionados, rever suas estratégias de expansão e considerar compras maiores ou menores para otimizar a sua gestão de estoque.
- Controle de permissões de acesso às informações;
- Dados de compras como itens, quantidades e preços são mais sensíveis do que parecem. Não só servem para avaliar a situação presente da empresa e seu histórico, mas também podem revelar os planos da mesma. Um espião industrial pode conhecer segredos da sua produção e futuros lançamentos ao enxergar as quebras de padrões – então é melhor restringir o acesso aos dados.
- Gestão de contratos;
- Segurança jurídica, de negociações e acompanhar o progresso das suas paracerias com fornecedores só é possível com uma boa gestão de contratos. Perder os documentos ou ter baixa acessibilidade aos seus dados dificulta na hora de rever combinados e de garantir que tudo esteja sendo cumprido ponto a ponto.
- Fluxo de processos de compras;
- Fazer a aquisição de matéria-prima, insumos de produção, equipamentos de EPI, peças de reposição de máquina, etc precisa ser feito em sintonia com o resto dos processos da fábrica. Só dessa forma você fica ciente do momento exato de compra e chegada de cada item no estoque para mantê-lo abastecido na quantidade correta sempre – nem mais nem menos.
- Integração com outros sistemas para uma gestão completa.
- Todas essas funcionalidades acima podem ser automatizadas e operadas com dados confiáveis através da integração do sistema de gestão de compras com os outros sistemas da sua fábrica. Plataformas de PCP, venda e estoque permitem coordenar as compras para que aconteçam realmente a tempo de você nunca ficar sem produtos para seus clientes e oferecer os melhores prazos sem sobrecarregar os armazéns.
[Grátis] Modelo de Pedido de Compras
Implantar um sistema de gestão de compras ou um ERP completo são ótimas decisões. Se a sua empresa estiver no processo de pensar sobre a ferramenta, ainda não tiver batido o martelo, o modelo de pedido de compras pode ser um paliativo.
Há um modelo grátis abaixo e garanto que será uma boa ajuda para ter uma organização básica. No entanto, cabe reforçar que apenas uma ferramenta avançada como ERP entregará a maior eficiência que a tecnologia pode entregar para seus resultados.
Baixe já a planilha completa de modelo de pedido de compras:
Como escolher um sistema de gestão de compras:
A principal dica para contratar um sistema de gestão de compras é não contratar um. Ok, calma, já vou explicar. Estou dizendo que uma plataforma que serve apenas para compras é incompleta, ineficiente e de difícil ou impossível integração com o resto dos sistemas.
A melhor forma de melhorar suas compras é comparar os diferentes sistemas de gestão integrada e as suas funcionalidades focadas nessa área. Isso porque, dessa forma, você garante que todos os dados de compras, vendas, estoque, financeiro, e operacional estejam conectados.
Por exemplo, um ERP Industrial que ofereça funcionalidades avançadas de gestão de estoque e de roteiro de produção pode mostrar a quantidade e o momento correto de cada compra dentro da sua estratégia de gestão.
É muito mais simples do que abrir diversos sistemas e ficar comparando relatórios lado a lado, de telas que não se conversam e ainda podem ter imprecisões.
Com isso em mente, a forma correta de escolher o melhor sistema de gestão integrada para sua empresa, considerando o módulo de compras, é conhecendo as ferramentas e as funcionalidades oferecidas, comparando com suas necessidades reais.
Além disso, optar por um ERP especialista no seu setor de mercado é sempre uma boa ideia. Isso garante acesso a funcionalidades específicas que outros sistemas não ofereceriam. As compras de um varejo agropet são diferentes das compras de uma fábrica de ração, por exemplo.
Entenda melhor as diferenças entre os tipos de ERP neste artigo:
Por que ERP genérico sempre falha com a indústria? (mesmo que você não perceba)
Integração com MRP é fundamental
MRP é um antigo sistema de planejamento de materiais. A evolução natural do mesmo foi o MRP II e, depois, o ERP. No entanto, alguns sistemas que se dizem ERP não possuem essa funcionalidade. Por isso, é fundamental encontrar plataformas que usam oferecem MRP.
O MRP, ou a sua versão mais avançada, o MRP II, Manufacturing Resource Planning ou Planejamento das Necessidades de Manufatura, é uma abordagem de planejamento de materiais.
Essa abordagem foca na gestão de estoque, nas quantidades de materiais necessárias para atender ao pcp, e na gestão de recursos de produção relacionados à capacidade produtiva da indústria.
Dessa forma, o MRP tem um papel fundamental na gestão de compras da empresa. É ele que realmente entregará os números que você precisa para os relatórios de giro de estoque, roteiros de produção, planejamento de uso de materiais, entre outros. Assim, será possível realizar compras que cumpram as necessidades da fábrica para manter as máquinas funcionando a todo vapor e jamais deixar um cliente na mão.
Do contrário, você terá que continuar calculando as quantidades de cada material à mão. A ineficiência dessa operação realizada analogicamente leva a muita perda de tempo. Além disso, você corre altos riscos de cometer erros que só serão notados quando os estoques estiverem sobrecarregados ou vazios.
O MRP existe há quase um século e qualquer fábrica relevante no cenário mundial já superou o uso da ferramenta, trocando por ERPs, que são versões mais avançadas e que apresentam MRP como funcionalidade.
No entanto, a maior parte das manufaturas não conseguiu chegar nem no estágio mínimo de planejamento inteligente de necessidades de materiais. O melhor, no entanto, é que é possível ir para um sistema ERP direto e fazer a implantação do MRP como parte do processo.
Melhor programa para controle de compras
O melhor programa para controle de compras é um sistema de gestão integrada (ERP). Isso porque esse tipo de sistema consegue conectar todas, ou quase todas, as áreas da sua empresa, dependendo do fornecedor.
Fazer a gestão de compras integrada à gestão financeira, de vendas, de produção e de estoque permite que você atinja um controle bem mais eficiente. Saber o que tem no seu almoxarifado e seu giro de estoque permite compras e produção sob just in time.
Isso significa que você não desperdiçará dinheiro comprando a mais do que precisa ou perderá prazos por falta de material para produzir suas mercadorias, entre outros problemas relacionados ao descompasso entre compras, consumo e capacidade de armazenamento.
ERP Industrial com gestão de compras
Se sua empresa é uma manufatura e precisa coordenar as compras com produção, estoque e vendas, um ERP Industrial é ideal para você. A fabricação de cada mercadoria leva inúmeros componentes, ao mesmo tempo em que cada item usa quantidades fragmentadas de matéria-prima.
Coordenar a produção, a gestão de consumo de matéria-prima, manter seu custo real dentro do custo padrão e garantir que nenhum componente fique em estoque o tempo suficiente para expirar a validade ou sofrer danos depende muito da sua gestão de compras.
Por isso, é fundamental integrar cada uma dessas operações. O ERP industrial, quando projetado por engenheiros que conhecem o chão de fábrica, entrega isso e muito mais.
E é o caso do Nomus ERP Industrial que, entre outras funcionalidades de compra, estão:
- Solicitações de compras: emita solicitações integradas ao plano de produção e ao MRP sabendo sempre o que, quanto e quando comprar para manter os níveis de estoque mínimo garantidos e a fábrica fluindo sem parar ou sem sobrecarregar os almoxarifados.
- Cotações de compras: use o portal de cotaç~oes para lançar concorrências, receber e organizar propostas, e otimizar todo o processo de busca por fornecedores.
- Pedidos de compra: gere pedidos a partir de solicitações e cotações, envie por e-mail com layout personalizado, e acompanhe o cumprimento de prazo e a qualidade da entrega dos fornecedores.
- Recebimento: gere documentos de entrada a partir dos pedidos de compra integrados.
- Importação de XML de NF-e de compra: importe o XML das notas fiscais eletrônicas de compra dos fornecedores, gerando documentos de entrada com mais precisão e agilidade.
- NF-e de devolução de compra: agilize a geração de notas fiscais de devolução de forma integrada aos processos de compra, recebimento e outras funcionalidades integradas;
- Regras de tributação: otimize a contabilidade da sua manufatura ao definir as regras de tributação de ICMS< IPI, PIS e Cofins conforme o CFOP correto, evitando erros na escrituração do documento de entrada;
- Manifestação de NF-e de compra: importe de forma automática todas as NF-es que terceiros emitiram para sua empresa.
Sistema de gestão integrado: compras, vendas, produção e mais
Você pode ir além das compras: o Nomus ERP Industrial entrega gestão detalhada para todas as áreas da sua empresa. Sua gestão será quase onisciente com os dashboards que mostram tudo que acontece na sua empresa em tempo real em relatórios personalizados com dados cruzados.
Também, emita pedidos e solicitações de compra, de venda, de devolução, de transferência, de remessa, de produção e de inspeção de qualidade. Oriente colaboradores, organize processos de capacitação, desenvolva novos produtos com o módulo de engenharia e obtenha certificações como ISO 9001 e Selo Anvisa.
Todas essas e outras funcionalidades ganham um novo nível de poder com o sistema de gestão integrada da Nomus.
Assista agora à demonstração do Nomus ERP Industrial:
Autor do Artigo
Thiago Leão
Engenheiro Mecânico Industrial formado na UERJ, Sócio e diretor comercial da Nomus. Thiago já atuou em fábricas de diversos setores, como: Embarcações, perfuração submarina, metal mecânica, materiais de escritório, alimentício, cosméticos e tubulação.
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