Escala de trabalho: o que é, tipos e como calcular a sua planilha

Atualizado em 19/11/20 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização

Guia

A escala de trabalho é uma organização que divide dias e horários de expediente entre os colaboradores de uma empresa.

O seu objetivo principal é ter colaboradores disponíveis para realizar os trabalhos necessários em todos os dias e horários de funcionamento da empresa. Inclusive durante períodos de muita demanda.

Ela é diferente da jornada de trabalho, já que essa se refere a quanto tempo o colaborador irá trabalhar na sua empresa. Já na escala de trabalho, é determinado onde e quando ele irá trabalhar.

Neste artigo vamos ver melhor como funciona a escala de trabalho, quais são os tipos e como calcular para montar uma planilha de escala para sua empresa. Vamos lá:

Por que usar escalas de trabalho

Todas as empresas possuem algum tipo de escala de trabalho, até mesmo se a sua empresa possuir um único expediente de 08:00 as 17:00. Isso é uma escala, apesar de única na empresa.

A coisa começa a ficar complicada quando a empresa precisa funcionar durante longos períodos, por exemplo, existem empresas 24 horas ou ainda empresas que funcionam todos os dias, sem exceção.

Existem também empresas que possuem uma alta demanda em determinado época do dia, mês ou do ano e precisam de mais funcionários disponíveis nestes períodos.

Nesses casos é preciso definir uma escala de trabalho para dividir os colaboradores da sua empresa para que cubram todo o período necessário.

Essa escala pode ser montada pelo setor de RH ou pelos próprios gestores da empresa. Além disso, é possível montar escalas apenas para determinados períodos.

O ideal é conversar com o seu contador para garantir que está coberta pelas leis trabalhistas.

Tipos de escala de trabalho

Existem sete tipos de escala de trabalho mais comuns utilizadas nas empresas e departamentos do governo.

Entretanto, estude bem o formato que irá escolher, já que alguns precisam de acordo prévio para serem aceitos.

Vamos a lista:

Escalas de dias:

Escala 5X1

Neste formato o colaborador trabalha 5 dias e recebe um de folga. É importante frisar que ele precisa sempre ter um domingo disponível no mês.

Escala 5X2

Seguindo a lógica da anterior, nessa escala o colaborador trabalha durante 5 dias e folga 2. Normalmente é o que acontece em escritórios, onde a equipe trabalha de segunda a sexta e folga nos finais de semana.

Escala 4X2

Aqui o colaborador deve trabalhar 11 horas por dia durante 4 dias consecutivos e então descansar durante 2 dias.

Considerando que o mês tenha 30 dias, o colaborador irá trabalhar 20 e folgar 10. Sendo assim, irá trabalhar 220 horas e receberá 30 horas extras.

Escala 6X1

Esse modelo é comum em indústrias e no comércio, onde o colaborador trabalha 6 dias na semana e folga 1. Lembrando que é preciso garantir pelo menos 1 domingo de descanso no mês.

Escala de horas:

Escala 12X36

Este modelo é utilizado em algumas indústrias e setores onde o trabalho não pode ser paralisado e nele o colaborador trabalha por 12 horas e recebe 36 horas de descanso.

Esse regime de escala deve ser montado com acordo, já que não há apoio das leis trabalhistas.

Escala 18X36

Seguindo a lógica das escalas por horas, essa o colaborador fica no trabalho por 18 horas e folga 36.

Escala 24X48

Por fim, vem a escala de 24×48, que normalmente é usada nos setores de saúde, policial, pedágio etc.

Benefícios

Uma boa escala de trabalho pode beneficiar a empresa de diversas vantagens, sendo elas:

Reduzir gargalos

Com uma escala bem definida, nenhuma equipe irá ficar ociosa por conta de outra equipe que ainda não terminou o seu trabalho.

Com isso, é possível reduzir ou até mesmo eliminar gargalos no processo produtivo.

Veja também: os principais tipos de gargalos na produção

Cobrir alta demanda

Em períodos que a sua fábrica precise de mais pessoas, é possível determinar escalas para cobrir a alta demanda.

Evitar multas e processos

Com uma escala bem montada, validada pelo seu contador e acordada com a sua equipe, a empresa não correrá o risco de receber multas e processos por conta dos dias e horas trabalhados.

Dicas para montar uma boa escala de trabalho

Existem algumas dicas práticas que podem ajudar você e a sua equipe a montar a escala de trabalho ideal para a sua empresa. Irei listá-las para facilitar e melhorar o seu trabalho. Confira:

Pessoas responsáveis

Para garantir que a escala está sendo cumprida conforme o combinado, é importante que você determine pessoas responsáveis por acompanhar o expediente de trabalho da equipe.

Horários / dias / meses de pico

É importante saber quando a sua empresa terá a maior demanda para escalar a maior quantidade de colaboradores e assim garantir que tudo irá funcionar como o esperado.

Controle de ponto

É fundamental que a sua empresa tenha um controle de ponto para atender as normas do governo além de manter uma relação mais transparente com os colaboradores.

Informações bem estruturadas

Por fim, de nada adianta estruturar toda uma escala de trabalho se a sua equipe não entender o que você quis dizer.

Por isso, garanta que as informações estejam claras, organizadas e estruturadas. Assim você evita confusões e erros por falta de entendimento.

Como montar a escala da sua fábrica

Agora vamos a um passo a passo simplificado para você calcular e montar a sua própria escala de trabalho. Confira:

1. Monte suas equipes

A primeira etapa é separar os colaboradores e montar equipes de acordo com a performance de cada um. Com isso você terá uma ideia melhor de como montar as escalas.

2. Identifique paradas futuras

É preciso levantar informações que podem prejudicar a sua escala no futuro, como férias, desligamentos e licenças. Essas informações, se disponíveis, devem ser consideradas.

3. Determine o horário de funcionamento

O terceiro passo é definir qual será o horário de funcionamento da sua empresa no período da escala que está montando.

4. Escala de horários

Determine os colaboradores com a melhor performance para os horários onde a demanda é maior, além disso, coloque mais funcionários disponíveis nestes horários.

Caso a sua empresa possua muitos funcionários, forme equipes mesclando pessoas de alta performance com os demais funcionários para assim garantir uma boa média para a empresa.

5. Escala por dia

Lembre dos dias de folga dos colaboradores para escolher os dias da equipe. É importante frisar aquela regra de pelo menos 1 domingo disponível para descanso no mês.

6. Checklist da escala de trabalho

Para fechar, você deve revisar a sua escala de trabalho respondendo as perguntas:

  • A equipe está balanceada de acordo com a especialização e desempenho?
  • As folgas semanais, domingos e horários de descanso estão sendo respeitados?
  • Os horários e dias de maior pico estão com a equipe ampliada?
  • A quantidade máxima de dias de trabalho (seis) está sendo respeitada?
  • Os feriados estão sendo considerados?

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Engenheiro Mecânico Industrial formado na UERJ e especialista em implantação de sistemas de gestão Industrial na Nomus. Thiago já atuou em fábricas de diversos setores, como: Embarcações, perfuração submarina, metal-mecânica, materiais de escritório, alimentício, cosméticos e tubulação.


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