Escala de trabalho: o que é, tipos e como calcular a sua planilha
Atualizado em 24/07/23 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização
Escala de trabalho é uma ferramenta fundamental para o bom funcionamento da rotina de uma empresa. Ela estrutura a jornada de trabalho dos colaboradores, configurando dias e horários de expediente que supram as necessidades da empresa.
O seu principal objetivo é ter colaboradores disponíveis para realizar os trabalhos necessários em todos os dias e horários de funcionamento da empresa, principalmente durante períodos de muita demanda.
Existem diferentes tipos de escala de trabalho, que seguem regras correspondentes, regidas pela CLT (Consolidação das Leis de Trabalho).
É importante que cada empresa escolha uma escala de trabalho que esteja sempre de acordo com as necessidades e objetivos da empresa e seja capaz de aproveitar da melhor forma possível o tempo e as habilidades de seus colaboradores, gerando satisfação e motivação nestes – implica a flexibilidade das jornadas de trabalho e evita a montagem de jornadas extensas e sem intervalos correspondentes.
Além disso, encaixar na rotina da empresa formas de enriquecer o capital humano, como a capacitação dos colaboradores através de cursos e seminários, por exemplo, é essencial e deve ser considerado na formação das escalas de trabalho.
Neste artigo, veremos melhor como funciona a escala de trabalho, quais são os tipos e como calcular e montar uma planilha de escala para sua empresa. Vamos lá!
Por que usar escalas de trabalho?
As escalas de trabalho seguem as regras da CLT, como foi dito anteriormente, e, de acordo com ela, a jornada de trabalho máxima é de 8 horas diárias e 44 horas semanais.
Todas as empresas possuem algum tipo de escala de trabalho, inclusive se a sua empresa possuir um único expediente de 08:00 às 17:00, isso é uma escala, mesmo que seja única para toda a empresa.
A coisa começa a ficar complicada quando a empresa precisa funcionar durante longos períodos. Por exemplo, existem empresas 24 horas ou ainda empresas que funcionam todos os dias, sem exceção.
Existem também empresas que possuem uma alta demanda em determinada época do dia, do mês ou do ano e precisam de mais funcionários disponíveis nestes períodos.
Nesses casos é preciso definir uma escala de trabalho para dividir os colaboradores da sua empresa para que cubram todo o período necessário.
Essa escala define os dias trabalhados, as folgas e os intervalos dos colaboradores, sem que o fluxo das atividades seja prejudicado. Ela pode ser montada pelo setor de RH ou pelos próprios gestores da empresa e, ainda, é possível montar escalas apenas para determinados períodos.
Com isso, é preciso que a gestão de pessoas esteja sempre atenta às necessidades da empresa e dos colaboradores, para que nenhuma das partes seja prejudicada, tanto em seus resultados quanto aos seus direitos.
Para que essa gestão não fique sobrecarregada com o controle de todos os colaboradores e com suas demais tarefas, ferramentas como ERPs integrados e sistemas de folhas de ponto e de pagamento se destacam para a automação de determinadas funções.
Ao escolher a escala de trabalho a ser implementada, o ideal é conversar com o seu contador para garantir que ela esteja coberta pelas leis trabalhistas.
Escala de trabalho X Jornada de trabalho
Ao contrário do que pode parecer, escala e jornada de trabalho são coisas diferentes, porém andam juntas.
Jornada de trabalho são as horas trabalhadas em um dia, já a escala de trabalho abrange a jornada trabalhada no período de uma semana, assim como os intervalos de descanso e as folgas dos colaboradores.
Veja a seguir os principais tipos de escala de trabalho.
Tipos de escala de trabalho
Existem seis tipos de escala de trabalho mais comuns utilizadas nas empresas e departamentos do governo.
Entretanto, estude bem o formato que irá escolher, já que alguns precisam de acordo prévio para serem aceitos.
Vamos a lista:
Escalas de dias
- Escala 5X1:
Neste formato o colaborador trabalha 5 dias e recebe um de folga, sem que essa folga se configure em um dia fixo. É importante frisar que ele precisa sempre ter, no mínimo, um domingo disponível no mês, de acordo com o Art. 2º da Portaria 417 do TEM.
Essa escala é rotativa, por isso é possível que mais de uma pessoa tenha a mesma função, porém em turnos diferentes. Com isso, o posto nunca ficará paralisado. Um exemplo simples seria a função de segurança ou a de porteiro de fábricas ou empresas.
No caso desta escala, a jornada de trabalho diária máxima é de 7 horas e 20 minutos, cumprindo o máximo de 44 horas semanais, ditado pela CLT
- Escala 5X2:
Seguindo a lógica da anterior, nessa escala o colaborador trabalha durante 5 dias e folga 2. Normalmente é o que acontece em escritórios, onde a equipe trabalha de segunda a sexta e folga nos finais de semana. Porém, os dias de folga não precisam ser consecutivos, necessariamente.
A jornada de trabalho diária máxima nessa escala é de 8 horas e 48 minutos e, caso os colaboradores trabalhem aos sábados, domingos e feriados, esses dias devem ser trabalhados em dobro, ou compensados em banco de horas e/ou folgas.
- Escala 6X1:
Esse modelo é comum em indústrias e no comércio, onde o colaborador trabalha 6 dias na semana e folga 1. Lembrando que é preciso garantir pelo menos 1 domingo de descanso no mês.
As jornadas de trabalho mais recorrentes nessa escala são de 7 horas e 20 minutos por dia, de segunda a sábado ou 8 horas diárias, de segunda a sexta, mais 4 horas no sábado.
Escala de horas
- Escala 12X36:
Este modelo é utilizado em algumas indústrias e setores onde o trabalho não pode ser paralisado e nele o colaborador trabalha por 12 horas e recebe 36 horas de descanso.
Com a reforma trabalhista de 2017, essa escala passou a ser amparada pelas leis trabalhistas. Anteriormente ela só era articulada por meio de acordos
- Escala 18X36:
Seguindo a lógica das escalas por horas, essa o colaborador fica no trabalho por 18 horas e folga 36.
- Escala 24X48:
Por fim, vem a escala de 24×48, que normalmente é usada nos setores de saúde, policial, pedágio etc.
Tanto essa escala quanto a anterior necessitam de um acordo coletivo das empresas com o colaborador e seu sindicato.
Intervalos
Cada jornada de trabalho exige um intervalo de descanso correspondente. A partir da reforma trabalhista de 2017, os intervalos intrajornada passaram a ser:
- Em jornadas de trabalho de meio período – até 6 horas: 15 minutos;
- Em jornadas de trabalho integrais – acima de 6h: no mínimo, 30 minutos e, no máximo, 2 horas.
E, os intervalos interjornada, são de, no mínimo, 24 horas seguidas.
Benefícios
Uma boa escala de trabalho pode beneficiar a empresa de diversas vantagens, sendo elas:
Reduzir gargalos
Com uma escala bem definida, nenhuma equipe ficará ociosa por conta de outra equipe que ainda não terminou o seu trabalho.
Com isso, é possível reduzir ou até mesmo eliminar gargalos no processo produtivo.
Veja também: Os 10 tipos de gargalos na produção mais comuns e como eliminá-los
Cobrir alta demanda
Em períodos em que a sua fábrica precise de mais pessoas, é possível determinar escalas para cobrir a alta demanda.
Evitar multas e processos
Com uma escala bem montada, validada pelo seu contador e acordada com a sua equipe, a empresa não correrá o risco de receber multas e processos por conta dos dias e horas trabalhados.
Dicas para montar uma boa escala de trabalho
Existem algumas dicas práticas que podem ajudar você e a sua equipe a montar a escala de trabalho ideal para a sua empresa. Irei listá-las para facilitar e melhorar o seu trabalho. Confira:
Pessoas responsáveis
Para garantir que a escala está sendo cumprida conforme o combinado, é importante que você determine pessoas responsáveis por acompanhar o expediente de trabalho da equipe.
Horários / dias / meses de pico
É importante saber quando a sua empresa terá a maior demanda para escalar a maior quantidade de colaboradores e assim garantir que tudo irá funcionar como o esperado.
Controle de ponto
É fundamental que a sua empresa tenha um controle de ponto para atender as normas do governo, além de manter uma relação mais transparente com os colaboradores.
Veja também: Os 11 melhores sistemas de folha de ponto
Pensando nisso, o DOT8 pode ser uma excelente solução para te ajudar na gestão de escalas de trabalho. Isso porque, a ferramenta possui inúmeras funcionalidades que contribuem com a gestão da escala de trabalho dos seus colaboradores.
Informações bem estruturadas
Por fim, de nada adianta estruturar toda uma escala de trabalho se a sua equipe não entender o que você quis dizer.
Por isso, garanta que as informações estejam claras, organizadas e estruturadas. Assim você evita confusões e erros por falta de entendimento.
Como montar a escala da sua fábrica
Agora vamos a um passo a passo simplificado para você calcular e montar a sua própria escala de trabalho. Confira:
1. Monte suas equipes
A primeira etapa é separar os colaboradores e montar equipes de acordo com a performance de cada um. Com isso você terá uma ideia melhor de como montar as escalas.
2. Identifique paradas futuras
É preciso levantar informações que podem prejudicar a sua escala no futuro, como férias, desligamentos e licenças. Essas informações, se disponíveis, devem ser consideradas.
3. Determine o horário de funcionamento
O terceiro passo é definir qual será o horário de funcionamento da sua empresa no período da escala que está montando.
4. Escala de horários
Determine os colaboradores com a melhor performance para os horários onde a demanda é maior, além disso, coloque mais funcionários disponíveis nestes horários.
Caso a sua empresa possua muitos funcionários, forme equipes mesclando pessoas de alta performance com os demais funcionários para assim garantir uma boa média para a empresa.
5. Escala por dia
Lembre dos dias de folga dos colaboradores para escolher os dias da equipe. É importante frisar aquela regra de pelo menos 1 domingo disponível para descanso no mês.
6. Checklist da escala de trabalho
Para fechar, você deve revisar a sua escala de trabalho respondendo as perguntas:
- A equipe está balanceada de acordo com a especialização e desempenho?
- As folgas semanais, domingos e horários de descanso estão sendo respeitados?
- Os horários e dias de maior pico estão com a equipe ampliada?
- A quantidade máxima de dias de trabalho (seis) está sendo respeitada?
- Os feriados estão sendo considerados?
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Boa noite eu trabalho em uma escala 6 x 2 sendo rotativa eu trabalho segunda e terça das 7:00 as 15:20 quarta e quinta das 15:00 as 23:20 sexta e sábado das 23:00 as 7:20 e folgo domingo e segunda na terça feira eu volto as 7:00 novamente!