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Como melhorar a gestão de documentos da sua indústria

Atualizado em 10/11/23 - Escrito por Rafael Netto na(s) categoria(s): Processos e Organização / Qualidade

Como melhorar a gestão de documentos da sua indústria? Vamos a um diagnóstico rápido? Responda as perguntas a seguir:

Você consegue encontrar com facilidade um documento sempre que precisa?
Quando encontra, você tem certeza que é a a versão certa?
Você sabe dizer se um documento foi modificado e quem fez a alteração?
Quando vai criar um documento novo, consegue criar com poucos cliques usando um modelo predefinido?
Quando avalia um pedido de um cliente, você consegue saber todos os documentos que devem estar prontos para que o pedido seja faturado?

Caso a resposta para alguma dessas questões for não, existem grandes as chances de você estar com problemas problemas relacionados a gestão de documentos.

Mas você não está sozinho. A gestão de documentos continua sendo um desafio em muitas indústrias.

Informações desorganizadas e fora de controle levam ao caos. Muitas indústrias gastam ou perdem muito dinheiro com multas e clientes insatisfeitos, devido ao não cumprimento dos prazos ou perda de documentos.

Por isso há uma procura por maneiras de acabar com esses custos, mudando a gestão de documentos baseada em papel e tornando seus processos mais rápidos e confiáveis.

E agora vem a boa notícia: implementar mudanças para melhorar a gestão de documentos da sua fábrica não é difícil.

Este artigo traz algumas estratégias fáceis de implementar que podem ajudar você a reduzir custos e melhorar toda a sua gestão de documentos, confira:

1. Faça uma limpeza geral nos documentos

O primeiro passo é fazer uma limpa nos documentos e determinar o que realmente precisa ser classificado e guardado dos papeis que podem ser descartados.

Além da importância dos documentos, vale a pena verificar prazos e validades. Alguns documentos podem ter expirado e não fazem mais sentido serem estocados.

2. Gestão de documentos digital

A segunda dica para melhorar a gestão de documentos é: transformar papel em informação digital (por exemplo, PDF ou um software de gestão). A digitalização de documentos é uma maneira simples de começar a eliminar a ineficiência dos processos da sua fábrica.

Nas fábricas que possuem processos baseados em papel, a produtividade é impactada de forma negativa. O mercado está cada vez mais competitivo, e a indústria ineficiente acaba sendo ultrapassada pela concorrência.

Quando a informação está digitalizada, ela pode ser recuperada mais rapidamente e pode ser rastreada, gerenciada e reutilizada de forma mais simples e eficiente.

Essa velocidade ajuda a reduzir e até mesmo eliminar as atividades que atualmente são lentas e suscetíveis a erros com o manuseio de papel.

Gestão de documentos — Registro de Documentos no Nomus ERP Industrial

3. Crie uma base de documentos da sua indústria

A segunda dica é montar um repositório para centralizar todos os documentos da indústria.

Não é incomum ver setores diferentes da mesma indústria produzirem documentos de formas diferentes. Isso tende a promover a redundância em atividades como a aprovação e distribuição.

Ao centralizar os documentos da sua fábrica, os funcionários podem encontrar documentos importantes com facilidade sempre que precisam.

Uma vez que sua indústria possui acesso rápido às informações e documentos, ela se torna mais rápida e precisa para responder as demandas dos seus clientes.

Para fechar, vale ressaltar que a o acesso as informações de forma rápida também melhora os processos de tomada de decisão da sua fábrica.

4. Organize seus documentos

As fábricas geram grandes quantidades de documentos diariamente.

Para otimizar a pesquisa de documentos na sua fábrica, o ideal é organizar seus documentos por categorias ou outras formas de separação.

Uma indústria pode ter dezenas de tipos de documentos diferentes e que são essenciais para uma boa gestão, como:

Proposta comercial
Pedido de venda
Romaneio de expedição
Pedido de compra
Ficha técnica de produto (Incluindo roteiro de fabricação e lista de materiais)
Ordem de produção
Relatório de inspeção
Relatório de ensaios não destrutivos (Partícula magnética, Líquido penetrante, Ultrassom, etc)
Relatórios de auditoria
Etc

Analise e identifique os tipos de documentos da sua indústria e então classifique-os de modo que facilite encontrá-los.

5. Utilize Modelos de Documento

Pare de reinventar a roda toda vez que vai criar um novo documento.

É possível otimizar a criação de documentos através do uso de modelos pré-definidos.

Você pode ter templates básicos de documentos até mesmo no Word ou o Excel contendo informações tais como cabeçalhos e rodapés, imagens, tabelas, fórmulas, entre outros.

O problema de usar o Word e Excel é que você não tem controle de versão, alteração e validações.

Ao utilizar modelos pré-feitos sua indústria irá gerar documentos padronizados e alinhados as demandas de seus clientes.

Modelo de gestão de documento — Modelo de documento personalizado gerado pelo Nomus ERP Industrial

6. Defina Permissões de Acesso

Ao digitalizar suas informações, é importante se proteger contra os riscos de segurança. Na maioria das vezes não são todos os colaboradores da fábrica que precisam de acesso completo a todos os documentos.

Por isso é fundamental que defina de controles de acesso adequados para ter mais segurança e evitar que as informações desapareçam ou ainda sejam modificadas de forma acidental ou maliciosa.

Estabeleça um padrão de controle, por exemplo, dando acesso a edição para alguns colaboradores e de visualização para os demais. É possível criar padrões de acesso e segurança usando um software de gerenciamento de documentos como o módulo de documentos do Nomus ERP Industrial.

Veja também quais são os módulos de um ERP.

7. Controle as Versões dos Documentos

Para ter uma boa gestão de documentos é fundamental que possua total controle das versões dos documentos gerados na sua fábrica.

Os documentos de uma fábrica podem mudar a qualquer momento. Por exemplo, você pode decidir adicionar informações importantes no relatório de inspeção elaborado pelo Controle de Qualidade, gerando uma nova versão deste documento, e após essa decisão, é importante que todos os colaboradores utilizem a versão mais atual deste documento.

Com um bom controle de versões, é possível implementar melhorias e personalizações e ainda assim manter todos os colaboradores da sua fábrica atualizados.

Centralizando a geração de seus documentos em um bom sistema, é possível garantir que todos os documentos gerados estarão sempre na versão mais atual.

8. Cuide da sua base de documentos

Mantenha a saúde da sua base de documentos em bom estado. Ou seja, guarde de forma segura os documentos importantes e avalie quais documentos podem estar armazenados sem nenhuma utilidade.

Normalmente os documentos industriais possuem uma vida útil e podem acabar causando confusão e a ocupação de grandes espaços de armazenamento.

Tanto documentos físicos como eletrônicos exigem espaço de armazenamento. Sendo assim, evite custos desnecessários definindo políticas para descartar os documentos que não possuem mais serventia para sua fábrica, clientes e governo.

Armazenamento em Nuvem

A digitalização da sua gestão de documentos, como você já viu em dicas anteriores, traz muitas vantagens. Só que existem formas de fazer a migração dos seus arquivos físicos para o ambiente virtual. Uma delas é o armazenamento em nuvem.

Não leve para o literal. Computação em nuvem é um termo metafórico, os dados não são armazenados de fato nas nuvens. O que acontece é que há um grupo de servidores conectados na internet estruturados para guardar dados, documentos e informações.

O sistema de armazenamento em nuvem traz agilidade e segurança para os seus processos e documentos. As informações ficam a salvo de roubos, invasões e sinistros na estrutura física da empresa. Claro, tudo isso depende de qual fornecedor você contratará para guardar e proteger seus dados.

9. Evite acumulo

Para fechar, busque sempre evitar que seus documentos acumulem sem classificação e organização. Caso contrário, todo planejamento inicial pode ser perdido.

Portanto, defina processos para organizar e arquivar os documentos importantes para sua fábrica o quanto antes.

Aprenda mais sobre a gestão de documentos

Agora que você já aprendeu dicas importantes sobre gestão de documentos e provavelmente tem interesse em melhorar esse aspecto da sua fábrica, aqui estão algumas dicas para o seu próximo passo: