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Como emitir nota fiscal: descubra todos os passos necessários

Atualizado em 25/04/24 - Escrito por João Pedro na(s) categoria(s): Fiscal

Gestão financeira

Se você tem uma indústria ou ao menos deseja trabalhar com contabilidade em uma, precisa aprender como emitir nota fiscal. Essa operação possui passos diferentes conforme o tipo da nota, a plataforma que você usar e o tamanho da sua empresa.

Preencher a nota fiscal corretamente evita problemas com a Receita Federal, com os clientes e até com o Procon. Errar na descrição do produto e do serviço, dos valores, etc, pode causar pedido de devolução, pagamento de imposto superior ao necessário e multas.

No texto abaixo, você aprenderá sobre notas fiscais e seus tipos, o passo a passo para emiti-las em diferentes plataformas, assim como outras informações sobre o assunto. Fique até o final e aprenda como emitir nota fiscal.

Faça uma boa leitura!

Confira os tópicos:

Como emitir nota fiscal: descubra todos os passos necessários

O que é nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é um instrumento que documenta todas as operações de circulação de mercadorias ou prestações de serviços ocorridas entre duas ou mais partes em formato digital e para fins fiscais. 

A NF-e surgiu para substituir o famoso e antigo talão de notas fiscais. Por isso, quando te ensinarmos melhor abaixo como emitir nota fiscal, você verá que poucas coisas mudam entre o analógico e o digital.

Como diz o nome, ela é emitida de forma eletrônica através de portais públicos ou de softwares que oferecem essa função. Por exemplo, ERPs, os famosos sistemas de gestão integrada, são capazes de emitir vários tipos de notas fiscais.

Quem é obrigado a emitir nota fiscal?

Praticamente todas as pessoas jurídicas que venderem um produto ou prestarem um serviço são obrigadas a emitir nota fiscal. Para ser ainda mais preciso, quase sempre que houver movimentação de produtos ou prestação de serviços, o documento é obrigatório.

Isso inclui quando você dá algum brinde para clientes, quando transfere mercadorias para centros de distribuição, entre outras operações. Acontece que o documento fiscal serve para prestar contas à Receita e mostrar a regularidade da sua empresa. A mercadoria não pode simplesmente “sumir” do seu estoque.

No entanto, existem casos em que esse documento é dispensado. O primeiro deles, mais comum, é quando MEIs prestam serviço para pessoas físicas (exceto quando o cliente pedir). Além disso, há os casos previstos nos § 2º das cláusulas primeiras dos Protocolos ICMS 10/2007 e 42/2009. No entanto, por mais que tenhamos indicado a legislação correta a respeito dessas exceções, indicamos que você converse com o contador para acessar informações mais precisas.

Confira os tipos de nota fiscal

Há uma longa lista de variações desse documento para diferentes casos. Não vamos te ensinar como emitir nota fiscal de todos os tipos neste artigo, porém exploramos esses documentos com mais detalhes em outras publicações.

Confira a lista dos tipos de nota fiscal:

Passo a passo: como emitir nota fiscal

O preenchimento da nota fiscal eletrônica depende de fatores como seu porte de empresa, a natureza do serviço e que tipo de plataforma você usará para emitir o documento.

Mais à frente, você verá os passos para emitir notas fiscais em ERP, que facilita e muito esse trabalho, já que pode ser automatizado, mas antes disso, precisa seguir os seguintes passos:

Para poder começar emitir notas fiscais, faça isto

  1. Identifique o tipo de nota fiscal que você quer emitir para descobrir qual será a plataforma que precisará usar;
  2. Adquira um certificado digital caso seja necessário para a natureza do comércio e o seu tipo de empresas. Por exemplo, Microempreendedores Individuais prestando serviços não precisam de certificado digital;
  3. Emita seu CNPJ e cadastre junto ao governo. Se você for vender produtos, precisará pagar ICMS, então o cadastro é com o estado, enquanto para serviços você prestará contas com o município, e ainda tem a nota de venda direta para o consumidor. Indicamos procurar o auxílio de um contador para esse passo;
  4. Escolha que plataforma você usará para emitir as notas fiscais. Pode ser uma própria da prefeitura, o Portal de Gestão NFS-e ou um ERP, por exemplo;
  5. Comece a emitir notas fiscais com cuidado no preenchimento seguindo as orientações da natureza da operação;
  6. Automatize a emissão e envio de notas fiscais com o uso de um ERP, que vou te ensinar a usar no próximo tópico.

Como emitir nota fiscal com ERP

Os ERPs são sistemas de gestão integrada, plataformas criadas para que você possa administrar todas as áreas da empresa a partir de uma única tela. Esse tipo de programa oferece diversas funcionalidades e uma delas é a emissão de notas fiscais. A operação pode ser feita de forma manual ou automatizada.

O passo a passo de como emitir uma nota fiscal eletrônica através de um ERP varia conforme o sistema. Para fins de exemplo, vou te ensinar como funciona emissão manual de NF-e através do Nomus ERP Industrial, software de gestão integrada:

  1. Acesse a página de login do ERP;
  2. Entre no sistema usando conta e senha;
  3. Acesse a tela “Documento de saída”;
  4. Selecione o documento de saída referente à venda e use o submenu “Gerar NF-e”;
  5. Após clicar nesse submenu, aguarde a comunicação do sistema com a SEFAZ;
  6. Pronto, se a SEFAZ autorizar sua nota fiscal, o status do documento será alterado para “Autorizada”.

Confira a tela abaixo para entender melhor:

Veja também o vídeo completo sobre como emitir nota fiscal eletrônica pelo Nomus ERP Industrial, assim como instruções a respeito de outras funcionalidades.

Eu coloquei para iniciar exatamente no trecho referente ao passo a passo de como emitir a NF-e, mas convido você a também conferir os demais assuntos:

Nomus ERP Industrial

Como emitir nota fiscal de venda por outras plataformas

Se quiser emitir nota fiscal de venda ou outro tipo por uma plataforma que não seja um ERP ou o Portal de Gestão NFS-e, você pode usar o sistema que a SEFAZ local oferecer, desde que se enquadre nas regulamentações do órgão. Entre em contato com a Prefeitura da sua cidade para mais informações.

O que é nota fiscal de venda? 

Nota fiscal de venda é um termo geral para os documentos fiscais gerados nesse tipo de operação. Isso significa que sempre que houver comércio de produtos ou serviços e o fornecedor for o responsável por emitir nota fiscal, ela será de venda.

Pode parecer óbvia a última informação, que o vendedor seja responsável pela emissão da nota fiscal, mas nem sempre é assim. Por exemplo, a nota fiscal de importação: ela deve ser emitida por quem importa, não pelo seu fornecedor estrangeiro.

Falando sobre transporte, você conhece a estratégia de usar Centros de Distribuição?

Acontece que o documento serve para prestar contas com a Receita Federal do Brasil e quem tem esse dever são as empresas brasileiras. Logo, se o seu fornecedor não tem responsabilidade de dizer ao Fisco o que vendeu, quanto e o preço – essa responsabilidade cai em você.

O que é e como emitir nota fiscal de pessoa física

É importante começarmos essa explicação usando o nome correto do documento. A nota fiscal de pessoa física é, na verdade, a Nota Fiscal Avulsa, que também possui formato eletrônico.

A NFA-e serve para concretizar um comércio por parte de empresas, empreendedores e pessoas físicas que possuam pequeno fluxo de vendas ou que não tenham obrigação de emitir NF-e.

Quando falamos de emitir NFA-e com o CPF, estamos falando de profissionais autônomos, artesanato, produtores rurais e outros casos similares. Cada estado e cidade terão suas próprias regulamentações para esse documento.

Logo, se quiser saber como emitir nota fiscal de pessoa física, precisa entrar em contato com a SEFAZ local e solicitar informações. Inclusive, há lugares, como São Paulo, que não há regulamentação de NFA-e, cabendo ao comprador emitir uma Nota Fiscal de Entrada.

O que é e como emitir nota fiscal de prestação de serviços

Nota fiscal de prestação de serviços, cujo nome correto é NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), é o documento oficial que comprova uma transação comercial dessa natureza. Ela pode ser de um MEI, de uma pequena ou até de uma grande empresa.

Essa característica influencia em como emitir nota fiscal de prestação de serviços. Se sua empresa é MEI, ME ou EPP, existem duas formas corretas de como emitir nota fiscal de prestação de serviços.

A primeira delas, mais comum, é a plataforma Portal de Gestão NFS-e, um sistema do governo desenvolvido para esse propósito e para outras notas de pessoas jurídicas desse porte. A segunda é o ERP, um tipo de programa que integra toda a gestão da sua empresa. Te explicamos melhor neste artigo. 

Se sua empresa for maior do que uma EPP, aí não tem escolha melhor do que um bom ERP. Esse tipo de sistema não apenas emite nota fiscal de serviço de forma simplificada e automatizada, como também conecta toda a administração da sua empresa em apenas uma tela.

Você perde menos tempo com burocracia e pode prestar atenção onde realmente importa: no PCP e nas estratégias comerciais.

Como usar o Portal de Gestão NFS-e – Contribuinte

O Portal de Gestão NFS-e – Contribuinte substitui os portais locais das prefeituras de todas as cidades brasileiras e serve como sistema unificado para micro e pequenos empreendedores enviarem suas notas. Ele é usado por MEIs, MEs e PPEs. 

Veja os passos para usar o Portal:

  1. Faça o cadastro no Portal com o seu CPF ou CNPJ;
  2. Acesse o site da Nota Fiscal de Serviço eletrônica;
  3. Aperte a opção “Nova NFS-e”;
  4. Selecione “Emissão completa”;
  5. Preencha todos os dados solicitados;
  6. Clique na opção “Emitir NFS-e”;
  7. Aguarde a confirmação de que sua NFS-e foi gerada com sucesso;
  8. Pronto, agora é só enviar para o cliente.

Assista ao vídeo criado pelo SEBRAE

Como emitir segunda via de nota fiscal

As instruções de como emitir a segunda via de nota fiscal depende da plataforma que você usou para a emissão da primeira. Posso te dar os passos precisos de duas das formas e são extremamente simples.

Portal de Gestão NFS-e: basta acessar sua conta no portal e haverá uma lista das últimas notas fiscais emitidas na página de entrada, onde você localizará a que deseja visualizar e pronto, basta baixar o documento;
Nomus ERP Industrial: o sistema de gestão para indústria Nomus oferece a emissão simplificada de segunda via de nota fiscal. Você só precisa abrir a plataforma com seu login, ir na tela “Documento de Saída” e localizar a nota por lá.

Saiba mais sobre gestão fiscal na indústria

Você acaba de descobrir o básico e alguns detalhes importantes de como emitir nota fiscal. Agora, chegou a hora de aprender sobre assuntos mais profundos e complexos de gestão fiscal no setor da indústria. Para isso, você precisa de uma boa fonte de conhecimento.

Neste blog, eu e diversos profissionais experientes da indústria publicamos vários artigos sobre assuntos importantes para o setor. São diversas matérias por semana que com certeza vão enriquecer seu repertório de conhecimento industrial.

Mantenha-se atualizado sobre o tema: inscreva-se no nosso blog e siga-nos nas redes sociais. 

Obrigado e vamos em frente!

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