Nota Fiscal de Devolução (NFD): o que é, quem deve emitir e como fazer
Atualizado em 22/04/24 - Escrito por João Pedro na(s) categoria(s): Processos e Organização
A nota fiscal de devolução é o documento que precisa ser emitido sempre que há algum problema que resulte na devolução de um produto, sendo necessário anular a operação de compra/venda. Isso pode ocorrer em situações de recusa do comprador ou problemas na entrega, por exemplo.
A emissão do NFD pode ser realizada tanto pelo fornecedor/vendedor quanto pelo destinatário (cliente) quando este é uma pessoa jurídica. Isso dependerá da situação e você confere o passo a passo para as duas na publicação que escrevi abaixo.
É muito importante conhecer bem as normas fiscais referente à devolução. Emitir a nota de forma correta mostra à Receita Federal sua regularidade tributária e a posição do produto, evitando suspeitas de evasão fiscal, contrabando e outros. Você entenderá melhor abaixo.
Faça uma boa leitura!
Confira os tópicos:
- O que é Nota Fiscal de Devolução? Para que serve?
- Quem deve emitir a Nota Fiscal de Devolução?
- O que é CFOP? Qual o CFOP para devolução de mercadorias?
- Campos da Nota Fiscal Eletrônica de Devolução
- Passo a passo para Emitir Nota Fiscal de Devolução (Modo Padrão)
- Como gerar uma NFD rápido e automaticamente
- Como diminuir seus índices de devolução
O que é Nota Fiscal de Devolução? Para que serve?
Nota Fiscal de Devolução (NFD) é um documento fiscal emitido sempre que há a devolução de uma mercadoria, seja do seu cliente para você, seja de você para seu fornecedor. Ela possui normas fiscais próprias, pode ser emitida por qualquer uma das partes (remetente ou destinatário do produto, desde que este seja pessoa jurídica) e informa à Receita Federal a situação das mercadorias e da regularidade fiscal.
É possível (e indicado) usar a versão eletrônica da Nota Fiscal de Devolução, chamada de Nota Fiscal de Devolução Eletrônica (NFD-e). Você pode emiti-la através de diferentes plataformas, mas algumas são mais recomendadas por conta da otimização e automatização dessa operação fiscal.
Para o vendedor/fornecedor, a nota fiscal de devolução tem função de registro de operação, ajuste de estoque, atualização de dados fiscais e pagamento de tributos e comprovação da legalidade das suas operações. Para o comprador, a NFD-e garante a segurança de que o registro da devolução foi feito e poderá solicitar e até exigir o valor de volta.
Quem deve emitir a Nota Fiscal de Devolução?
A nota fiscal de devolução pode ser emitida tanto pelo vendedor/fornecedor (remetente) quanto pelo comprador (destinatário, mas tem que ser pessoa jurídica). O responsável pela emissão muda conforme o caso.
O padrão é que a nota fiscal seja emitida pelo vendedor, mas quando a mercadoria é de fato entregue a um destinatário pessoa jurídica que assina o recibo e fica responsável pelo retorno do produto, é o destinatário quem emitirá a NFD.
Nesse caso, é necessário gerar um documento novo através do seu emissor, onde ele deve escolher a opção NF de Devolução no campo finalidade ou selecionar o CFOP correto (1202), junto com dados da nota fiscal original (número, série e data) e o motivo da devolução.
É possível fazer a devolução com a própria nota fiscal de venda. Para isso, basta que o cliente anote no verso do documento o motivo da devolução e, aí, a mercadoria poderá transitar com a mesma nota fiscal, podendo ser usada para escrituração e registro no Livro de Entradas (mas arquivada com registro específico separado das outras NFs).
O que é CFOP? Qual o CFOP para devolução de mercadorias?
CFOP é a sigla para o Código Fiscal de Operações e Prestações e se trata de um código do sistema tributarista brasileiro, pré-definido pelo governo, e que identifica as operações quanto à natureza, aos impostos que serão recolhidos e outros registros de grande importância.
Se você emite notas fiscais, então, mesmo sem saber, já lidou com esse código antes, pois ele que indica que tipo de documento está sendo gerado. Inclusive, a NFD é emitida em cima da nota fiscal de venda, que recebe algumas alterações e informações extras para a conversão do seu tipo fiscal.
Você terá informações mais detalhadas sobre como emitir NFD nos tópicos a seguir. O CFOP da Nota Fiscal de Devolução eletrônica ou analógica é 1202. Confira se o documento que você está emitindo possui esse código identificador.
Campos da Nota Fiscal Eletrônica de Devolução
Como dissemos, há duas opções para a nota fiscal de devolução. A mais simples consiste em escrever no verso da NFD-e o motivo da devolução com data e assinatura. A mais completa é quando vendedor, fornecedor ou comprador precisa emitir um documento novo, aí há campos específicos a serem preenchidos.
As primeiras informações da NFD são as mesmas da NF de venda: valores, descrição de produto, emissor, etc. Praticamente tudo que você colocou na nota fiscal do produto será colocado na nota fiscal de devolução, com exceção de pontos como o CFOP, que será diferente.
Além disso, dados sobre a devolução precisam ser inseridos, como data, número, série da nota fiscal original e motivo da devolução.
Passo a passo para Emitir Nota Fiscal de Devolução (Modo Padrão)
As instruções para emitir a nota fiscal de devolução podem variar conforme o sistema que você deseja utilizar e o passo a passo abaixo é próximo do que se espera de opções como a do Sebrae:
- Selecione o tipo de documento que será gerado através das opções ou CFOP;
- Marque como nota de saída, se isso não for feito automaticamente;
- Insira a chave de acesso da NF de compra no campo de notas referenciadas;
- Preencha as informações do fornecedor ou do produto;
- Insira os dados de tributação;
- Preencha os demais campos conforme necessidade específica;
- Salve a nota e emita;
- Envie a nota fiscal à Secretaria da Fazenda;
- Aguarde pelo aceite do pedido de devolução da nota fiscal.
Como gerar uma NFD rápido e automaticamente
A emissão mais rápida possível de NFD é aquela feita com poucos cliques ou até de forma automática através de um sistema inteligente e bem desenvolvido para essa operação. Isso você pode conseguir através de um ERP como o Nomus ERP Industrial.
Confira como todo o processo de devolução pode ser mais fácil e rápido:
Devoluções de Compra
Saiba mais sobre devoluções de compra com o Nomus ERP Industrial.
Devoluções de Venda
Saiba mais sobre devoluções de compra com o Nomus ERP Industrial.
Como diminuir seus índices de devolução
A melhor forma de diminuir seus índices de devolução é desenvolvendo seu controle de qualidade e produção, assim como acompanhamento de pedidos, fornecedores e entregas. E isso é possível através de um sistema de gestão integrada especializado em indústrias.
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