Os principais benefícios de utilizar documentos digitais
Atualizado em 28/11/23 - Escrito por Arthur Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização
As empresas, cada vez mais, estão transformando os seus documentos “em papel” em documentos “digitais”. O gerenciamento de documentos sempre foi essencial para as operações comerciais, mas os métodos atuais diferem muito do passado.
A aderência de um software de gerenciamento de documentos está cada vez maior no Brasil, se sua empresa não começou a fazer a troca, você já está atrás da concorrência.
Várias tendências surgiram recentemente nas práticas de gerenciamento de documentos e muitas têm o potencial de resistir com o passar do tempo. Alguns já existem há anos, mas agora estão começando a se tornar comuns. Alguns, no entanto, são novos no mundo dos softwares de gerenciamento de documentos.
Abaixo é possível avaliar os principais benefícios de utilizar documentos digitais:
Veja também: Gestão de documentos: conceito e como colocar em prática na sua empresa
1. Documentos em Nuvem
Apesar de muitos sistemas não terem essa possibilidade, softwares em nuvem, começaram a ganhar popularidade. Cada vez mais, fica claro que a nuvem chegou para ficar.
O sistema em nuvem revolucionou o software em geral e teve um impacto profundo nos sistemas de gerenciamento de documentos. A nuvem garante que os documentos estejam disponíveis a qualquer momento e em qualquer lugar. Com o sistema em nuvem, você não precisa estar em um computador específico ou em uma rede fechada para acessar seus arquivos. Tudo o que você precisa é de uma conexão com a Internet.
O gerenciamento de documentos baseado na nuvem torna uma solução para empresas de pequeno e grande porte. Como oferece facilidade de acesso e custos reduzidos, a computação em nuvem gera os melhores sistemas de gerenciamento de documentos.
2. Elaboração do Databook
Se a sua empresa tem a política de geração de Databook, uma boa gestão dos seus documentos é fundamental.
Organizar documentos em geral de um produto é bem complexo. Tendo um sistema, fica bem fácil “amarrá-los” a um projeto e, em alguns cliques, buscar de forma bem rápida os documentos, em uma sequência pré-definida.
3. Tempo
Quem nunca escutou a expressão “Tempo é dinheiro”?
Uma boa administração do seu tempo pode acarretar em redução de custo. Sempre que desperdiçamos tempo, podemos estar deixando de fazer algo de valor.
Em muitas empresas, tem-se armários, gavetas, pastas, entre outras, como formas de armazenar documentos. Muitas guardam documentos de anos. Mesmo tendo uma boa organização, é difícil encontrar um documento do passado.
Quando olhamos para um Software que tem a gestão desses documentos, o seu tempo de busca por um documento do passado, reduz drasticamente. Em alguns cliques, você conseguirá acessá-lo de qualquer lugar.
4. Segurança
Transformar os documentos “em papel” em “digitais” traz a prevenção de situações, como: molhar, rasgar, amassar, entre outros fatores.
Mas, quando se tem o controle de documentos de forma digital, tem-se também a preocupação da segurança da informação, mas de outras formas. Para isso, um bom Software de gestão de Documentos tem que ter:
- Restrição de usuários por modelos de documento;
- Assinatura digital
- Bloquear alteração de documentos após
- Entre outros fatores
5. O meio Ambiente agradece
Com a troca do papel pelas plataformas digitais, uma empresa reduz bruscamente o consumo de papeis. Reduzindo, com isso, o número de árvores a serem cortadas diariamente. Cooperando com a preservação do Ambiente.
6. Custo
A redução de custo ao trocar os documentos “em papel” para os “digitais”, não está somente ao diminuir o consumo de papeis na empresa. Além do tempo, que foi visto em um dos itens acima, tem-se também os seguintes pontos:
- Não será preciso ter o custo de envio de documentos
- Redução da Impressão
- Muitas das vezes, a empresa tem funcionários só para gerenciar os documentos
- Espaço físico
Veja como funciona um sistema para documentos digitais
Agora que você já conhece os benefícios de usar documentos digitais na sua empresa, chegou a hora de ver como funciona um sistema para a gestão desses documentos.
Sendo assim, recomendo que você assista uma demonstração do Nomus ERP Industrial e veja na prática como o sistema funciona.
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