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Assinatura digital: o que é, como fazer e quanto custa?

Atualizado em 24/11/23 - Escrito por João Pedro na(s) categoria(s): Processos e Organização

A assinatura digital, também chamada de assinatura eletrônica, é uma ferramenta virtual que permite assinar documentos online. Documentos com esse tipo de assinatura têm a mesma validade que aqueles assinados com assinatura física.

Para ter acesso a esse recurso, é necessário adquirir um certificado digital ou solicitar uma assinatura gratuita no próprio portal do governo Gov.br. Enquanto a versão governamental é sem custo e está atrelada a outros serviços, certificados digitais também têm seus benefícios extras conforme o fornecedor.

Usar uma assinatura eletrônica traz oportunidades de negociar e fechar contratos com clientes no país e no planeta inteiro. Por isso, fique comigo até o final deste texto e descubra todo o básico a respeito de assinaturas eletrônicas para poder fazer contratações de compra e venda com gente de todo o país sem sair de casa.

Faça uma boa leitura.

Confira os tópicos:

O que é assinatura digital?
Assinatura digital é segura?
Como funciona uma assinatura digital
Quanto custa uma assinatura digital?
Como fazer uma assinatura digital?
Qual a diferença entre assinatura digital e certificado digital?
Tipos de Assinatura Digital
Como usar assinatura digital no PDF
Mais segurança para os documentos da sua indústria

Assinatura digital: o que é, como fazer e quanto custa?

O que é assinatura digital?

Assinatura digital é um instrumento que serve exatamente para o que o nome diz, que é assinar um documento através de meio digital, como um computador ou celular.

Não se trata de apenas uma versão em imagem digitalizada da sua assinatura, já que ela está atrelada a recursos de autenticação e segurança, cuja eficiência depende do fornecedor da ferramenta.

Uma bastante usada recentemente é a oferecida pelo Governo, que possui protocolos de segurança, gratuidade e se conecta a outros benefícios estatais. Até a última atualização, só podia ser usada por pessoas físicas.

No entanto, se você tiver desconfianças ou preferir garantir segurança reforçada, pode ser necessário contratar um fornecedor de certificados e assinaturas digitais. Esses fornecedores oferecem benefícios extras que simplificam os processos, como enviar lembretes para que os envolvidos assinem os documentos.

De qualquer forma, você precisará adquirir, além da assinatura, um certificado digital para emitir notas fiscais eletrônicas conforme a natureza da sua empresa. Entenda mais no artigo “Como emitir notas fiscais”.

Confira alguns fornecedores de Assinatura Eletrônica:

Assinatura digital é segura?

A assinatura digital ou eletrônica é segura, pois é criada com medidas para tal, como vamos explicar mais à frente ao falar do seu funcionamento. No entanto, é importante escolher um fornecedor de qualidade.

Por isso, é muito importante estudar o histórico da empresa, conferir os serviços adicionais de segurança e saber as garantias que eles oferecem. Por fim, recomendamos que você verifique se a assinatura eletrônoica do governo faz sentido para você. Ela é gratuita e oferecida apenas para pessoas físicas no momento.

Estude também as opções oferecidas pelo mercado, que são várias. Entre as que usamos e vemos nossos clientes usando estão DocuSign e ClickSign.

Como funciona uma assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é uma tecnologia que funciona gerando chaves exclusivas e interdependentes para cada nova assinatura feita. Essa geração é feita através de algoritmos e as chaves vem em pares: uma é pública e a outra privada, sendo conhecida apenas pelo emissor.

A dinâmica dessas chaves funciona com uma sendo capaz de codificar conteúdos e a outra os decifrando. Com essa interação, a assinatura é feita, cria-se uma sequência algorítmica vinculada ao documento assinado e, se houver alterações nesse documento, a autenticação é invalidada.

Quanto custa uma assinatura digital?

Os preços da assinatura eletrônica variam de acordo com o fornecedor e o tipo de assinatura que você quer, que pode variar entre qualificada, avançada ou simples. No entanto, é possível adquirir uma assinatura digital totalmente gratuita.

Para isso, você precisa ser um usuário nível prata ou ouro do Gov.br, a plataforma digital de serviços do governo. Ao se inscrever e escolher um dos métodos de certificação, você poderá encontrar facilmente a opção de gerar assinatura eletrônica e usar em seus documentos, como mostraremos no tópico a seguir.

Como fazer uma assinatura digital?

Para fazer ou criar uma assinatura eletrônica, você precisa contatar uma empresa certificação digital e seguir suas instruções ou usar o serviço gratuito disponibilizado pelo próprio Gov.br.

Passo a passo para gerar uma assinatura digital no Gov.br:

Acesse o Portal Gov.br para criar uma conta na plataforma em um dos níveis prata ou ouro;
Faça login no Portal de Assinatura Eletrônica com sua conta Gov.br;
Na tela “Assinatura de documento”, clique em “Escolher arquivo” e escolha o documento que será assinado, cujo formato precisa ser .DOC, .DOCX, .JPG, .PNG ou PDF, tendo no máximo 100MB;
Aponte no documento onde ele será assinado;
Clique em assinar digitalmente para, de fato, assinar;
Clique em “usar gov.br” e insira o código enviado para o seu celular para confirmar que é você quem está usando a plataforma;
Baixe o documento no ícone ;
Verifique a assinatura em ou acesse o portal de assinaturas adicionando um arquivo já assinado.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e certificado digital?

A assinatura digital é um instrumento que valida a integridade e a autenticidade de uma assinatura, mensagem, documento ou software, como se você tivesse assinado à mão.

Por sua vez, o certificado digital é uma espécie de identidade em meio eletrônico que também serve para assinar certos documentos, além de permitir realizar transações, emitir nota fiscal, entre outros.

Tipos de Assinatura Digital

Existem três tipos de assinatura digital que agrupam diferentes conjuntos de dados para confirmar a identidade do usuário pessoa jurídica ou física. Algumas tecnologias ajudarão a emitir, usar e identificar esta ou aquela assinatura eletrônica. Confira os três tipos e suas definições dadas pelo próprio governo:

Assinatura eletrônica simples, que permite identificar quem está assinando e anexa ou associa seus dados a outros dados em formato eletrônico;
Assinatura eletrônica avançada, que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. É o caso da assinatura GOV.BR;

Assinatura eletrônica qualificada, que utiliza certificado digital, nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

Como usar assinatura digital no Adobe PDF

A forma correta de usar sua assinatura digital no Adobe PDF e em outros tipos de documentos depende da plataforma que você usa para essa operação. No entanto, elaboramos as instruções para que você possa gerar e aplicar a assinatura virtual através da plataforma gratuita do governo, que é o Portal de Assinatura Eletrônica.

Para voltar às instruções, clique aqui. Ainda cabe dizer que a própria Adobe oferece seu serviço de assinatura eletrônica, o Adobe Acrobat Sign.

Assinatura eletrônica para controle da qualidade na indústria

Existem sistemas ERPs que oferecem serviços relacionados a assinatura eletrônica para a indústria. Um bom exemplo é o Nomus ERP Industrial, que oferece funcionalidades completas de gestão de documentos da qualidade em formato eletrônico com assinatura digital.

Dessa forma, você:

Aumenta a produtividade da sua equipe que não precisa mais assinar papéis físicos;
Consegue assinar documentos da fábrica mesmo trabalhando remotamente;
Ajuda a identificar os responsáveis por cada etapa do processo de controle de qualidade;
Diminui o tempo para elaborar documentos;
Elimina o extravio de documentos;
Mantém histórico dos produtos com registros de inspeção e de outros tipos no databook da empresa;
Reduz erros no preenchimento de documentos;
Se livra dos custos e da burocracia com a impressão de documentos.

E vou reforçar o ponto do databook, que é uma coletânea de documentos do mesmo produto. Por exemplo, vamos supor que você venda máquinas industriais e ainda faça a manutenção delas no suporte. Toda vez que for preciso mexer em uma máquina, algum responsável adiciona informações do que foi feito, por quem e quando, e assina, permitindo um rastreamento das operações de forma super detalhada.

Saiba mais sobre assinatura digital com o Nomus ERP Industrial.

Mais segurança para os documentos da sua indústria

Se quiser realmente garantir a segurança dos documentos da sua indústria, aprender a organizá-los e armazená-los de forma adequada. No Blog da Nomus, nós publicamos com frequência matérias a respeito de gestão industrial e que você pode acompanhar para aprender a manter suas informações a salvo.

Por isso, convido você a se inscrever no nosso blog e ainda seguir nossas redes sociais:

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