5W2H: o que é e como colocar em prática na gestão

Atualizado em 9/04/20 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização

5W2H é uma ferramenta de gestão em formato de checklist com perguntas importantes sobre o projeto que será desenvolvido ou o problema que será resolvido. A sigla se refere a cinco palavras que começam com W e duas com H em inglês, sendo elas: What, Why, Where, When, Who, How, How much.

Em português as siglas são interpretadas da seguinte maneira:

  • What – O que? Qual tarefa será realizada.
  • Why – Por que? A razão de realizar a tarefa.
  • Where – Onde? Onde será realizada.
  • When – Quando? Quando será realizada e o seu cronograma
  • Who – Quem? Quem serão as pessoas responsáveis pela tarefa.
  • How – como? Qual será o processo para realizar a tarefa.
  • How much?Quanto? Quais serão os custos para realizar a tarefa.

Ou seja, resumidamente, o 5W2H são sete perguntas que definem uma tarefa desde seu objetivo inicial, até os responsáveis e seu cronograma.

Dessa forma sua equipe terá um “mapa” que ajudará como um guia para desenvolver e concluir um projeto de forma objetiva.

O 5W2H é uma das ferramentas utilizadas no Lean e no PDCA e, apesar de simples, seus resultados são comprovados. Por isso, não cometa o erro de menosprezá-la e pular essa atividade importante nos seus projetos de gestão online.

Leia também: Variações do PDCA: conheça o PDSA, PDCL e SDSA

Quais são os benefícios de utilizar o 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta simples de se colocar em prática e que traz resultados práticos muito bons.  Vou citar alguns dos principais benefícios do método:

  • Melhoria na implementação de projetos e ideias.
    • Os projetos e correções são implantados mais rapidamente e de forma mais assertiva com um 5W2H bem preenchido e guiando todos os envolvidos.
  • Economia de recursos com menos horas de implementação e de correção
    • Como os projetos requerem menos horas para serem implementados, custam menos a empresa e tem um retorno sobre o investimento maior.
  • Aumento da produtividade com um checklist claro a ser seguido por todos
    • Com o 5W2H todos os envolvidos sabem exatamente o que fazer, o cronograma, onde fazer, de qual forma fazer e assim adiante.

Como colocar o 5W2H em prática

Antes de começar a colocar o 5W2H em prática, é preciso tomar cuidado com alguns pontos que podem acabar causando dor de cabeça no decorrer do projeto.

Preste atenção nestes pontos pontos importantes:

  • Certifique-se que irá implementar o projeto sobre as causas-raízes do problema e não sobre seus efeitos;
  • Certifique-se que o projeto não terá efeitos colaterais, caso tenha, planeje o que irá fazer para resolvê-los;
  • Quando for propor a solução, o “how”, considere o balanço entre o custo e a eficácia das soluções para verificar se o projeto é viável.

Agora que você e sua equipe estão preparados, vamos colocar a mão na massa e ver como funciona o modelo.

Abaixo está uma estrutura do 5W2H explicada e com um exemplo de compra de computadores para o setor de PCP de uma indústria, confira:

Título: Compra de computadores para o PCP
Etapa do 5W2HRespostaDescrição da etapa (apenas como apoio)
What – O que?Comprar 6 novos computadores para a equipe de PCPDefina um problema para resolver ou uma atividade para ser executada.
Why – Por que?A equipe de PCP precisa de novos computadores para operar os softwares de gestão da indústriaJustifique a resposta anterior com argumentos válidos.
Who – Quem?Equipe de compras, colaborador Fulano e colaborador SicranoDefina os responsáveis pelo projeto.
Where – Onde? Departamento de PCP e departamento de comprasDiga o local onde as ações do projeto serão executadas.
When – Quando? Segunda-feira, dia 02/07. Término dia 09/07.Defina datas e um cronograma para o projeto.
How – como?1. Pesquisar computadores com pelo menos 8gb de ram e processador intel e que tenham o melhor custo benefício.

 

Responsável: Fulano
Data: segunda-feira

2. Pesquisar computadores nas principais lojas online.

Responsável: Sicrano
Data: terça-feira

3. Pesquisar preços de computadores no comércio local.
Responsável: Fulano
Data: quarta-feira

4. Negociar preços e condições de pagamento com as lojas que apresentarem as melhores propostas.

Responsáveis: Fulano e Sicrano
Data: quarta-feira até sexta-feira

5. Adquirir 6 computadores na loja que mostrar o melhor custo benefício.

Responsáveis: Fulano e Sicrano.
Data: segunda-feira

Defina os passos ou métodos que serão utilizados para executar o plano.
How much? – Quanto?Investimento estimado: R$18.000Calcule os custos do projeto e sua viabilidade.

Abaixo está uma tabela com mais exemplos práticos do 5W2H em uma indústria, confira:

5W2H
Exemplos criados pelo professor Sandro Santos

Coloque em prática e estude mais

Agora que você já viu como funciona o 5W2H coloque-o em prática sempre que tiver a oportunidade. Com certeza irá ajudá-lo a concluir de forma mais precisa seus projetos.

O próximo passo que recomendo é estudar ainda mais sobre o assunto e se inscrever no curso gratuito sobre lean manufacturing oferecido pela Nomus.


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Engenheiro Mecânico Industrial formado na UERJ e especialista em implantação de sistemas de gestão Industrial na Nomus. Thiago já atuou em fábricas de diversos setores, como: Embarcações, perfuração submarina, metal-mecânica, materiais de escritório, alimentício, cosméticos e tubulação.