Planejamento de compras: 6 perguntas para se fazer antes de comprar

Atualizado em 1/11/19 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Gestão de estoques e compras / Logística

Guia

O planejamento de compras fornece uma visão holística dos diferentes aspectos, objetivos e estratégias de suprimento. E está na contra-mão do consumismo dos shopping Centers e Black Friday.

Logo, o sucesso de qualquer empresa está também relacionado a maneira que realiza suas compras. Por isso, listei 6 perguntas para se fazer antes de “ir as compras”.

O Planejamento de compras é importante e você o faz o tempo todo.

O planejamento de compras é muito importante, mesmo que você não tenha nenhuma metodologia, você acaba fazendo alguns controles ainda que seja subconscientemente.

Pense bem, o planejamento de compra está envolvido mesmo quando alguém tem a intenção de comprar um telefone celular.

Antes de comprar, você considera a necessidade, orçamento, taxas comparativas, peso e outras características de diferentes celulares antes de escolher, dentro as opções, um que atenda perfeitamente todos os requisitos.

Todo esse processo ocorre quando é uma simples pessoa física querendo comprar um novo telefone celular.

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Agora pense em uma empresa que requer centenas de novos computadores para o seu novo projeto.

A empresa pode dar ao luxo de “ir as compras” de tantos PCs sem planejar adequadamente a aquisição?

Sim, pode, mas somente se a empresa não se preocupa com o seu dinheiro e trabalho.

Você conhece alguma empresa que não se preocupa com seu dinheiro? Claro que não. Isso enfatiza a essência do planejamento de compras.

Diferentes organizações precisam adquirir diferentes tipos de bens, produtos ou serviços em momentos distintos e para obter o valor ideal para os contratos, eles têm que planejar com sabedoria as aquisições.

O Planejamento das compras agiliza o processo de aquisição e permite que um projeto possa seguir em frente sem problemas, sem chatear a equipe do projeto sobre as questões de recursos e fornecimento.

O planejamento das compras é um processo sistemático. Ele remete para identificação precisa das necessidades de aquisição, pesquisa de mercado exaustiva, cálculos complexos de necessidade de estoque, a compreensão inteligente da demanda e da oferta, a proficiência na manutenção de padrões de qualidade, e melhora a capacidade de decisão de compra.

Este planejamento é composto por vários componentes importantes. Todos estes componentes são discutidos como abaixo:

Identificação da Necessidade – O que, Quando e Quanto?

Estas são as três perguntas que precisam ser respondidas antes de pegar a caneta para esboçar um plano de aquisições.

Por exemplo: Ao jantar fora em um restaurante, você só faz o pedido quando os pratos a serem solicitados foram decididos.

É preciso identificar e reconhecer os bens, produtos ou serviços que são necessários para concluir um projeto em particular.

As necessidades devem ser identificadas corretamente. Não deve haver dúvidas ou hesitações que seja, sobre o tipo, natureza, qualidade, quantidade no momento em que as compras serão feitas.

A demanda por si só não justifica a compra.

Sendo assim, as demandas só pode ser cumprida se as respostas a todas as perguntas a abaixo forem convincentes:

1. Por que a demanda foi feita?

Na descrição da demanda deve conter o motivo pela qual a solicitação de compra foi criada.

Seja qual for o motivo gerador da demanda, para repor estoque ou para um teste especial para um novo produto, ele deve ser bem especificado para o setor responsável pela aquisição.

2. Qual o nível de urgência da demanda?

Toda compra deve obedecer um planejamento orçamentário, considerando e ordenando as compras conforme o nível de urgência e o fluxo de caixa disponível para compra.

É preciso ter sensatez no processo de compras. Por exemplo, qual é a maior urgência? Comprar matéria prima para a produção ou comprar uma mesa nova para sala de reunião?

3. É possível reduzir ou cortar a demanda?

Uma ótima prática é estressar a demanda, ou seja, questioná-la a fim que a sejam todos convencidos da necessidade da mesma.

Comprar algo que não necessitamos para aquele momento é sinal de incompetência.

4. Todos os requisitos estão explícitos na solicitação da demanda?

Como já disse acima, todos os requisitos do produto ou serviço devem estar bem especificados para que não haja nenhum retrabalho, ou ainda pior, uma compra perdida.

Os maiores problemas estão neste tópico, pois muitas das vezes as necessidades não são bem especificadas.

5. Existe alguma alternativa em casa para a demanda feita?

Pergunta bem simples, mas já vi muitas empresas poupar uma “grana” por parar o processo de compras e olhar no seu estoque, e “poxa! Ali está o material que precisamos”. Sim isso acontece com muita frequência.

6. Nós temos recursos para atender essa demanda?

A saúde financeira é a premissa no processo de compras. Se não tem o recurso para fazer a compra naquele momento, então não a faça. Tenha capital e faça seu planejamento de compras olhando para seu fluxo de caixa, pois isso pode definir a falência ou não da sua indústria.

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Engenheiro Mecânico Industrial formado na UERJ e especialista em implantação de sistemas de gestão Industrial na Nomus. Thiago já atuou em fábricas de diversos setores, como: Embarcações, perfuração submarina, metal-mecânica, materiais de escritório, alimentício, cosméticos e tubulação.



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