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O que é Lean Office?

Atualizado em 19/05/22 - Escrito por Autor Convidado na(s) categoria(s): Processos e Organização

Se você é da área de gestão de processos administrativos, com certeza já deve ter ouvido falar sobre a metodologia Lean Manufacturing – que é aquela que auxilia na eliminação de desperdícios dentro de processos industriais. Mas, você sabia que isso também é possível de ser aplicado dentro dos próprios processos administrativos? Isso é o Lean Office, ou Escritório Enxuto, que é o tema deste nosso artigo.

Quer conhecer mais sobre Lean Office e como aplicar na sua empresa e ter todos os seus benefícios? Leia esse conteúdo até o final – pois foi preparado especialmente para você!

O que é Lean Office – ou Escritório Enxuto?

Lean Office é literalmente a aplicação dos conceitos da metodologia Lean dentro de um ambiente administrativo empresarial. Em outras palavras, é aplicar os métodos Lean para eliminar os eventuais desperdícios dos processos administrativos.

Em uma lista básica, podemos elencar quais são os principais desperdícios que podem acontecer dentro de um ambiente administrativo, observe:

Tempo de espera
Falta de padronização dos processos
Falta de harmonia entre as equipes
Relatórios e documentos preenchidos de maneira incorreta
Má organização de horários
Gasto excessivos com processos secundários
Utilização de equipamentos obsoletos ou inadequados
Ambientes mal dimensionados
Grande quantidade de arquivos e documentos presos em inventários
Volume de recursos sem utilização

Se você identificou qualquer um desses problemas na sua empresa, o Lean Office pode te ajudar a se organizar melhor.

Como aplicar o Lean Office em um ambiente administrativo?

Identificando os desperdícios

O primeiro passo para aplicar o Lean Office no seu escritório é identificar quais são os desperdícios que estão atrapalhando os processos da sua empresa e que precisam ser eliminados. Mas como se faz isso?

Na verdade, é bem simples. O que você vai precisar fazer é analisar os fluxos e determinar a origem do problema que pode ser, por exemplo, uma má utilização de recursos ou até mesmo má gestão de horários.

O ponto chave é conseguir identificar o problema e pensar em uma possível solução. Pode parecer complexo, mas discuta o assunto com a sua equipe e elabore a melhor saída possível.

1. Padronizando os processos

Padronizar todos os processos é a melhor forma de eliminar desperdícios dentro de um fluxo de trabalho. Após identificar os desperdícios, o segundo passo deve ser: estabelecer um padrão na execução dos processos administrativos que são realizados no dia a dia.

Para estruturar essa padronização, a nossa dica é utilizar a metodologia japonesa do 5S, que na prática, significa:

Seiri: senso de utilização
Seiton: senso de organização
Seiso: senso de limpeza
Seiketsu: senso de conservação
Shitsuke: senso de autodisciplina

2. Melhorar a comunicação entre as equipes

Essa etapa acontece naturalmente e é consequência imediata da padronização dos processos que falamos acima. Com o fluxo de trabalho sendo otimizado e facilitado, seu escritório já eliminará a má distribuição de tarefas e terá também uma melhora na produção de relatórios e documentos, por exemplo.

Além disso, melhorar a comunicação das equipes de setores administrativos diferentes também é essencial para quem quer diminuir o tempo de processamento de informações e de espera. Tempo de espera é um dos piores problemas enfrentados por empresas e, se livrar disso, é um objetivo que pode ser alcançado com o Lean Office.

3. Crie uma mentalidade de melhoria contínua

Nesta etapa, você pode utilizar uma outra metodologia que também já falamos por aqui o Kaizen. A filosofia principal deste método é “seja hoje melhor do que você foi ontem e amanhã melhor do que foi hoje”. Em outras palavras, o que queremos dizer é que não basta apenas aplicar as mudanças nos fluxos e nos processos, é preciso também estar sempre atento a como a sua empresa, equipe e escritório pode ser melhor sempre, evoluindo a cada dia.

Quais são os principais benefícios do Lean Office?

Não vamos mentir, os benefícios são vários! Veja os principais:

Padronização dos processos
Diminuição do tempo de processamento de atividades administrativas
Redução de inventário ocioso
Redução do Lead Time (ou, tempo de espera)
Melhor organização do espaço de trabalho
Redução de etapas desnecessárias do fluxo de trabalho
Melhor utilização de recursos
Melhor comunicação entre as equipes envolvidas
Maior controle sobre os relatórios e documentos
Maior agilidade da equipe para identificar problemas e propor soluções

A lista de benefícios é extensa, mas os desafios também – e é deles que vamos falar a seguir.

Principais desafios na aplicação do Lean Office

Por mais que a metodologia Lean Office não seja tão complexa, de fácil aplicação e cheia de vantagens, algumas empresas também podem ter dificuldades para implantá-la em seus escritórios. Veja quais são os principais desafios:

Ter dificuldade em identificar os problemas
Processos administrativos de difícil simplificação
Grande número de informações para serem controladas
Ter transparência em todos os processos administrativos

Não tenha pressa: os fundamentos do Lean Office

Tudo o que falamos aqui neste post é eficácia comprovada, mas é importante que você tenha em mente que as mudanças precisam ser feitas de forma gradual e bem planejada para que tudo aconteça da maneira esperada. Afinal, ninguém quer gerar conflitos dentro das equipes e muito menos realizar cortes desnecessários.

Por isso, é preciso ser guiado por alguns fundamentos e pontos importantes do Lean Office para que a metodologia seja aplicada com sucesso na sua empresa, confira:

Mantenha um grupo de trabalho com foco nas mudanças propostas pelo Lean Office, ou seja, estabeleça um líder ou uma equipe de colaboradores responsável por gerir e implementar as mudanças no escritório.
Tenha as métricas e os objetivos estabelecidos de maneira objetiva, assim será fácil saber se as mudanças estão trazendo resultados positivos e se a empresa está indo para o caminho certo.

Por fim, valorize e priorize as relações humanas. Considere sempre manter uma participação ativa de todos os colaboradores antes, durante e após a implementação da metodologia. Trabalho em equipe é sinônimo de êxito, afinal, são as pessoas que fazem com que as mudanças e os processos sejam possíveis!

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