Controle de lote e de validade: como controlar os seus produtos e materiais
Atualizado em 3/07/25 - Escrito por Thiago Leão com colaboração de João Pedro Brutschin na(s) categoria(s): Estoque / Qualidade
Controle de lote é a gestão e o rastreamento de matéria-prima, produção e mercadoria a partir dos dados de fabricação e, quando aplicável, de validade da mesma. É assim que se identifica cada item para verificações de qualidade e de histórico do processo produtivo.
Também é conhecido como controle de validade quando estamos falando de produtos perecíveis. Isso inclui não apenas alimentos, mas também borrachas, colas, tintas e outros materiais passíveis de decomposição. Logo, é de interesse de várias partes realizar esse controle: fábrica, clientes, consumidores, órgãos reguladores, etc.
Esse nível de rastreabilidade é importante para a gestão de qualidade de uma indústria, para obter reconhecimentos como Selo Anvisa e Certificado ISO 9001, realizar logística reversa adequada, emitir uma nota fiscal de devolução corretamente, e muito mais.
Entenda melhor abaixo:
Índice do artigo
- O que é controle de lote? E de validade?
- Como fazer o controle de lote ou validade?
- Como usar ferramentas de controle de lote, série e validade?
- Como consulto o lote de um produto? E a validade?
- [Grátis] Guia de Lotes de Fabricação
- Sistema de Gestão de Lote, Validade, Série e Estoque
- Saiba mais sobre gestão de qualidade e de estoque
O que é controle de lote? E de validade?
O controle por lote (ou validade) existe para que sua fábrica faça o rastreio de lotes comprados, usados ou gerados na produção, e vendidos para seus clientes. Ao realizar essa prática do controle de qualidade, você garante o registro e a verificabilidade de todas as movimentações de cada item que passa por seus estoques.
Dessa forma, sua empresa sempre sabe quem foi o fornecedor que entregou a matéria-prima do lote de um item, quem foram os operadores responsáveis, a transportadora que fez a entrega, as máquinas usadas etc.
Caso haja qualquer erro na produção, você pode usar o lote de fabricação para rastrear todo o processo de fabricação e encontrar a origem de tal erro. Também pode localizar outros itens do mesmo lote e interromper a produção ou realizar um recall.
Como fazer o controle de lote ou validade?
O controle de lotes pode ser realizado à mão, com planilhas ou sistemas digitais especializados. No entanto, o passo a passo tende a ser parecido, mudando apenas as ferramentas e automações utilizadas. Você precisa fazer:
- Cadastro de produto: o tipo de produto deve ser cadastrado no sistema ou planilha para que se acompanhe a fabricação e seja possível gerar números de lotes;
- Identificação de lote: defina as regras de números únicos de lote para seus produtos;
- Entrada de lote: quando receber ou fabricar produtos, registre no sistema, gere o código e coloque no item, identificando no próprio produto, em etiqueta ou embalagem;
- Movimentação do lote: registre e acompanhe as movimentações do lote através da sua ferramenta;
- Consulta de lote: utilize o sistema ou planilha para consultar informações de lote específico.
Problemas de controlar lote, série ou validade com planilhas:
Eu citei tanto planilhas quanto sistemas como ferramentas para gerir lote, série e validade porque são opções que existem. No entanto, as planilhas não são indicadas para esse trabalho. Há uma série de motivos e você vê alguns deles abaixo:
- Capacidade limitada de armazenamento e processamento
- Arquivos ficam pesados com o aumento de dados;
- Dificuldade para navegação e consulta de informações históricas;
- Risco de travamentos e lentidão em planilhas muito grandes.
- Falta de integração entre áreas
- Planilhas isoladas por setor dificultam o cruzamento automático de dados;
- Integrações precisam ser feitas manualmente, aumentando o risco de erro;
- Planilhas únicas para tudo tendem a ser confusas, pesadas e instáveis.
- Baixa escalabilidade de funcionalidades
- Cada nova funcionalidade exige revisão completa da estrutura da planilha;
- Alto risco de quebra de fórmulas com simples alterações;
- Depende de conhecimento técnico ou de um profissional específico.
- Alta vulnerabilidade a erros humanos
- Apagar uma fórmula ou digitar incorretamente pode comprometer todo o controle;
- Não há restrições de acesso ou trilha de auditoria confiável.
- Segurança de dados insuficiente:
- Planilhas são facilmente acessadas por qualquer pessoa com acesso ao computador ou e-mail;
- Falta de camadas de proteção contra ataques e acessos não autorizados.
- Acesso restrito e desorganizado:
- Difícil controle de acessos por usuário e setor;
- Problemas quando vários colaboradores acessam a mesma planilha simultaneamente;
- Acesso geralmente limitado aos computadores da empresa.
- Ausência de suporte técnico confiável:
- Planilhas gratuitas não oferecem suporte;
- Planilhas encomendadas dependem da disponibilidade de uma pessoa específica.
- Baixa capacidade de integração com outros sistemas:
- Dificuldade para conectar com ferramentas externas como e-commerce, sistemas bancários ou plataformas de cobrança;
- Integrações exigem soluções manuais ou desenvolvimento complexo.
- Confiabilidade limitada na tomada de decisão:
- Dados podem estar desatualizados, inconsistentes ou incompletos;
- Falta de automatização e relatórios confiáveis dificulta decisões baseadas em dados reais.
Por isso, a melhor solução é usar sistemas completos com ferramentas próprias para controle de lote, série e validade.
Como usar ferramentas de controle de lote, série e validade?
Primeiro é preciso entender qual a melhor ferramenta para isso. Planilhas são limitadíssimas, então, não deveriam ser consideradas. Sistemas de controle de estoque também têm problemas de limitação e falta de integração. Você precisa de uma ferramenta completa.
Estou falando de um sistema de gestão integrada (ERP) que conecta todas as áreas da sua empresa em um só lugar. Entre as funcionalidades avançadas e elogiadas pelos clientes, estão as de rastreabilidade.
Veja um Guia Rápido de Controle de Lote do Nomus ERP Industrial em vídeo e parte das instruções em texto:
Tutorial em texto:
- Habilite o campo “Controla lote” para começar a registrar todas as movimentações de estoque realizadas com o produto;
- Comece com o controle do lote desde a chegada da matéria-prima no estoque. Para isso, na aba “Qualidade”, preencha:
- Produto perecível: Marque se o produto for perecível.
- Prazo de validade: Se o produto for perecível Informe o prazo de validade na unidade de medida escolhida.
- Unidade de medida para prazo de validade padrão para produtos perecíveis: Se o produto for perecível Informe a unidade de medida do prazo de validade.
- Metodologia de cálculo da data de validade do produto na ordem de produção: Se o produto for perecível e fabricado informe se a data de validade será calculada na abertura da ordem ou reporte da produção da ordem.
- Permitir a edição da data de validade do produto da ordem de produção: Selecione a opção “Sim” se desejar que o usuário possa editar o campo “Data de validade” na ordem de produção do produto fabricado.
- Permite a edição da data de fabricação/entrada do lote/série no documento de entrada: Selecione a opção “Sim” se desejar que o usuário possa editar o campo “Data de fabricação/entrada” no documento de entrada do produto comprado.
- Não enviar informações de rastreabilidade deste produto na geração de NF-e: Marque esse campo se desejar que o sistema não envie informação de rastreabilidade do produto na geração da NF-e.
- É preciso cadastrar as empresas para identificar fornecedores e outros tipos de parceiros. Para isso, na aba “Qualidade”, preencha a configuração abaixo:
- Enviar informações de rastreabilidade de produtos perecíveis e com controle de lote/série na geração de NF-e: Marque esse campo se desejar que as informações dos lotes do documento de saída sejam enviadas no grupo de “Rastreabilidade do produto” no arquivo XML da NF-e.
- O Nomus ERP Industrial oferece geração automática de lotes. É preciso, para isso, configurar as regras de criação de lotes para que a automação siga as necessidades da sua empresa. Para isso, acesse a tela “Regras de criação de lote/série”:
- Clique no botão “Criar regra”.
- Na tela de criação de regra preencha os campos seguindo orientações apresentadas a seguir:
- Nome: Informe um nome para a regra criada.
- Tipo de regra: Selecione uma das 3 opções abaixo:
- Geração de lote na criação do documento de entrada
- Geração do lote na criação da ordem de produção
- Geração do lote no reporte da produção da ordem
- Regra: Informe a regra para geração do lote utilizando as variáveis disponíveis no quadro “Variáveis que podem ser utilizadas na definição de regra para geração de lote/série” e qualquer caracter fixo.
- Observações
- Ativo: Marque esse campo.
- Há mais regras a serem configuradas no sistema e essas foram as instruções gerais. Para mais detalhes, acesse: (Guia rápido) Controle de rastreabilidade por lote
Como consulto o lote de um produto? E a validade?
O lote e as datas de fabricação e validade de um produto costumam estar registrados diretamente nele ou em sua embalagem. Também é possível encontrar essa informação na nota fiscal. No entanto, se você não encontrar esses dados, você poder:
- Conferir novamente o número, pois o código do lote costuma usar o número da data de validade;
- Entrar em contato com o fabricante e informar os dados da compra.
A nota fiscal costuma ser o melhor documento para identificar essas informações e códigos. Ao menos você consegue usá-la para acessar o lote e, com esse código, solicitar ao fabricante as informações de data de fabricação, validade, entre outras.
[Grátis] Guia de Lotes de Fabricação
Aprender sobre rastreabilidade é a única forma de garantir certificados de qualidade para a sua empresa, satisfação dos clientes, inteligência na logística reversa, e o atingimento de diversas outras metas importantes para uma indústria.
É por isso que trago para você um guia totalmente grátis sobre lotes de fabricação, baixe agora:
Sistema de Gestão de Lote, Validade, Série e Estoque
É muito mais fácil fazer o rastreamento de lote, de série, de validade, e de qualquer aspecto de compra, qualidade, venda, estoque e produção, quando se usa um sistema de gestão integrada para indústrias (ERP Industrial).
A ferramenta oferece a você um acompanhamento próximo e detalhado de tudo que você compra dos fornecedores, passando por armazenamento e processamento, chegando à venda e até mesmo ao pós-venda. E o ERP Industrial mais avançado para a gestão industrial e o controle de lotes e validade é o Nomus.
Assista a uma demonstração grátis:
Saiba mais sobre gestão de qualidade e de estoque
Ampliar seus conhecimentos sobre rastreabilidade é importante para avançar nas gestões de qualidade, produção e estoque da sua empresa. Existe uma fonte de conhecimento para você aprender sobre tudo isso e mais: o blog industrial da Nomus.
Eu, meus colegas e convidados estamos sempre publicando matérias sobre gestão industrial. Por isso, inscreva-se no blog para rastrear novos artigos e siga nossa newsletter para ser notificado de lotes de notícias da indústria.
Obrigado e vamos em frente.
Autor do Artigo
Thiago Leão
Engenheiro Mecânico Industrial formado na UERJ, Sócio e diretor comercial da Nomus. Thiago já atuou em fábricas de diversos setores, como: Embarcações, perfuração submarina, metal mecânica, materiais de escritório, alimentício, cosméticos e tubulação.
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