Certificado de qualidade: dificuldade para gerar e enviar

Atualizado em 15/08/19 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Engenharia de produto / Logística / Processos e Organização / Produção / Qualidade

Gestão da Qualidade

A geração e envio do certificado de qualidade dos seus produtos para seus clientes é um processo importantíssimo para boa parte das indústrias brasileiras.

Neste artigo vou mostrar para você o prejuízo que sua indústria pode estar sofrendo ao ter problema para gerar e enviar certificados de qualidade. Uma vez que tem ciência da gravidade fica mais fácil pensar em uma forma de buscar uma forma de melhoria.

O objetivo é explicar o que é um certificado qualidade, qual sua importância e fazer exercícios para você entender quanto dinheiro está perdendo por ter problemas com certificados de qualidade.

Veja também: APQP: o que é e como a ferramenta pode definir produtos de sucesso

Primeiro passo: dificuldade para gerar um certificado de qualidade do produto

O que é um certificado de qualidade de uma norma?

Um certificado de qualidade é um documento que atesta que a sua indústria cumpre com as normas estabelecidas pelo governo ou por organizações internacionais, como a ISO (International Organization for Standardization). Sendo assim, dependendo do setor da sua empresa, ele pode ser obrigatório para o funcionamento da sua produção ou servir como um diferencial competitivo no mercado.

Quando se fala em certificados de qualidade, é fundamental que sua indústria possua uma boa gestão de documentos.

Além disso, muitas empresas exigem certificados de qualidade de seus fornecedores, o que os tornam ainda mais importantes. Por exemplo, boa parte dos fabricantes de indústria automotiva exigem que seus fornecedores cumpram a ISO/TS 16949, que é a norma de sistema de gestão da qualidade pro setor automotivo. Outro exemplo é a indústria farmacêutica que utiliza o Certificado de Boas Práticas de Fabricação (BPF ou GMP – Good Manufacturing Practices).

Os certificados de qualidade mais comuns na indústria e que muitas vezes servem de base para outros são:

ISO 9.001: Certificado que aborda os sistemas de gestão da qualidade
ISO 14.001: Certificado de qualidade da gestão ambiental (Inclusive já falamos dele aqui – Certificação ISO 14001: o que é, para que serve e como funciona)
ISO 16.001: Certificado que aborda a responsabilidade social

O que é um certificado de qualidade de um produto?

Além das normas de qualidade que tem certificados de que a sua indústria tem processos em conformidade com as exigências, há ainda as exigências de qualidade customizadas que uma empresa pode requerer de um determinado fornecedor, contendo certificados de qualidade do produto, conformidades e testes. Normalmente estes documentos são compilados em um Databook.

Como gerar o certificado de qualidade?

Antes de gerar o seu certificado de qualidade primeiro é preciso determinar que tipo de certificado você quer ou precisa gerar. Para isso, acesse o site da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) e procure entender qual é a melhor opção para a sua indústria.

  • No caso de normas específicas e obrigatórias do setor da sua empresa, é preciso se informar no órgão governamental responsável. Como citei acima, um bom exemplo é o setor farmacêutico e químico, que precisa atender as normas de qualidade determinadas pela Anvisa. Primeiro sua equipe precisará entender as demandas, adaptar sua produção e processos para atendê-las e então agendar uma auditoria para receber o certificado.
  • Já no caso dos certificados baseados em normas internacionais como o ISO, é preciso contratar uma empresa especializada em auditorias ISO e só depois desta inspeção sua indústria poderá receber o certificado de qualidade. Existe ainda a possibilidade da sua indústria contratar uma assessoria especializada em normas de qualidade e assim garantir que a sua indústria irá conseguir aplicar as mudanças e se adaptar as normas antes da auditoria.
  • Por último, mas não menos importante, é o caso do certificado de qualidade customizado para atender as demandas de um cliente. O setor de qualidade da sua indústria deverá aplicar os testes determinados pelo seu cliente, registrar os documentos e organizá-los em um databook para a documentação oficial do produto fabricado.

Quais são os benefícios de possuir certificados de qualidade?

De acordo com a ABNT, as vantagens de possuir e gerar um certificado de qualidade são diversas, confira algumas:

  • Sua indústria se torna mais competitiva e é capaz de atender demanda dos clientes mais exigentes
  • Reduz drasticamente risco de ter a produção interrompida pela vigilância sanitária e outros setores do governo
  • Compromete sua equipe com a qualidade dos produtos fabricados
  • Possibilita a medição da melhoria continua da sua indústria
  • Abre as portas para inovação e criação de novos produtos e marcas
  • Amplia a eficácia e eficiência dos processos da sua indústria
  • Reduz perdas e não conformidades
  • Facilita a tomada de decisão e a gestão da indústria
  • Gera autoridade para a imagem institucional da indústria

Quais prejuízos tenho ao não gerar o certificado de qualidade?

Para começar, caso sua indústria não possua certificados de qualidade ou não seja capaz de gerar um certificado de qualidade, não irá usufruir dos benefícios acima.

Entretanto, o prejuízo mais direto e significativo que pode ser gerado por ter essa dor é: perder clientes e deixar de fazer vendas por falta de um certificado de qualidade. Como vimos, gerar um certificado de qualidade muitas vezes é uma exigência do mercado e sua indústria pode acabar não conseguindo vender por esse problema.

Além de se adaptar as normas nos processos da sua indústria, é importante utilizar uma ferramenta automatizada para tornar a geração de certificados de qualidade mais simples e prática.

Com o certificado de qualidade você comprova que fez as inspeções necessárias, ensaios destrutivos e não destrutivos e que seguiu as normas aplicadas aos produtos. 

Perdas financeiras por não gerar o certificado de qualidade

A sua perda mais direta é de  possíveis clientes e contratos que sua indústria poderia atender e acaba ficando de fora por não ser capaz de gerar certificados de qualidade. A margem que essas vendas gerariam poderiam estar entrando no caixa da sua indústria, mas devido a essa dor, estão indo para o ralo.

É preciso calcular e fazer exercícios para medir o valor real dessas vendas perdidas. Desta forma é possível fazer hipóteses para chegar a um valor aproximado e sentir o quão intenso é seu prejuízo.

A vantagem de fazer este exercício é que provavelmente você e sua equipe irão se mobilizar para reverter essa situação e buscar resolver este problema.

Minha indústria tem dificuldade para gerar certificado de qualidade

Em algumas situações sua indústria até consegue gerar um certificado de qualidade, mas demora muito tempo para realizar essa atividade. Pode ser que essa ação necessite de muito esforço e tempo da sua equipe.

Esse problema pode passar despercebido em muitas indústrias, já que muitas vezes o gestor acredita que aquele tempo investido na geração de certificados de qualidade é normal e nada pode ser feito.

Entretanto, essa atividade pode ser bastante otimizada utilizando ferramentas para auxiliar sua equipe, como por exemplo um software para geração de documentos.

Caso você e sua equipe ainda não utilize ferramentas otimizadas para a geração de certificados de qualidade eu proponho o mesmo exercício: quanto tempo seu pessoal dedica a gerar certificado de qualidade?

Imagine se fosse possível eliminar drasticamente a duração deste processo. Qual seria a economia?

Caso otimizar esse processo, sua equipe poderia estar focada em outras atividades de maior valor agregado. Ou até mesmo, reduzir o contingente e deslocar parte dos profissionais para exercer outras tarefas.

Veja também:

Qualidade é custo ou investimento?

Veja, o conceito de qualidade nos coloca em uma linha tênue entre custo (perdas) e investimento (ganhos). Como disse o gestor Eduardo Moura, quando falou sobre Gerenciamento de projetos, certa vez, uma determinada empresa que fornecia produtos para o mercado agrícola, fez um trabalho profundo de melhoria no acabamento de seus produtos. O trabalho aumentou significativamente a qualidade do acabamento, mas aumentou também os custos, reduziu a produtividade e acima de tudo, entregou um produto que nem sempre o cliente estava disposto a pagar.

Nesse caso, foi custo ou investimento? Aqui fica uma premissa importante: toda a ação que visa maximizar a qualidade do produto, deve estar diretamente relacionada ao incremento das receitas. Não necessariamente incremento de preços, mas sim de receitas. Somente isto justifica uma ação que busque o incremento de qualidade.

Gestão da Qualidade

Segundo passo: dificuldade para enviar o certificado de qualidade do produto

Talvez você nem saiba como esse problema possa estar afetando sua indústria, mas a demora e dificuldade para enviar o seu certificado de qualidade pode trazer perdas financeiras significativas para sua indústria.

Tenho dificuldades para enviar o certificado de qualidade para meus clientes

Pode ser que no seu caso, sua equipe gerou o certificado de qualidade no papel e para enviá-lo para o cliente, tem que encaminhar via correios ou digitalizar e pegar uma assinatura eletrônica para mandar por email.

Esse processo pode ter algumas etapas demoradas e trabalhosas dependendo do conteúdo envolvido e da forma como irá ser feita. Isso pode acarretar em atrasos de dias, semanas ou até meses. No pior dos casos até o extravio do documento.

Caso sua indústria passe por essa dificuldade, tenho uma boa notícia: existem ferramentas que simplificam esse processo e são capazes de gerar o certificado de qualidade e enviam para o seu cliente automaticamente. 

Quais as perdas financeiras de uma indústria que não envia o certificado de qualidade

Quanto você perde de dinheiro por essa dor?

Bem, vamos calcular.

O primeiro caso é que você não cumpre o que foi prometido para convencer o consumidor a comprar seu produto. Sua indústria entrega o produto no prazo, mas ao enviar certificado de qualidade ocorre um atraso, chegando semanas ou meses depois, ou ainda acaba sendo extraviado e nunca chega no cliente.

O certificado deve chegar imediatamente, já que muitas vezes esse documento é fundamental para seu cliente. É muito importante respeitar os prazos, assim você mantem seus clientes satisfeitos e fidelizados.

Perdendo clientes por não enviar o certificado de qualidade

Sua indústria já perdeu algum cliente por não enviar certificado de qualidade?

Você pode nem saber, mas talvez um ex cliente deixou de fazer outras compras com você por essa questão.

Por isso proponho um exercício: pense quantos clientes você perdeu por esse motivo, quanto de receita estaria sendo gerada caso não tivesse perdido estes clientes e quanto custa conquistar outro cliente que compre no mesmo volume.

Esforço da equipe para enviar o certificado de qualidade

Outra forma de calcular sua perda é ver o esforço da sua equipe para enviar certificado de qualidade.

No processo de digitalização, preparação de correio, cópia, assinatura eletrônica, coleta de assinatura. Tudo que gira em torno deste envio deve ser colocado em pauta para saber o dano que causa em seus cofres.

Muito provavelmente se estivesse usando uma ferramenta informatizada para enviar seus certificados de qualidade este contratempo não existiria em sua indústria.

Veja na prática como gerar e enviar um certificado de qualidade

A gestão da qualidade é fundamental para alavancar seu negócio e tratar de dores de sua indústria. Para isso é preciso gerar e enviar certificados de qualidade para manter seus clientes satisfeitos e aumentar suas vendas.

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Engenheiro Mecânico Industrial formado na UERJ e especialista em implantação de sistemas de gestão Industrial na Nomus. Thiago já atuou em fábricas de diversos setores, como: Embarcações, perfuração submarina, metal-mecânica, materiais de escritório, alimentício, cosméticos e tubulação.



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