Sistema de almoxarifado: o que é e como escolher o melhor para sua empresa
Atualizado em 29/07/25 - Escrito por Thiago Leão com colaboração de João Pedro Brutschin na(s) categoria(s): ERP / Estoque
Um sistema de almoxarifado é uma plataforma digital, online ou offline, que centraliza e otimiza sua gestão. Você consegue visualizar dados, emitir relatórios, e realizar operações de logística, produção, fiscais e financeiras – e o limite das possibilidades está no sistema em si.
É possível obter sistemas em planilhas, softwares desenvolvidos apenas para administração de estoque ou utilizar plataformas completas de gestão integrada (ERP), que conectam almoxarifado, produção, compra, vendas, centros de distribuição e muito mais.
Preparei um artigo completo com todas as informações que você precisa saber na hora de tomar a decisão por contratar ou não um sistema de almoxarifado – e de que forma escolher o melhor para a sua empresa, obtendo os melhores resultados possíveis na sua gestão.
Faça uma boa leitura!
Índice do artigo
O que é um sistema de almoxarifado? Como funciona?
Um sistema de almoxarifado é uma plataforma digital desenvolvida para a gestão de um almoxarifado. Suas funcionalidades são pensadas para as necessidades do controle de almoxarifado. Quantidade de itens, identificação dos mesmos, registros de entrada e saída, e relatórios estão entre as funções básicas.
A partir dessa definição, podemos ter vários exemplos de sistemas com diferentes quantidades e qualidades de funções de gestão de estoque. Por exemplo, vamos considerar que você esteja usando um sistema de controle de estoque e almoxarifado com base em planilhas.
Nesse caso, você terá múltiplos arquivos de Excel com funções de controle de almoxarifado. Geração de inventário, controle de quantidade, controle de estoque mínimo, controle de lote e validade e assim por diante. Algumas planilhas mais desenvolvidas terão mais funções, mas em geral, você precisará de mais de uma.
Também existem softwares desenvolvidos para fins de controle de almoxarifado. São programas que possuem todas essas funcionalidades das planilhas em um só sistema. É um programa limitado ao estoque que, dependendo do fornecedor, pode se integrar com outros sistemas. Mas é importante observar essa limitação.
Agora, a alternativa mais completa é um sistema de gestão integrada. Isso é, um ERP, uma plataforma que oferece funcionalidades para administrar cada área da sua empresa e de forma conectada.
Isso significa que cada consumo de itens do seu almoxarifado recebe baixa automaticamente graças à integração com áreas como produção e venda.
Da mesma forma, quando algum item atinge o estoque de segurança, conforme seu giro de estoque, seu setor de compras ficará ciente e poderá iniciar o reabastecimento. Inclusive, é possível automatizar as operações de pedido de compra.
A partir daí, conseguimos entender que o melhor tipo de sistema de almoxarifado é um ERP – pois entrega tudo o que você precisa para gerir o almoxarifado e de forma otimizada e integrada ao resto da empresa.
Como escolher o melhor sistema de almoxarifado
Existem três tipos de sistemas de almoxarifado: planilhas, softwares exclusivos e ERPs. E existem vários fornecedores para cada um desses. A escolha para o melhor sistema de almoxarifado depende do potencial dos tipos e dos fornecedores.
- Planilhas: as planilhas de gestão de almoxarifado são ótimas para iniciar a gestão de estoque na sua empresa. Implantação rápida e geralmente gratuita. No entanto, tendem a ser simplistas, exigindo usar mais de uma, enquanto as mais completas são pesadas, complexas e sujeitas a erros de digitação que estragam toda a operação;
- Softwares exclusivos de almoxarifado: são ferramentas mais rápidas e dinâmicas do que planilhas, mas são pagos e possuem limitações que fazem ser quase melhor usar o Excel mesmo para gerir seu estoque. Entre as limitações, estão a falta de integração com outras áreas da empresa;
- ERP: os sistemas ERP são ferramentas completas que integram todas as áreas da sua empresa. Dessa forma, cada operação de compra, venda, produção, etc, é automaticamente registrada nos seus números do almoxarifado e vice-versa. Há um grande ganho em questões de acertos, tempo, e outros recursos.
O passo seguinte é encontrar o melhor fornecedor para desenvolver sua planilha ou assinar seu sistema ERP. De preferência, opte por um ERP Industrial, porque oferece funcionalidades de MRP e chão de fábrica integradas ao almoxarifado.
Por exemplo, veja algumas funcionalidades de gestão de almoxarifado do Nomus ERP Industrial:
Compras e recebimento integrados ao almoxarifado
Todas as notas fiscais de compra emitidas por fornecedores podem ser importadas para atualizar seu estoque de matéria-prima, embalagens, materiais de consumo, equipamentos de EPI, máquinas etc.
Produção integrada ao almoxarifado, assim como manutenção, consumo interno, entre outros
Registre todo o material usado e tenha a baixa imediata no sistema. Também é possível gerir o almoxarifado conforme seu lead time, takt time e tempo de ciclo. Dessa forma, você garante que sempre há matéria-prima, peças, semi-acabados e outros materiais prontos para uso no seu almoxarifado, se aproximando do Just-In-Time.
Movimentação interna e entre almoxarifados/galpões
Emita e registre documentos importantes de entrada e saída como nota fiscal de remessa sempre que precisar enviar peças, matéria-prima e outros itens entre os almoxarifados da empresa.
Controle de almoxarifado em poder de terceiros
Se os seus itens de almoxarifado estiverem com os fornecedores, clientes, parceiros etc, é possível controlar tal estoque de forma separada.
Controle de almoxarifado de terceiros sob seu poder
Quando itens de propriedade de terceiro estiverem sob sua posse, guardados nos seus armazéns e almoxarifados, é possível controlar a parte para não haver confusões
Requisição de materiais de consumo
O almoxarifado de uma empresa guarda mais do que matéria-prima: acompanhe o consumo, a quantidade e as movimentações de tudo. Isso inclui óleos de manutenção das máquinas, papel de impressão para o escritório, e tudo mais. Esse controle pode ser realizado de forma separada por centro de custo.
Inventários
Mantenha o controle de almoxarifado atualizado com funcionalidades que facilitam e otimizam o inventário.
Controle de rastreabilidade com lote e série
A gestão de qualidade acontece desde o almoxarifado. Saber de onde veio cada grão de ferro ou farinha e como está sendo mantido é o que permite acompanhar toda a produção e garantir bons produtos ao seu cliente.
Por isso, desde a requisição de materiais, o reporte da produção e do faturamento, e o descarrego dos itens no seu almoxarifado, você pode identificar suas compras no sistema e com etiquetas avançadas (e totalmente parametrizáveis) para um controle rígido.
Uma planilha ou um sistema limitado jamais daria tanto poder assim para que você conquiste seu ISO 9001.
Conversão de unidades de medida
É possível fazer a conversão de unidade de medida com os itens recebidos, em almoxarifado, em recebido, e no faturamento, evitando erros no controle. Essa função é importante para todo tipo de empresa e indispensável na importação de matérias-primas.
Análise projetada de estoque e outros relatórios
Você pode conferir o saldo projetado de matérias-primas, insumos e produtos importantes similares em seu almoxarifado, assim como outros relatórios importantes. Você pode também montar dashboards personalizados conectando os dados que forem mais relevantes para suas estratégias.
Redução do desperdício de materiais
O maior controle sobre os materiais em um almoxarifado também permite monitorar melhor o manejo dos mesmos. Isso é, decidir quais materiais serão usados primeiro para evitar expiração de validade, organizar fisicamente o espaço para evitar acidentes que levem à perda de peças, entre outros.
O desperdício de um material reduz seu lucro da forma mais desnecessária possível. Não há nenhum ganho nesse evento, apenas perdas. E você consegue entender melhor os impactos de um sistema de almoxarifado, ou melhor, de um ERP Industrial com esta demonstração grátis:
[Grátis] Planilha de Gestão de Almoxarifado em Excel
A gestão de um almoxarifado fica muito mais fácil com um sistema de gestão, no entanto, tenho uma ferramenta para você usar enquanto você ainda está implantando a sua plataforma de escolha.
Esta planilha será uma boa ajuda para adiantar resultados e ajudar no inventário que será importante para a hora de rodar seu ERP. A ferramenta foi desenvolvida por engenheiros da indústria com muito conhecimento teórico e experiência prática de chão de fábrica.
Baixe agora:
Os 3 tipos básicos de almoxarifado
A organização de um almoxarifado pode ser realizada da forma que mais fizer sentido para a empresa. Só que há 3 tipos usados de forma geral pelas indústrias que você pode usar de referência. São eles:
- Almoxarifado de matérias-primas e semi acabados: serve para estocar os materiais que cujo processamento não foi iniciado ou ao menos não foi finalizado;
- Almoxarifado de manutenção, reparo e operações (MRO): estocagem de insumos e peças de manutenção, equipamentos, entre outros;
- Almoxarifado de devolução: parte da logística reversa, é onde estão os co-produtos gerados a partir de desmontes, itens devolvidos por clientes e similares.
ERP para Almoxarifado
O Nomus ERP Industrial possui funcionalidades avançadas de gestão de almoxarifado para fábricas, importadoras e distribuidoras. Inclusive, elas estão sempre em evolução, porque é um sistema ERP com um roadmap estratégico e dinâmico.
Parte das funcionalidades foram descritas no tópico “Como escolher o melhor Sistema de Almoxarifado” e abaixo você confere um vídeo explicativo das funcionalidades básicas:
Confira a demonstração grátis completa do Nomus ERP Industrial:
Autor do Artigo
Thiago Leão
Engenheiro Mecânico Industrial formado na UERJ, Sócio e diretor comercial da Nomus. Thiago já atuou em fábricas de diversos setores, como: Embarcações, perfuração submarina, metal mecânica, materiais de escritório, alimentício, cosméticos e tubulação.
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