5 formas de usar gráficos em relatórios de negócios
Atualizado em 8/02/22 - Escrito por Alessandro Oliveri (Venngage) na(s) categoria(s): Processos e Organização
Criar relatórios para gestores, empregados e clientes em potencial pode consumir bastante tempo, mas apresentar relatórios que compartilham informações de forma efetiva e atraente pode ser uma tarefa mais simples do que parece. Você pode criar relatórios usando os recursos visuais certos para organizar os dados e passar a sua mensagem.
Decidir quais informações são relevantes para cada grupo, preparar a estrutura e redigir o conteúdo parece não deixar alternativa que não seja um trabalho burocrático. Como o tempo é escasso, frequentemente os relatórios não levam em conta como os leitores vão assimilar as informações.
É por isso que os relatórios devem suar gráficos para apresentar informações de forma sucinta e tornar os dados fáceis de entender, além de revelar relações que podem passar desapercebidas quando o conteúdo é puramente textual. Veja como o uso de gráficos torna os dados fáceis de serem visualizados:
O trecho do relatório acima usa cores e dois tipos de gráficos, de pizza e de barras, para deixar os dados mais evidentes para o leitor. Os gráficos são vastamente usados em apresentações e gerenciamento de projetos (neste caso, usando um diagrama de Gantt).
Assim, os relatórios também podem se beneficiar desse tipo de recurso visual ao qual todos estão adaptados para tornar mesmo os dados mais complexos fáceis de entender e fornecer contexto a eles.
Mesmo que você use uma ferramenta online para criar relatórios, é preciso pensar sobre como usar os recursos visuais certos para cada tipo de informação e objetivo.
Então, veja a seguir cinco formas de usar recursos visuais para criar relatórios de negócios criativos e informativos.
Organize as informações
Não é preciso dizer que ter as informações organizadas nos relatórios é uma parte fundamental do processo. Uma das formas de organizar os relatórios é decidindo previamente quais tipos de gráficos você vai usar para cada conjunto de dados.
Você precisa de um gráfico de barras, um gráfico de linhas ou um gráfico de pizza para conduzir os leitores à conclusão correta?
Cada tipo de gráfico é ideal para um tipo de informação e objetivo. Alguns são melhores para comparar, outros destacam a evolução de determinado parâmetro ao longo do tempo e assim por diante.
Um diagrama de Venn, como este abaixo, é ideal para dados sobrepostos, por exemplo:
Por isso, pense em quem é o público do relatório, qual o volume de dados e qual o tamanho máximo que o material deve ter. Para isso, fazer um mapa mental e usar técnicas de design thinking pode evitar retrabalho e levar a uma comunicação mais eficiente.
Adicionar cores para destacar ou agrupar dados é outra dica importante para tornar as informações relevantes e memoráveis. As cores são fundamentais para que os dados saltem aos olhos do leitor, e não apenas por questões estéticas.
Seja informativo
O principal objetivo de um relatório é informar o leitor. Seja apresentado performances de funcionários, de vendas, gastos, desempenho de campanhas de marketing ou qualquer outro conjunto de dados.
Para isso, você precisa analisar os dados e ver quais partes devem ser destacados, quais são secundários e quais podem ser ignorados.
Para fazer um gráfico comunicar claramente, é preciso ter um objetivo definido porque usar muitas informações torna um gráfico confuso.
Compare e contraste dados
Outra forma excelente de usar os gráficos de forma criativa e atraente é fazendo comparações e contrastando estatísticas.
Ao invés de mostrar apenas um dado pontual, que poderia ser interpretado sem precisão por falta de contexto, use gráficos para comparar diversos dados relevantes.
Isso serve também para salientar aspectos positivos ou negativos, dependendo do objetivo do relatório. Se você obteve um crescimento significativo nas vendas, por exemplo, não faz sentido deixar de comparar os números atuais com o período anterior.
Por outro lado, se você quer destacar que os gastos estão altos demais, é importante mostrar como eles cresceram em relação a outros anos.
Gráficos de pizza, por exemplo, funcionam muito bem para essas finalidades, mas podem se tornar difíceis de entender quando há muitos dados envolvidos. Nesse caso, um gráfico de barras, como o exemplo abaixo, é o recurso ideal.
Ao usar gráficos, é importante tornar o conteúdo acessível. Por isso, ao criar o seu recurso visual, considere o tamanho do texto, as cores e o espaço em branco e como usar esses elementos para organizar e destacar informações.
Além dos gráficos de barras, você pode fazer comparações usando gráficos de bolhas, que mostram as informações em círculos ao invés de colunas. Um gráfico de bolhas bem projetado é bastante claro ao compartilhar informações, além de terem um toque mais divertido, como você pode ver no exemplo abaixo:
Mostre mudanças
Dados apresentados sem contexto perdem o seu poder de informação. Para tornar o seu relatório relevante para o leitor, tente mostrar mudanças ao longo do tempo.
Uma ótima forma de fazer isso é usando gráficos de linhas, que podem mostrar diversos tipos de dados e séries em uma única imagem sem ser confuso para o leitor.
Um gráfico de linha pode conter apenas as mudanças relacionadas a um dado específico ou a diversos pontos abordados em um relatório. Qualquer que seja o caso, com um gráfico de linhas é fácil informar mudanças ao longo do tempo.
Uma variação dos gráficos de linhas são os gráficos de área, que são esteticamente mais atraentes, mas não podem conter muitos dados sem ficarem difíceis de entender. Mas se você quiser apresentar três ou quatro pontos, esse tipo de gráfico é uma excelente escolha, como se pode ver no exemplo a seguir:
Ao mostrar como os dados mudam ao longo do tempo, você pode criar uma história em torno das informações e conduzir os leitores a uma conclusão sem ter que explicar e argumentar cada ponto.
Mostre relações
Os gráficos que você usa devem focar em criar relações entre os diversos aspectos abordados nos relatórios e torná-los claros para os leitores.
Esse é o segredo para criar um relatório relevante para o seu público e mantê-los interessados no conteúdo. Para mostrar relações entre os dados, você pode usar gráficos de dispersão e histogramas. Ambos são fáceis de entender, e se você usar as cores da forma correta, eles fazem os dados se destacarem imediatamente para o leitor.
Conclusão
Com estas dicas simples de aplicar, você pode criar relatórios criativos e relevantes para o seu público. Mais importante ainda, eles vão mostrar a informação de forma clara e atraente.
Use os diversos tipos de gráficos para variar a forma de apresentar informações ao longo do relatório. Mas antes defina qual o objetivo de cada seção e use os recursos visuais de acordo com o que você quer enfatizar: relações, mudanças, comparações, contrastes ou destacar dados específicos.
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