Documentos fiscais: o que são, importância e exemplos
Atualizado em 4/09/25 - Escrito por Thiago Leão com colaboração de João Pedro Brutschin na(s) categoria(s): Fiscal
Os documentos fiscais são todos aqueles documentos oficiais que registram, comprovam e acompanham operações comerciais, financeiras ou logísticas que envolvam ou possam envolver obrigações tributárias. Garantem o recolhimento correto de tributos, facilitam a fiscalização e garantem sua conformidade com a legislação tributária.
Entre os exemplos desse tipo de documento, estão as notas fiscais, mas não se limitam a elas. O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônica são alguns dos exemplos que não são notas, mas ainda são fiscais.
Aprender sobre os diferentes tipos de documentos fiscais garante a você uma gestão fiscal dentro da regulamentação dos órgãos, permite encontrar oportunidades de redução de custos e ainda fiscalizar você mesmo as operações de fornecedores e clientes que possam prejudicar sua empresa.
Faça uma boa leitura.
Índice do artigo
- O que é um documento fiscal? Por que são importantes?
- Qual a diferença entre documento contábil e documento fiscal?
- Todo documento fiscal é uma nota fiscal?
- Tipos de documentos fiscais:
- CFOP: o que é e por que é importante?
- [Grátis] Guia de Documentos Fiscais
- Saiba mais sobre gestão fiscal para indústrias
O que é um documento fiscal? Por que são importantes?
Documento fiscal é todo registro oficial de operações comerciais, logísticas e financeiras que impactem ou possam impactar a tributação dessa operação. Isso inclui notas fiscais diversas e documentos como o manifesto eletrônico de documento fiscal e a escrituração fiscal digital.
Esses documentos contêm informações essenciais, como:
- As partes envolvidas na operação (emitente e destinatário);
- A natureza da transação (venda, prestação de serviço, transporte, devolução etc.);
- A descrição e a quantidade dos produtos ou serviços;
- Dados fiscais, como CST, CFOP, alíquotas e valores de tributos aplicáveis;
- Endereços, datas, horários e códigos de rastreabilidade da operação.
Emitir um documento fiscal corretamente permite à sua empresa operar dentro da regulamentação da Receita Federal e demais órgãos responsáveis, como a secretaria da fazenda do estado ou do município.
Além disso, esses documentos:
- Garantem o recolhimento adequado de tributos;
- Permitem maior segurança jurídica nas relações comerciais;
- Servem como prova legal em casos de divergência com clientes ou fornecedores.
Qual a diferença entre documento contábil e documento fiscal?
Documento contábil é todo registro base para lançamentos contábeis. Reflete fatos patrimoniais, econômicos e, parte das vezes, fiscais. Nem tudo terá natureza fiscal ou tributária, como no caso de extratos bancários, recibos e contratos, mas há intersecções.
O SPED Fiscal, por exemplo, é um documento fiscal que também é documento contábil. Já os documentos fiscais são aqueles exigidos por normas tributárias para comprovar que suas operações comerciais, financeiras ou logísticas estão dentro da regulamentação.
Todo documento fiscal é uma nota fiscal?
Toda nota fiscal é um documento fiscal, mas o oposto não é verdadeiro. Documento fiscal se refere àqueles exigidos por normas tributárias para comprovar que suas operações comerciais, financeiras ou logísticas estão dentro da regulamentação fiscal.
Isso inclui as notas fiscais, mas também o Conhecimento de Transporte Eletrônico, a Carta de Correção Eletrônica, entre outros documentos exigidos pela legislação fiscal. Ou seja, a nota fiscal é apenas um dos tipos de documentos fiscais utilizados pelas empresas.
Tipos de documentos fiscais:
Confira a lista dos principais documentos fiscais:
- BP-e – Bilhete de Passagem Eletrônico
- Carta de Correção Eletrônica
- CF-e SAT – Cupom Fiscal Eletrônico via SAT
- Conhecimento de Transporte Eletrônico
- CT-e OS – Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços
- DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (não é um documento fiscal em si, mas uma representação gráfica da nota fiscal)
- Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF)
- EFD-Contribuições
- Extrato do CF-e SAT
- Guia GNRE – Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais
- Guia da Previdência Social (GPS)
- MDF-e – Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais
- Nota Fiscal Avulsa Eletrônica
- Nota Fiscal Complementar
- Nota Fiscal de Ajuste
- Nota Fiscal de Bonificação / Brinde / Amostra Grátis
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
- Nota Fiscal de Devolução
- Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e)
- Nota Fiscal de Entrada
- Nota Fiscal de Entrega Futura
- Nota Fiscal de Exportação
- Nota Fiscal Fatura Eletrônica (NF-e Fatura)
- Nota Fiscal de Importação
- Nota Fiscal de Remessa
- Nota Fiscal de Saída
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica
- Nota Fiscal de Serviço de Comunicação (NFCom)
- Recibo de Pagamento Autônomo (RPA)
- SPED Fiscal (não é exatamente um documento fiscal, mas sim uma obrigação acessória eletrônica)
- SPED REINF (não é exatamente um documento fiscal, mas sim uma obrigação acessória eletrônica)
Aprenda como emitir uma nota fiscal.
CFOP: o que é e por que é importante?
CFOP, sigla para Código Fiscal de Operações e Prestações, é uma sequência de 4 dígitos que define uma operação fiscal. Esse número precisa ser incluído em documentos como notas fiscais.
Os 4 dígitos seguem uma lógica. O primeiro mostra se é um documento de entrada ou de saída e se a outra parte está no mesmo estado, no mesmo país ou no exterior. Os três seguintes complementam a identificação na tabela de CFOP.
Dessa forma, ao conferir o primeiro dígito, você identifica:
- 1: Nota Fiscal de Entrada – Fornecedor de dentro do Estado;
- 2: Nota Fiscal de Entrada – Fornecedor de fora do Estado;
- 3: Nota Fiscal de Entrada – Fornecedor de fora do País;
- 5: Nota Fiscal de Saída – Cliente de dentro do Estado;
- 6: Nota Fiscal de Saída – Cliente de fora do Estado;
- 7: Nota Fiscal de Saída – Cliente de fora do País.
Para a tabela completa, confira nosso artigo: CFOP: descubra o que é e como encontrar
[Grátis] Guia de Documentos Fiscais
Existe uma lista de documentos fiscais que você precisa conhecer para ter uma gestão fiscal inteligente e sem erros com a Receita Fiscal. No entanto, decorar um a um pode ser um desafio e é por isso que preparei este guia.
Com o Guia de Documentos Fiscais da Nomus, você fica bem informado sobre os principais documentos com que precisa lidar e emitir. É um guia que, inclusive, é atualizado de tempos em tempos para ficar ainda melhor alimentado.
Confira:
Saiba mais sobre gestão fiscal para indústrias
Você pode melhorar a gestão fiscal da sua indústria ao se dedicar aos estudos de documentos, operações e outros conhecimentos importantes relacionados. Só que é importante ter boas fontes para pesquisar e aprender sobre esses tópicos.
Por isso, eu, meus colegas e convidados, todos profissionais da indústria ou relacionados, publicamos, recorrentemente, matérias de gestão industrial neste blog. E você pode ser notificado sempre que um novo artigo for ao ar, basta inscrever-se no blog.
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Autor do Artigo
Thiago Leão
Engenheiro Mecânico Industrial formado na UERJ, Sócio e diretor comercial da Nomus. Thiago já atuou em fábricas de diversos setores, como: Embarcações, perfuração submarina, metal mecânica, materiais de escritório, alimentício, cosméticos e tubulação.
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