BPM: conceito, utilidade e benefícios do padrão de gestão

Atualizado em 17/12/21 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização

Gestão de processos

O termo BPM – Business Process Management (Gerenciamento de Processo de Negócio), em sua tradução livre, consiste em uma série de boas práticas que visam maximizar o nível de produtividade de uma empresa. 

Pode ser até que você já tenha ouvido falar sobre BPM, já que ele é utilizado pelas empresas que alcançam os níveis mais altos de eficiência e produtividade. 

Mas se você ainda não conhece os seus reais benefícios, não se preocupe! Neste artigo vamos apresentar de forma introdutória o que você precisa saber para entender melhor o que é o BPM, quais são as suas vantagens e como ele pode ser implementado. 

Qual o conceito do BPM?

É muito importante ressaltar que não se trata de uma metodologia, uma estrutura com etapas segmentadas ou então, uma ferramenta, como um software. O BPM é um padrão otimizável, que pode ser seguido por qualquer empresa. 

O grande foco do BPM é reduzir ao máximo a interferência humana, minimizar custos, aumentar a produtividade e também, ampliar a competitividade. 

Para que você entenda quais são os impactos do BPM na prática, leia atentamente abaixo como ele pode aprimorar o dia a dia da sua empresa.

Os maiores benefícios do BPM

Não somente pela sua relação custo/benefício e sim por todo o seu potencial transformando, o BPM vem se mostrando como uma prática que realmente pode mudar os caminhos da empresa. 

Empresas que o aplicam de forma plena, são caracterizadas por caracterizadas por contarem com muito mais: 

  • Agilidade: Mais automação e boa divisão de tarefas reduzem consideravelmente o tempo de operação;
  • Eficiência: Eficiência não está ligada somente ao tempo de produção, mas principalmente à assertividade dela mas, nesse caso, você terá os dois;
  • Visibilidade: Acompanhando e monitorando a fundo todos os processos em seus ciclos de vida, torna-se possível identificar quais são os pontos fortes e os que precisam de melhoria. Você terá uma visão em 360º de seu negócio;
  • Conformidade: Estar em dia com a legislação vigente será muito simples. Você estará preparado para lidar com multas, fraudes e qualquer tipo de contratempo; 
  • Transferência: As mudanças são permanentes e isso é algo positivo. Sempre que novas pessoas entrarem em seu processo ou mudarem de área de atuação, o processo de transferência de conhecimento, será rápido e prático.

Como aplicar o BPM na sua empresa

Pois bem, se você quer realmente usufruir dos benefícios BPM, então esteja ciente que deve seguir algumas etapas para que esse padrão possa funcionar tranquilamente em sua empresa.

Basicamente é preciso cumprir as etapas de:

  • Mapear os atuais processos da empresa;
  • Analisar possíveis melhorias e gargalos;
  • Ouvir colaboradores para conhecer os pontos fracos dos processos;
  • Definir equipes e seus líderes;
  • Desenvolver padrões e repassá-los para a equipe;
  • Observar os resultados e melhorar continuamente.

Para entender melhor cada um deles, vamos falar um pouco mais dos passos acima. Confira:

Mapeamento e desenho de processos

A primeira etapa é aquela que visa detalhar ao máximo a realidade atual da empresa. A ideia é mapear processos, ou seja, analisar e documentar tudo que for relevante para a operação da empresa. Você não perde nada por ser um bom registrador, muito pelo contrário, será ótimo para sua jornada de otimizações. 

Você precisa criar uma nova cultura dentro de sua empresa, é preciso criar ações que guiem o time no caminho desejado. E essas ações são: 

  • Documentar: Documente tudo o que acontece na empresa. Considere os processos em andamento, todas as rotinas de cada um dos times e também como funcionam os fluxos de trabalho;
  • Liderar: Monte um time misto para o acompanhamento, do processo de implantação. Essa equipe será responsável por testar e fiscalizar; 
  • Analisar: Identifique todos os pontos de melhoria. Saiba ouvir os feedbacks de quem vivencia os impasses no dia a dia;
  • Planeje: Elabore um plano de ações com metas muito bem definidas;
  • Delegar: Alinhe com o time de líderes, qual será o papel de cada um;
  • Observe: Fazer checagens contínuas para averiguar o andamento dos processos. 

Padronização

Agora que tudo está mapeado e você tem mais clareza de como está o cenário de sua empresa, então esse é o momento de criar padrões e transmitir esses novos processos para todas as equipes. Nesse ponto, o uso de um sistema de gestão passa a ser uma opção interessante para os registros. Aqui você poderá: 

  • Definir padrões: determine como os processos devem ser executados o que é esperado de cada um, dessa forma a empresa fica mais padronizada, com maior qualidade e segurança;
  • Atuar preventivamente: Atuar de forma preventiva, com base no histórico de ações, permite saber exatamente o que funciona bem e o que não apresenta os resultados esperados; 
  • Estar atento às leis: Estar em harmonia com a legislação vigente é fundamental que analise com cautela cada etapa de seus processos; 
  • Liderar com transparência: É preciso trazer clareza para os participantes, que irão se “encontrar” dentro das rotinas;
  • Automatizar o que for possível: Por fim, busque diminuir consideravelmente os erros humanos, utilizando automatização e o modelo preditivo de tomada de decisão.

Aprimoramento

Essa é a etapa complementar, que vem a melhorar aquilo que já está operando. O BPI – Business Process Improvement (Melhoria de Processos), possibilitará uma leitura técnica dos dados captados até o momento. 

Enquanto o BPM te propõe novas a adoção de novas rotinas, o BPI permite o aprimoramento do que é executado. São três etapas que podem trazer um enorme benefício e que não vão demandar muito esforço, apenas um pouco de organização. São elas: 

  1. Revisão geral: Revisar o mapeamento constantemente;
  2. Treinamento constante: Treinar o time de colaboradores para lidar com as novidades;
  3. Otimização permanente: Testar as novas e inéditas estratégias de otimização. 

A ideia é que agora que sua empresa já possui padrões planejados, você pode observar os resultados e ir testando melhorias continuamente para obter resultados cada vez melhores.

Busque a inovação

Percebe como a adoção de alguns padrões podem fazer toda a diferença em seu negócio? Todos os departamentos podem se beneficiar da prática, cada qual com seus motivos.

Isso é especialmente importante em uma indústria, onde a fabricação dos produtos deve ser padronizada e o risco de acidentes de trabalho deve ser reduzido ao mínimo.

Então busque sempre formas de padronizar e melhorar seus processos, assim você terá mais certeza que a sua empresa está de fato melhorando cada vez mais.

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