Confira agora algumas dicas chave para montar e organizar o fluxo de caixa da sua indústria:

1. Levante as movimentações financeiras da sua indústria

Para trabalhar no seu fluxo de caixa, o primeiro passo é conhecer as informações da sua indústria. Prepare um levantamento com todas as receitas e despesas, sendo atuais ou futuras, assim como qualquer plano de investimento e expansão que possuir. O ideal é que estas informações estejam alinhadas com o seu plano de negócios para o seu planejamento ter um objetivo claro.

Após levantar estas informações, organize-as pelas suas categorias:

• Operacional
• Não operacional
• Investimentos

Dessa forma você terá uma ideia melhor e mais organizada da operação e investimentos do seu negócio para assim realizar seu planejamento de fluxo de caixa.

2. Planeje as ações do fluxo de caixa

Com os informações organizadas, o segundo passo para criar seu fluxo de caixa eficaz é planejar as ações que irá tomar no próximo ciclo operacional da sua fábrica. Este ciclo operacional normalmente contempla um período de um ano, porém, há empresas que possuem um ciclo maior ou menor. Por exemplo, se a sua indústria trabalha com itens em que a sazonalidade influencia a demanda e a produção, o período da sazonalidade deverá ser considerado no ciclo operacional.

3. Detalhe as ações tomadas

É fundamental detalhar bem as ações tomadas no fluxo de caixa durante o primeiro ciclo operacional, ou seja, abrindo bem as informações de receitas, despesas e investimentos. Dessa forma você poderá entender seus ganhos, gastos e investimentos e preparar sua indústria melhor para o segundo ciclo operacional.

A partir do segundo ciclo você poderá reduzir o nível de detalhes para atender as demandas do seu plano de negócios e estruturar o fluxo de caixa da sua indústria. Entretanto, é importante manter um registro de todas as movimentações, categorizadas, para possibilitar a criação de painéis de desempenho e identificar desperdícios de dinheiro.

4. Mantenha o planejamento do fluxo de caixa atualizado

O fluxo de caixa deve ser considerado no planejamento de gestão da sua indústria e assim como outras áreas da gestão, precisa ser atualizado periodicamente. Mantenha o planejamento e horizonte do fluxo de caixa alinhado a realidade do orçamento e as expectativas do plano de negócios, assim que sofrerem alterações.

Dessa forma você poderá se preparar para mudanças de mercado, superar adversidades e até mesmo conseguir escalar seu negócio no caso de um aumento repentino da demanda.

5. Segure o otimismo na previsão de entradas

Sei que para algo dar certo, você precisa acreditar no seu sonho e investir bastante nele. Porém, na hora de planejar seu fluxo de caixa, o ideal é ser o mais “pé no chão” possível, tendo uma visão bem realista e não muito otimista para a previsão de entradas de caixa e geração de receitas da sua indústria. Um fluxo de caixa eficaz deve considerar fatos não ideais, tais como atrasos no pagamento, falta completa de pagamento e outras saídas de caixa não esperadas.

Para converter essa situação, o ideal é já planejar um percentual de perdas e atrasos na sua previsão de entrada de caixa. Dessa forma sua indústria estará preparado para situações menos ideais e estará muito mais solida para enfrentar as adversidades apresentadas pelo mercado.

6. Acompanhe e monitore o fluxo de perto

Acompanhe de perto o dia a dia do seu fluxo de caixa, registrando todas as movimentações da indústria e antecipe-se para eventos que possam impactar seu fluxo de caixa. Este acompanhamento é muito bom pois você poderá fazer alterações e preparar seus pagamentos de acordo com a entrada de caixa.

Por exemplo, você poderá negociar com fornecedores seus prazos de pagamento, avaliar pedidos de empréstimos com juros melhores e assim evitar uma situação de conta vermelha na sua fábrica.

7. Utilize um sistema para agilizar o trabalho e evitar erros

Você pode seguir os passos acima com uma planilha no Excel, inclusive isso é normalmente intuitivo para boa parte dos gestores. O problema é que planilhas podem ser passíveis de erro, seu preenchimento normalmente é trabalhoso e não facilita uma análise de relatórios com o desempenho da fábrica. Portanto, a planilha acaba sempre sendo um “quebra-galho” que pode se tornar uma bola de neve conforme a empresa ganha escala.

O ideal para ter uma gestão eficaz no fluxo de caixa é utilizar um sistema onde você possa registrar as movimentações de forma segura, salvas em um servidor, sem riscos de cálculo errado e então possa analisar os dados e estatísticas da sua indústria e tomar melhores decisões.