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8 motivos para sua indústria investir na configuração da Lista de Materiais

Atualizado em 30/11/20 - Escrito por Celso Monteiro na(s) categoria(s): Custos e Finanças / Engenharia de produto / Logística / Produção

Em todas as implantações de sistemas de gestão industrial, o cadastro mais básico para o funcionamento do programa é a configuração de listas de materiais. Esta é uma regra. Não existe controle de estoque, planejamento da necessidade de materiais (MRP), análise de rendimento de materiais, dentre outras importantes informações sem uma boa parametrização da lista de materiais.

Conhecida em inglês como “Bill of materials” (BOM) ou vulgarmente como “Receita do bolo”, é inegável a sua importância dentro de uma indústria. Se a lista de materiais estiver bem feita, todos os outros módulos do sistema e departamentos da empresa utilizarão informações confiáveis para seus controles.

A seguir relacionarei na forma de desvios ou erros que podem ocorrer caso a elaboração da lista tenha sido feita de forma equivocada, os 8 principais motivos para você investir tempo e dedicação na elaboração de uma boa lista de materiais.

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1. Acerte no cálculo da necessidade de matéria prima

A primeira referência quando imaginamos uma lista de materiais é o produto acabado sendo composto por suas matérias primas e as respectivas quantidades. Para facilitar a compreensão, vamos utilizar o seguinte exemplo de lista de materiais para o produto acabado ”’PA 001”’.

 PA 001 / Quantidade base = 1Unidade

•     MP001 / Quantidade necessária = 2Kg
•     MP002 / Quantidade necessária = 1 unidade
•     MP003 / Quantidade necessária = 1 Kg
•     MP004 / Quantidade necessária = 7 unidades

De acordo com essa parametrização, se o setor de PPCP abrisse uma ordem de produção para a fabricação de 100 Unidades de ”’PA 001”’, seriam disparadas as seguintes necessidades para cada matéria prima:

• MP001 = 2 Kg/unidade * 100 unidades = 200Kg
• MP002 = 1 unidade/unidade * 100 unidades = 100 unidades
• MP003 = 1 Kg/unidade * 100 unidades = 100 Kg
• MP004 = 7 unidades/unidade * 100 unidades = 700 unidades

Por algum motivo, o setor de desenvolvimento de produtos identificou de forma errada a necessidade do MP001. A quantidade necessária correta deveria ser 3 Kg/ unidade de PA 001. Se a ordem de produção for liberada para a produção, certamente o funcionário pegaria uma quantidade  de MP001 insuficiente para a fabricação  do PA 001.

Assim como no exemplo onde a quantidade planejada de MP001 será insuficiente para a ordem, poderíamos ter o problema também de gerar uma necessidade além do necessário. Por exemplo, o MP004 precisaria de apenas 5 unidades/unidade de PA 001. Com a lista de materiais errada, foi gerada uma necessidade deste material com 200 unidades a mais do que deveria ser utilizado.

2. Fabrique os produtos intermediários corretos

Em várias empresas precisamos disparar ordens para a fabricação de produtos intermediários que são criadas conforme a ordem de produção do Produto Acabado. Para facilitar também a compreensão deste item, imagine a seguinte lista de materiais para o PA 002.

PA 002 / Quantidade base = 1Unidade

• INT 001 / Quantidade necessária = 3 Unidades
  • MP001 / Quantidade necessária = 1,5Kg
• INT 002 / Quantidade necessária = 2 Kg
  • MP002 / Quantidade necessária = 1,5 Kg
  • MP003 / Quantidade necessária = 0,5Kg
• INT 003 / Quantidade necessária = 4 Unidades
  • MP004 / Quantidade necessária = 2 Kg

De acordo com essa estrutura, se o PPCP abrisse uma ordem para a fabricação de 100 Unidades de PA 002, seriam identificadas as seguintes necessidades de fabricação para os intermediários:

• INT 001 = 3 unidades/unidade * 100 unidades = 300 unidades
• INT 002 = 2 Kg/unidades * 100 unidades = 200 unidades
• INT 003 = 4 unidades/unidade * 100 unidades = 400 unidades

Por erro do setor de desenvolvimento de produto, se a necessidade do INT 002 foi informada de forma errada na lista do PA 003 e a sua quantidade correta é de 3Kg / unidade de PA 003, isso significa que 100 unidades de INT 001 não serão fabricadas, gerando assim falta de material na fabricação do produto acabado.

Assim como no exemplo, onde a quantidade planejada de INT 002 será insuficiente para a ordem, poderíamos ter o problema também de gerar uma necessidade além do necessário. Por exemplo, o INT 003 precisaria de apenas 3 unidades/unidade de PA 002. Com a lista de materiais errada,  foi gerada  uma necessidade deste material com 100 unidades a mais do que deveria ser utilizado.

3. Controle as perdas nos mínimos detalhes

Nas listas de materiais, também podemos prever a quantidade de perda gerada no processo de fabricação. Com essa previsão, conseguimos calcular a quantidade adicional de materiais que serão utilizados para a fabricação do produto acabado ou de algum intermediário.  Para facilitar a compreensão, imagine a seguinte lista de materiais para fabricação do Produto acabado PA 003.

PA 003 / Quantidade base = 10 Kg

• MP001 / Quantidade necessária = 5 Kg
• MP002 / Quantidade necessária =  3 Kg
• MP003 / Quantidade necessária = 2 Kg

Note que o somatório das Matérias primas MP001, MP002 e MP003 resultam em exatamente 10Kg, que é a quantidade base de fabricação do PA 003. Porém, no meu processo de fabricação, eu sei que para fabricar 10Kg de PA 003 é gerado 2 Kg de apara. Neste caso, precisamos aumentar a quantidade das matérias primas na proporção da mistura e incluir a apara como componente planejado na lista. A lista proposta seria:

PA 003 / Quantidade base = 10 Kg

• MP001 / Quantidade necessária = 5 Kg + (5Kg / 10Kg)*2Kg de apara = 5Kg + 1Kg = 6Kg
• MP002 / Quantidade necessária =  3 Kg  + (5Kg / 10Kg)*2Kg de apara = 3Kg + 0,6Kg = 3,6Kg
• MP003 / Quantidade necessária = 2 Kg  + (5Kg / 10Kg)*2Kg de apara =  2Kg + 0,4Kg = 2,4Kg
• APARA / Quantidade necessária = 2kg

Sem a identificação da apara e o acréscimo desta perda diluída para todas as matérias primas,  certamente a quantidade necessária desses produtos para a fabricação do PA003 seria insuficiente para completar qualquer ordem de produção.

4. Tenha um MRP gerando necessidades precisas

O MRP é uma sigla em inglês que refere-se ao Planejamento da Necessidade de Materiais (Material Requirement Planning). O MRP utiliza como um de seus principais inputs todas as informações configuradas nas listas de materiais de todos os produtos para gerar a necessidade de fabricação de intermediários e solicitações de compra de matéria prima, de forma a atender o plano de produção de produtos acabados da fábrica.

Caso as listas estejam mal parametrizadas, teremos a necessidade de fabricação de intermediários e também as solicitações de compra de matérias primas sendo calculadas equivocadamente, o que pode ocasionar aumento nos custos de estocagem por material parado (caso a quantidade parametrizada na lista seja maior do que a necessária na prática) e falta de produtos (caso a quantidade parametrizada na lista seja menor do que a necessária na prática).

5. Fabrique produtos com qualidade

Este problema é sentido diretamente no produto fabricado. Dependendo das fórmulas utilizadas na produção, a precisão das quantidades é crucial para a qualidade dos materiais manufaturados. Caso algum item da lista esteja fora da quantidade necessária, este desvio pode acarretar em perda de qualidade do produto, por não alcançar suas características físico-químicas.

Além dos equívocos na quantidade necessária dos componentes, outro problema que pode ocorrer é a troca de produtos na lista. Por exemplo:

PA 004 / Quantidade base = 5 Kg

• MP001 / Quantidade necessária = 3 Kg
• MP002 / Quantidade necessária =  2 Kg
• MP003 / Quantidade necessária = 1 Kg

Por equívoco do setor de desenvolvimento de produto, foi identificada a necessidade do MP003 na fabricação do PA 004, porém, o produto correto a ser utilizado é o MP004. Imagine que problemas essa troca não poderia ocorrer com perdas de materiais, insatisfação dos clientes e dependendo do produto, até mesmo danos à saúde do consumidor.

6. Gerencie os estoques corretamente

A boa gestão de estoque pode significar a sobrevivência da sua indústria, sobretudo em um ambiente em que há muitas incertezas no cenário macro econômico.  Conforme o Thiago Leão escreveu em um ótimo post com 5 dicas para um controle de estoque eficiente, o controle de estoque é o início de uma boa gestão de estoques.

Por isso, gostaria de incluir a dica 6: tenha zelo na configuração da lista de materiais. Digo isto, pois erros na lista de materiais também impactam diretamente na gestão de estoques da fábrica. Setores como almoxarifado e logística, ao se depararem com uma lista de materiais errada sofrem para planejar a separação de materiais para a produção e também prever entradas de intermediários e compra de materiais.

7. Entenda seus custos e forme preços de venda coerentes

Conforme eu escrevi recentemente, o PCP tem papel crucial no cálculo dos custos de produção e a configuração das listas de materiais é a primeira etapa para que um profissional da indústria entenda os custos de produção.  Erros nas listas de materiais têm como uma consequência indesejada um entendimento equivocado dos custos de produção.

Além disso, apesar de sabermos que o preço de venda é determinado pelo mercado, uma boa compreensão dos custos é fundamental para formar preços e maximizar o lucro da sua fábrica, de acordo com que o Rômulo Henrique escreveu em outro post do Blog Industrial relacionado a este tema. Ou seja, mesmo o preço sendo determinado pelo mercado, você tem que saber seus custos para avaliar se vale a pena ou não estar neste mercado ou até mesmo o que fazer para mudar caso seus custos sejam proibitivos.

Portanto, a lista de materiais é um fator importantíssimo para análise de custos de fabricação e precificação de produtos.  Com uma lista de materiais falha, certamente os preços praticados estarão fora de sintonia com a realidade e a empresa poderá estar perdendo dinheiro.

8. Tenha relatórios de produção que apoiem decisões corretas

Na Nomus temos a máxima: informação que não leva a ação pode ir para o lixo. Esta afirmação pode ser complementada por outra, talvez ainda mais forte: informação que leva a ação errada deve ser exterminada. Vivemos em um mundo com informações cada vez mais disponíveis e em um número cada vez maior.

Se não tomarmos cuidado, podemos nos afogar no meio deste oceano de informações. O Thiago Leão escreveu há alguns meses sobre 5 objetivos de desempenho, indicadores e como o PPCP pode trazer resultados para a sua indústria. Naquele post, um dos indicadores mencionados é a quantidade do material consumido.

Neste sentido, qualquer relatório que utilize como base informações calculadas através da lista de materiais será diretamente impactado caso a sua configuração esteja equivocada.  Por exemplo, informações sobre rendimento de materiais e análise comparativa de perdas planejada contra realizada são alguns relatórios que demonstrariam resultados fora da realidade e poderiam levar a decisões erradas.

Invista na configuração das listas de materiais

Citei alguns motivos para você investir na configuração de uma lista de materiais, mostrando através de exemplos como uma lista de materiais mal configurada pode impactar negativamente nas rotinas de uma fábrica. Conforme mencionei no início do post, durante um projeto de implantação de um sistema de PCP, este é o cadastro mais básico e é feito no início do projeto de implantação do software.

Portanto, normalmente durante a configuração das listas de materiais, a equipe do projeto ainda não consegue enxergar de uma forma palpável os benefícios do projeto e tende a querer passar por esta etapa mais rapidamente para chegar ao topo da montanha e aproveitar a vista o quanto antes. Entretanto, não adianta configurar essas listas de forma rápida e sem revisões, pois caso as quantidades ou os produtos não estejam relacionados de forma correta, as perdas ocasionadas por essas falhas serão muito maiores do que o custo de deslocar uma equipe dedicada somente a esta atividade de cadastro e conferência.

Para gestão das listas de materiais o ideal é contratar um software que lhe traga flexibilidade e assertividade nesses cadastros. Você sabia que o Nomus PCP pode lhe ajudar nesta rotina e tornar seu projeto mais fácil? Assista a esta demonstração do Nomus PCP e veja este e outros benefícios que a sua indústria pode obter com a implantação desta fantástica ferramenta.

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