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eSocial: conheça o sistema digital de obrigações trabalhistas

Atualizado em 26/12/23 - Escrito por João Pedro na(s) categoria(s): Recursos Humanos

O eSocial é uma plataforma digital do governo usada para preenchimento e emissão de folha de pagamento e outras informações cadastrais dos colaboradores. Todos os empregadores, públicos ou privados, pessoa jurídica ou física estão legalmente obrigados a utilizar esse sistema.

O uso do eSocial padroniza e otimiza diversas obrigações trabalhistas, fiscais e administrativas. Em vez de perder tempo preenchendo, emitindo e enviando, digital ou fisicamente, diversas papeladas, você conta com um sistema unificado e centralizado.

Essa plataforma, seu uso e seus limites podem parecer um pouco confusos no começo, por isso preparei o guia abaixo. Vou te mostrar a definição do sistema, suas utilidades, tutorial de como se cadastrar e consultar, além de diversas outras informações.

Faça uma boa leitura!

Confira os tópicos

• O que é eSocial?
• Como funciona o eSocial? Passo a passo!
• Os dois módulos do eSocial
• O que é eSocial simplificado?
• Como funciona o eSocial na indústria?
• O eSocial é bom? Quais as vantagens para a empresa e para o RH?
• Erros mais comuns ao usar o eSocial
• Consequências de não usar ou errar no uso do eSocial
• Além do eSocial: aprenda mais sobre gestão de pessoas na indústria

O que é eSocial?

O eSocial é um serviço digital de uso obrigatório fornecido pelo governo para cumprimento de obrigações trabalhistas, previdenciárias e administrativas através de ferramentas como folha de pagamento digital.

O nome completo da plataforma é Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Trata-se de uma iniciativa da Receita Federal, da Caixa Econômica, do INSS e do Ministério do Trabalho, fazendo parte do SPED. O seu uso é obrigatório para qualquer empregador, seja pessoa jurídica ou pessoa física (como no caso do empregador doméstico).

Ele foi criado pelo Decreto nº 8.373 de 2014 visando simplificar processos e recebeu o caráter obrigatório em 2018. Seu uso ajuda a otimizar o tempo e diminuir burocracia, falhas e erros tributários. Há várias relações trabalhistas contempladas nesse projeto, dentre elas funcionários CLT, autônomos, estagiários, cooperados entre outros.

Obrigações do sistema:

A lista de obrigações que devem ser cumpridas no eSocial pode crescer nos próximos anos, no momento em que escrevo esse artigo são 15. Aqui estão elas::

1. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
2. CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
3. CD – Comunicação de Dispensa;
4. CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
5. DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
6. DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
7. Folha de pagamento;
8. GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
9. GPS – Guia da Previdência Social;
10. GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
11. LRE – Livro de Registro de Empregados;
12. MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
13. PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
14. QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
15. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.

Confira: Leis Trabalhistas que toda Indústria precisa conhecer

Como funciona o eSocial? Passo a passo!

O funcionamento do eSocial é totalmente virtual e funciona através do site oficial do eSocial. É preciso fazer login e, uma vez que acessar o sistema, selecionar as funções que deseja executar.

Confira abaixo o passo a passo para cadastro na plataforma e uso de algumas funcionalidades do eSocial:

Como cadastrar sua empresa no eSocial e acessar sua conta

O cadastro no eSocial é feito automaticamente ao você efetuar o primeiro acesso usando o login e a senha do seu Gov.br. Caso sua empresa não tenha um login Gov.br ainda, siga os passos a seguir:

1. Acione o seu certificado digital de pessoa jurídica;
2. Acesse a página de acesso do Gov.br;
3. Selecione uma das opções “Certificado Digital” ou “Certificado Digital em Nuvem”;
4. Siga os procedimentos solicitados pela plataforma;Selecione o menu “Vincular Empresas via e-CNPJ”;
5. Clique em “Gerenciar vínculos com empresas”;
6. Clique no botão “Vincular empresa do e-CNPJ”;
7. Confira as informações presentes no Certificado Digital de Pessoa Jurídica e clique no botão “Vincular“.

Com isso, basta abrir o site oficial do eSocial e acessar sua conta com o login e a senha do Gov.br.

Como consultar o eSocial

Se quiser consultar o eSocial, basta abrir o Portal do eSocial e fazer o login com sua conta Gov.br. Agora, se quiser consultar por informações de um colaborador, siga estes passos:

• Acesse o site do eSocial;
• Vá na opção “Consulta Qualificação Cadastral on-line”;
• Informe os dados dos trabalhadores;
• Clique na opção “consultar”.

Como fazer a admissão de funcionário no eSocial

• Abra o Portal do eSocial;
• Faça o login com sua conta do Gov.Br e seu certificado digital;
• Vá na opção “Empregado”;
• Clique em “Admitir/Cadastrar”;
• Preencha o formulário com os dados do profissional;
• Salve o cadastro;
• Assine.

Veja também: CIPAA: Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e Assédio? 

Os dois módulos do sistema

O sistema eSocial possui dois módulos diferentes para otimizar a navegação dos usuários, pois nem todos possuem necessidade dos mesmos recursos. Os nomes deles são “Módulo Simplificado” e “Módulo Web Geral”.

O Módulo Simplificado é usado por MEIs, Segurado Especial e Empregador Doméstico, e pede apenas o login do Gov.br para se cadastrar.

O Módulo Web Geral é para as demais empresas, de ME para maiores, exigindo Certificado Digital.

O que é eSocial simplificado?

O eSocial simplificado é uma versão do sistema que unifica e otimiza as principais obrigações, declarações e informações que as empresas devem enviar aos órgãos públicos. Ele também permite que o profissional faça login e confira suas informações a respeito de férias, 13º, FGTS, entre outros.

Essa versão do eSocial possui app com diversas funções que auxiliam no acesso e das empresas ao sistema e que auxilia na gestão de dados dos colaboradores. Ela desburocratiza obrigações acessórias, faz a integração das informações, facilita a consulta de possíveis divergências nos cadastros dos colaboradores, entre outras vantagens.

Estas são as categorias de empresas que podem utilizar o eSocial simplificado, sendo que a lista ainda pode ser ampliada:

• Lucro Presumido;
• Lucro Real;
• MEI (Microempreendedor Individual);
• Pequeno produtor rural;
• Simples Nacional.

Novidades do eSocial simplificado:

• Declaração de remunerações e pagamentos simplificada;
• Envio facilitado de informações destinadas ao cumprimento das obrigações;
• Exclusão de dados cadastrais constantes em outros bancos de dados;
• Facilidade no envio de informações;
• Flexibilização das normas de impedimento para o recebimento de informações;
• Identificação facilitada do trabalhador ao excluir a necessidade do NIS e usando o CPF como meio único;
• Números de campos do layout e de eventos reduzidos para agilizar.

Como funciona o eSocial na indústria?

O eSocial, mesmo tendo sido criado para todas as modalidades e segmentos profissionais, não deixou de oferecer recursos para necessidades específicas de cada setor.

Para a indústria, o sistema unificou obrigações acessórias que estão relacionadas à Segurança e Saúde no Trabalho (SST), incluindo as obrigatórias no Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e o cumprimento de algumas Normas Regulamentadoras (NR), sem se esquecer de várias das legislações específicas desse mercado.

A CNI – Confederação Nacional da Indústria – e o SENAI prepararam um material completo sobre as propostas do eSocial para o setor, as obrigações específicas e os desafios únicos. Você pode conferir neste link.

O eSocial é bom? Quais as vantagens para a empresa e para o RH?

O uso do eSocial é obrigatório e usá-lo, além de manter você em conformidade com a lei, traz vantagens como:

• Aumento de produtividade da equipe do Departamento de Pessoal;
• Desburocratização das obrigações acessórias;
• Digitalização dos processos;
• Economia de tempo e dinheiro;
• Garantia de conformidade com o Fisco;
• Integração de processos;
• Maior segurança jurídica;
• Menos uso de papel;
• Monitoramento e análise de dados em tempo real;
• Padronização das obrigações para evitar erros de cálculos e fornecimento de informações;
• Redução de riscos de segurança quanto a perda e roubo de documentos;
• Registros imediatos;
• Unificação das operações.

Erros mais comuns ao usar o sistema

Os erros mais comuns que aparecem durante o uso do eSocial podem acontecer tanto por responsabilidade do usuário quanto do sistema ou de terceiros. Cada um desses erros possui um código identificador que normalmente aparece na tela do eSocial.

Com ele em mãos ou sabendo descrever o que aconteceu, você pode usar a tabela do próprio programa para identificá-lo, encontrar a explicação da causa e instruções de como proceder.

Já que a lista é muito grande, trouxemos a última versão do manual para você fazer o download:

MANUAL DE ORIENTAÇÃO DO ESOCIAL

Consequências de não usar ou errar no uso desse sistema

O eSocial é, legalmente, o único sistema para o cumprimento de diversas obrigações trabalhistas. Por isso, se você não usar ou se você errar no uso da plataforma, provavelmente sua empresa ficará irregular legalmente no cumprimento dessas obrigações.

A ilegalidade trabalhista leva a multas cumulativas sujeitas a correção e juros, além de outras penalidades maiores e escaláveis conforme a gravidade da situação. Por isso, se você estiver com dificuldades no uso do eSocial, procure por ajuda profissional e regularize a situação o quanto antes.

Além do eSocial: aprenda mais sobre gestão de pessoas na indústria

Este blog tem como objetivo divulgar informações de utilidade quanto à gestão, estratégia e operações de indústrias. Entre os assuntos abordados, estão recursos humanos, segurança do trabalho, processos e esteira de produção, logística, ferramentas de tomadas de decisão entre outros.

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