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Certificado de qualidade: o que é e como gerar o seu corretamente

Atualizado em 8/04/25 - Escrito por Equipe Nomus na(s) categoria(s): Engenharia de produto / Logística / Processos e Organização / Produção / Qualidade

A gestão da qualidade é um dos pilares fundamentais para o sucesso e crescimento sustentável de uma indústria. Dentre as várias atividades que compõem esse sistema, a geração e o envio de certificado de qualidade aos clientes são essenciais, especialmente em setores que exigem alto nível de conformidade com normas técnicas.

Este artigo tem como objetivo ajudar você a entender:

Ferramentas que podem ajudar a resolver esses gargalos na sua operação.
O que é um certificado de qualidade e quais os tipos mais comuns;
A importância do certificado na relação com seus clientes e órgãos reguladores;
Como gerar e enviar esse documento de forma eficaz;
Os prejuízos causados pela ausência ou atraso na emissão e envio do certificado;

Índice do artigo

O que é um Certificado de Qualidade?
Por que o Certificado de Qualidade é Importante?
Como Gerar um Certificado de Qualidade?
Como Enviar o Certificado de Qualidade?
Quais os Prejuízos por Não Gerar ou Enviar Certificados?
Como Calcular os Impactos Financeiros?
Como Otimizar a Emissão e Envio de Certificados?
Qualidade é Custo ou Investimento?
Considerações Finais

O que é um Certificado de Qualidade?

O certificado de qualidade é um documento que comprova que um produto ou processo atende aos critérios técnicos estabelecidos por normas nacionais ou internacionais. Ele pode ter dois enfoques principais: o certificado de sistema e o certificado de produto.

Certificado de Qualidade de Sistema

Esse tipo de certificado comprova que a empresa segue boas práticas de gestão da qualidade em seus processos como um todo. Os mais comuns incluem:

ISO 9001: sistema de gestão da qualidade com foco em processos e satisfação do cliente.
ISO 14001: gestão ambiental, com foco em sustentabilidade.
ISO 45001: saúde e segurança ocupacional.
ISO/TS 16949: qualidade para a indústria automotiva.
BPF/GMP (Boas Práticas de Fabricação): normas aplicáveis às indústrias farmacêuticas, alimentícias e cosméticas.

Certificado de Qualidade de Produto

Esse é um documento específico, geralmente vinculado a um lote de produção, que atesta que o produto foi testado, inspecionado e atende aos critérios técnicos exigidos por normas ou pelo cliente. Em muitos casos, é compilado em um databook, junto com relatórios de testes e laudos de inspeção.

Por que o Certificado de Qualidade é Importante?

A emissão de certificados de qualidade vai além do cumprimento burocrático. Ela assegura ao cliente que o produto está em conformidade, reforça a imagem institucional da empresa e abre portas em mercados mais exigentes. Quando o processo de certificação não é realizado de forma eficaz, a indústria pode enfrentar:

Rejeição por parte de clientes que exigem comprovação de qualidade;
Perda de contratos e oportunidades de negócios;
Multas e sanções legais, principalmente em setores regulados;
Dificuldade de exportação e entrada em novos mercados;
Danos à reputação da empresa.

Como Gerar um Certificado de Qualidade?

A geração de um certificado começa com a compreensão das exigências aplicáveis ao setor da sua indústria. Isso envolve os seguintes passos:

Identificação da norma ou exigência: Pesquisar junto à ABNT ou órgãos reguladores (como ANVISA, MAPA ou INMETRO) quais são os requisitos legais ou específicos do setor.
Adequação dos processos internos: Implantar controles de qualidade, documentações e rotinas que permitam gerar evidências objetivas de conformidade.
Auditoria e certificação: Contratar uma empresa certificadora para realizar auditorias nos processos. Em muitos casos, contar com uma consultoria especializada ajuda a preparar a empresa para a auditoria e evitar não conformidades.
Certificados customizados para clientes: Quando há exigências específicas de um cliente, é necessário realizar os testes requeridos, registrar os resultados e organizar os documentos técnicos no formato solicitado, geralmente um databook.

Como Enviar o Certificado de Qualidade?

Apesar de parecer uma tarefa simples, o envio do certificado pode se tornar um gargalo importante se não for automatizado. Muitas empresas ainda realizam esse processo de forma manual, o que inclui:

Impressão dos documentos;
Digitalização e inserção de assinaturas eletrônicas;
Envio por e-mail ou correios;
Riscos de extravio e atrasos.

Esse tipo de operação, além de demandar tempo da equipe, compromete a agilidade e pode causar insatisfação ao cliente. Em situações mais graves, pode inclusive causar a perda de clientes ou impedir o faturamento do pedido.

Quais os Prejuízos por Não Gerar ou Enviar Certificados?

A falta ou atraso no fornecimento dos certificados de qualidade pode gerar diversos prejuízos diretos e indiretos:

Perda de vendas: Sem o certificado, o cliente pode recusar o produto.
Cancelamento de contratos: Em setores como o automotivo ou farmacêutico, a ausência do certificado impede até mesmo o início da produção do cliente.
Retrabalho e retrabalho administrativo: O tempo gasto com tarefas manuais de geração e envio de certificados poderia ser investido em atividades estratégicas.
Imagem negativa: Empresas que não cumprem prazos ou padrões de qualidade passam insegurança ao mercado.

Como Calcular os Impactos Financeiros?

É importante quantificar os prejuízos para justificar investimentos em melhorias. Faça um levantamento com base em perguntas como:

Quantas oportunidades comerciais foram perdidas por falta de certificado?
Quanto tempo a equipe gasta por mês apenas para emitir e enviar esses documentos?
Qual o custo desse tempo, considerando o valor/hora dos profissionais envolvidos?
Quanto tempo poderia ser economizado com um sistema automatizado?

Com esses dados, é possível fazer uma estimativa de perda anual e avaliar o retorno sobre um investimento em automação.

Como Otimizar a Emissão e Envio de Certificados?

A melhor maneira de resolver esse problema é investir em ferramentas que automatizem e padronizem o processo. Um sistema ERP especializado em indústria pode oferecer:

Geração automática de certificados conforme modelo do cliente;
Integração com inspeções de qualidade e controle de produção;
Armazenamento em nuvem com histórico e rastreabilidade;
Envio automático para o cliente após a emissão da nota fiscal.

Isso reduz drasticamente o tempo de geração, elimina erros manuais, aumenta a eficiência e melhora a experiência do cliente.

Qualidade é Custo ou Investimento?

Melhorar a qualidade é sempre um investimento, desde que esteja alinhado com os resultados esperados. Não se trata apenas de elevar o padrão técnico, mas sim de tornar a empresa mais competitiva e rentável.

Um caso prático ajuda a ilustrar essa ideia. Uma empresa do setor agrícola investiu pesadamente na melhoria estética de seus produtos. Apesar da melhora visível na qualidade, os custos subiram, a produtividade caiu e o cliente não estava disposto a pagar mais por isso. Resultado: a empresa aumentou a qualidade, mas teve prejuízo.

Portanto, qualquer ação relacionada à qualidade deve estar ligada ao retorno financeiro, seja por aumento de vendas, entrada em novos mercados ou redução de perdas.

Considerações Finais

Dificuldades na geração e envio de certificados de qualidade são mais comuns do que se imagina e podem estar custando caro para sua indústria. A boa notícia é que existem soluções acessíveis, práticas e eficazes para resolver esses problemas.

Investir em um sistema de gestão integrado, como o Nomus ERP Industrial, pode transformar a forma como sua empresa lida com o controle de qualidade. Desenvolvido por engenheiros de produção e focado no setor industrial, esse ERP permite automatizar processos, eliminar desperdícios e aumentar a eficiência.

Se você deseja ver na prática como sua empresa pode melhorar a emissão de certificados e otimizar seus processos de qualidade, entre em contato com a equipe da Nomus e agende uma demonstração.