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5 problemas no controle de estoque que tiram dinheiro da sua fábrica

Atualizado em 8/02/24 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Logística

Existem problemas no controle de estoque que levam milhares de indústrias a perderem rios de dinheiro, já que são problemas muito comuns. E para agravar a situação, muitas vezes os gestores dessas empresas não sabem que possuem estes problemas (e que estão perdendo dinheiro com eles).

A boa notícia é que nesse artigo você vai descobrir que problemas são esses e poderá evitá-los ou resolvê-los na sua indústria. A ideia é que você seja capaz de:

Identificar os problemas no controle de estoque que estão fazendo sua fábrica perder dinheiro
Mensurar quanto dinheiro está perdendo com esses problemas
Traçar um plano para corrigir e evitar esses problemas

Então vamos lá reduzir os custos da sua fábrica resolvendo os mais comuns problemas no controle de estoque:

Exercício: mensure os problemas da sua fábrica

Antes de começar a falar dos problemas no controle de estoque, gostaria de convidar você para um exercício ao longo do artigo.

Pegue um papel, caneta e calculadora ou abra uma planilha no Excel e busque adaptar os problemas listados a seguir para a realidade da sua empresa. Ou seja, calcule de fato quais são os números, ainda que de forma aproximada.

Dessa forma você terá uma ideia melhor de como esses problemas podem estar afetando o seu negócio e quanto poderia investir para resolvê-los.

1. Não saber o que tem em estoque

O que causa o problema?

Falta de controle do estoque de matéria prima ou produto acabado;
Falta de um sistema de gestão capaz de controlar o estoque em tempo real;

Quais são alguns dos impactos financeiros?

Perda de tempo
- Quando você ou sua equipe precisam se deslocar até o almoxarifado para saber o que tem em estoque ou realizar alguma contagem de última hora, desperdiçam horas que poderiam ser investidas em atividades mais importantes;
Lentidão na resposta para clientes
- Sua empresa tem dificuldade para responder clientes em relação aos itens do estoque e acaba com um atendimento lento

Exercício:

Calcular o valor hora desperdiçado com contagem de estoque e visitas ao almoxarifado; Caso mais de uma pessoa realize essas checagens, somar o valor hora de cada.
Determinar quanto dinheiro sua empresa acaba perdendo em novos negócios por não ter agilidade na informação sobre estoque.

2. Não ter controle dos materiais utilizados na produção

O que causa o problema?

Fábrica não sabe com exatidão quais foram os materiais e/ou quantias usados na produção;
Falta de um sistema capaz de controlar os materiais utilizados na produção

Quais são alguns dos impactos financeiros?

Perda do controle de estoque;
- Se a sua fábrica não sabe exatamente o que foi utilizado na produção, então consequentemente, não saberá quantos materiais possui em estoque e ai volta a primeira dor deste artigo.
Maior chance de perdas de materiais por fraude;
- Caso sua empresa tenha alguém com má índole e que saiba que a fábrica não possui qualquer controle dos materiais utilizados na produção, existe uma chance de desvio intencional de materiais;
Necessidade de inventários frequentes;
- Quanto menos controle de estoque e da produção, maior a necessidade de realizar inventários. Conforme os materiais são geridos por um sistema, menor a necessidade dos inventários.

Exercício:

Pegue a quantidade produzida e compare com os números de estoque; Caso as quantias não batam, isso é uma perda, que pode ser do próprio processo ou por fraude.

3. Não possuir rastreabilidade dos produtos

O que causa o problema?

Quando a empresa não sabe a localização ou o estágio dos produtos no estoque e na produção;
Quando a empresa não sabe quais foram utilizados no lote do produto;
Falta de um sistema capaz de localizar e separar por lotes de produtos e materiais;

Quais são alguns dos impactos financeiros?

A empresa não consegue separar os produtos e materiais por lote e assim tem dificuldade de identificar e solucionar problemas;
- Caso um produto fabricado pela sua empresa apresente um problema grave, será muito difícil retirar do mercado apenas os produtos defeituosos de um determinado lote;
- Além disso, sem o lote das matérias-primas, dificilmente será possível identificar a causa do problema com precisão.

Exercício:

Estude se a sua empresa precisa de rastreabilidade de produtos e materiais, com lotes e/ou número de série;
caso precise recolher produtos, quanto custaria recolher apenas um lote preciso versus recolher todos os produtos disponíveis no mercado.

4. Perdas no processo produtivo

O que causa o problema?

Quando a fábrica perde parte dos materiais e dos produtos durante a produção;
A empresa não possui controle ou monitoramento do volume de perda no período e assim é incapaz de controlar o indicador;

Quais são alguns dos impactos financeiros?

Perda de materiais e produtos;
- O estoque de uma indústria muitas vezes possui um valor até mais alto do que o capital disponível em caixa. Sendo assim, estoque é dinheiro. Caso sua indústria não tenha um controle rígido das perdas, acaba com perdas significativas no final do período.
Dificuldade para identificar origem e causa das perdas;
- Sem um controle das perdas no processo produtivo a empresa não consegue identificar de forma precisa aonde e por que as perdas estão acontecendo. Por exemplo, identificar que um colaborador gera menos perdas do que o outro, o que fazem de diferente?

Exercício:

Identifique o total de perdas e determine quanto você não perderia caso sua empresa possuísse um controle de perdas no processo produtivo;
- Exemplo, se você conseguisse reduzir suas perdas em 10% através de um planejamento e controle melhor, quanto dinheiro economizaria?

5. Não ter controle do que foi produzido no período

O que causa o problema?

Quando a fábrica não sabe exatamente o que foi produzido no dia;

Quais são alguns dos impactos financeiros?

Vulnerabilidade a perdas e fraudes;
- Uma vez que a empresa não sabe exatamente quanto produziu em determinado período ela estará totalmente vulnerável a perdas por fraudes e furtos. Existem até mesmo empresários relatando mais de 5% da produção perdida por essa dor.

Exercício:

Calcular quanto a indústria tem de perda de produtos acabados e inconsistências em inventários;

Como solucionar esses problemas no controle de estoque

Para solucionar os problemas no controle de estoque listados nesse artigo, sua empresa precisa de um sistema de gestão que seja capaz de controlar o estoque de forma integrada a produção.

Irei utilizar o sistema Nomus ERP Industrial como exemplo para mostrar como seria possível solucionar essas dores. Vamos lá:

Compras e recebimento integrados ao estoque

Para começar, é possível importar NF-e de compra de seus fornecedores abastecendo o estoque de matérias primas, embalagens e materiais de consumo.

Produção integrada ao estoque

Com o sistema sua fábrica é capaz de registrar o consumo dos materiais utilizados na produção e a entrada dos produtos fabricados acabados e semi-acabados.

Vendas e faturamento integrados ao estoque

Para gerar um controle maior do estoque, é possível gerar NF-e de saída para seus clientes baixando o estoque de produtos acabados de forma automática.

Requisição de materiais de consumo

Sua equipe será capaz de controlar a requisição de materiais para consumo administrativo e operacional por centro de custo.

Inventários

O sistema é capaz de auxiliar a sua equipe a fazer o inventário de seus produtos para manter seu controle de estoque sempre atualizado.

Controle de rastreabilidade com lote e série

É possível também controlar lotes e séries no estoque no recebimento, na requisição de materiais para a produção, no reporte da produção e no faturamento, conquistando assim a rastreabilidade total no seu controle de estoque.

Controle de estoque em poder de terceiros e o estoque de terceiros em seu poder

O sistema é capaz de auxiliar a sua equipe a controlar o seu estoque em poder de terceiros e também o estoque de terceiros no poder da sua empresa.

Conversão de unidades de medida

Caso necessário, é possível fazer a conversão entre unidades de medida no recebimento e faturamento, para evitar erros em seu controle de estoque.

Análise do estoque projetado

Com o sistema será possível ver o saldo em estoque projetado de seus produtos considerando todas as entradas e saídas futuras, como:

pedidos de venda não faturados
empenhos não atendidos
requisições de materiais não atendidas
ordens de produção em andamento
pedidos de compra não recebidos
solicitações de compra não atendidas
previsão de vendas.

Transferências entre setores de estoque

Por fim, é possível organizar o controle de estoque de seus produtos por setores e assim ter flexibilidade para fazer movimentações de transferência entre setores de estoque.

Quanto custa uma solução para esses problemas

Agora chegou a hora de realizar um exercício importante. A ideia é simples:

Some os possíveis custos que os problemas anteriores causam para a sua empresa;
Compare esses custos com o valor de investimento em um sistema de gestão capaz de solucioná-los, como o Nomus ERP Industrial.

Aqui na página de preços do Nomus ERP Industrial, existem planos com assinatura mensal a partir de R$449 pelo sistema e para o treinamento de implantação um investimento a partir de R$3600 (pagamento único).

Então pode ser que com um investimento de R$449 mensais a sua indústria consiga resolver todos os problemas listados neste artigo e ainda otimizar as demais áreas do negócio, como produção, compras, chão de fábrica, expedição, qualidade etc. Segundo o seu cálculo, a conta vale a pena?

Coloque em prática

Agora que os problemas no controle do estoque ficaram claros recomendo que tome o próximo passo e busque uma solução definitiva para eles. Aqui estão algumas sugestões: