7 passos para montar um cronograma de implantação de um software ERP

Atualizado em 10/01/20 - Escrito por João Pimenta na(s) categoria(s): Gestão de projetos / Processos e Organização

Software ERP

O cronograma de implantação de um software ERP são os passos para organizar a sua empresa e orientar a sua equipe para começar a utilizar um novo sistema ERP.

Como mudar de ERP não é uma tarefa simples, os gestores precisam se organizar para implantar as novidades de forma ágil mas também bem estruturada.

Isso porque se a implantação do ERP não for bem feita, o investimento demorará mais para gerar resultado. Além disso, podem surgir resistências a mudança por parte da equipe.

Por isso, juntei as melhores dicas para ajudá-lo a montar o cronograma de implantação de um software ERP de forma eficaz, confira:

1. Montar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é a subdivisão das principais entregas do projeto. Normalmente é organizado de forma sequenciada com os detalhamentos do projeto.

A base para o EAP é o próprio escopo, então, naturalmente, o escopo serve como base para o cronograma. Sem um escopo alinhado, seu cronograma já nasce com poucas chances.

Exemplo de escopo de projeto com fases, orçamento e prazo estimado:

projeto-nomus

2. Divida sua EAP em atividades

Cada entrega deve ser dividida em etapas menores de 1 dia a 1 semana, dependendo do tamanho do projeto.

Nesse primeiro momento não é importante estimar exatamente a duração das atividades, mas sim entender todas as atividades necessárias para atingir seu escopo.

3. Defina a relação de dependência entre as atividades

Cada atividade deve possuir uma relação de dependência com uma ou várias tarefas. Essa relação de dependência é essencial para estimar o prazo real para entrega do projeto.

Logicamente nessa primeira etapa estamos considerando que todos os recursos possuem capacidade infinita.

4. Defina os responsáveis por cada atividade

Cada atividade deve possuir responsáveis pela sua execução. Futuramente essa associação poderá gerar relatórios de programação de execução por responsável com data estimada de início e fim.

Dessa forma, é possível estimar carga de atividades e entender se as tarefas são factíveis ou não do ponto de vista de capacidade disponível.

5. Defina o calendário disponível para cada recurso e projeto

Defina uma data para início do projeto e considere como será o impacto das atividades na rotina dos recursos.

Por exemplo, se uma atividade demora 10 horas para ser concluída e o recurso responsável só tem 2 horas por dia disponível, naturalmente serão 5 dias no seu cronograma para conclusão da atividade.

Software ERP

6. Equilibre as atividades entre todos os recursos

Verifique quais recursos estão mais sobrecarregados e busque igualar as responsabilidades. Dedique mais tempo durante o projeto para direcionar esses recursos. Deixe clara a responsabilidade que esses recursos terão durante o projeto.

7. Identifique o caminho crítico

O caminho crítico é o fluxo de atividades que não pode sofrer nenhum atraso. Caso isso ocorra, o projeto irá atrasar também, a não ser que outra atividade dentro do caminho crítico tenha seu tempo reduzido.

Esse fluxo ajuda a direcionar quais atividades devem ser priorizadas e quais recursos devem ser acompanhados com mais atenção.

No exemplo a seguir repare que o caminho crítico está marcado de vermelho direto no cronograma.

Exemplo de cronograma estruturado em um Gráfico de Gantt após seguir todos os passos anteriores:

projeto-nomus-2

Revisão

Então vamos resumir os passos para montar o cronograma de implantação de um software ERP:

  • Montar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto)
  • Divida sua EAP em atividades
  • Defina a relação de dependência entre as atividades
  • Defina os responsáveis por cada atividade
  • Defina o calendário disponível para cada recurso e projeto
  • Equilibre as atividades entre todos os recursos
  • Identifique o caminho crítico

Utilizando o conhecimento na prática da indústria

As diversas variações da natureza dos projetos acabam tornando o processo de planejamento complicado, por isso é necessário dedicação e destreza durante tal atividade. Utilize todo o conhecimento adquirido com seus associados e clientes participantes do projeto para garantir maiores chances de assertividade.

Não desanime com estimativas incorretas de tempo, como foi colocado anteriormente. Uma das maiores certezas de uma previsão é que ela não será 100% assertiva.

O controle e a monitoramento contínuos tornam o projeto possível e mais seguro , pois fazem viável a percepção de desvios e suas respectivas ações corretivas durante o projeto e em tempo hábil. Para isso, todas as equipes devem estar focadas em atingir os objetivos definidos .

Planejar é realmente uma “arte”, e não existem verdades absolutas ou critérios à prova de falhas. Por isso, é importante contar com profissionais que já estejam acostumados a superar esse tipo de desafio no dia a dia com os conceitos e premissas certas.

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Fique a vontade para entrar em contato caso tenha alguma dúvida ou sugestão.

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Referências:

http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/409

Série – Como fazer um Cronograma

http://www.dsc.ufcg.edu.br/~jacques/cursos/proj/gerenciadesenv/cronograma.htm


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Engenheiro de Produção pela UERJ, trabalhou em diversos projetos de consultoria com a Coppe da UFRJ e participa de projetos de implantação do Nomus PCP desde 2011.


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