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Como superar as principais dificuldades na implantação de um sistema de PCP/ERP em uma fábrica

Atualizado em 16/08/22 - Escrito por João Pimenta na(s) categoria(s): ERP / Gestão de projetos / Processos e Organização / Reestruturação de processos / Workflow

Com a globalização, evolução de novas tecnologias e a própria disponibilização da internet em larga escala de forma mais acessível (claramente pontos que são relacionados e, inclusive, causa e conseqüência um do outro) vimos crescer no meio empresarial o termo Enterprise Resource Planning (ERP) ou sistema integrado de gestão (sistema erp).

O desenvolvimento da tecnologia da informação contribuiu muito para o movimento. Surgiu então a oportunidade de estruturar ‘n’ sistemas integrados para atender aos processos de negócio e suportar o fluxo de informação. Estes sistemas permitiram juntar filosofias de gestão de diversas áreas da empresa a fim de facilitar a tomada de decisão de uma maneira mais ampla e assertiva.

Os projetos de implantação de sistema continuam aumentando e, com estes, a necessidade de refinar cada vez mais a forma de implantar a solução na cultura de uma fábrica. Entretanto, este ainda pode ser um projeto complexo e é preciso se preparar para esta etapa, já que uma implantação de um ERP pode ser um projeto caro e demorado quando não bem conduzida. Durante um projeto desse tipo, ‘n’ processos e operações da empresa são relacionados em um único sistema.

Por isso, vou listar as principais dificuldades deste processo e compartilhar dicas para você superar os desafios e alcançar o sucesso na implantação de um ERP na sua fábrica, confira:

Veja também: PCP o que é e para que serve o planejamento e controle da produção

1. Falta de planejamento básico inicial para iniciar o projeto

Cada projeto de implantação de sistemas é único e a tarefa de planejamento é essencial em cada um desses projetos. Em alguns casos, os gestores da indústria acabam ficando ansiosos para ver o sistema “rodando” em sua rotina e isso pode gerar diversos problemas que irão atrasar o projeto.

Criar prazos e metas é essencial para motivar e manter o avanço contínuo do projeto, porém, a definição de metas mal dimensionadas pode acarretar efeito inverso, desmotivar a equipe e, em casos críticos, o insucesso do projeto.

Por isso, siga estas dicas práticas para a definição dos prazos da implantação do ERP da sua indústria:

A. Defina o escopo do projeto

Defina exatamente o que precisa ser implantado antes do início do projeto. Defina também os pré-requisitos, por exemplo: para o módulo A precisamos do módulo B.

B. Defina prioridades

Preze pela implantação do essencial da maneira mais simples possível. Ver o sistema funcionando é sempre positivo para o projeto, sendo assim, implante as funcionalidades por fases e avance apenas quando tiver concluído e colocado em operação a etapa atual.

C. Entenda qual equipe será parte do projeto e qual é sua disponibilidade

A sua indústria não pode parar de produzir nunca. Sendo assim, quem poderá dedicar tempo ao projeto de implantação e qual será o tempo disponível para este trabalho? Será necessário contratar novos colaboradores?

D. Defina o líder do projeto (ou líderes)

Apenas definir prazos não é o suficiente. A equipe interna da indústria precisa estar alinhada. Os colaboradores precisarão ser cobrados, já que mudanças de rotina gerão um esforço de aprendizado adicional. Sendo assim, defina quem vai ser o principal responsável(eis) pelo projeto para garantir que o mesmo tenha a atenção necessária.

2. Falta de envolvimento e comprometimento dos colaboradores da indústria

Nem todo o planejamento do mundo garante que os funcionários estarão envolvidos e comprometidos com o projeto de implantação da mesma forma que os gerentes ou diretores da empresa (em alguns casos mesmo os gerentes e diretores não se envolvem no projeto).

O envolvimento dos colaboradores depende diretamente de quem está acima, pois quem decide implantar novos sistemas são os diretores ou gestores. Sem o apoio e participação direta dos colaboradores, as chances de sucesso diminuem drasticamente.

Portanto, tome iniciativas antes de escolher os fornecedores/consultorias que o ajudarão na condução do projeto. Tente realizar as ações a seguir antes de iniciar o projeto (pré-projeto), até antes de escolher a consultoria e o fornecedor do sistema. Confira:

A. Reúna a equipe

Seja em uma RG ou reuniões semanais, através dos diretores ou gestores, reúna a equipe que possivelmente vai participar do projeto.

Prepare o terreno, antecipe ou reforce problemas no sistema que pretende ser modificado. Mostre os benefícios para o futuro, seja no processo do funcionário ou para o futuro da empresa de uma forma mais genérica.

Questione e peça opiniões, faça benchmarkings. Normalmente o funcionário que realiza o processo tem sugestões importantes que ajudam muito no decorrer do projeto.

Veja também: Como escolher um ERP adequado para sua empresa (10 dicas práticas)

B. Escolha alguns funcionários chave para participar da escolha do fornecedor/consultoria

Um dos jeitos mais práticos de trazer colaboradores para o “lado bom da força” é colocando-os como membros ativos do pré-projeto. Quando mais “conscientizado” os colaboradores estiverem da importância do novo sistema melhor para a implantação.

C. Patrocínio

O dono do negócio precisa estar presente e mostrar entusiasmo. “Se o dono não se preocupa por que eu me preocuparia?”. Em pequenas empresas esse é um dos principais pontos para um bom projeto.

Tente produzir questões simples que devem ser atendidas/respondidas pela consultoria durante o processo de escolha e/ou durante o projeto. Use questões levantadas pelos funcionários.

3. Resistência às mudanças

Durante o projeto podemos identificar certa resistência às mudanças mesmo se preparando muito bem no planejamento do projeto e no pré-projeto. Essas mudanças são um instinto natural presente em todas as pessoas e devem ser tratadas com cautela.

Não necessariamente vemos isso em projetos de implantação. Diversos autores discutem como as mudanças afetam o cotidiano na empresa e até o pessoal. Os processos de mudança que ocorrem internamente nas empresas nem sempre são aceitos com passividade e tranquilidade pelas pessoas. Algumas vezes as mudanças mais naturais não são aceitas e geram atributos diversos.

O papel do líder/gestor é muito importante aqui. Se algum funcionário apresenta resistência é importante que o agente da mudança identifique-o e o acompanhe durante toda transição. Faz toda diferença deixar claro que o agente de mudança pode ser o próprio consultor ou os líderes internos do projeto. Sem dúvida nenhuma, se o próprio “chefe” do negócio auxiliar na transição as coisas acabam ficando mais suaves de uma forma geral.

De qualquer forma, nem sempre é fácil encontrar esse comportamento durante a implantação, mesmo que ele normalmente exista, podendo ser disfarçado ou mais ativo. Entre as possibilidades, temos certa segurança em afirmar que uma das principais causas do insucesso de projetos de implantação é a resistência à mudança.

As nossas dicas para isso seguem muito a lógica que na verdade a ignorância que gera o problema, não o conhecimento. “Ilumine” ao máximo todos os colaboradores do projeto. Algumas ações podem ser muito úteis:

Mostre com clareza aos colaboradores o que irá mudar e quem será afetado;
Explique o motivo da mudança, diminui a sensação de impotência e mostre que a empresa se preocupa com a opinião do colaborador;
Mostre que ocorreu um consenso entre os gestores, explique como o consenso foi obtido.

Seja o agente da mudança o consultor externo ou os líderes internos do projeto, tente sempre:

Auxiliar os colaboradores no projeto de transição;
Conversar com os principais afetados, respondendo dúvidas e esclarecendo questões;
Trazer os colaboradores para o projeto, tornar a tomada de decisão participativa;
Entender junto com os colaboradores se as medidas adotadas fazem sentido do ponto de vista operacional.

4. Solução comprada e solução ideal

O mercado cresceu muito e existem muitas soluções para diversos segmentos, por isso fica extremamente importante saber diferenciar o joio do trigo. Vamos deixar claro aqui que o joio para sua empresa não necessariamente é o joio para o seu concorrente, precisamos saber diferenciar.

Por isso levantamos alguns pontos para atenção:

Muitas vezes os ERPs disponíveis no mercado tem pouca flexibilidade;
Os módulos de produção normalmente são pouco aderentes ao minucias de cada segmento;
Avalie a possibilidade de integração de softwares para atender sua demanda de uma forma completa, existem soluções especializadas e integráveis;
Avalie na triagem de compra como funcionam as customizações (avalie se essa possibilidade é disponibilizada);
Os softwares de gestão dependem muito da infra estrutura (caso adote uma solução na nuvem é essencial uma solução de internet compatível, por exemplo);
Custo x Benefício – Nem sempre escolher o mais barato compensa, avalie com atenção as benefícios e desvantagens de cada sistema;
Sempre pense no quesito segurança! Existem formas de diferenciar acessos de usuários (perfis de usuários), existem auditorias automáticas no sistema, segurança de senha, backups automáticos, etc?
Busque referências, avalie o site da instituição, quem são seus clientes, quais segmentos costuma atender?
Entenda como a consultoria de implantação funciona, prazos de implantação, treinamentos e acampamentos. Tenha em mente que não existe resposta certa para essas questões. Cada caso é um caso!

Leitura recomendada: Como escolher o software certo para a gestão da sua indústria

5. Supere os desafios e conquiste a excelência na gestão

Todas as empresas enfrentaram dificuldades na implantação de sistemas, mas é certo que com um planejamento bem feito essas dificuldades são minimizadas de forma considerável. Tenha em mente que a padronização dos processos em um ERP vale a pena ser entendida, muitas vezes a padronização das modelagens trazem ganhos interessantes para empresa.

Cada projeto de implantação de ERP apresenta suas próprias peculiaridades que dependem do próprio processo da empresa. É importante entender que a implantação é feita em conjunto e sem motivação e atitude interna a solução não será implantada com sucesso.

Considerando os principais problemas citados aqui tenha certeza que enfrentará uma implantação muito mais “fluída”. A Nomus conta com um planejamento bem estruturado de implantação para fábricas. Conheça mais assistindo uma breve demonstração do software.