Áreas do gerenciamento de projetos: como montar uma estrutura e o que fazer

Atualizado em 29/05/18 - Escrito por Eduardo Moura na(s) categoria(s): Gestão de projetos / Processos e Organização / Workflow

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Como já pontuei em uma série de artigos para o Blog Industrial Nomus, um dos objetivos desses textos é de alguma maneira simplificar a gestão de projetos, proporcionando um entendimento mais simples e efetivo das suas aplicações na realidade da grande maioria das empresas.

Já explicamos em outros artigos o conceito do gerenciamento de projetos, sobre como definir o ciclo de vida dos projetos da sua fábrica e sobre como o conceito da tríplice restrição pode ajudar a gestão dos projetos da sua indústria.

O objetivo agora passa a ser o de nos apropriarmos dos conceitos das áreas de Gerenciamento de Projetos do PMI e fazermos uma adaptação livre para tentarmos construir uma forma diferente de pensar.

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Neste artigo, ainda não iremos detalhar cada uma das áreas. E sim apresentar de maneira simples um entrelaçamento entre elas e, mais ainda, uma sequência lógica que irá permitir pensar a gestão de projetos em sua indústria de maneira mais estruturada.

A ordem das atividades

Quem nunca se deparou com a situação de dar o preço antes de ter o projeto do produto concluído? Prazo antes de saber os riscos? Cronograma definido sem saber quais os requisitos de qualidade? Ou ainda deu custo sem ter certeza se o trabalho seria interno ou externo?

Essas são situações que invariavelmente ocorrem nas indústrias, e não há como dizer que são executadas de maneira errada.

A questão aqui é entendermos o encadeamento lógico entre as áreas, pois isso cria o pensamento estruturado. A imagem 1.1 apresenta essa sequência e cria um passo a passo para pensar o projeto em si, no qual, por exemplo, antes de efetivamente ter o custo definido, todos os processos anteriores foram avaliados e validados.

Separação dos grupos

A primeira proposta nesse tópico é criar 3 grandes grupos de áreas que se concentram em responder as seguintes questões:

passos-projeto

É importante notar que, embora a primeira figura apresente uma sequência lógica entre todas as áreas, os grupos podem e devem estabelecer uma conexão em ordens diferentes. É normal que após fazer a análise dos riscos, seja necessário adicionar uma nova parte interessada. Mas o pensamento deve sempre iniciar por algum ponto e ter nesse início uma sequência lógica para avançar.

Outro aspecto importante e que não existe como dissociar é essa lógica de gestão do famoso PDCA, mas isso é assunto para outro artigo.

No artigo de hoje, vamos tratar no primeiro grande grupo, no qual definimos o que vamos fazer:

I. O que fazer?

1. Partes interessadas: Identificação da equipe

Tudo começa nessa fase, na qual identificamos as partes interessadas. No início, o grande esforço deve ser de abranger todos que de alguma forma estão envolvidos com o projeto.

De maneira bastante prática, devemos reunir toda a equipe, apresentar o projeto e coletar os requisitos do cliente. Basicamente, engajar a todos para que todos trabalhem sob o mesmo direcionamento.

2. Escopo: definição do escopo

Num segundo momento, precisamos avançar para a definição do escopo. Essa é uma fase crucial e uma das mais importantes de todo e qualquer projeto.

Definir exatamente o que está incluído e tão importante quanto o que não está no escopo do projeto. Muitas vezes a etapa da definição do que não está incluído é ignorada, e acabamos gerando grandes confusões no momento da entrega. Definir claramente o que está e o que não está no escopo é a melhor maneira de alinhar expectativas.

3. Qualidade: definição dos requisitos de qualidade

O que é sinônimo de qualidade para uma determinada pessoa, pode não ser para outra.

Uns podem entender que esse conceito define um produto com ótimo acabamento, outros podem entender que dignifica um produto resistente. Portanto, ter claro os requisitos de qualidade para a realização do projeto é crucial para o sucesso.

É importante notar como as etapas anteriores de alguma forma contribuem com informações para as etapas futuras, o que cria o que chamamos de pensamento estruturado.

4. Riscos: previsão de riscos

A seguinte lição foi uma das principais que recebi em minha vida profissional, passada pelo gerente do setor de planejamento de entrega de equipamentos em uma indústria metal-mecânica na qual eu trabalhei: “Sempre me diga que não vai dar, pois se tu me procurar para dizer que não deu, não poderei mais te ajudar”.

Esta é a importância da área de riscos e de pensar nos perigos envolvidos antes de executar o projeto. É preciso antecipar ações para minimizar os impactos negativos e maximizar as oportunidades, gerando ganhos para o projeto. E o principal é prever o que pode dar errado.

Conclusão da primeira parte

Neste momento, temos definido o que vai ser feito. Envolvemos as pessoas, definimos o que faz e o que não faz parte do projeto, entendemos os requisitos de qualidade e quais os riscos e oportunidades a serem trabalhadas. Continue acompanhando o Blog Industrial Nomus e confira no próximo artigo desta série o segundo grupo de áreas e como começar a pensar em uma forma de entregar o projeto.

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MBA em Gestão de Projetos pela FGV Atua há 13 anos em indústrias Metal Mecânicas em Projetos de Implantação de Softwares e na área de PPCP.



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