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Como criar indicadores de desempenho eficazes usando 6 passos importantes

Atualizado em 26/02/24 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Estratégia

Se você está procurando como criar indicadores chave de desempenho (KPIs), provavelmente já deve saber o que são. Mas, se não for o caso, aqui vai uma definição: são métricas usadas para acompanhar a performance da sua empresa a partir de algum parâmetro específico.

Acontece que não dá para usar todos os indicadores possíveis de uma só vez. Pelo contrário, o sugerido é eleger apenas um indicador, ao menos por setor ou objetivo. E aí vem a missão de criar o indicador de desempenho mais eficaz e que faça sentido para sua situação.

Existe um roteiro de 6 passos importantes para criar os melhores KPIs para cada operação industrial. Vou te mostrar quais são no texto abaixo, junto com boas práticas de acompanhamento de desempenho de uma fábrica. Por fim, apresentarei ferramentas para monitorar os indicadores.

Confira os tópicos:

Como criar indicadores de desempenho eficazes usando 6 passos importantes
Por que é importante criar e escolher os indicadores de desempenho certos?
Os 6 Passos para criar Indicadores de Desempenho que fazem sentido para sua indústria
KPI: O Essencial em Vídeo sobre Indicadores de Desempenho
Aprendendo a escalar os indicadores de desempenho da sua indústria

Como criar indicadores de desempenho que funcionam de verdade

Na lista abaixo vou mostrar algumas dicas para você aprender como criar indicadores de desempenho que funcionam de verdade, confira:

1. Seu indicador deve medir o que realmente importa

Muitas pessoas querem começar em um estágio avançado e isso pode gerar dois problemas:

Você não começa nunca porque acha que não definiu indicadores suficientes e não está preparado;
você cria tantos indicadores que sua equipe perde muito tempo medindo e analisando dados que tem pouco impacto no resultado desejado.

Então para resolver esses problemas, recomendo os passos:

Comece simples, foque nas dores mais fortes da sua indústria e crie indicadores fáceis de colocar em prática rapidamente;
verifique se a sua indústria está monitorando dados que não geram oportunidades de melhora, ou seja, está medindo apenas por medir. Caso positivo, pare de medir esses dados;
depois de alguns períodos de medição, verifique se há espaços para melhorias e ajustes nos indicadores. Cuidado para não criar indicadores demais e deixar o processo desnecessariamente complexo.

2. Monte metas que motivem sua equipe

Para quem não sabe para onde vai, qualquer destino é valido. Então se você está medindo algo, é preciso definir o que espera daqueles dados.

Então você precisa criar metas para cada indicador. Além disso, as metas precisam ser feitas de forma otimizada, ou seja, nem muito altas e nem muito baixas.

Isso porque se forem muito altas, sua equipe ficará desmotivada, achando que será impossível alcançar aquele resultado. Se forem muito baixas, sua equipe não entregará todo potencial disponível.

Para ajudar, recomendo:

Monte metas que melhoram em relação ao período anterior;
ajuste as metas dependendo do resultado alcançado. Talvez seja necessário mudar;
convide as pessoas envolvidas a definirem as metas para obter números realistas;
caso perceba que determinado indicador não pode ser melhorado, avalie se de fato vale a pena continuar medindo.

Preste atenção para não cometer esses erros de liderança.

3. Defina um responsável para cada indicador

Como diria o grande Vicente Falconi, todos somos procrastinadores. Então se você quer saber como criar indicadores que realmente funcionam, siga essa dica: defina um responsável para cada indicador.

Quando você coloca alguém responsável por aquele indicador e meta, terá a certeza que sua equipe irá se empenhar para alcançar os resultados esperados.

Mas cuidado, não ter um responsável é muito ruim, mas ter mais que um responsável pode ser pior ainda. Isso porque acaba um culpando o outro caso o resultado não seja obtido.

Além disso, a pessoa responsável deve ter perfil e poder de liderança.

O perfil para poder inspirar o restante da equipe;
o poder para de fato realizar mudanças quando necessárias.

Se nada mudar, dificilmente os resultados da empresa serão diferentes.

4. Monitore e responda aos resultados dos seus indicadores

A quarta dica de como criar indicadores de desempenho que funcionam é monitorar e responder aos resultados dos indicadores.

Ou seja, é preciso ter um monitoramento constante dos indicadores definido pelo período ideal de cada indicador, por exemplo: medição diária, semanal, mensal, trimestral.

Agora com os dados na mão, é importante que sua indústria de fato responda aos dados levantados. Ou seja, se algum indicador estiver abaixo do esperado, sua indústria precisa fazer algo para mudar esse cenário.

O que muitas vezes acontece é que as empresas levantam dados mas não fazem nada para melhorar os resultados. Isso gera diversos problemas, como:

A meta não será alcançada e sua indústria ficará abaixo do esperado;
sua equipe estará perdendo tempo medindo dados que na prática não possuem utilidade.

Sendo assim, o ideal é que siga o modelo:

Monitore frequentemente seus indicadores;
Coloque em prática mudanças e ações para melhorar indicadores que estão abaixo do esperado.

5. Envolva e informe sua equipe sobre os indicadores de desempenho

Ser transparente em relação aos indicadores de desempenho é um dos mais importantes passos para de fato bater metas e melhorar os resultados da sua indústria.

Se você não comunica os indicadores com sua equipe, eles ficam as cegas e não sabem da real situação da empresa. Dessa forma, não se sentem motivados a alcançar resultados melhores.

Para solucionar esse problema, recomendo os seguintes passos:

Realize reuniões periódicas com toda equipe para mostrar indicadores globais e reuniões por setor para debater indicadores específicos de cada área;
Utilize murais impressos e displays digitais para mostrar indicadores e metas atualizados (Exemplo de indicadores em um software ERP para indústria);
Demonstre seus indicadores da forma mais simples e objetiva possível para evitar confusão entre sua equipe;

6. Utilize um software para medir seus indicadores

É claro que tudo que foi levantado nesse artigo se baseia em uma medição precisa dos resultados da sua indústria.

O problema é que se você for fazer essa medição no papel ou em planilhas de Excel, podem haver erros humanos e de validação, além do risco da perda de dados.

Então o que recomendo é utilizar softwares integrados a sua produção para medir e entregar informações precisas sobre os resultados alcançados, materiais utilizados etc.

O Nomus ERP Industrial é capaz de criar relatórios gráficos e levantar dados integrados a sua produção e estoque.

Aqui está o exemplo de um painel gerado na ferramenta:

Por que é importante criar e escolher os indicadores de desempenho certos?

Medir a performance de uma empresa é fundamental para gerenciar qualquer atividade. Só que nem todos os KPIs (Key Performance Indicators) servem para a mesma situação. Por isso, é importante saber como escolher e como criar indicadores de desempenho que façam sentido.

A lição de que o que não é medido, não pode ser gerenciado, já deve ser clara para você, pois se quer saber como criar indicadores, já deve saber para que servem.

Prosseguindo sobre a importância da criação, ela parte do pressuposto que não dá para usar muitos indicadores de desempenho ao mesmo tempo. Sim, dá para melhorar, por exemplo, o faturamento, a lucratividade e a qualidade de uma esteira de produção junto.

Esse não é o problema. Mas para suas decisões terem mais eficiência, precisa escolher apenas um deles ou outro como parâmetro.

Tentar melhorar todos os KPIs de forma progressiva e significativa com apenas uma linha de tomadas de decisão levará a atrasos e até congelamento da gestão. Isso não quer dizer que você só deva se importar, por exemplo, com lucratividade e esquecer o resto.

É uma questão de prioridade conforme a necessidade atual da empresa e a sua estratégia a curto, médio e longo prazo.

Algumas pessoas têm dificuldade para escolher ou criar indicadores de desempenho que façam sentido. Junta-se ao receio de fazer errado e ter os dados distorcidos, levando a decisões que piorem a situação da empresa.

Baixe o infográfico deste artigo

Guarde o passo a passo para a criação de indicadores de desempenho eficientes, baixando o infográfico a seguir:

Aprendendo a escalar os indicadores de desempenho da sua indústria

Agora que você já sabe criar indicadores de desempenho eficazes e o jeito de monitorá-los, chegou o momento de escalar suas métrica. Para isso, você precisa se manter estudando gestão e produção industrial.

Estamos sempre publicando conteúdos educacionais para profissionais e empresários da indústria. Indicadores de desempenho, processos industriais, Sistema Toyota de Produção, entre outros tópicos.

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