Como alcançar o comprometimento da equipe em um projeto
Atualizado em 24/07/20 - Escrito por Eduardo Moura com colaboração de Karina Gomes na(s) categoria(s): Gestão de projetos / Processos e Organização
Como já apresentado nos demais artigos escritos por mim para o Blog Industrial Nomus, o grande objetivo desses textos é pensar o gerenciamento de projetos de uma forma simples. Aos poucos, estamos caminhando no sentido de montar uma forma estruturada de pensar.
Leia mais:
- O que é gerenciamento de projetos e como ele pode ajudar você a sair da crise,
- Como definir o ciclo de vida dos projetos da sua fábrica,
- Como o conceito da tríplice restrição pode ajudar a gestão dos projetos da sua indústria
- Áreas do gerenciamento de projetos: como montar uma estrutura e o que fazer
- Áreas do gerenciamento de projetos: como fazer e como gerenciar
O primeiro passo dessa caminhada deve ser, obrigatoriamente, envolver todos que direta ou indiretamente são afetados ou podem afetar o projeto.
Identificação das partes interessadas no projeto
O PMI (Project Management Institute), por meio de seu Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBok), serve como base nessa caminhada. Nele podemos encontrar a seguinte definição: “As partes interessadas incluem todos os membros da equipe do projeto, assim como todas as entidades interessadas dentro ou fora da organização.”
Portanto, é importante reforçar que as partes interessadas no projeto devem abranger os clientes, fornecedores, colaboradores internos, comunidade, governo e a equipe.
Um questionamento que pode surgir neste momento da leitura é: antes de começar o projeto é necessário saber todo mundo que precisa ser envolvido? Veja:
Vale ressaltar que um projeto tem ciclos. Dessa forma, o fato de estarmos no início implica que certamente outras pessoas serão identificadas e deverão ser envolvidas até a finalização do mesmo.
Porém, também é importante termos em mente que quanto mais tarde essas partes forem identificadas, maiores são os riscos para o projeto. Por isto, a importância de realizar essa etapa logo no início.
Definição da equipe
Uma das primeiras atribuições do gerente de projetos é definir qual será sua equipe.
Nessa fase, já temos várias respostas sobre quem são as partes interessadas em um projeto. Além disso, já sabemos quem é o patrocinador (e este já definiu quem é o gerente de projetos), temos um esboço inicial de quem é nossa equipe e também sabemos quem é o cliente.
O próximo passo é reunir a equipe do projeto e focar em identificar as demais partes interessadas.
Existe um importante recurso da gestão de projetos chamado Lições Aprendidas, que é um importante banco de dados, onde podemos buscar informações relevantes de projetos antigos e entender quem deve ser envolvido.
Depois de feita uma relação inicial de quem são as partes interessadas, precisamos analisá-la sobre basicamente dois aspectos importantes: poder e interesse. De maneira simples, vamos encaixar as pessoas em quatro quadrantes distintos:
Com esse quadro, temos o entendimento de como devemos tratar cada parte interessada.
Coleta de requisitos
Após a identificação de todas as partes interessadas, definição da equipe do projeto, reconhecimento do cliente e dos colaboradores internos, a próxima tarefa é determinar quais são os requisitos do cliente, ou seja, o que ele espera deste projeto. Acredito que nessa fase, se possível, deve ocorrer uma conversa entre o cliente e a equipe do projeto, pois quanto mais conseguirmos eliminar os ruídos da comunicação, mais clara se torna a mensagem.
É essencial a aproximação do cliente com a equipe do projeto e que a mesma tenha consciência dos requisitos dele, porque isso traz sempre dois benefícios: agilidade na comunicação e comprometimento.
Quem nunca em sua industria participou de um projeto onde entre o cliente e quem efetivamente define o escopo do projeto, existem 3, 4 ou ate mais “atravessadores”? Quanta informação se perde e quanta comunicação é ineficiente? Por isso, é fundamental encurtar a distância e aproximar as pessoas.
Alcance do comprometimento
Após finalizados os dois primeiros passos do projeto, devemos obrigatoriamente fazer uma celebração de início, na qual devem ser reunidos todos os envolvidos na mesma sala.
Esse é momento de comunicar a todos o que esta acontecendo, coletar mais informações, e, principalmente, celebrar. Posso dizer que esse é o principal resultado desta fase: envolver toda a equipe do projeto e buscar comprometimento.
Quem nunca ficou sabendo de um projeto depois que ele já chegou na metade? Quem nunca foi surpreendido por ser chamado às pressas para trabalhar em algo para o qual você nem sabia que estava ocorrendo? Envolva todos no inicio e comunique sobre o que está acontecendo. É isso que gera comprometimento, o que é fundamental para que qualquer projeto tenha sucesso!
Acredito pessoalmente no poder dos fluxos. Eles ajudam a criar uma imagem clara de sequência e estrutura. Segue como ficou o fluxo ao final dessa área:
Um último aspecto importante e que é necessário ser retomado é: tudo é cíclico. Não significa que ao chegar ao final da caminhada, depois de coletar os requisitos, essa parte do projeto não deva mais ser revista. Precisamos estar constantemente validando os requisitos com o cliente, revisando a equipe do projeto, as partes interessadas e reposicionando o mapeamento.
A confraternização de inicio é um momento único que ocorre sempre no início do projeto e, por isso, fica posicionada fora do ciclo.
No próximo artigo, o assunto será a definição do escopo.
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