O que preciso fazer no meu sistema ERP para importar XML de notas de compra?
Atualizado em 21/03/23 - Escrito por Celso Monteiro na(s) categoria(s): ERP / Processos e Organização
Pilhas de DANFES organizados em duas seções: Lançadas e Não lançadas. Garrafa térmica com café quente, caneca pela metade e intermináveis horas para transcrever o que poderia ser feito automaticamente com poucos cliques e algumas parametrizações iniciais. Sim, meu amigo, eu sei que o trabalho de lançar notas de compra em seu sistema ERP poderia ser muito mais fácil.
Se você se familiarizou com essa terrível realidade, saiba que você pode estar perdendo um tempo precioso de sua equipe com atividades que poderiam ser simplificadas, caso seu software ERP conseguisse importar o XML de Notas de compra de material e fosse capaz de alimentar seu estoque, financeiro e apurasse o custo dos materiais de forma rápida e eficaz.
Ainda hoje é muito comum que empresas não utilizem a importação do XML de notas fiscais para alimentar seu sistema ERP. Seja por falta da funcionalidade ou pelo módulo não apresentar ferramentas capazes de realizar a atividade de acordo com a necessidade da empresa, a importação de XML pode parecer algo trivial para alguns, mas para outros é um sonho ainda difícil de alcançar.
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Pensado para facilitar o trabalho das empresas, o XML da NFe é um arquivo digital que traz consigo todas as informações pertinentes ao destinatário da nota, como a lista dos itens faturados, com suas quantidades e valores totais em cada item. Também são destacados os tributos, despesas acessórias, seguros, frete, CFOP e outras informações importantíssimas para a empresa a qual a NFe foi destinada. Para as empresas que não conseguem importar o XML para seu sistema de gestão, o DANFE serve como a salvação para transcrever todos esses dados que a simples importação do XML poderia fazer rapidamente.
Se você busca mitigar possíveis erros de transcrição e eliminar preciosas horas de trabalho de sua equipe, saiba quais são os passos que você precisa realizar para que seu sonho de automatizar a importação de notas se torne, enfim, realidade.
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Cadastrar produtos comprados e definir seus fornecedores
Tudo começa com o cadastro dos produtos comprados. Neste cadastro os produtos serão identificados basicamente por um código interno, descrição e unidade de medida. Essas informações serão utilizadas para caracterizarem o produto e para facilitar a localização do cadastro.
Ainda no cadastro do produto, é requerido o relacionamento do mesmo com seus possíveis fornecedores. É muito comum vermos as empresas abrirem um cadastro (código interno) de produto para cada fornecedor, por mais que o item seja igual se comprado em qualquer um dos fornecedores. Quando o sistema ERP permite o vínculo de um produto a”n” fornecedores essa necessidade de múltiplos cadastros não é necessária.
Definir códigos externos dos produtos comprados por fornecedor
Após cadastrar os produtos e vinculá-los aos seus devidos fornecedores, agora é preciso identificar o código externo desse produto para cada fornecedor. Essa etapa é necessária pois geralmente o código interno que você utilizou para batizar o produto em seu sistema ERP é diferente do código que o seu fornecedor utiliza para enviar esse material para a sua empresa.
Imagine um determinado parafuso que você cadastrou no seu sistema como “PAR-001” e que você tenha três possíveis fornecedores para ele: “Fornecedor A”, “Fornecedor B” e “Fornecedor C”, cada um com seus códigos distintos entre si, conforme a imagem:
Para que o seu sistema saiba qual produto está sendo comprado de acordo com a combinação “Fornecedor – Código externo”, você precisa identificar quais são os possíveis nomes que esse Parafuso pode ter quando comprado em cada um dos fornecedores. Caso um mesmo fornecedor tenha mais de um código para esse parafuso, você precisará identificá-los corretamente em seu cadastro (como a imagem acima pode mostrar para o “Fornecedor A”).
Criar regras de tributação específicas para compra de material
Em relação a algumas informações da NFe, não basta simplesmente importá-la em sua integridade para que o processo transcorra corretamente. Para que você consiga apurar tributos e registrar as entradas de material corretamente é necessário configurar regras de tributação específicas para compra de material, considerando cada tributo e suas alíquotas.
Vamos considerar o CFOP “5101 – Venda de produção do estabelecimento”. Imagine que em um determinado XML de compra de material o seu fornecedor tenha utilizado esse CFOP para o parafuso. Se você simplesmente importar o XML sem qualquer parametrização de regra de tributação, você irá registrar uma nota de compra de material com CFOP de venda, o que está errado. O correto é parametrizar naturezas de operação de compra associadas a CFOPs de compra. Dessa forma, ao importar um XML e identificar uma natureza de operação de compra, o sistema já aplicará os CFOPs corretamente e assim conseguirá também buscar as regras de tributação corretas para os itens adquiridos na nota,bem como o cálculo dos créditos de impostos referentes a essa compra.
Importar XMLs e alimentar seu ERP com informações precisas
Após aplicar acima passos acima, você será capaz de importar o XML de uma NFe com extrema rapidez e facilidade. Basta você acessar a tela de importação do arquivo, carregá-lo e solicitar que o arquivo o processe.
Após processá-lo, basta acessar a tela da Nota importada e verificar se os produtos, quantidades, preços, tributos, etc, estão carregados conforme necessário. Caso algo esteja diferente do esperado, basta reconfigurar e reprocessar a importação da NFe. Caso tudo esteja OK, é só salvar a nota, atualizar o estoque dos produtos comprados , seu custo e gerar as contas a pagar no módulo financeiro.
Coloque em prática
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