Base de conhecimento: o que é, para que serve e sistema pronto para gerir informações
Atualizado em 7/10/25 - Escrito por Thiago Leão com colaboração de João Pedro Brutschin na(s) categoria(s): ERP
A base de conhecimento é um recurso de organização, centralização e democratização interna de informações em uma empresa. Serve para reunir e distribuir manuais de instrução, receitas, arquivos de treinamento e capacitação, documentos orientadores etc.
Dessa forma, todos os colaboradores de uma organização podem acessar as informações pertinentes para suas operações. Também impede que sua empresa fique sempre dependente deste ou daquele colaborador antigo que detém conhecimentos valiosos.
Conhecer esse recurso e como desenvolver em sua empresa permitirá ter um controle maior sobre a capacitação dos seus colaboradores. Confira o artigo abaixo e entenda o potencial de ter uma boa base de conhecimento disponível em sua empresa.
Faça uma boa leitura!
Índice do artigo
O que é uma base de conhecimento? Para que serve?
Base de conhecimento é uma plataforma, pasta compartilhada ou recurso de um sistema onde é possível compartilhar informações entre pessoas de uma equipe ou empresa.
Manuais de instrução, receitas de produtos, cursos capacitadores e outras informações essenciais para o funcionamento das operações da empresa podem ser colocados nesse recurso.
A democratização interna do conhecimento permite também distribuir políticas organizacionais da empresa, realizar capacitação em maior escala e diminuir erros operacionais ao oferecer acessos rápidos aos conhecimentos necessários para tocar os processos da empresa.
Benefícios da base de conhecimento
- Acesso rápido a informações críticas para as operações
- Apoio direto às operações no ERP com relatórios e dashboards integrados
- Capacitação contínua da equipe, sem depender de um único colaborador
- Centralização e organização de manuais, políticas e procedimentos
- Comunicação interna mais clara e objetiva
- Facilidade em auditorias e certificações de qualidade
- Padronização de processos e redução de erros e retrabalhos
- Permissões de acesso personalizadas por usuário
- Registro do histórico de alterações, garantindo rastreabilidade
- Treinamento mais ágil e eficiente de novos colaboradores
Como funciona e exemplo de base de conhecimento
O funcionamento de uma versão bem simples de base de conhecimento seria uma grande pasta digital com arquivos bem organizados. A partir disso, se considerarmos a definição da base de conhecimento como um catálogo de capacitações e materiais de consulta, podemos ter outros exemplos de acordo com as ferramentas utilizadas.
Por exemplo, no Nomus ERP Industrial, você tem acesso a uma aba onde insere diversos documentos, notas e capacitações. Nela, é possível categorizar os arquivos por tipo, assunto, e tema. Ainda é possível alterar quem pode enxergar ou alterar documentos, garantindo a integridade das informações e o sigilo industrial.
Como criar uma base de conhecimento?
A criação de uma base de conhecimento pode ser realizada de várias formas, mas o ideal é que você utilize plataformas e recursos de gerenciamento de informação sólidos, dinâmicos e inteligentes.
A partir do momento que você determina o sistema a ser utilizado, ou se fará algo mais “improvisado” como pastas de um drive, você deve seguir este passo a passo:
- Determine as necessidades da sua base: faça o levantamento de que informações e tipos de informações devem ser inseridas nessa base. Para isso, investigue com os líderes, as equipes, demais gestores e até consultores;
- Colete o conteúdo: garimpe todas as informações, processos, manuais, guias e dados que precisam estar nessa base. Pode ser necessário entrevistar gestores e colaboradores mais antigos para conseguir documentar essas informações;
- Estabeleça uma estratégia organizacional: pense em como os conhecimentos serão catalogados, como gerenciar o acesso, formas de ligá-los uns aos outros para obter informações rápidas etc;
- Organize as informações: sabendo como catalogar, categorizar e dispor todos esses dados, coloque as mãos à obra;
- Aplique as ferramentas de gestão de acesso e distribua o acesso aos colaboradores de acordo com a estratégia.
Observação: essa operação é muito mais ágil e dinâmica usando uma funcionalidade de base de conhecimento de uma ferramenta pronta, como um erp industrial avançado.
Sistemas com base de conhecimento pré-estabelecida
Existem softwares de diferentes tipos que já oferecem funcionalidades de base de conhecimento pré-estruturadas, bastando você preencher com as informações a serem armazenadas. É o caso do Nomus ERP Industrial.
O Nomus é um sistema de gestão integrada com foco em indústrias, ou seja, apresenta funcionalidades de gestão, operação, controle etc para todos os seus departamentos. De controle de chão de fábrica a emissão de notas fiscais, de gestão de qualidade a gestão de estoque.
Alguns dos seus benefícios exclusivos são:
- Padronização de processo e redução ou erradicação de erros e retrabalhos;
- Acesso rápido a informações críticas para suas operações;
- Melhoria de comunicação interna;
- Redução de tempo de treinamento de novos colaboradores;
- Histórico de alterações;
- Controle de acesso por usuário;
- Objetividade e completude em auditorias e certificações de qualidade.
Entre as funcionalidades do Nomus, está sua base de conhecimento, que oferece recursos como:
- Pesquisa avançada: localize procedimentos rapidamente usando critérios como palavras-chave, categorias e outros;
- Criação de artigos para procedimentos da empresa: estruture o conhecimento interno com a classificação de procedimentos por área, setores, temas ou outro critério, facilitando a organização e a navegação por conhecimento;
- Criação de artigos para documentar procedimentos da empresa: registre os procedimentos internos com todos os detalhes necessários,anexando imagens e documentos para que o conhecimento esteja acessível e padronizado para sua equipe;
- Controle de alterações de procedimentos: faça a gestão de permissões para alteração e visualização das informações e acompanhe o histórico de mudanças para descobrir os responsáveis por elas.
Sistema de gestão integrada completo para indústrias
A base de conhecimento precisa estar próxima à sua gestão e suas operações para representar um ganho real em eficiência. Com o Nomus ERP Industrial, você tem todas as informações que precisa ao lado de relatórios totalmente personalizados, dashboards em tempo real e ordens de início de operações para garantir todos os conformes da gestão.
Você consegue gerir sua fábrica inteira a partir de uma única tela, seus colaboradores conseguem acessar informações e dados cruciais para manter as operações corretas e seus resultados ficam cada vez mais interessantes.
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Autor do Artigo
Thiago Leão
Engenheiro Mecânico Industrial formado na UERJ, Sócio e diretor comercial da Nomus. Thiago já atuou em fábricas de diversos setores, como: Embarcações, perfuração submarina, metal mecânica, materiais de escritório, alimentício, cosméticos e tubulação.
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